كيفية الاستفادة القصوى من تقرير سير العمل
تريد أن يعمل فريقك مثل آلة مزيتة جيدا. تريد المواعيد النهائية التي سيتم تلبيتها، والاتصالات التي سيتم تبسيطها، والمشاريع لعبور خط النهاية مع القليل من الإجهاد قدر الإمكان.
لذلك، كما المشروع القائد، كيف تجعل هذا يحدث؟
سوف يستغرق الأمر أكثر من مجرد عبور أصابعك أو النقر فوق كعبك معا. ستحتاج إلى تحويل انتباهكم إلى تقرير سير العمل لفهم طريقة معالجة فريقك للمشاريع - وتحديد ما لا يعمل.
ما هو تقرير سير العمل؟
داخل UDN مدير المهام ، أتقرير سير العمليوفر نظرة عامة رفيعة المستوى حول كيفية الحصول على عمل فريقك.
سيعرض تقرير سير العمل متوسط حجم المهام الزمنية التي تظل في حالة معينة، ما هي النسبة المئوية من المهام التي تتغير من حالة إلى أخرى، وعدد التغييرات من حالة إلى أخرى تحدث على أساس أسبوعي.
هذه المعلومات يمكن أن تساعدك في بقعةاختناقاتوعدم الكفاءة، ثم إجراء تعديلات بحيث يمكن لفريقك الحصول على أكثرجودةالعمل المنجز في وقت أقل (ومع إحباط أقل).
متى يكون تحليل سير العمل المناسب؟
ربما يكون فريقك أكثر تركيزا على القيام بالعمل المنجز، بدلا من القلق كيف يتم القيام به. ومن السهل جدا الاعتماد على القول المأثور الذي تكرره من ذلك، "إذا لم يتم كسره، فلا إصلاحه". ومع ذلك، فإن في أي وقت هو الوقت المناسب لمعرفة كيف يمكنك إجراء بعض التحسينات لسير العمل.
ربما تستمر في ضرب نفس العقبات في استكمال المشاريع. ربما يشعر فريقك بالتوتر والحجارة. ربما تسمع شكاوى متكررة حول حواجز الطرق والقطع المفقودة. أو، ربما لا شيء ينفد القضبان، وأنت تريد فقط دعم فريقك في أن تصبح منتجة وناجحة قدر الإمكان.
سيكون هناك دائما طرق لتبسيط وتحسين الخاص بكإجراءات العملوانها ذكية تمشط باستمرار من خلال وتحسينها.
كيفية تحليل تقارير سير العمل
قبل أن تتمكن من إجراء تحسينات، تحتاج إلى فهم كيفية أداء سير العمل الحالي. هذا هو المكان الذي يأتي فيه تقرير سير العمل الخاص بك. من السهل الحصول على يديك عبر UDN مدير المهام وبعد
ولكن البيانات ليست سوى بيانات - إلا إذا كنت تعرف كيفية استخدامه. دعونا نغطي بعض النصائح إلى الشعور بالمعلومات التي تحصل عليها من هذا التقرير.
1. ابحث عن اختناقات
واحدة من أكبر الأشياء التي سترغب في البحث عنها هي الاختناقات. لك UDN مدير المهام سيظهر لك تقرير سير العمل كم من المهام المدة في أي حالة معينة خلال فترة زمنية معينة.
على سبيل المثال، ربما ترى أن المهام تتميز بمثابة "في المراجعة" لفترة أطول مما توقعت. هذا مؤشر أن عملية التعليق والموافقة الخاصة بك هي نقطة التمسك لفريقك. مع هذه المعلومات، يمكنك مزيد من التحقيق في سبب حدوث ومعالجة هذه العقبة.
2. راقب المهام المتكررة
لك UDN مدير المهام سيظهر لك تقرير سير العمل أيضا متوسط عدد التغييرات من حالة إلى أخرى خلال أسبوعا أسبوعيا. هذه منطقة أخرى سترغب في إيلاء اهتمام وثيق، لأنه يمكن أن تساعدك على اكتشاف بعض المهام المصورة التي قد تكون قادرة على أن تكون آلية أو مختصرة.
إذا رأيت أن فريقك يتجور بطريقة مزيد من المهام من "التخطيط" إلى "جارية" من أي أنواع حالة أخرى خلال أسبوع معين، فهذا دليل يمكن أن تتخذ بعض العمالة اليدوية قبالة لوحاتهم من خلال إيجاد طرق لتحسين البداية المشاريع. قد ينطوي ذلك على استخدام قالب لذلك لا يحتاجون إلى البدء من نقطة الصفر في كل مرة.
3. تجاوز البيانات
سيكشف تقرير سير العمل الخاص بك كثيرا، لكن يجب أن لا تعتبره بديلا للتحدث فعليا إلى أعضاء فريقك.
تجاوز البيانات والحصول على محادثات حول سير العمل الحالية. أين يتعطل أعضاء فريقك؟ ما رأيهم يمكن أن يعمل بشكل أفضل؟ ما هي الأسباب الجذرية للاختيارات التي حددتها؟
أعضاء فريقك هم الذين هم في الأعشاب الضارة مع هذه المهام على أساس يومي، لذلك من المهم الحصول على مدخلاتهم حول أي مستقبلتطويرات العمليةوبعد بالإضافة إلى ذلك، تلك هي رؤى قيمة يمكنك استخدامها أثناء معرفة كيفية مراقبة وإدارة سير العمل التي تتحرك إلى الأمام.
أفضل الأفكار تحسين سير العمل
لديك الكثير من المعلومات في متناول يدك، والآن أنت مستعد للاستفادة من ذلك في الواقع إجراء بعض التحسينات لفريقك.
دعونا نلقي نظرة على بعض التقنيات فقط لمراقبة وإدارة سير العمل التي يمكنك استخدامها لتحسين نهج فريقك وإزالة الصداع والمتاعب.
1. تخطط لتسليم المشروع
كما تريد أن تفكر في ذلكمعالجة المشروعتشبه تمريرة سريعة من باتون، ربما لا تعمل بهذه الطريقة. نقل ملكية مشروع لشخص جديد أو فريق هو عندما يمكن أن تسقط الأمور المسار، خاصة إذا لم يتم الاحتفاظ بالناس في الحلقة حول تقدم المشروع لهذه النقطة.
لتبسيط أعمال سير العمل الخاصة بك حقا، تأكد من أن تم حساب فترة الخلفية هذهتخطيطخارج مشاريعك.
سواء كنت ترغب في إنشاء قالب موجز يتطلب من الأشخاص ملءهم قبل تسليم هذا المشروع، أو يعتمدون على برنامج إدارة العمل التعاوني لتوفير الشفافية وملء الفجوات، يجب أن يكون من الواضح كيف ستحرك هذا المشروع من مجموعة واحدة من الأيدي إلى آخر.
2. تقديم الأتمتة
في بعض الأحيان، فإن السبب في أن المشروعات تنفجر القضبان لديها تفسير بسيط بشكل مدهش: شخص ما يتخطى خطوة صغيرة ولكنها مهمة. ربما يمارس أعضاء الفريق نسيان تعيين الشخص التالي في سير العمل أو تحديثمهمةحالة.
هذا هو المكانالتشغيل الآلييمكن أن تنقذ اليوم. UDN مدير المهام يجعل من السهل معرفة الحالة التي يجب تحديدها بعد ذلك، ويمكن تحديث المحالين تلقائيا بناء على حالة المهمة.
إنه أمر أقل شيء يحتاج فريقك إلى تذكره، مما يعني أنه يمكن أن يبقى ركز على ما يهم حقا: المشروع.
3. الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة
واحد من أصل خمسة مشاريعغير ناجحة بسبب الاتصالات غير الفعالة. بغض النظر عن ما اختراقه أو الحيل التي تحاول تنفيذها، فلن ترى تحسينات كبيرة في سير العمل إذا كنت تهمل أهمية التواصل الفعال.
في كثير من الأحيان، تبطئ المشروعات أو تفشل تماما لأن أعضاء الفريق يفوتون تحديثات مهمة أو تعليمات مهمة.
واحدة من أفضل الطرق لتحديد أولويات الاتصال هي استخدام برنامج إدارة العمل يزيد هذا الشفافية ويعطي رؤية الجميع في الأسئلة والمحادثات المتعلقة بالمشروع (دون الحاجة إلى حفر من خلال خيوط البريد الإلكتروني أو سماع الأشياء في المرور).
4. مراقبة باستمرار وتحسين سير العمل الخاص بك
أعتقد أنه يمكنك ضرب الغبار من سير العمل الخاصة بك، ثم مشاهدة كل شيء يدير بسلاسة من هناك؟ ليس تماما.
تحسين سير العمل الخاص بك ليس "تعيينه ونسيانه". إنه شيء ستحتاج إليه باستمرار حيث تتطور فريقك ومشاريعك.
ضع نفسك تذكيرا متكررا (على الأقل فصلية) لإلقاء نظرة أخرى على العمليات الخاصة بك واستضافة محادثة مفتوحة مع فريقك حول ما يعمل بشكل جيد - وما ليس كذلك. سيكون ذلك أكثر قابلية للإدارة أكثر من الحاجة إلى إصلاح جميع سير عمل سير عملك مرة واحدة في القمر الأزرق.
الاستفادة من تقارير سير العمل لتعزيز أداء فريقك
مثل أي مدير مشروع، هدفك هو دعم فريقك لأنه ينتج مشاريع عالية الجودة - من الناحية المثالية، مع عدد قليل من حواجز الطرقات.
ولكن، هذا لا يحدث فقط تلقائيا. يتطلب الأمر جهدا واعيا لتقييم سير عمل سير عملك ومعرفة كيف يمكن أن تعمل الأمور أكثر كفاءة.
والخبر السار هو أن تقارير سير العمل تعطيك البيانات التي تحتاجها لمعالجة هذه العملية بثقة. اسحب تقارير سير العمل الخاصة بك UDN مدير المهام ، ثم اتخاذ خطوات لتحسين تلك العمليات وتحويل فريقك إلى آلة الإنتاجية العجاف، المتوسط.
