Lo que necesita saber sobre los requisitos que se reúnen.

Usted y su equipo deciden que va a comprar un regalo para enviar a uno de los miembros de su equipo por su cumpleaños, y usted está a cargo de escogerlo.

Se instaló en una lata de galletas gourmet e hizo la compra. Pero ahora, alguien ha mencionado que su miembro del equipo no come gluten. Suspiro. Estás de vuelta al tablero de dibujo. A continuación, pides un delicioso pastel de chocolate sin gluten. ¿Pero entonces? Averigua que a su miembro del equipo no le gusta el chocolate, ella prefiere el pastel de zanahoria.

Aquí vamos de nuevo. Necesitas ordenar otro regalo.

¿Frustrarse (y comer estrés todos esos golosinas adicionales)? No te culpamos. Este es uno de los muchos ejemplos de cuándo se produce un requisito efectivo que se realiza la recopilación.

¿Qué es la recopilación de requisitos en la gestión de proyectos?

La recopilación de requisitos es el proceso de determinar lo que sus proyectos deben lograr y qué debe ser creado para que eso suceda.

Probablemente estás familiarizado con el hecho de que todos tienen la suya propia. Supuestos de proyectos comunes sobre que proyecto Debería incluir. A través de la recopilación de requisitos, recopila información de las partes interesadas de un proyecto para obtener una comprensión adecuada sobre cómo debería funcionar un proyecto, antes de comenzar el trabajo.

Vamos a agregar algo de claridad con un ejemplo relacionado con el trabajo. Imagine que su equipo es responsable de construir un nuevo portal de solicitud de empleo para su empresa. A través del proceso de recopilación de requisitos, se conectará con diferentes partes interesadas: el equipo de liderazgo, el equipo de recursos humanos, etc., para comprender todo lo que su portal de solicitud debe incluir:

Piense en los requisitos que se reúnen de su oportunidad de recolectar todas las piezas diferentes para incluir para que su proyecto terminado no solo cumpla con las expectativas, sino que las supere.

¿Por qué los requisitos son importantes?

El requisito de recopilación y análisis pueden sonar como una formalidad innecesaria, especialmente cuando usted y su equipo están ansiosos por hundir sus dientes en el proyecto.

Sin embargo, obtener un asa a los requisitos de un proyecto es un paso crucial por varias razones. Esto es lo que puede suceder cuando no te tomas el tiempo para entenderlos:

Los proyectos no tienen expectativas. : Si no sabes para qué estás trabajando, es bastante difícil de lograrlo. 47% de los objetivos insatisfechos del proyecto Volver a la gestión de los requisitos deficientes.

Combine todos estos, y usted tiene el riesgo más aterrador de todos: Fallo del proyecto. Requisitos de proyecto mal administrados Son una de las causas principales del fracaso del proyecto.

¿Cuál es el proceso de recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos del proyecto puede sentirse abrumador, pero no necesita ser demasiado complicado, especialmente si lo divide en tres pasos.

Paso # 1: Solicitar requisitos de las partes interesadas

Comience por identificar a las partes interesadas del proyecto y comprender lo que creen que el proyecto debe abordar o incluir.

Por ejemplo, tal vez el equipo de liderazgo piense que su portal de trabajo debe incluir videos e información sobre su cultura, y el equipo de recursos humanos quiere rastrear todos los puntos de contacto con un candidato. Estas son todas cosas importantes que tener en cuenta a medida que crea su plan de proyecto.

Este es uno de los pasos más complicados del proceso de recopilación de requisitos, y a veces puede sentirse como tirar de los dientes. Sin embargo, hay muchas herramientas diferentes que puede usar para Recoger esta información De una manera dirigida y útil, incluyendo:

Paso # 2: Requisitos de documentación

Una vez que haya reunido sus requisitos de proyecto, debe documentarlos en un documento conciso y bien organizado.

Este documento garantiza la rendición de cuentas y le da a todos una sola fuente de información sobre los objetivos de su proyecto. No se preocupe, profundizaremos en lo que un documento de requisitos de proyecto debería verse un poco más tarde.

Paso # 3: Confirmando la comprensión de los requisitos.

Una vez que se documentan los requisitos de su proyecto, no asuma que todos tienen un entendimiento compartido.

En su lugar, comparta los requisitos documentados con todas las partes interesadas del proyecto para garantizar que todos se encuentren en la misma página antes de que comience el proyecto. Si algo se saltó o se entiende mal, es mejor saberlo ahora.

¿Cuáles son los desafíos de las reuniones de requisitos?

La fórmula para el proceso de recopilación de requisitos es bastante sencillo. Sin embargo, muchos equipos se encuentran en obstáculos al intentar entender los requisitos de un proyecto. Estos pueden incluir (pero no están limitados a):

El proceso de recopilación de requisitos no está sin su HICCUP, pero aún así vale la pena su tiempo y esfuerzo para garantizar que proporcione proyectos exitosos.

¿Hay mejores prácticas para las técnicas de recopilación de requisitos?

Hablemos de la mayor parte del proceso: en realidad reunir los requisitos. Como mencionamos en la sección anterior, esto puede sentirse desafiante.

Afortunadamente, hay algunos consejos que puede poner en juego para recopilar y comprender los requisitos de un proyecto de una manera que sea eficiente y efectiva.

1. Reiterate el objetivo del proyecto.

Todos los requisitos de su proyecto tienen esto en común: están en apoyo de su objetivo más amplio del proyecto. Por lo tanto, asegúrese de reiterar este objetivo cada vez que discuta los requisitos.

Pegado con nuestro Ejemplo de portal de solicitud de empleo, ¿cuál es su objetivo principal en el lanzamiento de ese portal? Quieres:

Conocer su objetivo principal le dará el contexto que necesita para comprender qué requisitos deben tener prioridad, y que puede necesitar ser posponidos.

2. Centrarse en las partes interesadas correctas.

Desea asegurarse de que se conecte con suficientes personas para tener una vista bien redondeada de los requisitos de su proyecto. Pero abrirlo a todos, puede ser abrumador y confuso.

Cuando se trata de requisitos de reunión, manténgase enfocado en las partes interesadas clave de un proyecto. ¿Quiénes son las personas o equipos que se verán directamente afectados por este proyecto? Esas son las personas con las que deberías estar hablando.

3. Deja suficiente tiempo.

La reunión de requisitos no será un rápido. tarea , y es probable que no sea un evento de una sola vez. Las partes interesadas pensarán en las cosas que se olvidaron de mencionar, y pensarás en las preguntas que olvidó preguntar.

Por esa razón, asegúrese de construir tiempo suficiente para el proceso de recopilación de requisitos. Eso le dará la sala de respiración que necesita para hacer un trabajo completo, sin sentirse exprimido por tiempo.

4. Resumir y confirmar su comprensión.

Los supuestos pueden ser peligrosos, especialmente cuando se trata de requisitos del proyecto. Podrías pensar que sabes qué Interesado o el equipo está solicitando, solo para descubrir que estabas en el camino equivocado cuando ya has hundido horas en el proyecto.

Nunca duele confirmar su comprensión. Cuando alguien menciona un requisito, resuma lo que han compartido con usted. Este es un elemento importante de activo. escuchando , que es útil en una variedad de contextos, incluida la reunión de requisitos. Este resumen rápido les da la oportunidad de confirmar su dirección o corregirlo antes de que haya comenzado.

Incluso si hace todo lo posible para reunir los requisitos con la mayor precisión posible, las sorpresas y las incomunidades pueden ocurrir. Por eso un Enfoque ágil (o la reunión de requisitos ágiles) puede ser tan útil, ya que le brinda intervalos regulares para reevaluar y hacer los ajustes necesarios.

Top consejos para escribir un documento de requisitos

Los documentos del requisito del proyecto pueden variar desde concisos de uno a récords a largos registros. En su forma más básica, su documento de requisitos debe incluir:

Pero, ¿qué más deberías saber para llenarlo con éxito? Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta.

1. Evita la jerga.

Este documento no se trata solo de registrar sus requisitos. También debe darle una herramienta para administrarlos de manera efectiva. Para hacerlo posible, los requisitos deben ser cristalinos. Evite la jerga, los acrónimos y otros frases complejos y las cosas del estado tan claras como sea posible.

2. Usa una plantilla formateada.

Crear una plantilla para su documento de requisitos ahorra tiempo y garantiza que su información esté organizada y sea fácil de digerir. Además, es un marco predecible que las partes interesadas pueden sentirse cómodas, lo que le facilita la revisión y proporciona comentarios.

3. Invite a otros a revisar el documento.

Hablando de comentarios, tenga en cuenta que la reunión de requisitos no es algo que lo haga solo, muchos otros están involucrados en el proceso. No deberían simplemente desempeñar una parte activa al reunir los requisitos, sino también revisarlos. Comparta su documento con ellos para que puedan proporcionar comentarios y confirmar que todos tienen la comprensión correcta.

¿Hay necesidad de herramientas de recopilación disponibles?

De los mapas mentales o diagramas de proceso a encuestas o historias de usuario, no hay escasez de herramientas que pueda usar para recopilar mejores requisitos de productos.

En el lado tecnológico, también hay un montón de software que puede sacar el dolor y la presión de Requisitos de recolección . Por ejemplo, una plataforma de gestión de trabajo de colaboración como Gestor de tareas UDN Te ayudará:

Eso significa que sabrá exactamente lo que se requiere de un proyecto y tiene la visibilidad que necesita para asegurarse de que está revisando esas cajas.

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