Vad du behöver veta om krav som samlas

Du och ditt team bestämmer att du ska köpa en behandling för att skicka till en av dina lagmedlemmar till hennes födelsedag, och du har ansvaret för att plocka ut det.

Du bosatte sig på en tenn gourmetkakor och gjorde inköpet. Men nu har någon nämnt att din lagmedlem inte äter gluten. Suck. Du är tillbaka till ritbordet. Därefter beställer du en läcker, glutenfri chokladkaka. Men då? Du får reda på att din lagmedlem inte gillar choklad - hon föredrar mycket morotkaka.

Nu börjas det igen. Du måste beställa ännu en behandling.

Blir frustrerad (och stress-äta alla dessa extra godis)? Vi skyller inte på dig. Detta är ett av många exempel på när effektiva krav som samlas inte äger rum.

Vad är krav som samlas i projektledning?

Krav som samlas är processen att bestämma vad dina projekt behöver uppnå och vad som behöver skapas för att få det att hända.

Du är förmodligen bekant med det faktum att alla har egnaVanliga projektantagandenom vad enprojektBör inkludera. Genom att samla in samlar du insikter från ett projekts intressenter för att få ett adekvat grepp om hur ett projekt ska fungera - innan du börjar jobbet.

Projektkraven delas i allmänhet i två kategorier:

Låt oss lägga till lite klarhet med ett arbetsrelaterat exempel. Tänk dig att ditt team är ansvarigt för att bygga en ny jobbsökningsportal för ditt företag. Genom att samla processen skulle du ansluta till olika intressenter - ledarskapet, Human Resources Team, etc. - För att förstå allt som din applikationsportal ska innehålla:

Tänk på krav som samlas som din chans att samla alla olika bitar för att inkludera så att ditt färdiga projekt inte bara uppfyller förväntningarna utan överträffar dem.

Varför är krav som är viktiga?

Kravsuppsamling och analys kan låta som en onödig formalitet, speciellt när du och ditt lag är ivriga att sänka dina tänder i projektet.

Att få ett handtag på ett projekts krav är emellertid ett viktigt steg av flera skäl. Här är vad som kan hända när du inte tar dig tid att förstå dem:

Projekten saknar förväntningar: Om du inte vet vad du arbetar mot, är det ganska svårt att uppnå det.47% av UNME-projektmålenSlå tillbaka till dåliga kravhantering.

Kombinera alla dessa, och du har den mest skrämmande risken för alla: projektfel.Dåligt förvaltade projektkravär en av de främsta orsakerna till projektfel.

Vad är kraven för att samla processen?

Att samla projektkraven kan känna sig överväldigande, men det behöver inte vara alltför komplicerat - speciellt om du bryter ner det i tre steg.

Steg # 1: Uppmana krav från intressenter

Börja med att identifiera projektets intressenter och förstå vad de tycker att projektet behöver ta itu med eller inkludera.

Till exempel, kanske ledarskapet tror att din jobbportal ska innehålla videor och information om din kultur, och det mänskliga resursgruppen vill spåra varje pekpunkt med en kandidat. Det här är alla viktiga saker att ta hänsyn till när du skapar din projektplan.

Detta är ett av de svåraste stegen i kraven som samlar processen, och det kan ibland känna sig som att dra tänder. Det finns dock många olika verktyg som du kan använda tillSamla den här informationenpå ett riktigt och bra sätt, inklusive:

Steg # 2: Dokumentationskrav

När du har samlat dina projektkrav måste du dokumentera dem i ett kortfattat och välorganiserat dokument.

Detta dokument garanterar ansvar och ger alla en enda informationskälla om ditt projekts mål. Oroa dig inte - vi kommer att gräva in vad ett projektkravsdokument ska se ut som lite senare.

Steg # 3: Bekräfta förståelse av krav

När dina projektkrav är dokumenterade, antar du inte att alla har en gemensam förståelse.

Dela i stället de dokumenterade kraven med alla projektets intressenter för att säkerställa att alla är på samma sida innan projektet börjar. Om något hoppades över eller missförstås, är det bättre att veta nu.

Vad är utmaningarna med krav som samlas?

Formeln för kravuppsamlingsprocessen är ganska okomplicerad. Men många lag går in i vägspärror när man försöker förstå ett projekts krav. Dessa kan innefatta (men är inte begränsade till):

Kravsuppsamlingsprocessen är inte utan sina hicka, men det är fortfarande väl värt din tid och ansträngning för att du ska leverera framgångsrika projekt.

Finns det bästa praxis för krav som samlar tekniker?

Låt oss prata om huvuddelen av processen: faktiskt samlar kraven. Som vi nämnde i föregående avsnitt kan detta känna sig utmanande.

Lyckligtvis finns det några tips du kan spela i spel för att samla och förstå ett projekts krav på ett sätt som är både effektivt och effektivt.

1. Upprätta projektmålet

Alla dina projektkrav har det gemensamt: de är till stöd för ditt bredare projektmål. Så, se till att du upprepar detta mål varje gång du diskuterar krav.

Stickar med vårt jobb Portal Exempel, vad är ditt primära mål att starta den portalen? Vill du:

Att veta ditt kärnmål ger dig det sammanhang du behöver förstå vilka krav som ska prioriteras - och som kan behöva skjutas upp.

2. Fokusera på rätt intressenter

Du vill se till att du ansluter till tillräckligt med människor för att få en väl avväckt visning av ditt projekts krav. Men öppnar det till alla kan vara både överväldigande och förvirrande.

När det gäller krav som samlas, är det inriktat på ett projekts nyckelaktörer. Vem är de människor eller lag som kommer att påverkas direkt av detta projekt? Det är de människor du borde prata med.

3. Lämna tillräckligt med tid

Krav som samlas kommer inte att bli en snabbuppgift, och det kommer sannolikt inte att vara en engångshändelse. Intressenter kommer att tänka på saker som de glömde att nämna, och du kommer att tänka på frågor du glömde att fråga.

Av den anledningen, se till att du bygger på tillräckligt med tid för att samla processen. Det kommer att ge dig andningsrummet du behöver göra ett grundligt jobb, utan att känna sig klämd för tiden.

4. Sammanfatta och bekräfta din förståelse

Förutsättningar kan vara farliga, särskilt när det gäller projektkrav. Du kanske tror att du vet vad enintressentEller laget begär, bara för att ta reda på att du var på fel väg när du redan har sjunkit timmar i projektet.

Det gör aldrig ont för att bekräfta din förståelse. När någon nämner ett krav, sammanfatta vad de har delat med dig. Detta är ett viktigt element av aktivtlyssnande, som är till hjälp i en mängd olika sammanhang - inklusive krav som samlas. Den här snabba sammanfattningen ger dem möjlighet att bekräfta din riktning eller korrigera dig innan du har börjat.

Även om du gör allt du kan för att samla krav så exakt som möjligt, kan överraskningar och missförståelser fortfarande hända. Det är därför enAgile tillvägagångssätt(Eller smidiga krav som samlas) kan vara så hjälpsamma, eftersom det ger dig regelbundna intervaller för att ompröva och göra nödvändiga justeringar.

Topptips för att skriva ett krav Dokument

Projektkravsdokument kan sträcka sig från kortfattade personer till långa poster. I sin mest grundläggande form bör dina kravdokument innehålla:

Men vad mer ska du veta att fylla det med framgång? Här är några tips att tänka på.

1. Undvik jargong

Detta dokument handlar inte bara om att spela in dina krav. Det ska också ge dig ett verktyg för att effektivt hantera dem. För att göra det möjligt måste kraven vara kristallklara. Undvik jargong, akronymer och andra komplexa frasering och tillstånd så tydligt som möjligt.

2. Använd en formaterad mall

Skapa en mall för ditt krav Dokument sparar tid och säkerställer att din information är organiserad och lätt att smälta. Dessutom är det en förutsägbar ram som intressenter kan bli bekväm med, vilket gör det lättare för dem att granska och ge feedback.

3. Bjud in andra att granska dokumentet

Tala om feedback, kom ihåg att krav som samlas är inte något som du gör ensam - massor av andra är inblandade i processen. De borde inte bara spela en aktiv roll när de samlar kraven, men granskar dem också. Dela ditt dokument med dem så att de kan ge feedback och bekräfta att alla har rätt förståelse.

Finns det krav på att samla verktyg?

Från MIND-kartor eller processdiagram till undersökningar eller användarberättelser finns det ingen brist på verktyg som du kan använda för att samla bättre produktkrav.

På tekniksidan finns det också gott om program som kan ta smärtan och trycket ut urSamla krav. Till exempel, en samarbetsarbetsplattform somUDN Task Managerkommer hjälpa dig:

Det betyder att du vet exakt vad som krävs av ett projekt och ha den synlighet du behöver för att du ska kontrollera de här rutorna.

Klar för att få ett solidt handtag på krav och driva mer vinnande projekt över målstrecket?Starta din kostnadsfria rättegång avUDN Task Manageri dag .