Jak w pełni wykorzystać raport przepływu pracy

Chcesz, aby twój zespół funkcjonował jak dobrze naoliwiona maszyna. Chcesz dotrzymać terminów, które mają być spełnione, komunikacja, która ma zostać usprawniona, a projekty przekraczające linię mety z jak najmniejszym stresem, jak to możliwe, jak to możliwe.

Tak, jakprojektLider, jak to robisz?

Zajmie się więcej niż tylko przekraczanie palców lub kliknięcie pięty razem. Musisz zwrócić uwagę na raport z przepływem pracy, aby zrozumieć sposób, w jaki zespół zajmuje się projektami - i określić, co nie działa.

Jaki jest raport przepływu pracy?

W Menedżer zadań UDN., aRaport przepływu pracy.Zapewnia przegląd wysokiego poziomu, w jaki sposób Twój zespół osiągnie prace.

Raport przepływu pracy spowoduje wyświetlenie średniej ilości zadań czasowych pozostanie w określonym statusie, jaki procent zadań zmieniają się z jednego statusu do drugiego, a liczba zmian z jednego statusu do drugiego, która występuje co tydzień.

Te informacje mogą pomócgardłoi nieefektywność, a następnie dokonywać korekt, aby twój zespół mógł uzyskać więcej wysokościjakośćpraca wykonana w mniejszym czasie (i mniej frustracji).

Kiedy odpowiednie jest analiza przepływu pracy?

Twój zespół jest prawdopodobnie bardziej skoncentrowany na wykonaniu pracy, zamiast martwić się, jak się skończy. I jest zbyt łatwo polegać na tym, że powtarzane powiedzenie: "Jeśli to nie zostało złamane, nie naprawiaj tego". Jednak w każdej chwili jest dobry czas, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz dokonać ulepszeń przepływu pracy.

Może wciąż uderzasz w te same zaczekiwanie projektów. Być może twój zespół czuje się zestresowany i przytłoczony. Może słyszysz częstych skarg na blokady blokady i brakujących elementów. Albo może nic nie uciekł z szyn, a po prostu chcesz wspierać swój zespół, stając się jak najbardziej produktywny i udany, jak to możliwe.

Zawsze będą sposoby usprawnienia i poprawy TwojegoProcesy pracyI jest mądry, aby konsekwentnie grzeszyć i udoskonalić je.

Jak analizować raporty przepływu pracy

Zanim będziesz mógł ulepszyć, musisz zrozumieć, w jaki sposób wykonują bieżące przepływy pracy. W tym miejscu pojawia się raport przepływu pracy. Łatwo jest zdobyć ręcepoprzezMenedżer zadań UDN. .

Ale dane to tylko dane - chyba że wiesz, jak go używać. Przykryjmy kilka wskazówek, aby zrozumieć informacje, które otrzymujesz z tego raportu.

1. Szukaj wąskich gardeł

Jedną z największych rzeczy, których chcesz szukać to wąskie gardła. TwójMenedżer zadań UDN.Raport przepływu pracy pokaże, jak długie zadania były w dowolnym danym statusie w określonym czasie.

Na przykład, być może widać, że zadania są oznaczone jako "w przeglądaniu" na dłuższy sposób niż przewidywano. To wskaźnik, który proces sprzężenia zwrotnego i zatwierdzenia jest punktem przyklejającym dla twojego zespołu. Dzięki temu informacjom można dalej zbadać, dlaczego dzieje się i zajmuje się przeszkodą.

2. Miej oko na powtarzające się zadania

TwójMenedżer zadań UDN.Raport przepływu pracy pokaże również średnią liczbę zmian z jednego statusu na inny w ciągu tygodniowej. Jest to kolejny obszar, na który będziesz chciał zwrócić szczególną uwagę, ponieważ może pomóc Ci uzyskać niektóre zadania Rote, które mogą być w stanie zautomatyzować lub skrócić.

Jeśli widzisz, że twój zespół porusza się w sposób więcej zadań z "planowanych" na "w toku" niż jakiekolwiek inne typy statusu w danym tygodniu, to wskazówka, że ​​możesz wziąć trochę pracy ręcznej z ich płyt, znajdując sposoby na zoptymalizowanie rozpoczęcia projektów. Może to obejmować przy użyciu szablonu, aby nie muszą zaczynać się od zarysowania za każdym razem.

3. Wyjdź poza dane

Twój raport przepływu pracy ujawni dużo, ale nie powinieneś uważać go za wymianę, że faktycznie rozmawia z członkami zespołu.

Wyjdź poza dane i porozmawiaj o istniejących przepływów pracy. Gdzie utknęli członkowie zespołu? Co myślą, mogą działać lepiej? Jakie są główne przyczyny zidentyfikowanych wąskich gardeł?

Członkowie zespołu są tymi, którzy są w chwastach z tymi zadaniami codziennie, więc ważne jest, aby uzyskać dane wejściowe o każdej potencjalnejUlepszenia procesów. Plus, są to cenne spostrzeżenia, których możesz użyć, jak dowiedzieć się, jak monitorować i zarządzać przepływami pracy w ruchu do przodu.

Najlepsze pomysły poprawy przepływu pracy

Masz mnóstwo informacji na wyciągnięcie ręki, a teraz jesteś gotowy do wykorzystania, aby wprowadzić pewne ulepszenia dla swojego zespołu.

Spójrzmy na kilka technik monitorowania i zarządzania przepływami pracy, które można wykorzystać do optymalizacji podejścia swojego zespołu i usuwanie bólu głowy i kłopotów.

1. Zaplanuj przekazywanie projektu

Tyle, ile chcesz myśleć, że twojeWydajność projektu.przypominają szybkie przekazywanie bateza, prawdopodobnie nie działa w ten sposób. Przenoszenie własności projektu do nowej osoby lub zespołu jest wtedy, gdy sprawy mogą spaść poza utwór, zwłaszcza jeśli ludzie nie byli przechowywani w pętli o postępach projektu do tego punktu.

Aby naprawdę usprawnić swoje przepływy pracy, upewnij się, że uwzględniasz ten okres handelu, kiedyplanowanieOut swoje projekty.

Niezależnie od tego, czy chcesz utworzyć krótki szablon, że ludzie są zobowiązani do wypełnienia przed przekazaniem tego projektu lub polegają na swoimOprogramowanie do zarządzania współpracąAby zapewnić przejrzystość i wypełnić luki, powinno być jasne, jak przeniesiesz ten projekt z jednego zestawu rąk do drugiego.

2. Przedstaw automatykę

Czasami powodem, dla którego projekty zjeżdżają z szyn ma zaskakująco proste wyjaśnienie: ktoś pomija mały, ale ważny krok. Może członkowie zespołu zapominają o przypisaniu następnej osoby w przepływie pracy lub zaktualizujzadanieStatus.

To jest gdzie.automatyzacjamoże uratować dzień.Menedżer zadań UDN.Ułatwia sprawdzenie, który status powinien zostać wybrany Dalej, i może automatycznie aktualizować kależsów w oparciu o status zadania.

Jest to jedna rzecz, którą twój zespół musi pamiętać, co oznacza, że ​​mogą pozostać koncentrowane na tym, co naprawdę ma znaczenie: projekt.

3. Zachowaj linie otwarcia komunikacji

Jeden z pięciu projektównie powiodło się z powodu nieskutecznej komunikacji. Niezależnie od tego, jakie hacki lub sztuczki próbujesz wdrożyć, nie zobaczysz znaczącej poprawy przepływu pracy, jeśli zaniedbiesz znaczenie skutecznej komunikacji.

Częściej niż nie, projekty spowalniają lub zawodzą całkowicie, ponieważ członkowie zespołu brakuje ważnych aktualizacji lub instrukcji.

Jednym z najlepszych sposobów priorytetów komunikacji jest użycieOprogramowanie do zarządzania pracąTo zwiększa przejrzystość i daje wszystkim widoczności w pytaniach i rozmowach związanych z projektami (bez konieczności kopania przez wątki e-mail lub usłyszeć rzeczy w przechodzącym).

4. Nieustannie monitoruj i popraw swoje przepływy pracy

Myślisz, że możesz wyrzucić pył z przepływów pracy, a następnie oglądać, jak wszystko biegnie stamtąd? Nie dokładnie.

Poprawa przepływów pracy nie jest "Ustaw i zapomnij o tym". To coś, co musisz wykonać konsekwentnie, ponieważ twoja drużyna i projekty ewoluują.

Ustaw sobie powtarzające się przypomnienie (co najmniej kwartalnik), aby wziąć kolejne spojrzenie na swoje procesy i przyjrzyma otwartą rozmowę z zespołem o tym, co działa dobrze - i co nie jest. Będzie to znacznie bardziej zarządzać, niż potrzeba zmiana wszystkich swoich przepływów pracy raz na niebieskim księżycu.

Wykorzystaj raporty przepływu pracy, aby zwiększyć wydajność twojego zespołu

Podobnie jak każdy program Project Manager, Twoim celem jest wspieranie zespołu, ponieważ produkuje wysokiej jakości projekty - idealnie, z jak najwięcej blokadami drogowymi, jak to możliwe.

Ale to nie dzieje się automatycznie. Potrzeba świadomego wysiłku, aby ocenić swoje przepływy pracy i dowiedzieć się, jak rzeczy mogą działać jeszcze bardziej wydajnie.

Dobrą wiadomością jest to, że raporty przepływu pracy dają Ci dane, których potrzebujesz, aby rozwiązać ten proces z pewnością. Wyciągnij własne raporty z przepływu pracy Menedżer zadań UDN. , a następnie podejmuj kroki, aby udoskonalić te procesy i przekształcić swój zespół w chudy, średnią, wydajność maszyny.