4 ขั้นตอนในการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่มีธุรกิจในวันนี้สามารถเจริญเติบโตได้โดยไม่ต้องสมาร์ทเด็ดขาดและมีประสิทธิภาพการจัดการโครงการและความเป็นผู้นำทางธุรกิจ

วิวัฒนาการอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีแนวโน้มและภูมิทัศน์ทางเศรษฐกิจที่กว้างขึ้นต้องการผู้นำทางธุรกิจและผู้จัดการในการปรับปรุงความสามารถในเชิงรุกและต่อเนื่องและโครงการประสิทธิผลของการจัดการ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาอยู่ข้างหน้าของเกมและยังคงปฏิบัติตามเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญขององค์กรต่อไป

ในภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบันที่จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นจากระยะไกลเมื่อเทียบกับในสำนักงานการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นสิ่งสำคัญยิ่งขึ้นสำหรับการจัดการโครงการบริการระดับมืออาชีพองค์กรที่จัดลำดับความสำคัญในการส่งมอบคุณค่าของลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

ทำไมการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจึงสำคัญ

ใน สถาบันบริหารโครงการ ( PMI ) ชีพจรของอาชีพการสำรวจ 2020 ความคล่องแคล่วขององค์กร (35%) เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการลงทุนใน (32%) และการรักษาความปลอดภัยทักษะที่เกี่ยวข้อง (31%) เป็นปัจจัยสามอันดับแรกที่ระบุโดยผู้นำผู้บริหารเป็นกุญแจสำคัญที่สุดในการประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ ปัจจัยทั้งสามนี้เป็นรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจที่มีแผนการที่จะนำไปสู่อุตสาหกรรมของพวกเขาให้อำนาจผู้นำโครงการของพวกเขาเพื่อรักษาความว่องไวให้ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมให้ทันกับแนวโน้มและพัฒนาทักษะด้านเทคนิคและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้อง PMI เสนอการรับรองการจัดการโครงการที่เป็นประโยชน์ (PMP) ®สำหรับทักษะเหล่านี้

องค์กรที่คิดล่วงหน้ามอบอำนาจให้กรรมการโครงการด้วยการฝึกอบรมการบริหารโครงการเพิ่มเติมระดับความเป็นอิสระที่เหมาะสมและเส้นทางที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนในการเติบโตภายในองค์กร สิ่งนี้กระตุ้นให้ผู้จัดการโครงการที่มีความทะเยอทะยานและมีทักษะสูงในการวิสัยทัศน์ขององค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโครงการและโครงการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการบริการระดับมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการมีความเข้าใจที่มั่นคงในขอบเขตงบประมาณทรัพยากรบุคลากรและไทม์ไลน์ที่อุทิศให้กับโครงการ ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถจัดการปัญหาที่ไม่ได้วางแผนในขณะที่ทำให้ลูกบอลกลิ้งไปตามเป้าหมายและภารกิจของ บริษัท

ตามการชีพจรของ PMI ของอาชีพ 2020 "องค์กรที่จัดการโครงการภายใต้ความสามารถเชิงกลยุทธ์สำหรับรายงานการเปลี่ยนแปลงการขับขี่โดยเฉลี่ย 67% ของโครงการของพวกเขาที่ล้มเหลวมากขึ้น"

การเป็นผู้นำที่ชาญฉลาดและการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อการทำให้ธุรกิจเคลื่อนที่ไปสู่เป้าหมายให้เสร็จสิ้นงานในเวลาที่มีความคาดหวังและทิศทางที่ชัดเจน ด้านล่างสี่ขั้นตอนที่นำไปสู่ประสิทธิภาพการจัดการโครงการ :

1. กำหนดปัญหาอย่างชัดเจน

การจัดการโครงการเริ่มต้นด้วยการมีความรู้สึกที่แข็งแกร่งของความแม่นยำในสิ่งที่ทีมพยายามที่จะประสบความสำเร็จ ฟังดูง่ายพอ แต่มันง่ายที่จะหลงทางในวัชพืชเมื่อจัดการกับปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อน วิสัยทัศน์ที่ จำกัด แบบนี้มีผลกระทบร้ายแรงในระยะยาว

ผู้นำที่เริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ที่คลุมเครือมากเกินไปสามารถระเบิดงบประมาณและใช้เวลาของพนักงานโดยไม่มีอะไรให้แสดง เพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์นั้นการวิจัยอย่างลึกซึ้งและวิเคราะห์ปัญหาที่คุณกำลังใกล้เข้ามาเพื่อระบุปัจจัยพื้นฐานใด ๆ จากนั้นโปรดทราบว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องและวัตถุประสงค์เบื้องต้นที่ทีมจะต้องปฏิบัติตามให้สำเร็จ

2. เชิญการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิผล

ผู้จัดการโครงการที่ดีช่วยให้เป้าหมายในการมองเห็นการจัดลำดับความสำคัญและเตือนพนักงานของขั้นตอนต่อไปที่จำเป็นในการเข้าถึงเป้าหมายของพวกเขาเป็นประจำ ในทางกลับกัน,การสื่อสารควรเป็นถนนสองทางเสมอ. กลยุทธ์การจัดการทีมที่มีประสิทธิภาพเรียกร้องให้ผู้นำที่พร้อมที่จะติดต่อกับคนงานเพื่อความเชี่ยวชาญและฟังข้อเสนอแนะ

หนึ่งในลักษณะสำคัญของผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพคือเขาหรือเธอปรึกษากับทีมเป็นประจำ. ผู้นำกำหนดทิศทางโดยรวมและช่วยให้งานของสมาชิกในทีมแต่ละคนทำงานได้จะผลักดันวัตถุประสงค์ที่มากขึ้นไปข้างหน้า ในทางกลับกันบุคคลดูว่าชิ้นส่วนของพวกเขาขึ้นอยู่กับกันและกันและมีบทบาทในภารกิจ

ในเวลาเดียวกันผู้จัดการควรมุ่งมั่นที่จะตอบสนองต่อปัญหาหรือสมาชิกทีมข้อเสนอแนะที่นำขึ้นมา ด้วยวิธีนี้มันง่ายกว่าที่จะจับความกังวลเล็กน้อยก่อนที่พวกเขาจะกลายเป็นปัญหาที่สำคัญ นอกจากนี้พนักงานที่รู้สึกว่ามีคุณค่าและได้ยินมีแนวโน้มที่จะทำงานถึงศักยภาพของพวกเขามากขึ้น

3. ใช้เครื่องมือในการตรวจสอบความคืบหน้า

ผู้นำต้องเก็บแท็บไว้ในความก้าวหน้าของพนักงานทุกคนและเข้าใจว่าแต่ละคนงานพอดีกับภาพใหญ่ โชคดีที่โซลูชันซอฟต์แวร์ทำให้การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นไปได้โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตนับไม่ถ้วน เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเช่น ผู้จัดการงาน UDNซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ช่วยในหลายวิธี คุณสามารถ:

การมีความสามารถเหล่านี้ในสถานที่นั้นเป็นขาใหญ่สำหรับทั้งองค์กรและการสื่อสารในการบริหารโครงการ ผู้นำทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้นด้วยความสามารถในการเจาะลึกไปยังมุมมองรายละเอียดของความก้าวหน้าของทีมและพิจารณาว่าทุกอย่างมารวมกันอย่างไร

4. การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพปรับให้เข้ากับสถานการณ์

ฝ่ายบริหารต้องสร้างเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับทีมและติดตามทุกขั้นตอนและความปราชัยตลอดทาง ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะตระหนักดีเมื่อแผนควรพิจารณาใหม่และเวิร์กโฟลว์ปรับ ทุกโครงการที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวข้องกับการประนีประนอมและการแก้ไขจากแผนเดิม ที่รู้วิธีจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบเป็นทักษะที่สำคัญและรู้วิธีจัดการกับสิ่งกีดขวางระหว่างทางเป็นสิ่งสำคัญ

อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนเหตุการณ์สำคัญที่คุณเริ่มต้นด้วย ความยืดหยุ่นจำนวนหนึ่งช่วยให้พนักงานสามารถอวดแรงบันดาลใจและความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาเมื่อพวกเขามีความคิดที่ดี กุญแจสำคัญคือการรู้ว่าเมื่อใดที่จะให้การทดลองของคนงานและเมื่อใดที่จะบังเหียนพวกเขาขึ้นอยู่กับหลักการของการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ แต่ละโครงการเริ่มต้นด้วยขอบเขตการตั้งค่าระยะเวลาและงบประมาณและสามารถกลายเป็นปัญหาสำคัญเมื่อทีมครีพเกินขอบเขตของโครงการ

การจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นเป้าหมายขององค์กรในความเป็นจริง การเดินทางต้องมีความสนใจอย่างระมัดระวังกับปัจจัยต่าง ๆ ที่แตกต่างกันอย่างมากและปรับให้เข้ากับเงื่อนไขที่ไม่เคยนั่งนิ่ง เมื่อผู้นำมีการรับรู้ที่แข็งแกร่งของสิ่งที่ต้องทำและมุมมองที่ชัดเจนว่าสมาชิกในทีมกำลังเล่นบทบาทของพวกเขาพวกเขามีโอกาสที่ดีกว่าในความสำเร็จ

เริ่มต้นใช้งานการเดินทางของคุณเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณเป็นผู้นำธุรกิจหรือผู้จัดการโครงการที่ต้องการทำงานอย่างชาญฉลาดกับทีมของคุณหรือไม่? พยายาม ผู้จัดการงาน UDNซอฟต์แวร์การจัดการโครงการในการกำหนดลำดับความสำคัญให้จัดแนวเป้าหมายปรับปรุงการสื่อสารทำงานร่วมกันดีขึ้นและจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ