Co potřebujete vědět o shromažďování požadavků

Vy a váš tým se rozhodnou, že budete kupovat léčbu, abyste poslali jeden z vašich členů týmu na její narozeniny a máte na starosti si to vyzvednout.

Usadili jste se na cínu gurmánských cookies a učinil nákup. Ale teď, někdo zmínil, že váš člen týmu nejezuje lepek. Povzdech. Jste zpátky na rýsovací tabuli. Dále si objednáte lahodný, bezlepkový čokoládový dort. Ale pak? Zjistíte, že váš člen týmu nemá rád čokoládu - hodně preferuje mrkví dort.

Je to tady zase. Musíte objednat ještě další léčbu.

Získání frustrovaný (a stres-jíst všechny ty další dárky)? Neobviňujeme vás. To je jeden z mnoha příkladů, kdy se neshromáždí účinné požadavky.

Co je požadavky shromažďování v projektovém řízení?

Shromáždění požadavků je proces určení toho, co vaše projekty musí dosáhnout a co je třeba vytvořit, aby se to stalo.

Pravděpodobně se obeznámíte s tím, že každý má vlastníspolečné předpoklady projektuo čem A.projektby měly zahrnovat. Prostřednictvím shromažďování požadavků shromažďujete poznatky z zúčastněných stran projektu, abyste získali adekvátní pochopení o tom, jak projekt by měl fungovat - dříve, než začnete práci.

Požadavky na projekt jsou obecně rozděleny do dvou kategorií:

Přidáváme určitou jasnost s příkladem práce. Představte si, že váš tým je zodpovědný za budování nového portálu aplikací práce pro vaši společnost. Prostřednictvím procesu shromažďování požadavků byste se připojili s různými zúčastněnými stranami - vedoucího týmu, tým lidských zdrojů atd. - Chcete-li pochopit, že váš aplikační portál by měl zahrnovat:

Přemýšlejte o požadavcích shromažďování jako šance sbírat všechny různé kusy, aby zahrnovaly tak, aby váš hotový projekt nejenže splňuje očekávání, ale překonává je.

Proč jsou požadavky shromažďovány důležité?

Požadavek shromažďování a analýza může znít jako zbytečná formalita, zejména když vy a váš tým se dychtivě potopí zuby do projektu.

Získání popisovače na požadavcích projektu je nezbytným krokem z několika důvodů. Zde je to, co se může stát, když neberete čas, abyste jim porozuměli:

Projekty spadají na očekávání: Pokud nevíte, co pracujete, je to těžké dosáhnout.47% nemnožiných cílů projektukravatu zpět do správy špatných požadavků.

Kombinujte všechny tyto, a máte nejděsivější riziko všeho: selhání projektu.Špatně spravované požadavky na projektjsou jedním z primárních příčin neúspěchu projektu.

Jaké jsou procesy shromažďování požadavků?

Sběr požadavků projektu se mohou cítit ohromující, ale nemusí být příliš složité - zejména pokud rozdělíte do tří kroků.

Krok č. 1: Vyžádání požadavků ze zúčastněných stran

Začněte tím, že identifikuje zainteresované strany projektu a pochopení toho, co si myslí, že projekt musí řešit nebo zahrnovat.

Například, možná vedení tým si myslí, že váš pracovní portál by měl zahrnovat videa a informace o vaší kultuře a tým lidských zdrojů chce sledovat každý dotykový bod s kandidátem. To jsou všechny důležité věci, které se mají vzít v úvahu při vytváření plánu projektu.

To je jeden z nejdejších kroků procesu shromažďování požadavků a může se někdy cítit jako tahání zubů. Existuje však mnoho různých nástrojů, které můžete použítSbírejte tyto informacecíleným a užitečným způsobem, včetně:

Krok # 2: Dokumentační požadavky

Jakmile získáte požadavky na projekt, musíte je dokumentovat ve stručném a dobře organizovaném dokumentu.

Tento dokument zajišťuje odpovědnost a dává každému jedinému zdroji informací o cílech vašeho projektu. Nebojte se - budeme kopat do toho, co by měl dokument požadavky projektu vypadat jako o něco později.

Krok # 3: Potvrzení pochopení požadavků

Jakmile jsou požadavky na projekt zdokumentovány, nepředpokládejte, že každý má sdílené porozumění.

Místo toho sdílejte ty dokumentované požadavky se všemi zúčastněnými stranami projektu, abyste zajistili, že je každý na stejné stránce před zahájením projektu. Kdyby bylo něco vynecháno nebo nepochopeno, je lepší vědět teď.

Jaké jsou výzvy shromažďování požadavků?

Vzorec pro proces shromažďování požadavků je poměrně přímočarý. Mnoho týmů však běží do zátarovných bloků, když se snaží pochopit požadavky projektu. Ty mohou zahrnovat (ale nejsou omezeny na):

Proces shromažďování požadavků není bez škytavosti, ale stále stojí za to váš čas a úsilí, abyste zajistili, že budete poskytovat úspěšné projekty.

Existují nejlepší postupy pro techniky shromažďování požadavků?

Promluvme si o většině procesu: vlastně shromažďování požadavků. Jak jsme zmínili v předchozí části, může to cítit náročné.

Naštěstí existuje několik tipů, které můžete dát do hry, abyste shromažďovali a pochopili požadavky projektu způsobem, který je účinný i účinný.

1. Zopakujte cíl projektu

Všechny požadavky na projektové mají to společné: jsou na podporu vašeho širšího cíle projektu. Takže se ujistěte, že tento cíl znovu opakujete pokaždé, když diskutujete požadavky.

Lepení s příčkou portálu aplikace práce, jaký je váš primární cíl při spuštění tohoto portálu? Chceš:

Znát váš hlavní cíl vám poskytne kontext, který potřebujete pochopit, které požadavky by měly mít prioritu - a které by mohlo být nutné odloženo.

2. Zaměřte se na správné zúčastněné strany

Chcete-li zajistit, abyste se připojili k dost lidí, abyste měli dobře zaoblený pohled na požadavky vašeho projektu. Ale otevření to každému může být oba ohromující a matoucí.

Pokud jde o shromažďování požadavků, zůstaňte zaměřeni na klíčové zúčastněné strany projektu. Kdo jsou lidé nebo týmy, kteří budou přímo ovlivněni tímto projektem? To jsou lidé, se kterými byste měli mluvit.

3. Nechte dostatek času

Shromáždění požadavků nebude rychléúkola pravděpodobně nebude jednorázová událost. Zúčastněné strany budou přemýšlet o věcech, které zapomněli zmínit, a budete si myslet na otázky, které jste zapomněli zeptat.

Z tohoto důvodu se ujistěte, že budujete v dostatek času na proces shromažďování požadavků. To vám dá dýchací místnost, kterou musíte udělat důkladnou práci, aniž byste se pocit vymačkali čas.

4. Sumarizujte a potvrďte své porozumění

Předpoklady mohou být nebezpečné, zejména pokud jde o požadavky projektu. Možná si myslíš, že víš, co azúčastněný účetNebo tým žádá, jen aby zjistil, že jste byli na špatné cestě, když jste již potopili hodiny do projektu.

Nikdy neublíží potvrdit vaše porozumění. Když někdo zmiňuje požadavek, shrňte to, co s vámi sdíleli. To je důležitý prvek aktivníNaslouchání, což je užitečné v různých kontextech - včetně shromažďování požadavků. Toto rychlé shrnutí jim dává možnost potvrdit váš směr nebo opravit, než jste začali.

I když děláte vše, co můžete získat požadavky co nejpřesněji, překvapení a miscommunications se mohou stále stát. To je důvod, pročAgilní přístup(nebo Shromáždění agilních požadavků) může být tak užitečné, protože vám poskytne pravidelné intervaly pro přehodnocení a provádět jakékoli nezbytné úpravy.

Top tipy pro psaní dokumentů

Dokumenty požadavků projektu se mohou pohybovat od stručných one-pagers na zdlouhavé záznamy. V jeho nejzákladnějším formuláři by měly obsahovat dokumenty:

Ale co jiného byste měli vědět, že to úspěšně naplním? Zde je několik tipů, které je třeba mít na paměti.

1. Vyhněte se žargonu

Tento dokument není jen o nahrávání vašich požadavků. Mělo by vám také dát nástroj, který je efektivně spravovat. Aby to bylo možné, musí být požadavky jasné. Vyhněte se žargonu, akronymům a dalším složitým frázím a uveďte věci co nejjednodušší.

2. Použijte formátovanou šablonu

Vytvoření šablony pro vaše požadavky Dokument Uloží čas a zajišťuje, že vaše informace jsou organizovány a snadno se liší. Kromě toho je to předvídatelný rámec, který se zúčastněné strany mohou dostat spokojit s, což usnadňuje jejich přezkoumání a poskytnutí zpětné vazby.

3. Pozvěte ostatní, aby zkontrolovali dokument

Když už mluvíme o zpětné vazbě, mějte na paměti, že shromažďování požadavků není něco, co děláte sám - do procesu se zapojuje dostatek ostatních. Neměli by hrát aktivní část při shromažďování požadavků, ale také je přezkoumávat. Sdílejte svůj dokument s nimi tak, aby mohli poskytnout zpětnou vazbu a potvrdit, že každý má správné porozumění.

Jsou k dispozici požadavky na shromažďování nástrojů?

Od mapy mysli nebo procesních diagramů k průzkumům nebo uživatelským příběhům není žádný nedostatek nástrojů, které můžete použít k shromažďování lepších požadavků na výrobky.

Na technologické straně je také dostatek softwaru, který může mít bolest a tlak zSběr požadavků. Například platforma pro spolupráciSprávce úloh UDNpomůžu ti:

To znamená, že budete přesně vědět, co je potřeba pro projekt a mít viditelnost, kterou potřebujete, abyste zajistili, že kontrolujete ty boxy.

Připraven k získání pevné rukojeti na požadavky a tlačit více vítězných projektů napříč cílovou čáru?Začněte bezplatnou zkušební verziSprávce úloh UDNdnes .