آپ کو اجتماعی اجتماع کے بارے میں جاننے کی کیا ضرورت ہے
آپ اور آپ کی ٹیم کا فیصلہ آپ اپنی سالگرہ کے لئے آپ کے ٹیم کے ارکان میں سے ایک کو بھیجنے کے لئے ایک علاج خریدنے کے لئے جا رہے ہیں، اور آپ اسے باہر لینے کے الزام میں ہیں.
آپ پیٹو کوکیز کے ٹن پر آباد ہوئے اور خریداری کی. لیکن اب، کسی نے ذکر کیا ہے کہ آپ کی ٹیم کا رکن گلوٹ نہیں کھاتا ہے. سوہ آپ ڈرائنگ بورڈ میں واپس آ گئے ہیں. اگلا، آپ ایک مزیدار، گلوٹین فری چاکلیٹ کیک کا حکم دیتے ہیں. لیکن اس کے بعد؟ آپ کو پتہ چلتا ہے کہ آپ کے ٹیم کے رکن چاکلیٹ پسند نہیں کرتا - وہ گجرات کیک کو پسند کرتا ہے.
یہاں ہم پھر جاتے ہیں. آپ کو ابھی تک ایک اور علاج کا حکم دینے کی ضرورت ہے.
مایوسی ہو رہی ہے (اور ان تمام اضافی علاج کے تمام کشیدگی)؟ ہم آپ کو الزام نہیں دیتے. یہ بہت سے مثالوں میں سے ایک ہے جب مؤثر ضروریات جمع نہیں ہوتی.
پراجیکٹ مینجمنٹ میں اجتماعی ضروریات کیا ہے؟
ضروریات جمع کرنے کا عمل یہ ہے کہ آپ کے منصوبوں کو حاصل کرنے کی کیا ضرورت ہے اور یہ ہونے کے لئے کیا ضرورت ہے.
آپ شاید اس حقیقت سے واقف ہیں کہ ہر کوئی ان کے پاس ہےعام منصوبے کے مفاداتاس بارے میںمنصوبےشامل ہونا چاہئے. اجتماعی اجتماع کے ذریعے، آپ کو ایک منصوبے کے حصول داروں سے بصیرت جمع کرنے کے لۓ کافی سمجھتے ہیں کہ آپ کو کام شروع کرنے سے پہلے.
پروجیکٹ کی ضروریات عام طور پر دو اقسام میں تقسیم ہوتے ہیں:
آئیے کام سے متعلق مثال کے ساتھ کچھ وضاحت شامل کریں. تصور کریں کہ آپ کی ٹیم آپ کی کمپنی کے لئے نئی نوکری کی درخواست پورٹل کی تعمیر کے لئے ذمہ دار ہے. ضروریات کو جمع کرنے کے عمل کے ذریعہ، آپ مختلف اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ منسلک کریں گے - قیادت کی ٹیم، انسانی وسائل ٹیم، وغیرہ - ہر چیز کو سمجھنے کے لئے آپ کی درخواست پورٹل میں شامل ہونا چاہئے:
ضروریات کے بارے میں سوچتے ہیں کہ آپ کے تمام مختلف ٹکڑوں کو جمع کرنے کے لئے آپ کے مکمل منصوبے کو جمع کرنے کے لئے آپ کی مکمل منصوبہ بندی نہ صرف توقعات سے ملتا ہے بلکہ ان سے گزرتا ہے.
ضروریات کیوں اہم ہے؟
ضروریات جمع کرنے اور تجزیہ غیر ضروری رسمی طور پر آواز کی طرح آواز آتی ہے، خاص طور پر جب آپ اور آپ کی ٹیم آپ کے دانتوں کو اس منصوبے میں ڈوبنے کے شوقین ہیں.
تاہم، منصوبے کی ضروریات پر ایک ہینڈل حاصل کرنے کے کئی وجوہات کے لئے ایک اہم قدم ہے. یہاں کیا ہوسکتا ہے جب آپ ان کو سمجھنے کا وقت نہیں لیتے ہیں:
منصوبوں کی توقعات سے کم ہے: اگر آپ نہیں جانتے کہ آپ کیا کام کر رہے ہیں، یہ حاصل کرنے کے لئے بہت مشکل ہے.47٪ unmet منصوبے کے مقاصدغریب ضروریات کے انتظام میں واپس ٹائی.
ان سب کو یکجا، اور آپ کے پاس سب سے زیادہ خوفناک خطرہ ہے: پراجیکٹ کی ناکامی.کمزور منصوبے کی ضروریات کو منظم کیاپراجیکٹ کی ناکامی کے بنیادی وجوہات میں سے ایک ہیں.
ضروریات کو پورا کرنے کی کیا ضرورت ہے؟
جمع کرنے کے منصوبے کی ضروریات کو زبردست محسوس کر سکتا ہے، لیکن اسے زیادہ پیچیدہ ہونے کی ضرورت نہیں ہے - خاص طور پر اگر آپ اسے تین مراحل میں توڑ دیں.
مرحلہ # 1: اسٹیک ہولڈرز سے طلباء کی ضروریات
منصوبے کے حصول داروں کی شناخت کی طرف سے شروع کریں اور اس بات کو سمجھنے کے لۓ کہ وہ سوچتے ہیں کہ اس منصوبے کو ایڈریس کرنے یا شامل کرنے کی ضرورت ہے.
مثال کے طور پر، شاید قیادت کی ٹیم سوچتی ہے کہ آپ کا کام پورٹل میں آپ کی ثقافت کے بارے میں ویڈیوز اور معلومات شامل ہونا چاہئے، اور انسانی وسائل ٹیم کو امیدوار کے ساتھ ہر ٹچ پوائنٹ کو ٹریک کرنا چاہتی ہے. یہ آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کے طور پر غور کرنے کے لئے تمام اہم چیزیں ہیں.
یہ ضروریات جمع کرنے کی ضروریات کے سب سے پیچیدہ مراحل میں سے ایک ہے، اور یہ کبھی کبھی دانتوں کو نکالنے کی طرح محسوس کر سکتا ہے. تاہم، بہت سے مختلف اوزار ہیں جو آپ استعمال کرسکتے ہیںاس معلومات کو جمع کروایک ھدف اور مددگار طریقے سے، بشمول:
مرحلہ # 2: دستاویزات کی ضروریات
ایک بار جب آپ نے اپنے منصوبے کی ضروریات کو جمع کیا ہے، تو آپ کو ان کو ایک جامع اور اچھی طرح سے منظم دستاویز میں دستاویز کرنے کی ضرورت ہے.
یہ دستاویز احتساب کو یقینی بناتا ہے اور ہر کسی کو آپ کے منصوبے کے مقاصد کے بارے میں معلومات کا واحد ذریعہ فراہم کرتا ہے. فکر مت کرو - ہم اس میں کھودیں گے کہ ایک منصوبے کی ضروریات کے دستاویز کو تھوڑا سا بعد میں نظر آنا چاہئے.
مرحلہ # 3: ضروریات کی سمجھنے کی تصدیق
ایک بار جب آپ کے منصوبے کی ضروریات کو مستند کیا جاتا ہے تو، فرض نہ کریں کہ ہر کوئی مشترکہ تفہیم ہے.
اس کے بجائے، منصوبے شروع ہونے سے پہلے ہر ایک منصوبے کے حصول داروں کے ساتھ ان دستاویزات کی ضروریات کو اشتراک کریں. اگر کچھ بھی کھو یا غلط سمجھا جاتا تھا، تو اب جاننا بہتر ہے.
اجتماعی ضروریات کی چیلنجیں کیا ہیں؟
ضروریات کے لئے فارمولہ عمل کے عمل کو مناسب طریقے سے براہ راست ہے. تاہم، پراجیکٹ کی ضروریات کو سمجھنے کی کوشش کرتے وقت بہت سے ٹیموں سڑکوں میں چلتے ہیں. ان میں شامل ہوسکتا ہے (لیکن محدود نہیں ہے):
ضروریات کو اجتماعی عمل اس کے ہچکچوں کے بغیر نہیں ہے، لیکن یہ آپ کے کامیاب منصوبوں کو فراہم کرنے کو یقینی بنانے کے لئے آپ کے وقت اور کوشش کے قابل بھی قابل قدر ہے.
کیا ضروریات کی تکنیکوں کے لئے بہترین طریقوں ہیں؟
چلو عمل کے بڑے حصے کے بارے میں بات کرتے ہیں: دراصل ضروریات کو جمع کرتے ہیں. جیسا کہ ہم نے پچھلے سیکشن میں ذکر کیا، یہ مشکل محسوس کر سکتا ہے.
خوش قسمتی سے، کچھ تجاویز موجود ہیں جو آپ کو ایک منصوبے کی ضروریات کو جمع کرنے اور سمجھنے کے لئے کھیل میں ڈال سکتے ہیں جو دونوں مؤثر اور مؤثر ہیں.
1. منصوبے کا مقصد دوبارہ کریں
آپ کے تمام منصوبوں کی ضروریات میں یہ عام طور پر ہے: وہ آپ کے وسیع منصوبے کے مقصد کی حمایت میں ہیں. لہذا، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس مقصد کو ہر بار جب آپ ضروریات پر تبادلہ خیال کرتے ہیں.
ہمارے ملازمت کی درخواست پورٹل مثال کے ساتھ چپچپا، اس پورٹل کو شروع کرنے میں آپ کا بنیادی مقصد کیا ہے؟ کیا آپ چاہتے ہیں:
آپ کے بنیادی مقصد کو جاننا آپ کو یہ سیاق و سباق دے گا جسے آپ کو سمجھنے کی ضرورت ہے کہ کونسی ضروریات کو ترجیح دیتے ہیں - اور جو ملتوی کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
2. صحیح اسٹیک ہولڈرز پر توجہ مرکوز کریں
آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے کی ضروریات کے وسیع پیمانے پر نظر آتے ہیں. لیکن ہر ایک کو کھولنے کے لۓ دونوں کو زبردست اور الجھن دونوں ہوسکتا ہے.
جب یہ ضروریات جمع کرنے کے لئے آتا ہے، تو منصوبے کی کلیدی اسٹیک ہولڈرز پر توجہ مرکوز. لوگ یا ٹیمیں کون ہیں جو اس منصوبے سے براہ راست متاثر ہوں گے؟ وہ لوگ ہیں جو آپ سے بات کرنی چاہئے.
3. کافی وقت چھوڑ دو
ضروریات جمع کرنے میں جلدی نہیں ہوگیکام، اور یہ ممکنہ طور پر ایک وقت کی تقریب نہیں ہوگی. اسٹیک ہولڈر چیزوں کے بارے میں سوچیں گے جو وہ ذکر کرنے کے لئے بھول گئے ہیں، اور آپ سوال کے بارے میں سوچیں گے کہ آپ پوچھنا بھول گئے.
اس وجہ سے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ضروریات کو پورا کرنے کے لئے کافی وقت میں تعمیر کریں. یہ آپ کو سانس لینے کے کمرے دے گا جسے آپ کو مکمل کام کرنے کی ضرورت ہے، بغیر وقت کے لئے نچوڑ کے بغیر.
4. آپ کی سمجھ کو خلاصہ اور تصدیق کریں
تصورات خطرناک ہوسکتے ہیں، خاص طور پر جب یہ منصوبے کی ضروریات کے مطابق آتا ہے. آپ شاید سوچتے ہو کہ آپ کیا جانتے ہوحصہ داریا ٹیم کی درخواست کر رہی ہے، صرف آپ کو یہ معلوم کرنے کے لئے کہ جب آپ نے پہلے سے ہی اس منصوبے میں گھنٹوں سے گزر چکا ہے.
یہ آپ کی سمجھ کی تصدیق کرنے میں کوئی درد نہیں ہے. جب کسی کی ضرورت کا ذکر ہوتا ہے تو، اس کا خلاصہ کریں جو آپ نے آپ کے ساتھ اشتراک کیا ہے. یہ فعال کا ایک اہم عنصر ہےسننا، مختلف قسم کے مقاصد میں مددگار ثابت ہوتا ہے - بشمول ضروریات بھی شامل ہیں. یہ فوری خلاصہ انہیں آپ کی سمت کی تصدیق کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے یا آپ شروع کرنے سے پہلے آپ کو درست کرنے کا موقع دیتا ہے.
یہاں تک کہ اگر آپ سب کچھ کرتے ہیں تو آپ کو ضروریات کو جمع کرنے کے لۓ درست طریقے سے ممکنہ طور پر، حیرت اور غلط کام بھی ہوسکتی ہے. یہی وجہ ہے کہاگلی نقطہ نظر(یا متحرک ضروریات جمع) بہت مددگار ثابت ہوسکتے ہیں، کیونکہ یہ آپ کو باقاعدگی سے وقفے دیتا ہے اور کسی بھی ضروری ایڈجسٹمنٹ کو بنانے کے لئے باقاعدگی سے وقفے دیتا ہے.
ایک ضروریات کی دستاویزات لکھنے کے لئے اوپر کی تجاویز
پروجیکٹ کی ضروریات کے دستاویزات جامع ایک مثلثوں سے طویل ریکارڈ تک پہنچ سکتے ہیں. اس کی سب سے بنیادی شکل میں، آپ کی ضروریات میں دستاویز میں شامل ہونا چاہئے:
لیکن، آپ کو کامیابی سے اسے بھرنے کے لئے اور کیا جاننا چاہئے؟ یہاں ذہن میں رکھنے کے لئے کچھ تجاویز ہیں.
1. جرگون سے بچیں
یہ دستاویز صرف آپ کی ضروریات کو ریکارڈ کرنے کے بارے میں نہیں ہے. مؤثر طریقے سے ان کو منظم کرنے کے لئے یہ آپ کو ایک آلہ دینا چاہئے. اس ممکن بنانے کے لئے، ضروریات کی ضرورت ہے کہ کرسٹل واضح ہو. جگر، اکاؤنٹس، اور دیگر پیچیدہ جملے اور ریاستی چیزوں کو واضح طور پر جتنا ممکن ہو سکے سے بچیں.
2. ایک فارمیٹڈ سانچے کا استعمال کریں
آپ کی ضروریات کے لئے ایک ٹیمپلیٹ بنانا دستاویز وقت بچاتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کی معلومات منظم اور ہضم کرنے میں آسان ہے. اس کے علاوہ، یہ ایک متوقع فریم ورک ہے کہ حصول داروں کے ساتھ آرام دہ اور پرسکون ہوسکتا ہے، جو ان کے لئے رائے دینے اور تاثرات فراہم کرنے کے لئے آسان بناتا ہے.
3. دستاویز کا جائزہ لینے کے لئے دوسروں کو مدعو کریں
تاثرات کی بات کرتے ہوئے، ذہن میں رکھو کہ ضروریات جمع کرنے کی ضرورت نہیں ہے جو آپ اکیلے کام کرتے ہیں - بہت سے دوسروں کے عمل میں ملوث ہیں. ضروریات کو جمع کرتے وقت انہیں صرف ایک فعال حصہ نہیں کھیلنا چاہئے، لیکن انہیں بھی جائزہ لیں. اپنے دستاویز کو ان کے ساتھ اشتراک کریں تاکہ وہ رائے دے سکیں اور اس بات کی توثیق کریں کہ ہر کوئی صحیح تفہیم ہے.
کیا دستیاب آلات دستیاب ہیں؟
ذہن کے نقشے یا پروسیسنگ ڈایاگرام سے سروے یا صارف کی کہانیوں سے، آپ کو بہتر مصنوعات کی ضروریات کو جمع کرنے کے لئے استعمال کرنے والے اوزار کی کوئی کمی نہیں ہے.
ٹیکنالوجی کی طرف سے، بہت سارے سافٹ ویئر بھی موجود ہیں جو درد اور دباؤ سے باہر لے سکتے ہیںجمع کی ضروریات. مثال کے طور پر، ایک باہمی تعاون کے کام کے انتظام کے پلیٹ فارم کی طرحUDN ٹاسک مینیجرآپ کی مدد کرے گی:
اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو معلوم ہے کہ اس منصوبے کی کیا ضرورت ہے اور اس کی نمائش آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ ان باکسوں کی جانچ پڑتال کر رہے ہیں.
ضروریات پر ٹھوس ہینڈل حاصل کرنے کے لئے تیار اور ختم لائن میں زیادہ جیتنے والے منصوبوں کو دھکا دینا؟آپ کے مفت آزمائشی شروع کریںUDN ٹاسک مینیجر آج .
