สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการรวบรวมข้อกำหนด

คุณและทีมของคุณตัดสินใจว่าคุณจะซื้อขนมเพื่อส่งไปยังหนึ่งในสมาชิกในทีมของคุณสำหรับวันเกิดของเธอและคุณรับผิดชอบในการรับมัน

คุณตั้งรกรากอยู่ในคุกกี้รสเลิศและทำการซื้อ แต่ตอนนี้มีคนพูดถึงว่าสมาชิกในทีมของคุณไม่กินกลูเตน ถอนหายใจ คุณกลับไปที่กระดานวาดภาพ ต่อไปคุณสั่งเค้กช็อคโกแลตที่อร่อยปราศจากกลูเตน แต่แล้ว? คุณพบว่าสมาชิกในทีมของคุณไม่ชอบช็อคโกแลต - เธอชอบเค้กแครอทมาก

ที่นี่เราไปอีกครั้ง คุณต้องสั่งซื้ออีกครั้ง

รับความผิดหวัง (และความเครียด - กินขนมพิเศษเหล่านั้นทั้งหมด)? เราไม่โทษคุณ นี่เป็นหนึ่งในตัวอย่างจำนวนมากของการรวบรวมข้อกำหนดที่มีประสิทธิภาพไม่เกิดขึ้น

การรวบรวมข้อกำหนดในการจัดการโครงการคืออะไร?

การรวบรวมความต้องการเป็นกระบวนการของการพิจารณาว่าโครงการของคุณต้องการให้บรรลุและสิ่งที่ต้องสร้างขึ้นเพื่อให้เกิดขึ้น

คุณอาจคุ้นเคยกับความจริงที่ว่าทุกคนมีของตัวเองสมมติฐานของโครงการทั่วไปเกี่ยวกับอะไรโครงการควรมี ผ่านการรวบรวมข้อกำหนดคุณรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อให้เข้าใจอย่างเพียงพอเกี่ยวกับวิธีการที่โครงการควรทำงาน - ก่อนที่คุณจะเริ่มงาน

โดยทั่วไปข้อกำหนดของโครงการแบ่งออกเป็นสองประเภท:

ลองเพิ่มความชัดเจนด้วยตัวอย่างที่เกี่ยวข้องกับงาน ลองนึกภาพทีมของคุณมีหน้าที่สร้างพอร์ทัลแอปพลิเคชันงานใหม่สำหรับ บริษัท ของคุณ ผ่านกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดคุณจะเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน - ทีมผู้นำทีมทรัพยากรมนุษย์ ฯลฯ - เพื่อทำความเข้าใจทุกสิ่งที่พอร์ทัลแอปพลิเคชันของคุณควรรวมถึง:

คิดว่าการรวบรวมข้อกำหนดเป็นโอกาสของคุณในการรวบรวมชิ้นส่วนต่าง ๆ ทั้งหมดเพื่อรวมเพื่อให้โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณไม่เพียง แต่ตรงตามความคาดหวัง แต่เกินกว่าพวกเขา

ทำไมการรวบรวมข้อกำหนดจึงสำคัญ?

การรวบรวมและการวิเคราะห์ความต้องการอาจฟังดูเหมือนเป็นพิธีการที่ไม่จำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณและทีมของคุณกระตือรือร้นที่จะจมฟันของคุณในโครงการ

อย่างไรก็ตามการจัดการกับความต้องการของโครงการเป็นขั้นตอนสำคัญหลายประการ นี่คือสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อคุณไม่ใช้เวลาในการเข้าใจพวกเขา:

โครงการลดลงสั้น ๆ: ถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณกำลังทำงานอะไรอยู่มันค่อนข้างยากที่จะบรรลุมัน47% ของเป้าหมายโครงการ Unmetผูกกลับไปที่การจัดการความต้องการที่ไม่ดี

รวมทั้งหมดเหล่านี้และคุณมีความเสี่ยงที่น่ากลัวที่สุด: โครงการล้มเหลวข้อกำหนดของโครงการที่มีการจัดการไม่ดีเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของความล้มเหลวของโครงการ

กระบวนการรวบรวมข้อกำหนดคืออะไร?

การรวบรวมความต้องการของโครงการสามารถรู้สึกท่วมท้น แต่ไม่จำเป็นต้องซับซ้อนมากเกินไปโดยเฉพาะถ้าคุณทำลายมันลงในสามขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ขอความต้องการจากผู้มีส่วนได้เสีย

เริ่มต้นด้วยการระบุผู้มีส่วนได้เสียของโครงการและเข้าใจสิ่งที่คิดว่าโครงการต้องการที่อยู่หรือรวมถึง

ตัวอย่างเช่นบางทีทีมผู้นำคิดว่าพอร์ทัลงานของคุณควรมีวิดีโอและข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมของคุณและทีมทรัพยากรมนุษย์ต้องการติดตามทุกทัชพอยท์กับผู้สมัคร สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงในขณะที่คุณสร้างแผนโครงการของคุณ

นี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ใช้ง่ายที่สุดของกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดและบางครั้งมันอาจรู้สึกเหมือนดึงฟัน อย่างไรก็ตามมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้ได้รวบรวมข้อมูลนี้ในวิธีที่กำหนดเป้าหมายและเป็นประโยชน์รวมถึง:

ขั้นตอนที่ 2: ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร

เมื่อคุณรวบรวมข้อกำหนดโครงการของคุณแล้วคุณต้องจัดทำเอกสารในเอกสารที่กระชับและมีระเบียบ

เอกสารนี้ช่วยให้มั่นใจถึงความรับผิดชอบและทำให้ทุกคนเป็นแหล่งข้อมูลเดียวเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการของคุณ ไม่ต้องกังวล - เราจะขุดในสิ่งที่เอกสารความต้องการโครงการควรมีลักษณะน้อยลงในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 3: การยืนยันความเข้าใจเกี่ยวกับความต้องการ

เมื่อเอกสารของคุณมีการจัดทำเอกสารแล้วอย่าคิดว่าทุกคนมีความเข้าใจร่วมกัน

ให้แชร์ข้อกำหนดที่บันทึกไว้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้น หากมีการข้ามหรือเข้าใจผิดมันจะดีกว่าที่จะรู้ตอนนี้

ความท้าทายของการรวบรวมข้อกำหนดคืออะไร?

สูตรสำหรับกระบวนการรวบรวมข้อกำหนดนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตามหลายทีมวิ่งเข้าไปในสิ่งกีดขวางบนถนนเมื่อพยายามเข้าใจข้อกำหนดของโครงการ เหล่านี้อาจรวมถึง (แต่ไม่ จำกัด ):

กระบวนการรวบรวมข้อกำหนดไม่ได้ไม่มีอาการสะอึก แต่ยังคงคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

มีการปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเทคนิคการรวบรวมความต้องการหรือไม่?

พูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการจำนวนมาก: รวบรวมความต้องการจริง ๆ ตามที่เรากล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้านี้อาจรู้สึกถึงความท้าทาย

โชคดีที่มีเคล็ดลับบางอย่างที่คุณสามารถเล่นเพื่อรวบรวมและเข้าใจความต้องการของโครงการในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ

1. ย้ำเป้าหมายของโครงการ

ข้อกำหนดโครงการทั้งหมดของคุณมีสิ่งนี้เหมือนกัน: พวกเขาอยู่ในการสนับสนุนเป้าหมายโครงการที่กว้างขึ้นของคุณ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณย้ำวัตถุประสงค์นี้ทุกครั้งที่คุณพูดถึงข้อกำหนด

การยึดติดกับตัวอย่างพอร์ทัลแอปพลิเคชันงานของเราเป้าหมายหลักของคุณในการเปิดตัวพอร์ทัลนั้นคืออะไร? คุณต้องการที่จะ:

การรู้เป้าหมายหลักของคุณจะให้บริบทที่คุณต้องเข้าใจว่าข้อกำหนดใดที่ควรคำนึงถึงความสำคัญ - และอาจต้องเลื่อนออกไป

2. มุ่งเน้นไปที่ผู้มีส่วนได้เสียที่เหมาะสม

คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณเชื่อมต่อกับคนที่เพียงพอที่จะมีมุมมองที่รอบรู้ของโครงการของคุณ แต่การเปิดมันขึ้นอยู่กับทุกคนสามารถล้นหลามและสับสน

เมื่อพูดถึงการรวบรวมความต้องการให้จดจ่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญของโครงการ ใครคือคนหรือทีมที่จะได้รับผลกระทบโดยตรงจากโครงการนี้ นี่คือคนที่คุณควรพูดคุย

3. ทิ้งเวลาให้เพียงพอ

การรวบรวมความต้องการจะไม่เร็วงานและมันอาจจะไม่เป็นเหตุการณ์ครั้งเดียว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะนึกถึงสิ่งที่พวกเขาลืมพูดถึงและคุณจะคิดถึงคำถามที่คุณลืมถาม

ด้วยเหตุนี้ให้แน่ใจว่าคุณสร้างในเวลาที่เพียงพอสำหรับกระบวนการรวบรวมข้อกำหนด ที่จะให้ห้องหายใจที่คุณต้องการทำงานได้อย่างละเอียดโดยไม่รู้สึกบีบเมื่อเวลาผ่านไป

4. สรุปและยืนยันความเข้าใจของคุณ

สมมติฐานอาจเป็นอันตรายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงข้อกำหนดของโครงการ คุณอาจคิดว่าคุณรู้ว่าอะไรผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือทีมที่ร้องขอเพียงเพื่อค้นหาว่าคุณอยู่ในเส้นทางที่ผิดเมื่อคุณจมลงในโครงการแล้ว

ไม่เคยเจ็บปวดที่จะยืนยันความเข้าใจของคุณ เมื่อมีคนกล่าวถึงความต้องการสรุปสิ่งที่พวกเขาแบ่งปันกับคุณ นี่เป็นองค์ประกอบสำคัญของการใช้งานการฟังซึ่งเป็นประโยชน์ในความหลากหลายของบริบท - รวมถึงการรวบรวมข้อกำหนด บทสรุปที่รวดเร็วนี้ให้โอกาสพวกเขาในการยืนยันทิศทางของคุณหรือแก้ไขคุณก่อนที่คุณจะเริ่ม

แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อรวบรวมความต้องการอย่างแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ความประหลาดใจและการสื่อสารผิดพลาดยังคงเกิดขึ้นได้ นั่นเป็นเหตุผลที่วิธีการที่คล่องแคล่ว(หรือการรวบรวมข้อกำหนดที่ว่องไว) มีประโยชน์มากเนื่องจากให้ช่วงเวลาปกติในการประเมินใหม่และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการเขียนเอกสารข้อกำหนด

เอกสารที่ต้องการโครงการสามารถอยู่ในช่วงจากการกระชับหนึ่งเพจเจอร์สเป็นระเบียนที่มีความยาว ในรูปแบบพื้นฐานที่สุดเอกสารความต้องการของคุณควรมี:

แต่คุณควรรู้อะไรอีกที่จะกรอกข้อมูลให้สำเร็จ? นี่คือเคล็ดลับที่จะจำไว้

1. หลีกเลี่ยงศัพท์แสง

เอกสารนี้ไม่ได้เกี่ยวกับการบันทึกความต้องการของคุณ ควรให้เครื่องมือในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เป็นไปได้ข้อกำหนดต้องมีความชัดเจน หลีกเลี่ยงศัพท์แสงการย่อและการใช้ถ้อยคำที่ซับซ้อนอื่น ๆ และทุกสิ่งที่ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้

2. ใช้แม่แบบที่จัดรูปแบบ

การสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารความต้องการของคุณช่วยประหยัดเวลาและทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะถูกจัดระเบียบและง่ายต่อการย่อย นอกจากนี้ยังเป็นกรอบที่คาดการณ์ได้ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถสะดวกสบายด้วยซึ่งทำให้ง่ายขึ้นสำหรับพวกเขาในการตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนะ

3. เชิญผู้อื่นให้ตรวจสอบเอกสาร

การพูดถึงความคิดเห็นโปรดทราบว่าการรวบรวมข้อกำหนดไม่ใช่สิ่งที่คุณทำคนเดียว - มีส่วนร่วมมากมายในกระบวนการ พวกเขาไม่ควรเล่นส่วนที่ใช้งานเมื่อรวบรวมข้อกำหนด แต่ทบทวนพวกเขาด้วย แบ่งปันเอกสารของคุณกับพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะและยืนยันว่าทุกคนมีความเข้าใจที่ถูกต้อง

มีเครื่องมือรวบรวมความต้องการหรือไม่

จาก Mind Maps หรือกระบวนการไดอะแกรมไปยังแบบสำรวจหรือเรื่องราวของผู้ใช้ไม่มีเครื่องมือขาดแคลนที่คุณสามารถใช้เพื่อรวบรวมข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่า

ในด้านเทคโนโลยีนอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์มากมายที่สามารถใช้ความเจ็บปวดและแรงกดดันจากการรวบรวมข้อกำหนด. ตัวอย่างเช่นแพลตฟอร์มการจัดการงานที่ทำงานร่วมกันเช่นผู้จัดการงาน UDNจะช่วยคุณ:

นั่นหมายความว่าคุณจะรู้ว่าสิ่งที่จำเป็นสำหรับโครงการและมีทัศนวิสัยที่คุณต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบกล่องเหล่านั้น

พร้อมที่จะรับการจัดการที่มั่นคงตามข้อกำหนดและผลักดันโครงการที่ชนะมากขึ้นทั่วเส้นชัยหรือไม่?เริ่มทดลองใช้ฟรีของคุณผู้จัดการงาน UDNวันนี้ .