Apa yang perlu Anda ketahui tentang pertemuan persyaratan
Anda dan tim Anda memutuskan Anda akan membeli hadiah untuk dikirim ke salah satu anggota tim Anda untuk ulang tahunnya, dan Anda bertanggung jawab untuk mengambilnya.
Anda menetap di kaleng kue gourmet dan melakukan pembelian. Tapi sekarang, seseorang telah menyebutkan bahwa anggota tim Anda tidak makan gluten. Mendesah. Anda kembali ke papan gambar. Selanjutnya, Anda memesan kue cokelat bebas gluten yang lezat. Tapi kemudian? Anda mengetahui bahwa anggota tim Anda tidak suka cokelat - dia lebih suka kue wortel.
Baiklah, kita lanjut lagi. Anda perlu memesan lagi mengobati.
Menjadi frustrasi (dan memakan stres semua perlakuan tambahan)? Kami tidak menyalahkan Anda. Ini adalah salah satu dari banyak contoh ketika pertemuan persyaratan yang efektif tidak terjadi.
Apa yang dikumpulkan persyaratan dalam manajemen proyek?
Pertemuan persyaratan adalah proses menentukan apa yang perlu dicapai proyek Anda dan apa yang perlu dibuat untuk mewujudkannya.
Anda mungkin terbiasa dengan kenyataan bahwa semua orang memiliki sendiriasumsi proyek umumtentang apa yangproyekharus mencakup. Melalui persyaratan berkumpul, Anda mengumpulkan wawasan dari para pemangku kepentingan proyek untuk mendapatkan pemahaman yang memadai tentang bagaimana suatu proyek harus bekerja - sebelum Anda memulai pekerjaan.
Persyaratan proyek umumnya dibagi menjadi dua kategori:
Mari kita tambahkan beberapa kejelasan dengan contoh terkait pekerjaan. Bayangkan tim Anda bertanggung jawab untuk membangun portal aplikasi pekerjaan baru untuk perusahaan Anda. Melalui proses pengumpulan persyaratan, Anda akan terhubung dengan berbagai pemangku kepentingan - tim kepemimpinan, tim sumber daya manusia, dll - untuk memahami semua portal aplikasi Anda harus mencakup:
Pikirkan persyaratan berkumpul sebagai kesempatan Anda untuk mengumpulkan semua bagian yang berbeda untuk memasukkan sehingga proyek Anda yang sudah selesai tidak hanya memenuhi harapan tetapi melampaui mereka.
Mengapa persyaratan berkumpul penting?
Pertanyaan dan analisis kebutuhan mungkin terdengar seperti formalitas yang tidak perlu, terutama ketika Anda dan tim Anda ingin menenggelamkan gigi Anda ke dalam proyek.
Namun, menangani persyaratan proyek adalah langkah penting karena beberapa alasan. Inilah yang bisa terjadi ketika Anda tidak meluangkan waktu untuk memahaminya:
Proyek gagal: Jika Anda tidak tahu apa yang sedang Anda kerjakan, cukup sulit untuk mencapainya.47% dari tujuan proyek yang tidak terpenuhiIkat kembali ke manajemen persyaratan yang buruk.
Gabungkan semua ini, dan Anda memiliki risiko paling menakutkan dari semua: kegagalan proyek.Persyaratan proyek yang dikelola dengan burukadalah salah satu penyebab utama kegagalan proyek.
Apa saja proses pengumpulan persyaratan?
Mengumpulkan persyaratan proyek dapat merasakan luar biasa, tetapi tidak perlu terlalu rumit - terutama jika Anda memecahnya menjadi tiga langkah.
Langkah # 1: Mintalah persyaratan dari para pemangku kepentingan
Mulailah dengan mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek dan memahami apa yang menurut mereka perlu ditangani atau dimasukkan oleh proyek.
Misalnya, mungkin tim kepemimpinan berpikir portal pekerjaan Anda harus mencakup video dan informasi tentang budaya Anda, dan tim sumber daya manusia ingin melacak setiap titik sentuh dengan seorang kandidat. Ini semua hal penting untuk dipertimbangkan saat Anda membuat rencana proyek Anda.
Ini adalah salah satu langkah paling sulit dari persyaratan proses pengumpulan, dan kadang-kadang bisa terasa seperti menarik gigi. Namun, ada banyak alat yang dapat Anda gunakanKumpulkan informasi inidengan cara yang ditargetkan dan bermanfaat, termasuk:
Langkah # 2: Dokumentasi Persyaratan
Setelah Anda mengumpulkan persyaratan proyek, Anda perlu mendokumentasikannya dalam dokumen ringkas dan terorganisir dengan baik.
Dokumen ini memastikan akuntabilitas dan memberi semua orang sumber informasi tentang tujuan proyek Anda. Jangan khawatir - kita akan menggali apa yang harus dilihat oleh dokumen persyaratan proyek nanti.
Langkah # 3: Mengonfirmasi Pemahaman Persyaratan
Setelah persyaratan proyek Anda didokumentasikan, jangan berasumsi bahwa semua orang memiliki pemahaman bersama.
Sebaliknya, bagikan persyaratan yang didokumentasikan dengan semua pemangku kepentingan proyek untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama sebelum proyek dimulai. Jika ada yang dilewati atau disalahpahami, lebih baik tahu sekarang.
Apa tantangan persyaratan berkumpul?
Formula untuk persyaratan proses pengumpulan cukup mudah. Namun, banyak tim mengalami penghalang jalan ketika mencoba memahami persyaratan proyek. Ini dapat mencakup (tetapi tidak terbatas pada):
Proses pengumpulan persyaratan bukan tanpa cegukannya, tetapi masih layak waktu dan upaya Anda untuk memastikan Anda memberikan proyek yang sukses.
Apakah ada praktik terbaik untuk teknik berkumpul persyaratan?
Mari kita bicara tentang sebagian besar proses: sebenarnya mengumpulkan persyaratan. Seperti yang kami sebutkan di bagian sebelumnya, ini dapat merasakan menantang.
Untungnya, ada beberapa tips yang dapat Anda masukkan untuk bermain dan memahami persyaratan proyek dengan cara yang efisien dan efektif.
1. Mengulangi Tujuan Proyek
Semua persyaratan proyek Anda memiliki kesamaan: mereka mendukung tujuan proyek Anda yang lebih luas. Jadi, pastikan Anda mengulangi objektif ini setiap kali Anda membahas persyaratan.
Bertempel dengan contoh portal aplikasi pekerjaan kami, apa tujuan utama Anda dalam meluncurkan portal itu? Apakah kamu mau:
Mengetahui tujuan inti Anda akan memberi Anda konteks yang Anda butuhkan untuk memahami persyaratan mana yang harus diprioritaskan - dan yang mungkin perlu ditunda.
2. Fokus pada pemangku kepentingan yang tepat
Anda ingin memastikan Anda terhubung dengan cukup banyak orang untuk memiliki pandangan lengkap tentang persyaratan proyek Anda. Tetapi membukanya untuk semua orang dapat berterima kasih dan membingungkan.
Ketika datang ke persyaratan berkumpul, tetap fokus pada pemangku kepentingan utama proyek. Siapa orang atau tim yang akan berdampak langsung oleh proyek ini? Itu adalah orang-orang yang harus Anda ajak bicara.
3. Sisakan cukup waktu
Persyaratan pertemuan tidak akan cepattugas, dan kemungkinan tidak akan menjadi acara satu kali. Para pemangku kepentingan akan memikirkan hal-hal yang mereka lupa sebutkan, dan Anda akan memikirkan pertanyaan yang Anda lupa tanyakan.
Untuk alasan itu, pastikan Anda membangun waktu yang cukup untuk proses pengumpulan persyaratan. Itu akan memberi Anda ruang pernapasan yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan menyeluruh, tanpa merasa diperas waktu.
4. Ringkas dan konfirmasi pemahaman Anda
Asumsi bisa berbahaya, terutama ketika datang ke persyaratan proyek. Anda mungkin berpikir Anda tahu apa aStakeholder.Atau tim meminta, hanya untuk mengetahui bahwa Anda berada di jalur yang salah ketika Anda sudah tenggelam berjam-jam ke dalam proyek.
Tidak ada salahnya untuk mengkonfirmasi pemahaman Anda. Ketika seseorang menyebutkan persyaratan, rangkum apa yang telah mereka bagikan dengan Anda. Ini adalah elemen penting aktifmendengarkan, yang sangat membantu dalam berbagai konteks - termasuk pertemuan persyaratan. Ringkasan cepat ini memberi mereka kesempatan untuk mengkonfirmasi arah Anda atau mengoreksi Anda sebelum Anda mulai.
Bahkan jika Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk mengumpulkan persyaratan seakurat mungkin, kejutan dan miskomunikasi masih dapat terjadi. Itu sebabnya sebuahPendekatan lincah(atau persyaratan gesit berkumpul) dapat sangat membantu, karena memberi Anda interval rutin untuk menilai kembali dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
Tips atas untuk menulis dokumen persyaratan
Dokumen persyaratan proyek dapat berkisar dari ringkas satu pager hingga catatan panjang. Dalam bentuknya yang paling dasar, dokumen kebutuhan Anda harus mencakup:
Tapi, apa lagi yang harus Anda ketahui untuk mengisinya dengan berhasil? Berikut ini beberapa tips untuk diingat.
1. Hindari Jargon.
Dokumen ini bukan hanya tentang merekam kebutuhan Anda. Ini juga harus memberi Anda alat untuk mengelolanya secara efektif. Untuk memungkinkan itu, persyaratan perlu jernih. Hindari jargon, akronim, dan ungkapan kompleks lainnya dan nyatakan hal-hal sekadar mungkin.
2. Gunakan template yang diformat
Membuat templat untuk dokumen kebutuhan Anda menghemat waktu dan memastikan informasi Anda diatur dan mudah dicerna. Selain itu, ini adalah kerangka kerja yang dapat diprediksi yang dapat dihibur oleh para pemangku kepentingan, yang membuatnya lebih mudah bagi mereka untuk meninjau dan memberikan umpan balik.
3. Undang orang lain untuk meninjau dokumen
Berbicara tentang umpan balik, perlu diingat bahwa persyaratan berkumpul bukanlah sesuatu yang Anda lakukan sendiri - banyak orang lain terlibat dalam proses tersebut. Mereka seharusnya tidak hanya memainkan peran aktif ketika mengumpulkan persyaratan, tetapi juga meninjau mereka. Bagikan dokumen Anda dengan mereka sehingga mereka dapat memberikan umpan balik dan mengkonfirmasi bahwa semua orang memiliki pemahaman yang tepat.
Apakah ada alat mengumpulkan alat yang tersedia?
Dari mind maps atau diagram proses untuk survei atau cerita pengguna, tidak ada kekurangan alat yang dapat Anda gunakan untuk mengumpulkan persyaratan produk yang lebih baik.
Di sisi teknologi, ada juga banyak perangkat lunak yang dapat menghilangkan rasa sakit dan tekananmengumpulkan persyaratan. Misalnya, platform manajemen kerja kolaboratif sepertiUDN Task Manager.akan membantumu:
Itu berarti Anda akan tahu persis apa yang diperlukan dari suatu proyek dan memiliki visibilitas yang Anda butuhkan untuk memastikan Anda memeriksa kotak-kotak itu.
Siap mendapatkan pegangan yang solid pada persyaratan dan mendorong lebih banyak proyek pemenang di garis finish?Mulai uji coba gratis AndaUDN Task Manager.hari ini .
