Як максимально використати звіт робочого процесу

Ви хочете, щоб ваша команда функціонувала, як добре-масляна машина. Ви хочете, щоб терміни будуть виконані, спілкування бути спрощеними, а проекти, щоб перетнути фінішну лінію з максимально незначним стресом.

Отже, якпроектЛідер, як ви це робите?

Це займе більше, ніж просто перетинаючи пальці або натискання на п'яти разом. Вам доведеться звернути вашу увагу до звіту про робочий процес, щоб зрозуміти, як ваша команда займається проектами, і визначити, що не працює.

Що таке звіт робочого процесу?

У межахДиспетчер завдань UDN, aЗвіт про робочий процесНадає огляд високого рівня того, як ваша команда отримує роботу.

Звіт Workflow буде відображати середню кількість завдань часу, залишаються в певному статусі, який відсоток завдань змінюється від одного статусу на інший, а кількість змін від одного статусу до іншого, що виникає на щотижневій основі.

Ця інформація може допомогти вам помітитивузькі місцяі неефективність, а потім внести коригування, щоб ваша команда змогла отримати більшеякістьРобота, виконана за менший час (і з меншим розчаруванням).

Коли підходить аналіз робочого процесу?

Ваша команда, мабуть, більш орієнтована на отримання виконаної роботи, а не турбуватися, як це стає зроблено. І це занадто легко покладатися на те, що відносяться, що повторюється, "якщо це не зламалося, не виправляйте". Однак, в будь-який час - це гарний час, щоб з'ясувати, як ви можете зробити деякі вдосконалення робочого процесу.

Може бути, ви продовжуєте потрапити до тих самих захоплень у завершенні проектів. Можливо, ваша команда відчуває себе підкресленим і перевантаженим. Можливо, ви чуєте часті скарги щодо дорожніх блок і відсутніх штук. Або, можливо, ніщо не вичерпало рейки, і ви просто хочете підтримати вашу команду, щоб стати як продуктивним та успішним.

Завжди буде способи оптимізувати і покращити свійРобочі процесиІ це розумно послідовно гребіть і уточнити їх.

Як проаналізувати звіти Workflow

Перш ніж ви зможете покращити, потрібно розуміти, як виконують ваші поточні робочі процеси. Це те, де входить ваш робочий процес. Це легко отримати рукичерезДиспетчер завдань UDN .

Але дані є лише даними, якщо ви не знаєте, як його використовувати. Давайте покрийте кілька порад, щоб зрозуміти інформацію, яку ви отримуєте від цього звіту.

1. Шукайте вузькі місця

Одна з найбільших речей, які ви хочете шукати, є вузькими місцями. ВашДиспетчер завдань UDNЗвіт Workflow покаже вам, як довгі завдання були в будь-якому заданому статусі протягом певного періоду часу.

Наприклад, можливо, ви можете побачити, що завдання позначаються як "в огляді", щоб довше, ніж ви очікували. Це показник, який процес відгуків та затвердження - це точка прилипання до вашої команди. За допомогою цієї інформації ви можете додатково розслідувати, чому це відбувається і звертається до того, що перешкода.

2. Зберігайте очі на повторювані завдання

ВашДиспетчер завдань UDNЗвіт робочого процесу також покаже вам середню кількість змін від одного статусу на іншу протягом щотижневої основи. Це ще одна область, яку ви хочете приділяти пильну увагу, тому що це може допомогти вам визначити деякі завдання, які можуть бути в змозі автоматизувати або скоротити.

Якщо ви бачите, що ваша команда рухається способом більше завдань від "запланованого", ніж будь-який інший типи статусу протягом певного тижня, це ключ, який ви можете взяти деяку ручну роботу від своїх таблиць, знайшовши шляхи оптимізації початку проектів. Це може включати за допомогою шаблону, щоб вони не потрібно починати з нуля кожного разу.

3. виходити за межі даних

Звіт вашого робочого процесу розкриє багато, але ви не повинні розглядати це як заміну, щоб фактично розмовляти з членами вашої команди.

Вийти за рамки даних і розмовляти про ваші існуючі робочі процеси. Де ваші члени команди застрягли? Що вони думають краще працювати? Які кореневі причини вузьких місць ви визначили?

Члени вашої команди - це ті, хто перебуває у бур'янах з цими завданнями щодня, тому важливо отримати свій внесок про будь-який потенційнийПокращення процесу. Крім того, ці цінні уявлення ви можете використовувати, як ви з'ясуєте, як контролювати та керувати робочими процесами, що рухаються вперед.

Популярні ідеї вдосконалення робочого процесу

У вас є тонна інформації у ваших пальцях, і тепер ви готові використовувати, що фактично зробити деякі вдосконалення для вашої команди.

Давайте подивимося на декілька технік для моніторингу та керування робочими процесами, які ви можете використовувати для оптимізації підходу вашої команди та видалити головні болі та труднощі.

1. План каналів проекту

Наскільки ви хотіли б думати, що вашІнформація про проектнагадує швидку проходження етену, це, ймовірно, не працює таким чином. Передача володіння проектом до нової особи або команди полягає в тому, що речі можуть впасти з траси, особливо якщо люди не зберігаються в петлі про прогрес проекту до цього моменту.

Щоб дійсно оптимізувати робочі процеси, переконайтеся, що ви обліковий запис цього періоду передачі, колиплануванняз ваших проектів.

Незалежно від того, чи хочете ви створити короткий шаблон, який зобов'язаний заповнити, перш ніж передавати цей проект, або покладатися на вашПрограмне забезпечення для управління співпраціЩоб забезпечити прозорість та заповнити прогалини, слід чіткувати, як ви переміщуєте цей проект з одного набору рук до іншого.

2. Ввести автоматизацію

Іноді причиною того, що проекти виходять з рейок, має напрочудне пояснення: хтось пропускає невеликий, але важливий крок. Можливо, члени команди продовжують забувати, щоб призначити наступну людину в робочому процесі або оновитизавданняСтатус.

Це деавтоматизаціяможе врятувати день.Диспетчер завдань UDNдозволяє легко переглянути, який статус слід вибрати наступний, і може автоматично оновлювати правопорушення на основі статусу завдання.

Це одна менше, що ваша команда повинна пам'ятати, що означає, що вони можуть залишатися зосередженими на те, що дійсно важливо: проект.

3. Тримайте лінії зв'язку

Один з п'яти проектівбезуспішно через неефективне спілкування. Незалежно від того, які хак або трюки ви намагаєтеся реалізувати, ви не побачите значний покращення робочого процесу, якщо ви нехтуєте важливою ефективним спілкуванням.

Найчастіше, ніж ні, проекти сповільнюються або взагалі не виконуються, оскільки члени команди пропускають важливі оновлення або інструкції.

Один з найкращих способів визначення пріоритетних зв'язків є використанняПрограмне забезпечення для управління роботоюЦе підвищує прозорість і дає кожній видимість в питаннях, пов'язаних з проектами та розмов (без того, щоб виконати по електронній пошті або чути речі в проходженні).

4. Постійно контролювати і покращуйте свої робочі процеси

Подумайте, що ви можете вибити пил від ваших робочих процесів, а потім спостерігати, як все працює з там? Не зовсім.

Поліпшення ваших робочих процесів - це не «встановити його і забудьте про це». Це те, що вам потрібно виконувати послідовно, як ваша команда та проекти розвиваються.

Встановіть собі повторюване нагадування (принаймні щоквартально), щоб зробити ще один погляд на ваші процеси та провести відкриту розмову з вашою командою про те, що працює добре - і що ні. Це буде набагато більш керованим, ніж потребуючи капітальний ремонт всіх ваших робочих процесів один раз у блакитному місяці.

Використовуйте виконання робочого процесу, щоб підвищити продуктивність вашої команди

Як і будь-який менеджер проекту, ваша мета полягає в тому, щоб підтримувати вашу команду, оскільки вона виробляє високоякісні проекти - ідеально, а також якнайменше дорожні блоки.

Але це не просто відбувається автоматично. Це займає свідоме зусилля, щоб оцінити ваші робочі процеси та з'ясувати, як речі можуть працювати ще ефективніше.

Хороша новина полягає в тому, що звіти робочого процесу дають вам дані, необхідні для вирішення цього процесу з упевненістю. Потягніть власні звіти про роботу Диспетчер завдань UDN , а потім вживайте заходів, щоб уточнити ці процеси та перетворити вашу команду в худі, середнє, продуктивність машини.