Gereksinimler Toplama Hakkında Bilmeniz Gerekenler
Siz ve ekibiniz, doğum günün için takım üyelerinizden birine göndermek için bir muamele satın alacağınıza karar verirsiniz ve onu seçmekten sorumlusunuz.
Gurme kurabiyelerinin bir tenekesi üzerine yerleştiniz ve satın alındı. Ama şimdi, biri takım üyesinin glüten yememediğini söyledi. İç çekmek. Çizim tahtasına geri döndünüz. Sonra, lezzetli, glütensiz bir çikolatalı kek sipariş edersiniz. Ama sonra? Ekibinizin çikolatayı sevmediğini öğreniyorsunuz - havuç pastasını tercih ediyor.
Yine başlıyoruz. Başka bir tedavi sipariş etmeniz gerekir.
Hayal kırıklığına uğratmak (ve bu ekstra davranmaların tümünü vurgulayın)? Seni suçlamıyoruz. Bu, etkili şartların toplanması yapılmadığı zamanın birçok örneğinden biridir.
Proje Yönetiminde Gereksinimler Nedir?
Gereksinimler Toplama, projelerinizin ne elde etmesi gerektiğini ve bunun gerçekleşmesi için ne oluşturulması gerektiğini belirleme sürecidir.
Muhtemelen herkesin kendi sahibi olması gerçeğini biliyorsunuzdur.Ortak Proje Varsayımlarıne hakkındaprojeiçermelidir. Gereksinimler toplantısı sayesinde, bir projenin paydaşlarından bir projenin nasıl çalışması gerektiği konusunda yeterli bir kavrama elde etmek için fikirler toplarsınız - çalışmaya başlamadan önce.
Proje gereksinimleri genellikle iki kategoriye ayrılır:
İşle ilgili bir örnekle bir açıklık ekleyelim. Ekibinizin, şirketiniz için yeni bir iş başvurusu portalı oluşturmaktan sorumlu olduğunu hayal edin. Gereksinimler toplama işlemi sayesinde, farklı paydaşlarla bağlantı kurarsınız - liderlik ekibi, insan kaynakları ekibi vb. - Uygulama portalınızın her şeyi anlamak için:
Bitmiş projenizin yalnızca beklentileri karşılayabileceği, ancak bunları aşmak için tüm farklı parçaları toplama şansınız olarak gereksinimleri düşünün.
Gereksinimler neden toplanır?
Gereksinim toplama ve analiz gereksiz bir formalite gibi gelebilir, özellikle sizin ve ekibinizin dişlerinizi projeye batırmaya istekli olduğunda.
Bununla birlikte, bir projenin gereksinimlerine yönelik bir tutamak almak, birkaç nedenden dolayı çok önemli bir adımdır. İşte onları anlamak için zaman ayırmazsanız ne olabilir:
Projeler beklentilerin yetersiz kalması: Doğru ne çalıştığını bilmiyorsan, bunu başarmak oldukça zor.Karşılanmayan proje hedeflerinin% 47'siYoksul Gereksinimler Yönetimi'ne geri dönün.
Bunların hepsini birleştirin ve hepsinin en korkutucu riskine sahipsiniz: Proje Arızası.Kötü Yönetilen Proje GereksinimleriProje arızasının birincil nedenlerinden biridir.
Gereksinimler Toplama Süreci Nedir?
Proje gereksinimlerini toplamak, ezici hissedebilir, ancak aşırı karmaşık olması gerekmez - özellikle üç adımda ayrılırsanız.
Adım # 1: Paydaşlardan gelen gereksinimleri
Projenin paydaşlarını tanımlayarak ve projenin ele alması veya içermesi gerektiğini düşündüklerini anlayarak başlayın.
Örneğin, belki de liderlik ekibi, iş portalınızın kültürünüz hakkında video ve bilgileri içermesi gerektiğini düşünüyor ve insan kaynakları ekibi her dokunuş noktasını aday ile takip etmek istiyor. Bunlar, proje planınızı oluştururken dikkate almak için önemli şeylerdir.
Bu, gereksinim toplama işleminin en zor adımlarından biridir ve bazen diş çekmek gibi hissettirebilir. Ancak, kullanabileceğiniz birçok farklı araç var.Bu bilgiyi toplaHedefli ve faydalı bir şekilde:
Adım # 2: Gereksinimleri Belgeleme
Proje gereksinimlerinizi topladıktan sonra, onları özlü ve iyi organize edilmiş bir belgede belgelendirmeniz gerekir.
Bu belge hesap verebilirlik sağlar ve herkese projenizin hedefleri hakkında tek bir bilgi kaynağı sağlar. Endişelenme - bir proje gereksinimlerinin belgesinin biraz sonra nasıl göründüğünü kazacağız.
Adım # 3: Gereksinimin anlaşılmasını onaylama
Proje gereksinimleriniz belgelendikten sonra, herkesin paylaşılan bir anlayış olduğunu varsaymayın.
Bunun yerine, projenin başlamadan önce herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için tüm projenin paydaşlarının tümü ile belgelenmiş gereksinimleri paylaşın. Bir şey atlandı veya yanlış anlaşıldıysa, şimdi bilmek daha iyidir.
Gereksinimin toplantısının zorlukları nelerdir?
Gereksinimler toplama işlemi için formül oldukça basittir. Bununla birlikte, birçok takım bir projenin gereksinimlerini anlamaya çalışırken barikatlara girer. Bunlar içerebilir (ancak bunlarla sınırlı değildir):
Gereksinimler Toplama işlemi hıçkırıkları olmadan değil, ancak başarılı projeler sunmanızı sağlamak için zamanınız ve çabalarınızın değmesidir.
Gereksinim Toplama Teknikleri için en iyi uygulamalar var mı?
İşlemin büyük kısmı hakkında konuşalım: aslında gereksinimleri toplamak. Önceki bölümde de belirttiğimiz gibi, bu zorlu hissedebilir.
Neyse ki, bir projenin gereksinimlerini hem verimli hem de etkili bir şekilde toplamak ve anlamak için oyuna girebileceğiniz birkaç ipucu var.
1. Proje hedefini yineleyin
Tüm proje gereksinimlerinizin ortak noktasıdır: daha geniş proje hedefinizi destekliyorlar. Öyleyse, gereklilikleri her tartıştığınızda bu hedefi yineldiğinden emin olun.
İş Başvurumun Portal Örneğimizle yapıştırma, bu portalın başlatılmasında öncelikli hedefiniz nedir? Sen istiyor musun:
Temel hedefinizi bilmek size hangi gereksinimlerin öncelikli olması gerektiğini ve ertelenmesi gerekebilecekleri anlamanız için gereken bağlamı size bildirecektir.
2. Doğru paydaşlara odaklanın
Projenin gereksinimlerinin çok yönlü bir görünümüne sahip olmak için yeterli insanla bağlantı kurmanızı sağlamak istiyorsunuz. Ama herkesi açmak, hem ezici hem de kafa karıştırıcı olabilir.
Gereksinimler toplantısı söz konusu olduğunda, bir projenin kilit paydaşlarına odaklanın. Bu proje tarafından doğrudan etkilenecek olan insanlar veya takımlar kimlerdir? Bunlar konuştuğun insanlar.
3. Yeterince zaman bırakın
Gereksinimler toplama hızlı olmazgörevve muhtemelen tek seferlik bir olay olmayacak. Paydaşlar, bahsetmeyi unuttukları şeyleri düşünecek ve sormayı unuttuğunuz soruları düşüneceksiniz.
Bu nedenle, gereksinimler toplama işlemi için yeterli zaman yaptığınızdan emin olun. Bu, size zaman için sıkılmamış hissetmeden, tam bir iş yapmanız gereken nefes alanını verecektir.
4. Özetleyin ve anlayışınızı onaylayın
Özellikle proje gereklilikleri söz konusu olduğunda varsayımlar tehlikeli olabilir. Ne olduğunu bildiğini düşünebilirsinmenfaat sahibiveya ekip talep ediyor, sadece projeye saatlerce bittiğinde yanlış yolda olduğunu öğrenmek için.
Anlayışınızı onaylamak için asla zarar vermez. Biri bir gereksinimi değerlendirdiğinde, sizinle paylaştıklarını özetleyin. Bu, aktiflerin önemli bir unsurudur.dinleme, bu da çeşitli bağlamlarda yardımcı olan - gereksinimler toplama dahil. Bu hızlı özet, onlara yönünüzü onaylama veya başlamadan önce sizi düzeltme fırsatı verir.
Gereksinimleri mümkün olduğunca doğru bir şekilde toplamak için olsa bile, sürprizler ve yanlış iletişimler hala gerçekleşebilir. Bu yüzden birÇevik yaklaşım(veya çevik gereksinimler toplama), size yeniden değerlendirmek ve gerekli düzeltmeyi yapmak için düzenli aralıklar sunduğundan bu kadar faydalı olabilir.
Gereksinimler belgesini yazmak için en iyi ipuçları
Proje gereksinimi belgeleri, özlü tek çağrı cihazlarından uzun kayıtlara kadar değişebilir. En temel formunda, gereksinimleriniz belgeniz şunları içermelidir:
Ancak, başarıyla doldurmak için başka ne bilmelisiniz? İşte akılda tutulması gereken birkaç ipucu.
1. Jargon'dan kaçının
Bu belge sadece gereksinimlerinizi kaydetme konusunda değildir. Ayrıca, onları etkili bir şekilde yönetmek için bir araç vermelidir. Bunu mümkün kılmak için gereksinimlerin kristal net olması gerekir. Jargon, kısaltmalar ve diğer karmaşık ifadelerden kaçının ve şeyleri mümkün olduğunca açıkça belirtin.
2. Biçimlendirilmiş bir şablon kullanın
Gereksinimleriniz için bir şablon oluşturma Belgesi zaman kazandırır ve bilgilerinizin organize edilmesini ve sindirilmesini kolaylaştırmasını sağlar. Ek olarak, paydaşların rahatlayabileceği öngörülebilir bir çerçevedir, bu da onları incelemelerini ve geri bildirimde bulunmalarını kolaylaştırır.
3. Başkalarını belgeyi gözden geçirmeye davet edin
Geribildirimden bahsedin, gereksinimlerin toplanması, yalnız yaptığınız bir şey olmadığını unutmayın - birçok başkası sürece dahildir. Gereksinimleri toplarken, ancak onları da gözden geçirirken aktif bir rol oynamamalıdırlar. Belgenizi onlarla paylaşın, böylece geri bildirim sağlayabilir ve herkesin doğru anlayışa sahip olduğunu onaylayabilirler.
Gereksinim toplama araçları var mı?
Zihin haritalarından veya işlem diyagramlarından anketlere veya kullanıcı hikayelerine kadar, daha iyi ürün gereksinimlerini karşılamak için kullanabileceğiniz araç sıkıntısı yoktur.
Teknoloji tarafında, ağrıyı ve baskıyı alabilen birçok yazılım var.Koşullar Toplama. Örneğin, gibi işbirlikçi bir iş yönetimi platformuUDN Görev Yöneticisisana yardım edeceğim:
Bu, bir proje için gerekenleri tam olarak bileceksiniz ve bu kutuları kontrol etmenizi sağlamak için istediğiniz görünürlüğe sahip olduğunuz anlamına gelir.
Gereksinimler hakkında sağlam bir tutamaç elde etmeye ve bitiş çizgisinde daha kazanan projeleri zorlamaya hazır mısınız?Ücretsiz denemeni başlatUDN Görev Yöneticisibugün .
