ما تحتاج لمعرفته حول جمع المتطلبات
أنت وفريقك يقرر أنك ستشتري علاجا لإرساله إلى أحد أعضاء فريقك لعيد ميلادها، وأنت مسؤول عن اختيارها.
استقرت على قصدير من ملفات تعريف الارتباط الذواقة وجعل الشراء. ولكن الآن، ذكر شخص ما أن عضو فريقك لا يأكل الغلوتين. تنهد. عدت إلى لوحة الرسم. بعد ذلك، يمكنك طلب كعكة الشوكولاتة الخالية من الغلوتين. ولكن بعد ذلك؟ تعرف أن عضو فريقك لا يحب الشوكولاته - إنها تفضل بكعكة الجزر.
نحن نعيد الكرة مرة أخرى. تحتاج إلى طلب علاج آخر.
الحصول على الإحباط (وتأكل الإجهاد كل هذه المعاملات الإضافية)؟ نحن لا نلومك. هذا هو واحد من العديد من الأمثلة على وقت تكوين المتطلبات الفعالة لا يحدث.
ما هي تجميع المتطلبات في إدارة المشاريع؟
تتجمع المتطلبات هو عملية تحديد ما تحتاجه مشاريعك لتحقيقه وما يجب إنشاؤه لجعل ذلك يحدث.
ربما تكون على دراية بحقيقة أن الجميع لديهمافتراضات المشروع المشتركةحول ما المشروع يجب ان يتضمن. من خلال تجميع المتطلبات، تقوم بجمع الأفكار من أصحاب المصلحة للمشروع للحصول على فهم مناسب حول كيفية عمل المشروع - قبل أن تبدأ العمل.
انقسام متطلبات المشروع عموما إلى فئتين:
دعونا نضيف بعض الوضوح مع مثال متعلق بالعمل. تخيل فريقك مسؤول عن بناء بوابة طلب وظيفة جديدة لشركتك. من خلال عملية جمع المتطلبات، كنت تتصل بأصحاب المصلحة المختلفين - فريق القيادة، فريق الموارد البشرية، إلخ. - لفهم كل ما يجب أن تشمل بوابة التطبيق الخاصة بك:
فكر في تجميع المتطلبات كفرصتك لجمع جميع القطع المختلفة لتشمل حتى لا يفي مشروعك النهائي بالتوقعات ولكنه يتفوق عليها.
لماذا تتجمع المتطلبات مهمة؟
قد يبدو أن جمع المتطلبات والتحليل يشبه شكلي غير ضروري، خاصة عندما تكون أنت وفريقك حريصا على مغفل أسنانك في المشروع.
ومع ذلك، فإن الحصول على مقبض على متطلبات المشروع هو خطوة حاسمة لعدة أسباب. إليك ما يمكن أن يحدث عندما لا تتخذ الوقت لفهمها:
المشاريع تقع أقل من التوقعات: إذا كنت لا تعرف ما كنت تعمل من أجله، فمن الصعب جدا تحقيقه.47٪ من أهداف المشروع غير الملباةالتعادل العودة إلى إدارة الاحتياجات السيئة.
الجمع بين كل هذه، ولديك مخاطر أكثر مخيفة للجميع: فشل المشروع.متطلبات المشروع المدارة سيئةهي واحدة من الأسباب الرئيسية لفشل المشروع.
ما هي عملية جمع المتطلبات؟
يمكن أن يشعر تجميع متطلبات المشروع ساحقة، لكنه لا يحتاج إلى أن يكون معقد للغاية - خاصة إذا اخترته إلى ثلاث خطوات.
الخطوة رقم 1: تطلب متطلبات أصحاب المصلحة
ابدأ بتحديد أصحاب المصلحة في المشروع وفهم ما يعتقدون أن المشروع يحتاج إلى معالجة أو تشمل.
على سبيل المثال، ربما يعتقد فريق القيادة أن تشمل بوابة عملك مقاطع فيديو ومعلومات حول ثقافتك، ويريد فريق الموارد البشرية تتبع كل نقطة اتصال مع مرشح. هذه هي كل الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها أثناء إنشاء خطة مشروعك.
هذه هي واحدة من أكثر الخطوات الأكثر صعوبة في عملية جمع المتطلبات، ويمكن أن تشعر في بعض الأحيان مثل سحب الأسنان. ومع ذلك، هناك العديد من الأدوات المختلفة التي يمكنك استخدامهاجمع هذه المعلوماتبطريقة مستهدفة ومفيدة، بما في ذلك:
الخطوة رقم 2: توثيق المتطلبات
بمجرد أن تجمع متطلبات المشروع، تحتاج إلى توثيقها في وثيقة موجزة ومنظمة جيدة.
تضمن هذه الوثيقة المساءلة ويمنح الجميع مصدرا واحدا للمعلومات حول أهداف مشروعك. لا تقلق - سنحفر في ما يجب أن يبدو وثيقة متطلبات المشروع في وقت لاحق.
الخطوة رقم 3: تأكيد فهم المتطلبات
بمجرد توثيق متطلبات المشروع، لا تفترض أن الجميع لديهم فهم مشترك.
بدلا من ذلك، شارك تلك المتطلبات الموثقة مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع لضمان أن الجميع في نفس الصفحة قبل بدء المشروع. إذا تم تخطي أي شيء أو يساء فهمه، فمن الأفضل أن تعرف الآن.
ما هي تحديات تجميع المتطلبات؟
صيغة عملية جمع المتطلبات واضحة إلى حد ما. ومع ذلك، تعمل العديد من الفرق في حواجز على الطرق عند محاولة فهم متطلبات المشروع. يمكن أن تشمل هذه (ولكن لا تقتصر على):
لا تكون عملية جمع المتطلبات بدون الفواق، لكنها لا تزال تستحق وقتك وجهدك للتأكد من تقديم مشاريع ناجحة.
هل هناك أفضل الممارسات لتقنيات جمع المتطلبات؟
دعونا نتحدث عن الجزء الأكبر من العملية: في الواقع جمع المتطلبات. كما ذكرنا في القسم السابق، يمكن أن يشعر هذا بالتحديات.
لحسن الحظ، هناك بعض النصائح التي يمكنك وضعها في لعبها لجمع وفهم متطلبات المشروع بطريقة فعالة وفعالة.
1. أكرر هدف المشروع
جميع متطلبات المشروع لديك مشتركة: إنها لدعم هدف مشروعك الأوسع. لذلك، تأكد من أن تكرر هذا الهدف في كل مرة تناقش المتطلبات.
التمسك بمثال بوابة طلب عملنا، ما هو هدفك الأساسي في إطلاق هذه البوابة؟ هل انت ترغب في:
إن معرفة هدفك الأساسي سيمنحك السياق الذي تحتاجه لفهم المتطلبات التي يجب أن تتخذ الأولوية - والتي قد تحتاج إلى تأجيلها.
2. التركيز على أصحاب المصلحة المناسبين
تريد التأكد من الاتصال بما يكفي من الأشخاص للحصول على عرض جيد لمتطلبات مشروعك. لكن فتحه حتى الجميع يمكن أن يكون هائلة ومربكة.
عندما يتعلق الأمر بتجمع المتطلبات، ركزت على أصحاب المصلحة الرئيسيين للمشروع. من هم الأشخاص أو الفرق الذين سيتأثرون مباشرة بهذا المشروع مباشرة؟ هؤلاء هم الأشخاص الذين يجب أن تتحدث إليهم.
3. اترك وقتا كافيا
لم يكن جمع المتطلبات سريعةمهمة، ومن المرجح أن يكون حدث لمرة واحدة. سوف يفكر أصحاب المصلحة في الأشياء التي نستها في ذكرها، وسوف تفكر في الأسئلة التي نسيت أن تسألها.
لهذا السبب، تأكد من بناء وقت كاف لمتطلبات عملية جمع المتطلبات. من شأنها أن تعطيك غرفة التنفس التي تحتاج إلى القيام بعمل شامل، دون الشعور بالضغط لفترة طويلة.
4. تلخيص وتأكيد تفهمك
يمكن أن تكون الافتراضات خطيرة، خاصة عندما يتعلق الأمر بمتطلبات المشروع. قد تعتقد أنك تعرف ماأصحاب المصلحةأو يطلب الفريق، فقط لمعرفة أنك كنت على المسار الخطأ عندما تغرق بالفعل ساعات في المشروع.
لا يضر أبدا بتأكيد تفهمك. عندما يذكر شخص ما الشرط، تلخيص ما شاركوه معك. هذا عنصر مهم في النشطةالاستماعوهو مفيد في مجموعة متنوعة من السياقات - بما في ذلك جمع المتطلبات. يمنحهم هذه الموجزة سريعة الفرصة لتأكيد اتجاهك أو تصحيحك قبل البدء.
حتى لو كنت تفعل كل ما يمكنك جمع المتطلبات بأكبر قدر ممكن من الدقة، فإن المفاجآت والمؤسح لا يزال من الممكن حدوث ذلك. لهذا السبب نهج رشيق(أو تجمع متطلبات رشيق) يمكن أن يكون مفيدا للغاية، لأنه يمنحك فترات منتظمة لإعادة تقييم وإجراء أي تعديلات ضرورية.
أهم نصائح لكتابة مستند المتطلبات
يمكن أن تتراوح وثائق متطلبات المشروع من مشجعة واحدة من النواب إلى سجلات طويلة. في شكلها الأساسي، يجب أن تشمل وثيقة المتطلبات الخاصة بك:
ولكن، ماذا يجب أن تعرفه لملء ذلك بنجاح؟ فيما يلي بعض النصائح لتضع في الاعتبار.
1. تجنب الطائر
هذه المستند ليس فقط عن تسجيل متطلباتك. يجب أن تعطيك أيضا أداة لإدارةها بفعالية. لجعل ذلك ممكنا، تحتاج المتطلبات إلى أن تكون واضحة بلورية. تجنب Jargon، المختصرات، وغيرها من الصياغة المعقدة وأشياء الدولة بوضوح قدر الإمكان.
2. استخدام قالب منسق
إن إنشاء قالب لمتطلبات المستندات يحفظ الوقت ويضمن تنظيم معلوماتك وسهلة الهضم. بالإضافة إلى ذلك، إنه إطار قابل للتنبؤ يمكن لأصحاب المصلحة أن يصبحوا مرتاحين، مما يجعل من الأسهل عليهم مراجعة وتقديم ملاحظات.
3. دعوة الآخرين لمراجعة الوثيقة
التحدث عن ردود الفعل، ضع في اعتبارك أن المتطلبات تجمع ليس شيئا تفعله بمفرده - ويشارك الكثير من الآخرين في هذه العملية. لا ينبغي عليهم فقط تشغيل جزء نشط عند جمع المتطلبات، ولكن مراجعة لهم أيضا. شارك وثيقتك معهم حتى يتمكنوا من تقديم ملاحظات وتأكيد أن الجميع لديهم فهم مناسب.
هل هناك متطلبات تجمع أدوات المتاحة؟
من خرائط العقل أو مخططات العملية إلى الدراسات الاستقصائية أو قصص المستخدم، لا يوجد نقص في الأدوات التي يمكنك استخدامها لجمع متطلبات منتجات أفضل.
على الجانب التكنولوجي، هناك أيضا الكثير من البرامج التي يمكن أن تأخذ الألم والضغط منجمع المتطلباتوبعد على سبيل المثال، منصة إدارة العمل التعاونية مثل UDN مدير المهام سوف يساعدك:
هذا يعني أنك ستعرف بالضبط ما هو مطلوب للمشروع ولديه الرؤية التي تحتاجها للتأكد من أنك تقوم بفحص تلك المربعات.
على استعداد للحصول على مقبض صلب على المتطلبات ودفع المزيد من المشاريع الفائزة عبر خط النهاية؟ابدأ تجربةك المجانية UDN مدير المهام اليوموبعد
