Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο μια αναφορά ροής εργασίας

Θέλετε η ομάδα σας να λειτουργεί σαν μια καλά λιπαρά μηχανή. Θέλετε να αντιμετωπιστούν οι προθεσμίες, η επικοινωνία να εξορθολογιστεί και τα σχέδια για να διασχίσουν τη γραμμή τερματισμού με όσο το δυνατόν μικρότερο άγχος.

Έτσι, όπως τοέργοLeader, πώς το κάνετε αυτό συμβαίνει;

Θα χρειαστεί κάτι περισσότερο από το να διασχίσετε τα δάχτυλά σας ή κάνοντας κλικ στα τακούνια μαζί σας. Θα χρειαστεί να μετατρέψετε την προσοχή σας σε μια αναφορά ροής εργασίας για να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας αντιμετωπίζει τα έργα - και προσδιορίστε τι λειτουργεί.

Τι είναι μια έκθεση ροής εργασίας;

Στα πλαίσιαUDN Task Manager, έναΈκθεση ροής εργασίαςΠαρέχει μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου για το πώς ολοκληρώνεται η ομάδα σας.

Η έκθεση ροής εργασιών θα εμφανίσει το μέσο όρο των εργασιών που παραμένουν σε ένα συγκεκριμένο καθεστώς, το ποσοστό των εργασιών αλλάζει από το ένα καθεστώς στο άλλο και ο αριθμός των αλλαγών από τη μία κατάσταση σε άλλη που συμβαίνει σε εβδομαδιαία βάση.

Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετεσημείωμακαι τις αναποτελεσματικότητες, και στη συνέχεια να κάνετε προσαρμογές, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να πάρει περισσότερα υψηλό-ποιότηταεργασία που γίνονται σε λιγότερο χρόνο (και με λιγότερη απογοήτευση).

Πότε είναι κατάλληλη η ανάλυση ροής εργασίας;

Η ομάδα σας πιθανώς επικεντρώνεται περισσότερο στο να γίνει το έργο, αντί να ανησυχείτε πώς γίνεται. Και, είναι πολύ εύκολο να το βασιζόμενοι σε αυτό το επαναλαμβανόμενο ρυμουλκούμενο, "αν δεν έσπασε, μην το διορθώσετε". Ωστόσο, οποιαδήποτε στιγμή είναι μια καλή στιγμή για να καταλάβετε πώς μπορείτε να κάνετε κάποιες βελτιώσεις ροής εργασίας.

Ίσως να συνεχίζετε να χτυπάτε τα ίδια snags για την ολοκλήρωση έργων. Ίσως η ομάδα σας να αισθάνεται τόνισε και συγκλονισμένος. Ίσως ακούτε συχνές καταγγελίες σχετικά με τα οδοφράγματα και τα κομμάτια που λείπουν. Ή, ίσως τίποτα δεν έχει ξεφύγει από τις ράγες, και απλά θέλετε να υποστηρίξετε την ομάδα σας να γίνει τόσο παραγωγική και επιτυχημένη όσο το δυνατόν.

Θα υπάρχουν πάντα τρόποι για να βελτιώσετε και να βελτιώσετε το δικό σαςΕργασίες εργασίαςΚαι είναι έξυπνο να χτενίσει με συνέπεια και να τους βελτιώσει.

Πώς να αναλύσετε τις αναφορές ροής εργασίας

Πριν μπορέσετε να κάνετε βελτιώσεις, πρέπει να καταλάβετε πώς εκτελείτε τις τρέχουσες ροές εργασίας σας. Εκεί έρχεται η έκθεση ροής εργασίας σας. Είναι εύκολο να πάρετε τα χέρια σαςδιά μέσουUDN Task Manager .

Αλλά, τα δεδομένα είναι μόνο δεδομένα - εκτός αν γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε. Ας καλύψουμε μερικές συμβουλές για να κατανοήσουμε τις πληροφορίες που λαμβάνετε από την έκθεση αυτή.

1. Ψάξτε για τα σημεία συμφόρησης

Ένα από τα μεγαλύτερα πράγματα που θα θελήσετε να αναζητήσετε είναι τα Bottlenecks. Τα δικα σουUDN Task ManagerΗ έκθεση ροής εργασίας θα σας δείξει πόσο καιρό έχουν δοθεί καθήκοντα σε οποιαδήποτε δεδομένη κατάσταση κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.

Για παράδειγμα, ίσως μπορείτε να δείτε ότι οι εργασίες χαρακτηρίζονται ως "σε αναθεώρηση" για πάντα περισσότερο από ό, τι αναμένεται. Αυτός είναι ένας δείκτης που η διαδικασία ανατροφοδότησης και έγκρισης είναι ένα σημείο κολλήματος για την ομάδα σας. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να διερευνήσετε περαιτέρω γιατί συμβαίνει και να αντιμετωπίσετε το εμπόδιο.

2. Παρακολουθήστε τα επαναλαμβανόμενα καθήκοντα

Τα δικα σουUDN Task ManagerΗ έκθεση ροής εργασίας θα σας δείξει επίσης τον μέσο αριθμό αλλαγών από μια κατάσταση σε άλλη κατά τη διάρκεια μιας εβδομαδιαίας βάσης. Αυτή είναι μια άλλη περιοχή που θα θελήσετε να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή, επειδή θα μπορούσε να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ορισμένες εργασίες rote που μπορεί να είναι σε θέση να είναι αυτοματοποιημένες ή συντομευμένες.

Εάν βλέπετε ότι η ομάδα σας κινείται για περισσότερες εργασίες από την "προγραμματισμένη" σε "σε εξέλιξη" από οποιονδήποτε άλλο τύπο κατάστασης κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης εβδομάδας, αυτή είναι μια ένδειξη που θα μπορούσατε να πάρετε κάποια χειροκίνητη εργασία από τις πλάκες τους, βρίσκοντας τρόπους βελτιστοποίησης της εκκίνησης των έργων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση ενός προτύπου έτσι ώστε να μην χρειάζεται να ξεκινήσουν από το μηδέν κάθε φορά.

3. Πέρα από τα δεδομένα

Η αναφορά ροής εργασίας σας θα αποκαλύψει πολλά, αλλά δεν πρέπει να το θεωρείτε ως αντικατάσταση για την πραγματικότητα να μιλάτε στα μέλη της ομάδας σας.

Πηγαίνετε πέρα ​​από τα δεδομένα και έχετε συνομιλίες σχετικά με τις υπάρχουσες ροές εργασίας σας. Πού κολλούν τα μέλη της ομάδας σας; Τι πιστεύουν ότι θα μπορούσαν να λειτουργήσουν καλύτερα; Ποιες είναι οι βασικές αιτίες των σημείων συμφόρησης που έχετε εντοπίσει;

Τα μέλη της ομάδας σας είναι εκείνα που βρίσκονται στα ζιζάνια με αυτά τα καθήκοντα σε καθημερινή βάση, οπότε είναι σημαντικό να πάρετε τις εισόδους τους για οποιοδήποτε προοπτικόΒελτιώσεις της διαδικασίας. Επιπλέον, αυτές είναι πολύτιμες ιδέες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καθώς καταλάβετε πώς να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε τις ροές εργασίας που προχωρούν προς τα εμπρός.

Κορυφαίες ιδέες βελτίωσης ροής εργασίας

Έχετε έναν τόνο πληροφοριών στα δάχτυλά σας και τώρα είστε έτοιμοι να αξιοποιήσετε ότι για να κάνετε κάποιες βελτιώσεις για την ομάδα σας.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε λίγες τεχνικές για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των ροών εργασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βελτιστοποιήσετε την προσέγγιση της ομάδας σας και να αφαιρέσετε πονοκεφάλους και παρενοχλήσεις.

1. Σχέδιο για χειροτεχνήματα έργων

Όσο θα θέλατε να σκεφτείτε ότι σαςΕπεξεργασία έργωνΜοναδούν ένα γρήγορο πέρασμα της Baton, πιθανότατα δεν λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο. Η μεταφορά της ιδιοκτησίας ενός έργου σε ένα νέο άτομο ή ομάδα είναι όταν τα πράγματα μπορούν να πέσουν εκτός δρόμου, ειδικά αν οι άνθρωποι δεν έχουν φυλάξει στον βρόχο σχετικά με την πρόοδο του έργου σε αυτό το σημείο.

Για να εξορθολογήσετε πραγματικά τις ροές εργασίας σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε λογαριασμό για αυτήν την περίοδο χειρισμού ότανσχεδίασητα έργα σας.

Είτε θέλετε να δημιουργήσετε ένα σύντομο πρότυπο που οι άνθρωποι πρέπει να συμπληρώσουν πριν από την παράδοση αυτού του έργου πάνω ή να βασιστείτε στο δικό σαςΣυνεργατικό λογισμικό διαχείρισης εργασίαςΓια να παρέχετε διαφάνεια και να συμπληρώσετε τα κενά, θα πρέπει να είναι σαφές πώς θα μετακινήσετε αυτό το έργο από ένα σύνολο χεριών στο άλλο.

2. Εισαγωγή αυτοματισμού

Μερικές φορές ο λόγος που τα έργα που πηγαίνουν από τις σιδηροτροχιές έχουν μια εκπληκτικά απλή εξήγηση: κάποιος παρακάμπτει ένα μικρό αλλά σημαντικό βήμα. Ίσως τα μέλη της ομάδας να παρακολουθούν να ξεχνούν το επόμενο άτομο στη ροή εργασίας ή να ενημερώσουν τοέργοΚατάσταση.

Εδώ είναι πουαυτοματοποίησημπορεί να σώσει την ημέρα.UDN Task ManagerΤο καθιστά εύκολο να δείτε ποια κατάσταση θα πρέπει να επιλεγεί στη συνέχεια και μπορεί να ενημερώσει αυτόματα τους εκχώρητους που βασίζονται στην κατάσταση της εργασίας.

Είναι ένα λιγότερο πράγμα που πρέπει να θυμηθεί η ομάδα σας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να παραμείνουν επικεντρωμένοι σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία: το έργο.

3. Κρατήστε τις γραμμές επικοινωνίας ανοιχτό

Ένα από τα πέντε έργαείναι ανεπιτυχής λόγω της αναποτελεσματικής επικοινωνίας. Ανεξάρτητα από το τι hacks ή τα κόλπα που προσπαθείτε να εφαρμόσετε, δεν θα δείτε σημαντικές βελτιώσεις ροής εργασιών εάν παραμελήσετε τη σημασία της αποτελεσματικής επικοινωνίας.

Τις περισσότερες φορές, τα έργα επιβραδύνουν ή αποτυγχάνουν συνολικά επειδή τα μέλη της ομάδας χάνουν σημαντικές ενημερώσεις ή οδηγίες.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους προτεραιότητας της επικοινωνίας είναι να χρησιμοποιηθείΛογισμικό διαχείρισης εργασίαςΑυτό αυξάνει τη διαφάνεια και δίνει σε όλους ορατότητα σε ερωτήσεις και συνομιλίες που σχετίζονται με το έργο (χωρίς να χρειάζεται να σκάψουν μέσω νημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ακούσουν τα πράγματα στο πέρασμα).

4. Παρακολουθήστε και βελτιώστε συνεχώς τις ροές εργασίας σας

Σκεφτείτε ότι μπορείτε να χτυπήσετε τη σκόνη από τις ροές των ροών σας και στη συνέχεια να παρακολουθήσετε ότι όλα λειτουργούν ομαλά από εκεί; Οχι ακριβώς.

Η βελτίωση των ροών εργασίας σας δεν είναι ένα "Ρυθμίστε το και ξεχάστε την άσκηση". Είναι κάτι που θα χρειαστεί να κάνετε με συνέπεια καθώς η ομάδα και τα έργα σας εξελίσσονται.

Ορίστε τον εαυτό σας μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση (τουλάχιστον τριμηνιαία) για να κάνετε μια άλλη ματιά στις διαδικασίες σας και φιλοξενήστε μια ανοιχτή συνομιλία με την ομάδα σας για το τι εργάζεται καλά - και τι δεν είναι. Αυτό θα είναι πολύ πιο διαχειρίσιμο από ό, τι χρειάζεται να επισκεφθείτε όλες τις ροές εργασίας σας μία φορά σε ένα μπλε φεγγάρι.

Αξιοποιήστε τις αναφορές ροής εργασίας για να ενισχύσετε την απόδοση της ομάδας σας

Όπως και κάθε διαχειριστή έργου, ο στόχος σας είναι να στηρίξετε την ομάδα σας καθώς παράγει έργα υψηλής ποιότητας - ιδανικά, με όσο το δυνατόν λιγότερες οδοστρωτές.

Αλλά, αυτό δεν συμβαίνει αυτόματα. Χρειάζεται μια συνειδητή προσπάθεια να αξιολογήσει τις ροές εργασίας σας και να καταλάβετε πώς τα πράγματα μπορούν να τρέξουν ακόμα πιο αποτελεσματικά.

Τα καλά νέα είναι ότι οι αναφορές ροής εργασίας σας δίνουν τα δεδομένα που χρειάζεστε για να αντιμετωπίσετε αυτή τη διαδικασία με εμπιστοσύνη. Τραβήξτε τις δικές σας αναφορές ροής εργασίας από UDN Task Manager και στη συνέχεια να λάβετε μέτρα για να βελτιώσετε αυτές τις διαδικασίες και να μετατρέψετε την ομάδα σας σε μια άπαχο, μέση, μέση μηχανή παραγωγικότητας.