Hoe het meeste uit een workflow-rapport te halen

U wilt dat uw team functioneert als een goed geoliede machine. U wilt dat deadlines worden voldaan, communicatie om gestroomlijnd te worden en projecten om de finishlijn zo min mogelijk stress over te steken.

Dus, zoals deprojectLeider, hoe laat je dit gebeuren?

Het duurt meer dan alleen je vingers oversteken of op je hakken klikken. U moet uw aandacht schenken aan een workflow-rapport om de manier te begrijpen die uw team projecteert - en identificeren wat niet werkt.

Wat is een workflow-rapport?

BinneninUdn taakmanager, eenWorkflow-rapportBiedt een overzicht op hoog niveau van hoe uw team werk bereikt heeft.

Het werkstroomrapport geeft de gemiddelde hoeveelheid tijdstaken weer die in een bepaalde status blijven, welk percentage van taken van de ene status naar het andere verandert en het aantal wijzigingen van de ene status naar de andere die op wekelijkse basis voorkomt.

Deze informatie kan u helpen zienknelpuntenen inefficiënties en maken vervolgens aanpassingen, zodat uw team meer high-kwaliteitwerk gedaan in minder tijd (en met minder frustratie).

Wanneer is werkstroomanalyse geschikt?

Je team is waarschijnlijk meer gericht op het krijgen van het werk gedaan, in plaats van zorgen te maken hoe het klaar is. En het is veel te gemakkelijk om te vertrouwen op dat OFT-herhaalde adage, "als het niet brak, repareer het dan niet." Everytime is echter een goed moment om erachter te komen hoe je wat werkstroomverbeteringen kunt maken.

Misschien blijft u dezelfde hakens raken bij het voltooien van projecten. Misschien voelt je team zich gestresst en overweldigd. Misschien hoor je frequente klachten over wegversperringen en ontbrekende stukken. Of, misschien is er niets van de rails af en wil je gewoon je team ondersteunen om zo productief en succesvol te worden.

Er zullen altijd manieren zijn om je te stroomlijnen en te verbeterenwerkprocessenEn het is slim om consequent door te kammen en ze te verfijnen.

Workflow-rapporten analyseren

Voordat u verbeteringen kunt aanbrengen, moet u begrijpen hoe uw huidige workflows optreden. Dit is waar je workflow-rapport binnenkomt. Het is gemakkelijk om je handen op te halener doorheenUdn taakmanager .

Maar gegevens zijn alleen gegevens - tenzij u weet hoe u het moet gebruiken. Laten we een paar tips bestrijken om de informatie te begrijpen die u van dat rapport krijgt.

1. Zoek naar knelpunten

Een van de grootste dingen waarnaar je wilt zoeken zijn knelpunten. UwUdn taakmanagerWorkflow-rapport toont u hoe lang taken in een bepaalde tijdsperiode in een bepaalde status zijn geweest.

Misschien kunt u bijvoorbeeld zien dat taken worden gemarkeerd als "in beoordeling" voor een manier langer dan u hebt verwacht. Dat is een indicator die uw feedback- en goedkeuringsproces een klevende punt voor uw team is. Met die informatie kunt u verder onderzoeken waarom dat gebeurt en adres dat hindernis is.

2. Houd de repetitieve taken in de gaten

Uw Udn taakmanagerWorkflow-rapport toont u ook het gemiddelde aantal wijzigingen van de ene status in een wekelijkse basis. Dit is een ander gebied waar je goed op wilt letten, omdat het je kan helpen om wat rote-taken te herkennen die mogelijk kunnen worden geautomatiseerd of ingekort.

Als je ziet dat je team veel meer taken is van "gepland" tot "in uitvoering" dan alle andere statusypen tijdens een bepaalde week, is dat een aanwijzing waarmee u handmatige arbeid van hun platen kunt meenemen door de start te vinden om de start te vinden van projecten. Dit kan inhouden met het gebruik van een sjabloon, zodat ze telkens niet helemaal opnieuw hoeven te beginnen.

3. Ga verder dan de gegevens

Je workflow-rapport zal veel onthullen, maar je moet het niet overwegen als vervanging voor het feitelijk praten met je teamleden.

Ga verder dan de gegevens en gesprekken over je bestaande workflows. Waar komen je teamleden vast? Wat kunnen ze beter werken? Wat zijn de worteloorzaken van de knelpunten die je hebt geïdentificeerd?

Je teamleden zijn degenen die dagelijks in het onkruid met deze taken zijn, dus het is belangrijk om hun input te krijgen over een prospectiefVerwerkingsverbeteringen. Bovendien zijn die waardevolle inzichten die u kunt gebruiken terwijl u erachter komt hoe u de werkstromen die vooruitgaat en beheren.

Beste werkstroomverbeteringsideeën

Je hebt een hoop informatie binnen handbereik, en nu ben je klaar om dat te benutten om daadwerkelijk wat verbeteringen voor je team te doen.

Laten we eens kijken naar een paar technieken om workflows te controleren en beheren die u kunt gebruiken om de aanpak van uw team te optimaliseren en hoofdpijn en gedoe te verwijderen.

1. Plan voor project-handoffs

Zoveel als je wilt denken dat jeProject-handoffsLijkt op een snelle passerende baton, het werkt waarschijnlijk niet op die manier. Het overbrengen van het eigendom van een project naar een nieuwe persoon of team is wanneer de dingen kunnen vallen, vooral als mensen niet in de lus zijn gehouden over de voortgang van het project tot dat punt.

Om uw workflows echt te stroomlijnen, moet u ervoor zorgen dat u rekening houdt met deze overdrachtsperiode wanneerplanninguit uw projecten.

Of u nu een korte sjabloon wilt maken die mensen moeten invullen voordat u dat project overhandigt, of op uwCollaborative Work Management SoftwareOm transparantie te bieden en de gaten in te vullen, moet het duidelijk zijn hoe u dat project van één set van handen naar de andere kunt verplaatsen.

2. Introduceer automatisering

Soms heeft de reden dat projecten van de rails afgaan een verrassend eenvoudige verklaring: iemand springt een kleine maar belangrijke stap over. Misschien blijven teamleden vergeten de volgende persoon in de workflow toe te wijzen of de update van detaakStatus.

Dit is waarautomatiseringkan de dag redden.Udn taakmanagerMaakt het gemakkelijk om te zien welke status vervolgens moet worden geselecteerd en kan automatisch toestemming bijwerken op basis van de taakstatus.

Het is een minder ding dat je team moet onthouden, wat betekent dat ze gefocust kunnen blijven op wat er echt toe doet: het project.

3. Houd de regels van communicatie open

Een van de vijf projectenis niet succesvol vanwege ineffectieve communicatie. Ongeacht welke hacks of trucs u probeert te implementeren, zult u geen belangrijke werkstroomverbeteringen zien als u het belang van effectieve communicatie verwaarloost.

Vaker wel dan niet, projecten langzamer of falen of falen allen omdat teamleden belangrijke updates of instructies missen.

Een van de beste manieren om de communicatie te prioriteren, is te gebruikenWerkbeheersoftwareDat verhoogt de transparantie en geeft iedereen zicht in projectgerelateerde vragen en gesprekken (zonder door e-maildraad te graven of dingen te horen in het passeren).

4. Monitor continu en verbeter uw workflows

Denk dat je het stof van je workflows kunt uitschakelen en kunt zien hoe alles van daaruit soepel loopt? Niet precies.

Het verbeteren van uw workflows is geen "SET IT en vergeten" Oefening. Het is iets dat je consequent moet doen als je team en projecten evolueren.

Stel jezelf een terugkerende herinnering in (minstens kwartaal) om nog een kijkje te nemen naar je processen en een open gesprek te organiseren met je team over wat goed werkt - en wat is het niet. Dat zal veel beheersbaarder zijn dan het opnieuw hoeven van al je workflows te reviseren in een blauwe maan.

Leverage Workflow-rapporten om de prestaties van uw team te vergroten

Net als elke projectmanager is je doel om je team te ondersteunen, omdat het hoogwaardige projecten produceert - idealiter, met zo weinig mogelijk wegblokken.

Maar dat gebeurt niet gewoon automatisch. Het kost een bewuste inspanning om je workflows te evalueren en erachter te komen hoe dingen nog efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Het goede nieuws is dat workflow-rapporten u de gegevens geven die u nodig hebt om dit proces met vertrouwen aan te pakken. Trek uw eigen werkstroomrapporten van Udn taakmanager en neem vervolgens stappen om die processen te verfijnen en uw team te transformeren in een mager, gemiddelde, productiviteitsmachine.