4 langkah untuk manajemen proyek yang lebih efektif

Tidak ada bisnis hari ini yang dapat berkembang tanpa pintar, tegas, dan efektifmanajemen proyekdan kepemimpinan bisnis.

Evolusi cepat teknologi, tren, dan lanskap ekonomi yang lebih luas mengharuskan para pemimpin bisnis dan manajer untuk secara proaktif dan terus memperbarui kemampuan mereka danproyekefektivitas manajemen. Ini membantu mereka tetap di depan permainan dan terus memenuhi tujuan dan tonggak organisasi.

Dalam lanskap bisnis saat ini, di mana meningkatnya jumlah karyawan bekerja dari jarak jauh, dibandingkan dengan di kantor, mengelola proyek secara efektif menjadi lebih penting untukManajemen Proyek Layanan Profesionalorganisasi yang memprioritaskan memberikan nilai pelanggan yang luar biasa.

Mengapa manajemen proyek yang efisien sangat penting?

DalamInstitut Manajemen Proyek ( PMI.)'SPulsa profesi2020 Survei, Agility Organisasi (35%), memilih teknologi yang tepat untuk berinvestasi dalam (32%), dan mengamankan keterampilan yang relevan (31%) adalah tiga faktor teratas yang diidentifikasi oleh para pemimpin eksekutif sebagai kunci paling penting untuk kesuksesan bisnis. Ketiga faktor ini membentuk fondasi yang kuat untuk manajemen proyek yang efektif.

Bisnis dengan rencana untuk memimpin di industri mereka memberdayakan para pemimpin proyek mereka untuk tetap gesit, gunakan teknologi yang tepat, ikutitren, dan mengembangkan keterampilan teknis dan interpersonal yang relevan. PMI menawarkan sertifikasi Professional Manajemen Proyek (PMP) ® yang berguna untuk keterampilan ini.

Organisasi pemikiran maju juga memberdayakan direktur proyek dengan pelatihan manajemen proyek tambahan, tingkat otonomi yang tepat, dan jalur yang jelas untuk tumbuh dalam organisasi. Ini memberi insentif kepada manajer proyek yang ambisius dan sangat terampil untuk berkomitmen sepenuhnya pada visi organisasi, meningkatkan efektivitas manajemen proyek, dan mengatasi proyek secara efisien.

Manajemen proyek layanan profesional yang efektif berarti memiliki pemahaman yang kuat padacakupan, anggaran, sumber daya, personel, dan timeline yang didedikasikan untuk suatu proyek. Seorang manajer proyek yang efektif mampu mengelola masalah yang tidak direncanakan sambil menjaga bola berputar pada tujuan dan tugas-tugas perusahaan yang sedang berlangsung.

Menurut denyut nadi PMI profesi 2020, "organisasi yang meremehkan manajemen proyek sebagai kompetensi strategis untuk mengemudi perubahan laporan rata-rata 67% lebih dari proyek mereka yang gagal."

Kepemimpinan cerdas dan manajemen proyek sangat penting untuk menjaga bisnis bergerak menuju tujuannya, menyelesaikan satutugaspada suatu waktu dengan harapan dan arah yang jelas. Di bawah ini adalah empat langkah yang mengarah ke efektifmanajemen proyek :

1. Definisikan dengan jelas masalahnya

Mengelola proyek dimulai dengan memiliki rasa yang kuat dengan tepat apa yang diperjuangkan tim untuk dicapai. Kedengarannya cukup sederhana, tetapi mudah tersesat di gulma ketika berhadapan dengan masalah bisnis yang rumit. Visi terbatas semacam ini memiliki konsekuensi serius dalam jangka panjang.

Para pemimpin yang memulai dengan tujuan yang terlalu samar-samar akhirnya dapat meniup anggaran dan mengambil waktu karyawan dengan tidak ada yang menunjukkan untuk itu. Untuk menghindari hasil itu,sangat meneliti dan menganalisis masalah yang Anda dekatiuntuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mendasarinya. Kemudian, perhatikan pemangku kepentingan mana yang akan dipengaruhi oleh perubahan,cakupantugas dan sumber daya yang terlibat, dan tujuan tentatif tim harus dipenuhi untuk mencapai penyelesaian.

2. Undang kolaborasi produktif

Manajer proyek yang baik membuat tujuan terlihat, menetapkan prioritas, dan secara rutin mengingatkan pekerja dari langkah-langkah selanjutnya yang diperlukan untuk mencapai target mereka. Di samping itu,komunikasi harus selalu menjadi jalan dua arah. Strategi manajemen tim yang efektif menyerukan kepada para pemimpin yang siap menjangkau pekerja untuk keahlian mereka dan mendengarkan umpan balik.

Salah satu karakteristik penting dari manajer proyek yang efektif adalah diaberkonsultasi secara teratur dengan tim. Pemimpin menetapkan arah keseluruhan dan memastikan tugas masing-masing anggota tim bekerja pada akan mendorong tujuan yang lebih besar ke depan. Pada gilirannya, individu-individu melihat bagaimana bagian mereka saling bergantung, dan semuanya berperan dalam misi.

Pada saat yang sama, manajer harus berusaha untuk menjadi sangat responsif terhadap masalah atau saran yang dimunculkan anggota tim. Dengan begitu, lebih mudah untuk menangkap sedikit kekhawatiran sebelum mereka menjadi masalah yang signifikan. Plus, karyawan yang merasa dihargai dan didengar lebih cenderung bekerja sesuai dengan potensi mereka.

3. Gunakan alat untuk memantau kemajuan

Para pemimpin harus mengawasi kemajuan setiap karyawan dan memahami bagaimana masing-masingtugascocok dengan gambaran besar. Untungnya, solusi perangkat lunakmembuat manajemen proyek yang lebih efisientanpa perlu untuk spreadsheet yang tak terhitung jumlahnya. Alat-alat yang kuat seperti UDN Task Manager.Perangkat lunak manajemen proyek onlinemembantu dengan beberapa cara berbeda. Kamu bisa:

Memiliki kemampuan ini di tempat adalah kaki besar untuk organisasi dan komunikasi dalam manajemen proyek. Para pemimpin membuat keputusan lebih terinformasi dengan kemampuan untuk menelusuri pandangan terperinci tentang kemajuan tim dan mempertimbangkan bagaimana semuanya datang bersama.

4. Manajemen proyek yang efektif beradaptasi dengan keadaan

Manajemen harus menetapkan jalur yang jelas untuk tim dan melacak setiap langkah dan kemunduran di sepanjang jalan. Tetap saja, penting bagiSadarilah kapan rencana harus dipertimbangkan kembalidan alur kerja disesuaikan. Setiap proyek yang sukses melibatkan kompromi dan revisi dari rencana semula. Penuh artiCara mengelola proyek dari awal hingga selesaiadalah keterampilan penting, dan mengetahui bagaimana menangani hambatan di sepanjang jalan sama pentingnya.

Mungkin ide yang baik untuk mengubah beberapa tonggak yang Anda mulai. Sejumlah fleksibilitas tertentu memungkinkan karyawan untuk memamerkan inspirasi dan kreativitas mereka ketika mereka memiliki ide bagus. Kuncinya adalah mengetahui kapan harus memberi tahu pekerja dan kapan harus menguasainya, berdasarkan prinsip-prinsip manajemen proyek yang efektif. Setiap proyek dimulai dengan ruang lingkup set, timeline, dan anggaran, dan itu dapat menjadi masalah utama ketika tim merayap di luar ruang lingkup proyek.

Mengelola tim secara efektif mengubah tujuan organisasi menjadi kenyataan. Mendapatkan ke sana membutuhkan perhatian yang cermat terhadap sejumlah faktor yang luar biasa dan beradaptasi dengan kondisi yang tidak pernah duduk diam. Ketika para pemimpin memiliki kesadaran yang kuat tentang apa yang perlu dilakukan dan pandangan yang jelas tentang bagaimana anggota tim memainkan peran mereka, mereka memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk sukses.

Mulailah dalam perjalanan Anda untuk mengelola proyek secara efektif

Apakah Anda seorang pemimpin bisnis atau manajer proyek yang ingin bekerja lebih pintar dengan tim Anda? Mencoba UDN Task Manager.Perangkat lunak manajemen proyekUntuk menetapkan prioritas, menyelaraskan tujuan, meningkatkan komunikasi, berkolaborasi dengan lebih baik, dan mengelola sumber daya secara efisien.