वर्कफ़्लो रिपोर्ट का अधिकतम लाभ कैसे दें
आप चाहते हैं कि आपकी टीम एक अच्छी तरह से तेल वाली मशीन की तरह काम करे। आप चाहते हैं कि समय सीमा पूरी हो, सुव्यवस्थित होने के लिए संचार, और परियोजनाओं को जितना संभव हो उतना तनाव के साथ फिनिश लाइन पार करने के लिए।
तो, के रूप में परियोजना नेता, आप ऐसा कैसे करते हैं?
यह सिर्फ आपकी उंगलियों को पार करने या अपनी ऊँची एड़ी के जूते पर क्लिक करने से अधिक समय लेगा। आपकी टीम को परियोजनाओं से निपटने के तरीके को समझने के लिए आपको वर्कफ़्लो रिपोर्ट पर अपना ध्यान देना होगा- और यह पहचानने के लिए कि क्या काम नहीं कर रहा है।
वर्कफ़्लो रिपोर्ट क्या है?
अंदर यूडीएन कार्य प्रबंधक , ए वर्कफ़्लो रिपोर्ट एक उच्च स्तरीय अवलोकन प्रदान करता है कि आपकी टीम कैसे काम कर रही है।
वर्कफ़्लो रिपोर्ट एक विशेष स्थिति में बने समय के कार्यों की औसत मात्रा प्रदर्शित करेगी, कार्यों का प्रतिशत एक स्थिति से दूसरे स्थान पर परिवर्तन, और साप्ताहिक आधार पर होने वाली स्थिति में परिवर्तन की संख्या।
यह जानकारी आपको स्पॉट करने में मदद कर सकती है बाधाओं और अक्षमताएं, और फिर समायोजन करें ताकि आपकी टीम अधिक उच्च हो सके- गुणवत्ता कम समय में काम किया गया (और कम निराशा के साथ)।
वर्कफ़्लो विश्लेषण कब उपयुक्त है?
आपकी टीम शायद काम करने पर अधिक ध्यान केंद्रित करने पर केंद्रित है, क्योंकि यह कैसे किया जाता है यह कैसे किया जाता है। और, उस तरह के दोहराए गए एडज पर भरोसा करना बहुत आसान है, "यदि यह टूटा नहीं है, तो इसे ठीक न करें।" हालांकि, किसी भी समय यह पता लगाने के लिए एक अच्छा समय है कि आप कुछ वर्कफ़्लो सुधार कैसे कर सकते हैं।
शायद आप परियोजनाओं को पूरा करने में एक ही स्नैग को मारते रहते हैं। शायद आपकी टीम तनावग्रस्त और अभिभूत महसूस कर रही है। शायद आप रोडब्लॉक और गायब टुकड़ों के बारे में लगातार शिकायतें सुन रहे हैं। या, शायद कुछ भी रेल नहीं चला है, और आप बस अपनी टीम को उत्पादक और सफल होने के रूप में बनने में सहायता करना चाहते हैं।
हमेशा आपके सुव्यवस्थित और सुधारने के तरीके होंगे कार्य प्रक्रियाएं और यह लगातार और परिष्कृत करने के लिए स्मार्ट है।
वर्कफ़्लो रिपोर्ट का विश्लेषण कैसे करें
इससे पहले कि आप सुधार कर सकें, आपको यह समझने की जरूरत है कि आपके वर्तमान वर्कफ़्लो कैसे प्रदर्शन कर रहे हैं। यह वह जगह है जहां आपकी वर्कफ़्लो रिपोर्ट आती है। अपने हाथों को प्राप्त करना आसान है के माध्यम से यूडीएन कार्य प्रबंधक ।
लेकिन, डेटा केवल डेटा है - जब तक आप नहीं जानते कि इसका उपयोग कैसे करें। आइए उस रिपोर्ट से प्राप्त जानकारी को समझने के लिए कुछ सुझावों को कवर करें।
1. बाधाओं की तलाश करें
सबसे बड़ी चीजों में से एक जो आप देखना चाहते हैं वे बाधाओं हैं। तुम्हारी यूडीएन कार्य प्रबंधक वर्कफ़्लो रिपोर्ट आपको दिखाएगी कि एक निश्चित समय अवधि के दौरान किसी भी स्थिति में कितने समय तक कार्य किए गए हैं।
उदाहरण के लिए, शायद आप देख सकते हैं कि आपके द्वारा अनुमानित तरीके से लंबे समय तक कार्यों को "समीक्षा में" के रूप में चिह्नित किया गया है। यह एक संकेतक है कि आपकी प्रतिक्रिया और अनुमोदन प्रक्रिया आपकी टीम के लिए एक चिपकने वाला बिंदु है। उस जानकारी के साथ, आप और जांच कर सकते हैं कि यह क्यों हो रहा है और उस बाधा को संबोधित करता है।
2. दोहराव वाले कार्यों पर नजर रखें
तुम्हारी यूडीएन कार्य प्रबंधक वर्कफ़्लो रिपोर्ट आपको साप्ताहिक आधार के दौरान एक स्थिति से दूसरे में बदलाव की औसत संख्या भी दिखाएगी। यह एक और क्षेत्र है जिसे आप ध्यान देना चाहेंगे, क्योंकि यह आपको कुछ रोटे कार्यों को खोजने में मदद कर सकता है जो स्वचालित या छोटा करने में सक्षम हो सकते हैं।
यदि आप देखते हैं कि आपकी टीम किसी भी सप्ताह के दौरान किसी भी अन्य स्थिति प्रकारों की तुलना में "योजनाबद्ध" से "प्रगति पर" से अधिक कार्य चल रही है, तो यह एक सुराग है कि आप शुरुआत को अनुकूलित करने के तरीकों को ढूंढकर अपनी प्लेटों को कुछ मैन्युअल श्रम ले सकते हैं परियोजनाओं का। इसमें एक टेम्पलेट का उपयोग करना शामिल हो सकता है, इसलिए उन्हें हर बार खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता नहीं होती है।
3. डेटा से परे जाओ
आपकी वर्कफ़्लो रिपोर्ट बहुत अधिक दिखाई देगी, लेकिन आपको वास्तव में अपने टीम के सदस्यों से बात करने के लिए इसे प्रतिस्थापन के रूप में नहीं मानना चाहिए।
डेटा से परे जाएं और अपने मौजूदा वर्कफ़्लोज़ के बारे में वार्तालाप करें। आपकी टीम के सदस्य कहाँ अटक जाते हैं? वे क्या सोचते हैं बेहतर काम कर सकते हैं? आपके द्वारा पहचाने गए बाधाओं के मूल कारण क्या हैं?
आपके टीम के सदस्य वे हैं जो इन कार्यों के साथ दैनिक आधार पर खरपतवार में हैं, इसलिए किसी भी संभावित के बारे में उनके इनपुट प्राप्त करना महत्वपूर्ण है प्रक्रिया में सुधार । इसके अलावा, वे मूल्यवान अंतर्दृष्टि हैं जिनका उपयोग आप उपयोग कर सकते हैं क्योंकि आप कार्यप्रवाहों की निगरानी और प्रबंधन कैसे करते हैं।
शीर्ष वर्कफ़्लो सुधार विचार
आपके पास अपनी उंगलियों पर एक टन जानकारी है, और अब आप इसका लाभ उठाने के लिए तैयार हैं कि वास्तव में आपकी टीम के लिए कुछ सुधार करने के लिए।
आइए वर्कफ़्लोज़ की निगरानी और प्रबंधित करने के लिए केवल कुछ तकनीकों पर नज़र डालें जिनका उपयोग आप अपनी टीम के दृष्टिकोण को अनुकूलित करने और सिरदर्द और परेशानी को हटाने के लिए कर सकते हैं।
1. परियोजना हैंडऑफ के लिए योजना
जितना आप इसे सोचना चाहते हैं परियोजना हैंडऑफ बैटन के एक स्विफ्ट पासिंग जैसा दिखता है, शायद यह उस तरह से काम नहीं कर रहा है। एक नए व्यक्ति या टीम को एक परियोजना के स्वामित्व को स्थानांतरित करना तब होता है जब चीजें ट्रैक बंद हो सकती हैं, खासकर अगर लोगों को उस बिंदु पर परियोजना की प्रगति के बारे में लूप में नहीं रखा गया है।
वास्तव में अपने वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप इस हैंडऑफ अवधि के लिए खाते हैं योजना अपनी परियोजनाओं को बाहर।
चाहे आप एक संक्षिप्त टेम्पलेट बनाना चाहते हैं कि लोगों को उस परियोजना को सौंपने से पहले भरने की आवश्यकता है, या अपने पर भरोसा करें सहयोगी कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर पारदर्शिता प्रदान करने और अंतराल को भरने के लिए, यह स्पष्ट होना चाहिए कि आप उस परियोजना को एक सेट से दूसरे सेट से कैसे स्थानांतरित करेंगे।
2. स्वचालन का परिचय दें
कभी-कभी प्रोजेक्ट्स से जाने का कारण आश्चर्यजनक रूप से सरल स्पष्टीकरण होता है: कोई भी एक छोटा लेकिन महत्वपूर्ण कदम छोड़ रहा है। शायद टीम के सदस्य वर्कफ़्लो में अगले व्यक्ति को असाइन करना भूल जाते हैं या अपडेट करते हैं टास्क की स्थिति।
यहीं पर स्वचालन दिन बचा सकते हैं। यूडीएन कार्य प्रबंधक यह देखना आसान बनाता है कि कौन सी स्थिति का चयन किया जाना चाहिए, और कार्य स्थिति के आधार पर स्वचालित रूप से असाइनियों को अपडेट कर सकते हैं।
आपकी टीम को याद रखने की एक कम बात है, जिसका अर्थ है कि वे वास्तव में महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं: परियोजना।
