4 βήματα για πιο αποτελεσματική διαχείριση έργου
Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να ευδοκιμήσει χωρίς έξυπνο, αποφασιστικό και αποτελεσματικόδιαχείριση έργουκαι την ηγεσία των επιχειρήσεων.
Η ταχεία εξέλιξη των τεχνολογιών, των τάσεων και το ευρύτερο οικονομικό τοπίο απαιτεί από τους ηγέτες των επιχειρήσεων και τους διαχειριστές να ενημερώνουν συνεχώς και συνεχώς τις ικανότητές τους καιέργοΑποτελεσματικότητα διαχείρισης. Αυτό τους βοηθά να παραμείνουν μπροστά από το παιχνίδι και να συνεχίσουν να πληρούν τους στόχους και τα ορόσημα της οργάνωσης.
Στο σημερινό επιχειρηματικό τοπίο, όπου ένας αυξανόμενος αριθμός εργαζομένων εργάζονται εξ αποστάσεως, σε αντίθεση με το γραφείο, η διαχείριση έργων καθίσταται ακόμη πιο σημαντική γιαΔιαχείριση έργων επαγγελματικών υπηρεσιώνοργανισμούς που δίνουν προτεραιότητα στην επίτευξη εξαιρετικής αξίας πελατών.
Γιατί η αποτελεσματική διαχείριση του έργου είναι τόσο σημαντική;
ΣτοΙνστιτούτο Διαχείρησης Μελετών ( Pmi)'μικρόΠαλμός του επαγγέλματος2020 Έρευνα, οργανωτική ευελιξία (35%), επιλέγοντας τις σωστές τεχνολογίες που επενδύουν στο (32%) και την εξασφάλιση σχετικών δεξιοτήτων (31%) ήταν οι τρεις κορυφαίοι τρεις παράγοντες που εντοπίστηκαν από τους εκτελεστικούς ηγέτες ως τα σημαντικότερα κλειδιά στην επιχειρηματική επιτυχία. Αυτοί οι τρεις παράγοντες αποτελούν ένα ισχυρό θεμέλιο για την αποτελεσματική διαχείριση έργων.
Οι επιχειρήσεις με ένα σχέδιο να οδηγήσουν στις βιομηχανίες τους να ενισχύσουν τους ηγέτες των έργων τους να παραμείνουν ευκίνητοι, να χρησιμοποιήσουν τις σωστές τεχνολογίες, να συμβαδίζουντάσειςκαι να αναπτύσσουν σχετικές τεχνικές και διαπροσωπικές δεξιότητες. Το PMI προσφέρει χρήσιμες πιστοποιήσεις επαγγελματικών προγραμμάτων (PMP) ® για αυτές τις δεξιότητες.
Οι οργανισμοί σκέψης εξουσιοδοτούν επίσης τους διευθυντές έργων με πρόσθετη κατάρτιση διαχείρισης έργων, το σωστό επίπεδο αυτονομίας και μια σαφώς καθορισμένη πορεία προς ανάπτυξη εντός της οργάνωσης. Αυτό ενθαρρύνει τους φιλόδοξους και εξειδικευμένους διαχειριστές έργων να διαπράξουν πλήρως στο όραμα του οργανισμού, να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των έργων και να αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τα έργα.
Αποτελεσματική διαχείριση έργων επαγγελματικών υπηρεσιών σημαίνει ότι έχει μια σταθερή κατανόηση στοπεδίο εφαρμογής, προϋπολογισμός, πόροι, προσωπικό και χρονοδιάγραμμα αφιερωμένος σε ένα έργο. Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής έργου είναι σε θέση να διαχειριστεί μη προγραμματισμένα ζητήματα, διατηρώντας παράλληλα την μπάλα που κυλά σε στόχους και καθήκοντα σε εξέλιξη.
Σύμφωνα με τον παλμό του PMI του επαγγέλματος 2020, "οργανώσεις που υποτιμούν τη διαχείριση του έργου ως στρατηγική αρμοδιότητα για την αλλαγή οδήγησης έκθεσης κατά μέσο όρο 67% περισσότερο από τα έργα τους που αποτυγχάνουν εντελώς".
Η έξυπνη ηγεσία και η διαχείριση του έργου είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση μιας επιχείρησης που κινείται προς τους στόχους της, ολοκληρώνοντας έναέργοσε μια στιγμή με σαφείς προσδοκίες και κατεύθυνση. Παρακάτω είναι τέσσερα βήματα που οδηγούν σε αποτελεσματικήδιαχείριση έργου :
1. Καθορίστε σαφώς το πρόβλημα
Η διαχείριση ενός έργου ξεκινάει με την έντονη αίσθηση ακριβώς τι προσπαθεί η ομάδα να επιτύχει. Ακούγεται αρκετά απλό, αλλά είναι εύκολο να χαθείτε στα ζιζάνια όταν ασχολούνται με περίπλοκα επιχειρηματικά προβλήματα. Αυτό το είδος περιορισμένης όρασης έχει σοβαρές συνέπειες μακροπρόθεσμα.
Οι ηγέτες που ξεκινούν με υπερβολικά ασαφείς στόχους μπορούν να καταλήξουν να φυσήσουν τον προϋπολογισμό και να αναλάβουν τον χρόνο των εργαζομένων χωρίς να δείξουν τίποτα για αυτό. Για να αποφύγετε αυτό το αποτέλεσμα,Έρευνα και αναλύστε το πρόβλημα που πλησιάζετεγια τον εντοπισμό τυχόν υποκείμενων παραγόντων. Στη συνέχεια, σημειώστε ότι οι ενδιαφερόμενοι θα επηρεαστούν από αλλαγές, τοπεδίο εφαρμογήςΑπό τα καθήκοντα και τους εμπλεκόμενους πόρους και τους προσωρινούς στόχους που η ομάδα πρέπει να εκπληρώσει την ολοκλήρωση της ολοκλήρωσης.
2. Προσκαλέστε την παραγωγική συνεργασία
Ένας καλός διευθυντής έργου διατηρεί τους στόχους στο βλέμμα, θέτει προτεραιότητες και συνήθως υπενθυμίζει στους εργαζόμενους των επόμενων βημάτων που απαιτούνται για να χτυπήσουν τους στόχους τους. Αφ 'ετέρου,η επικοινωνία πρέπει πάντα να είναι ένας δρόμος δύο δρόμων. Αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης της ομάδας καλούν οι ηγέτες που είναι έτοιμοι να προσεγγίσουν τους εργαζόμενους για την εμπειρία τους και να ακούσουν ανατροφοδότηση.
Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού διαχειριστή έργου είναι ότι αυτός ή αυτήΣυμβουλεύει τακτικά με την ομάδα. Ο ηγέτης ορίζει τη συνολική κατεύθυνση και εξασφαλίζει τα καθήκοντα που κάθε μέλος της ομάδας συνεργάζεται θα ωθήσει τους μεγαλύτερους στόχους προς τα εμπρός. Με τη σειρά του, τα άτομα βλέπουν πώς τα μέρη τους εξαρτώνται ο ένας από τον άλλο και όλοι παίζουν ρόλο στην αποστολή.
Την ίδια στιγμή, ο διαχειριστής θα πρέπει να προσπαθούν να είναι υψηλής απόκρισης σε τυχόν προβλήματα ή προτάσεις των μελών της ομάδας να εμφανιστεί. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πιο εύκολο να πιάσει μικρά προβλήματα πριν γίνουν σημαντικά προβλήματα. Πλέον, οι εργαζόμενοι που αισθάνονται αξία και ακούγονται είναι πιο πιθανό να εργάζονται μέχρι και τις δυνατότητές τους.
3. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία για την παρακολούθηση της προόδου
Οι ηγέτες πρέπει να παρακολουθούν την πρόοδο του κάθε εργαζομένου και να κατανοήσουν πώς κάθεέργοταιριάζει στη μεγάλη εικόνα. Ευτυχώς, λύσεις λογισμικούκαταστεί δυνατή η αποτελεσματικότερη διαχείριση του έργουχωρίς την ανάγκη για αμέτρητες φύλλα. Ισχυρά εργαλεία, όπως UDN Task Manager«S λογισμικό διαχείρισης online έργοβοήθεια με διάφορους τρόπους. Μπορείς:
Έχοντας αυτές τις δυνατότητες στη θέση του είναι ένα τεράστιο πόδι επάνω τόσο για την οργάνωση και την επικοινωνία με τη διαχείριση του έργου. Οι ηγέτες κάνουν πιο σωστές αποφάσεις με τη δυνατότητα να εστιάσετε σε μια λεπτομερή εικόνα της προόδου της ομάδας και να εξετάσει πώς όλα έρχεται μαζί.
4. Η αποτελεσματική διαχείριση του έργου προσαρμόζεται στις περιστάσεις
Η διοίκηση πρέπει να καθορίσει μια σαφή πορεία για την ομάδα και να παρακολουθείτε κάθε βήμα και οπισθοδρόμηση στην πορεία. Παρόλα αυτά, είναι σημαντικό νασυνειδητοποιήσουμε πότε πρέπει να επανεξεταστούν τα σχέδιακαι ροές εργασίας ρυθμίζεται. Κάθε επιτυχημένο έργο περιλαμβάνει συμβιβασμό και αναθεωρήσεις από το αρχικό σχέδιο. Γνωρίζωνπώς να διαχειριστεί ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλοςαποτελεί βασική δεξιότητα, και να γνωρίζει πώς να ασχοληθεί με τα εμπόδια στην πορεία είναι εξίσου σημαντική.
Μπορεί να είναι μια καλή ιδέα να αλλάξει κάποια από τα ορόσημα που ξεκίνησε με. Μια ορισμένη ποσότητα ευελιξίας επιτρέπει στους εργαζόμενους να αναδείξουν την έμπνευση και τη δημιουργικότητά τους, όταν έχουν μια μεγάλη ιδέα. Το κλειδί είναι να ξέρει πότε να αφήσει πειραματιστούν εργαζομένων και πότε να τα χαλιναγωγήσει, με βάση τις αρχές της αποτελεσματικής διαχείρισης του έργου. Κάθε έργο ξεκινά με ένα σύνολο πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό, και μπορεί να γίνει ένα σημαντικό πρόβλημα όταν η ομάδα σέρνεται πέρα από το πεδίο εφαρμογής του έργου.
Διαχείριση των ομάδων αποτελεσματικά μετατρέπει τους στόχους ενός οργανισμού σε πραγματικότητα. Να πάρει εκεί απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή σε ένα τεράστιο αριθμό διαφορετικών παραγόντων και την προσαρμογή στις συνθήκες που ποτέ δεν κάθονται ακόμα. Όταν οι ηγέτες έχουν μια ισχυρή επίγνωση του τι πρέπει να γίνει και μια σαφή εικόνα για το πώς παίζουν τα μέλη της ομάδας τους ρόλους τους, έχουν μια πολύ καλύτερη πιθανότητα στην επιτυχία.
Ξεκινήστε το ταξίδι σας στη διαχείριση έργων αποτελεσματικά
Είσαι μια επιχείρηση ηγέτης ή ο διαχειριστής του έργου που επιθυμούν να εργαστούν πιο έξυπνα με την ομάδα σας; Προσπαθήστε UDN Task Managerλογισμικό διαχείρισης έργουνα τεθούν προτεραιότητες, ευθυγράμμιση των στόχων, τη βελτίωση της επικοινωνίας, συνεργάζονται καλύτερα, και να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τους πόρους.
