Jak provést nejvíce z zprávy workflow

Chcete, aby váš tým fungoval jako dobře olejovaný stroj. Chcete, aby termíny, které mají být splněny, komunikace, která má být zjednodušena, a projekty překračovat cílovou čáru s co nejmenším stresem.

Tak, jakoprojektVedoucí, jak to dělají?

Bude to trvat více, než jen překročení prstů nebo kliknutím na své podpatky dohromady. Budete muset obrátit svou pozornost na zprávu o pracovním postupu, abyste pochopili způsob, jakým váš tým bojuje proti projektům - a identifikují to, co nefunguje.

Jaký je zpráva o pracovním postupu?

V rámciSprávce úloh UDN A. Zpráva o pracovním postupuPoskytuje přehled o vysoké úrovni, jak váš tým dostane práce dokončena.

Zpráva o pracovním postupu zobrazí průměrné množství časových úloh zůstanou v konkrétním stavu, jaký procento úkolů se změní z jednoho stavu do druhého a počet změn z jednoho stavu do druhého, který se vyskytuje na týdenním základě.

Tyto informace vám mohou pomocipřekážkaa neefektivnosti a pak provádět úpravy tak, aby váš tým mohl získat vícekvalitnípráce v méně času (a s menší frustrací).

Kdy je vhodná analýza pracovního postupu?

Váš tým je pravděpodobně více zaměřen na získání práce, spíše než znepokojující, jak to udělá. A je to příliš snadné spoléhat se na to opakované rčení, "pokud to není rozbité, neopravujte to." Ani kdykoliv je dobrý čas zjistit, jak můžete provést vylepšení pracovního postupu.

Možná udržujete zasáhnout stejné svazky při dokončení projektů. Možná, že váš tým se cítí stresovaný a ohromen. Možná slyšíte časté stížnosti o zátarevných a chybějících kusech. Nebo možná nic nebrání kolejnic, a chcete jen podpořit svůj tým, abyste se stali jako produktivní a co nejúspěšnější.

Vždy budou existovat způsoby, jak zefektivnit a zlepšitPracovní procesyA je chytrý, aby důsledně hřeben přes a zdokonalil.

Jak analyzovat zprávy Workflow

Než budete moci vylepšit, musíte pochopit, jak vaše současné pracovní postupy provádějí. To je místo, kde přichází vaše zpráva o pracovním postupu. Je snadné dostat rucepřesSprávce úloh UDN .

Ale data jsou pouze data - pokud nevíte, jak ji používat. Pojďme pokrýt několik tipů, aby se pocit informací získáte z této zprávy.

1. Podívejte se na úzká místa

Jeden z největších věcí, které budete chtít hledat, jsou úzká místa. VášSprávce úloh UDNZpráva o pracovním postupu vám ukáže, jak dlouho byly úkoly v daném stavu během určitého časového období.

Například, možná vidíte, že úkoly jsou označeny jako "v recenzi" pro cestě déle, než jste očekávali. To je indikátor, který váš proces zpětné vazby a schvalování je lepící bod pro váš tým. S těmito informacemi můžete dále prozkoumat, proč se to děje a řešit, že překážka.

2. Udržujte pozor na opakované úkoly

VášSprávce úloh UDNZpráva o pracovním postupu vám také zobrazí průměrný počet změn z jednoho stavu do druhého během týdenního základu. To je další oblast, na kterou budete chtít věnovat pozornost, protože by vám mohla pomoci spotovat některé úkoly rote, které by mohly být automatizovány nebo zkráceny.

Pokud vidíte, že váš tým se pohybuje více úkolů z "plánovaného" na "v průběhu" než jakékoli jiné typy statusu během daného týdne, to je ponětí, že byste mohli vzít nějakou ruční práci z jejich desek tím, že naleznete způsoby, jak optimalizovat start projektů. To by mohlo zahrnovat pomocí šablony, takže pokaždé nemusí začít od nuly.

3. Jděte nad rámec dat

Vaše zpráva o pracovním postupu odhalí hodně, ale neměli byste to považovat za náhradu za vlastně mluví se svými členy týmu.

Jděte nad rámec dat a mají konverzace o stávajících pracovních postupech. Kde se vaši členové týmu uvíznou? Co si myslí, že by mohly pracovat lépe? Jaké jsou kořenové příčiny úzkých míst, které jste identifikovali?

Vaše členové týmu jsou ti, kteří jsou v plevelech s těmito úkoly na denní bázi, takže je důležité získat jejich vstup o jakémkoli prospektivnímzlepšení procesu. Navíc to jsou cenné informace, které můžete použít, jak jste zjistili, jak monitorovat a spravovat pracovní postupy pohybující se dopředu.

Nápady zlepšení pracovního postupu

Máte tunu informací na dosah ruky a nyní jste připraveni využít toho, aby skutečně udělal nějaké vylepšení vašeho týmu.

Podívejme se na pouhých několika technik pro monitorování a správu pracovních postupů, které můžete použít k optimalizaci přístupu vašeho týmu a odstranit bolesti hlavy a potíže.

1. Plán pro zamítnutí projektu

Stejně jako byste si chtěli myslet, že vašeHandoff projektuPřipomeň se podobat rychlému předávání obušek, asi tak nefunguje. Přenos vlastnictví projektu k nové osobě nebo týmu je, když se věci mohou spadnout z trati, zejména pokud lidé nebyly uchovávány ve smyčce o pokroku projektu v tomto bodě.

Chcete-li skutečně zefektivnit své pracovní postupy, ujistěte se, že účtujete tuto ruční období, kdyplánovánívaše projekty.

Zda chcete vytvořit stručnou šablonu, kterou jsou lidé povinni vyplnit před předáním tohoto projektu, nebo spoléhat se na vašeSoftware pro správu spoluprácePro zajištění transparentnosti a vyplnění mezer by mělo být jasné, jak budete pohybovat tento projekt z jedné sady rukou do druhého.

2. Zavést automatizaci

Někdy důvod, proč projekty vycházejí z kolejích, má překvapivě jednoduché vysvětlení: Někdo přeskočí malý, ale důležitý krok. Možná členové týmu udržují zapomenout na přidělení další osoby v pracovním postupu nebo aktualizovatúkolStav.

To je kdeautomatizacemůže zachránit den.Správce úloh UDNusnadňuje zjistit, který stav by měl být vybrán další a může automaticky aktualizovat přiřazení na základě stavu úlohy.

Je to jedna menší věc, kterou váš tým musí pamatovat, což znamená, že mohou zůstat soustředěni na to, co opravdu záleží: Projekt.

3. Udržujte vedení komunikace

Jeden z pěti projektůje neúspěšný kvůli neúčinné komunikaci. Bez ohledu na to, co hacks nebo triky, které se pokusíte implementovat, neuvidíte výrazné zlepšení pracovního postupu, pokud zanedbáváte důležitost efektivní komunikace.

Častěji než ne, projekty zpomalují nebo selhávají úplně, protože členové týmu chybí důležité aktualizace nebo instrukce.

Jedním z nejlepších způsobů, jak upřednostnit komunikaci je použitíSoftware pro správu práceTo zvyšuje transparentnost a poskytuje všem viditelnost na otázky a rozhovory související s projektem (bez nutnosti kopat prostřednictvím e-mailových vláken nebo slyšet věci v průchodu).

4. průběžně monitorovat a zlepšovat své pracovní postupy

Myslíte si, že můžete srazit prach z vašich pracovních postupů a pak se dívat, jak všechno běží hladce odtud? Nepřesně.

Zlepšení pracovních postupů není "nastavit a zapomenout na to" cvičení. Je to něco, co budete muset udělat konzistentně jako váš tým a projekty se vyvíjejí.

Nastavte se opakující se připomenutí (alespoň čtvrtletně), aby se další pohled na vaše procesy a hostit otevřenou konverzaci se svým týmem o tom, co funguje dobře - a co není. To bude mnohem zvládnutelné, než potřebovat opravit všechny vaše pracovní postupy jednou v modrém měsíci.

Využijte zprávy o pracovním postupu pro zvýšení výkonu vašeho týmu

Stejně jako jakýkoli projektový manažer, vaším cílem je podpořit váš tým, protože produkuje vysoce kvalitní projekty - ideálně, s co nejmenší zátáčkových bloků.

Ale to se nestane automaticky. To vyžaduje vědomé úsilí o hodnocení vašich pracovních postupů a zjistit, jak mohou věci běžet ještě efektivněji.

Dobrou zprávou je, že zprávy workflow vám poskytnou data, která potřebujete řešit tento proces s důvěrou. Vytáhněte si vlastní pracovní postupy Správce úloh UDN , a pak podniknout kroky k vylepšení těchto procesů a přeměnit svůj tým do štíhlé, střední, produktivity.