Hur man får ut det mesta av en arbetsflödesrapport

Du vill att ditt lag ska fungera som en väloljad maskin. Du vill att tidsfrister ska uppfyllas, kommunikation för att bli strömlinjeformad och projekt för att korsa mållinjen med så lite stress som möjligt.

Så, somprojektLeader, hur gör du det här?

Det kommer att ta mer än bara att korsa fingrarna eller klicka på dina klackar tillsammans. Du måste uppmärksamma en arbetsflödesrapport för att förstå hur ditt lag tar itu med projekt - och identifiera vad som inte fungerar.

Vad är en arbetsflödesrapport?

InomUDN Task Manager, aarbetsflödesrapportGer en översikt över hög nivå över hur ditt lag får arbete.

Arbetsflödesrapporten visar den genomsnittliga tidsuppgifterna kvarstår i en viss status, vilken procentandel av uppgifterna ändras från en status till en annan, och antalet ändringar från en status till en annan som uppstår i veckan.

Denna information kan hjälpa dig att upptäckaflaskhalsoch ineffektivitet, och gör sedan justeringar så att ditt lag kan få mer hög-kvalitetArbetet gjort på kortare tid (och med mindre frustration).

När är arbetsflödesanalysen lämplig?

Ditt lag är förmodligen mer fokuserat på att få jobbet gjort, snarare än att oroa dig hur det blir gjort. Och det är alldeles för lätt att förlita sig på det ofta upprepade ordet, "om det inte är brutet, fixa inte det." Men när som helst är det bra att räkna ut hur du kan göra några arbetsflödesförbättringar.

Kanske håller du att slå samma snags i att slutföra projekt. Kanske är ditt lag stressat och överväldigt. Kanske hör du frekventa klagomål om roadblocks och saknade bitar. Eller kanske inte har kört av skenorna, och du vill bara stödja ditt lag i att bli så produktivt och framgångsrikt som möjligt.

Det kommer alltid att finnas sätt att effektivisera och förbättra dinarbetsprocesserOch det är smart att konsekvent kamma igenom och förfina dem.

Hur man analyserar arbetsflödesrapporter

Innan du kan göra förbättringar måste du förstå hur dina nuvarande arbetsflöden utför. Det är här din arbetsflödesrapport kommer in. Det är lätt att få händerna pågenomUDN Task Manager .

Men data är bara data - om du inte vet hur du använder den. Låt oss täcka några tips för att få mening om den information du får från den rapporten.

1. Leta efter flaskhalsar

En av de största sakerna du vill leta efter är flaskhalsar. DinUDN Task ManagerArbetsflödesrapport visar hur långsiktiga uppgifter har varit i någon angiven status under en viss tidsperiod.

Till exempel kanske du kan se att uppgifterna är markerade som "i granskning" för långt längre än du förväntade dig. Det är en indikator på att din feedback och godkännandeprocess är en stickpunkter för ditt lag. Med den informationen kan du vidare undersöka varför det händer och adresserar att hinder.

2. Håll ett öga på repetitiva uppgifter

DinUDN Task ManagerArbetsflödesrapporten visar också det genomsnittliga antalet ändringar från en status till en annan under en veckovis basis. Detta är ett annat område som du vill uppmärksamma, eftersom det kan hjälpa dig att upptäcka några roteuppgifter som kanske kan automatiseras eller förkortas.

Om du ser att ditt team rör sig om fler uppgifter från "planerade" till "pågår" än andra statustyper under en given vecka, är det en ledtråd som du kan ta lite manuellt arbete av sina tallrikar genom att hitta sätt att optimera starten av projekt. Det kan innebära att man använder en mall så att de inte behöver börja från början varje gång.

3. Gå bortom data

Din arbetsflödesrapport kommer att avslöja mycket, men du bör inte överväga det som en ersättare för att faktiskt prata med dina lagmedlemmar.

Gå bortom data och har konversationer om dina befintliga arbetsflöden. Var fastnar dina lagmedlemmar? Vad tycker de kan arbeta bättre? Vilka är de grundläggande orsakerna till de flaskhalsar du har identifierat?

Dina lagmedlemmar är de som är i ogräs med dessa uppgifter dagligen, så det är viktigt att få sin inverkan på något potentielltProcessförbättringar. Dessutom är de värdefulla insikterna du kan använda som du räknar ut hur man övervakar och hanterar arbetsflöden framåt.

Topp arbetsflödesförbättringsidéer

Du har massor av information till hands, och nu är du redo att utnyttja det för att faktiskt göra några förbättringar för ditt lag.

Låt oss ta en titt på bara några tekniker för att övervaka och hantera arbetsflöden som du kan använda för att optimera ditt lags tillvägagångssätt och ta bort huvudvärk och krångel.

1. Planera för projekthandtag

Så mycket som du vill tro att dinProjekthandoffsliknar en snabb passage av baton, det fungerar förmodligen inte. Överföring av ägande av ett projekt till en ny person eller ett team är när saker kan falla av spår, särskilt om människor inte har hållit i slingan om projektets framsteg till den punkten.

För att verkligen effektivisera dina arbetsflöden, se till att du står för denna handoff-period närplaneraut dina projekt.

Oavsett om du vill skapa en kort mall som människor är skyldiga att fylla i innan du lämnar det projektet, eller lita på dinSamarbetsprogram för arbetshanteringFör att ge öppenhet och fylla i luckorna, bör det vara klart hur du flyttar det projektet från en uppsättning händer till en annan.

2. Introducera automation

Ibland har anledningen till att projekten går av skenorna en överraskande enkel förklaring: Någon hoppar över ett litet men viktigt steg. Kanske lagmedlemmar fortsätter att glömma att tilldela nästa person i arbetsflödet eller uppdaterauppgiftS status.

Det är härautomatiseringkan spara dagen.UDN Task ManagerGör det enkelt att se vilken status som ska väljas nästa och kan automatiskt uppdatera innehavare baserat på uppgiftsstatus.

Det är en mindre sak som ditt team behöver komma ihåg, vilket innebär att de kan vara fokuserade på det som verkligen är viktigt: projektet.

3. Håll kommunikationslinjerna öppna

En av fem projektmisslyckas på grund av ineffektiv kommunikation. Oavsett vad hacks eller tricks du försöker genomföra, ser du inte betydande arbetsflödesförbättringar om du försummar vikten av effektiv kommunikation.

Oftare än inte, sakta ner eller misslyckas helt och hållet eftersom lagmedlemmar saknar viktiga uppdateringar eller instruktioner.

Ett av de bästa sätten att prioritera kommunikation är att användaArbetshanteringsprogramvaraDet ökar öppenheten och ger alla synlighet i projektrelaterade frågor och konversationer (utan att behöva gräva via e-postgängor eller höra saker i passering).

4. Kontinuerligt övervaka och förbättra dina arbetsflöden

Tror du att du kan slå av dammet av dina arbetsflöden och se sedan som allt går smidigt därifrån? Inte exakt.

Förbättring av dina arbetsflöden är inte en "satt det och glöm det" motion. Det är något som du behöver göra konsekvent som ditt lag och projekt utvecklas.

Ställ dig en återkommande påminnelse (minst kvartalsvis) för att ta en annan titt på dina processer och värd en öppen konversation med ditt lag om vad som fungerar bra - och vad är det inte. Det kommer att vara mycket mer hanterbart än att behöva uppdatera alla dina arbetsflöden en gång i en blåmåne.

Utnyttja arbetsflödesrapporter för att öka ditt lags prestanda

Precis som alla projektledare är ditt mål att stödja ditt lag eftersom det producerar högkvalitativa projekt - idealiskt, med så få vägblåsor som möjligt.

Men det händer inte bara automatiskt. Det tar en medveten ansträngning att utvärdera dina arbetsflöden och ta reda på hur sakerna kan springa ännu mer effektivt.

Den goda nyheten är att arbetsflödesrapporterna ger dig de data du behöver för att ta itu med denna process med förtroende. Dra egna arbetsflödesrapporter från UDN Task Manager , och sedan vidta åtgärder för att förfina dessa processer och omvandla ditt lag till en mager, medelvärde, produktivitetsmaskin.