Как максимально использовать отчет о рабочем процессе

Вы хотите, чтобы ваша команда функционировала как хорошо смазанная машина. Вы хотите, чтобы сроки были выполнены, общение, чтобы упростить, и проекты для пересечения финишной линии как можно меньше стресса.

Итак, какпроектЛидер, как вы заставляете это случиться?

Это займет больше, чем просто пересекать пальцы или нажать на каблуки. Вам необходимо обратить ваше внимание на отчет о рабочем процессе, чтобы понять, как ваша команда занимается проектами - и определить, что не работает.

Что такое отчет о рабочем процессе?

В пределахДиспетчер задач UDN А. Отчет о рабочем процессеОбеспечивает обзор высокого уровня того, как ваша команда получила работу.

Отчет о рабочем процессе будет отображаться среднее количество временных задач остается в определенном состоянии, какой процент задач изменяется из одного статуса в другую, и количество изменений из одного статуса другому, которое происходит на еженедельной основе.

Эта информация может помочь вам на местеузкие местаи неэффективность, а затем внести коррективы, чтобы ваша команда может стать более высокойкачественныйРабота выполнена за меньшее время (и с меньшим разочарованием).

Когда соответствующий анализ рабочего процесса?

Ваша команда, вероятно, более ориентирована на получение проделанной работы, а не беспокоиться о том, как это сделано. И далеко слишком легко полагаться на повторную поговорку, «если это не сломается, не исправьте это». Однако в любое время - хорошее время, чтобы выяснить, как вы можете сделать некоторые улучшения рабочего процесса.

Может быть, вы продолжаете попасть на одни и те же зацепления в завершении проектов. Возможно, ваша команда чувствует себя стрессовой и пораженной. Может быть, вы слышите частые жалобы на контрольные блоки и недостающие части. Или, возможно, ничто не сбежало с рельсов, и вы просто хотите поддержать свою команду, становясь как возможны продуктивными и успешными.

Всегда будут способы оптимизировать и улучшить вашиРабочие процессыИ это умно постоянно расчесывается и уточняет их.

Как анализировать отчеты о рабочем процессе

Прежде чем вы сможете сделать улучшения, вам нужно понять, как выполняются ваши текущие рабочие процессы. Это где находится ваш отчет о рабочем процессе. Легко достать руки начерезДиспетчер задач UDN Отказ

Но данные только данные - если вы не знаете, как его использовать. Давайте охвачем несколько советов, чтобы иметь смысл информации, которую вы получаете от этого отчета.

1. Ищите узкие места

Одна из самых больших вещей, которые вы захотите искать узкие места. ТвойДиспетчер задач UDNОтчет о рабочем процессе покажет вам, как длинные задачи были в любом данном состоянии в течение определенного периода времени.

Например, возможно, вы можете видеть, что задачи помечены как «в обзор» в течение более длительного времени, чем вы ожидали. Это индикатор, который процесс отзывов и одобрения - это точка прилипания для вашей команды. С этой информацией вы можете еще больше расследовать, почему это происходит и обращается к этому препятствию.

2. Следите за повторяющимися задачами

ТвойДиспетчер задач UDNОтчет о рабочем процессе также покажет вам среднее количество изменений из одного статуса на другой во время еженедельного основания. Это еще одна область, которую вы захотите забрать пристальное внимание, потому что он может помочь вам обнаружить некоторые задачи Rote, которые могут быть в состоянии автоматизировать или сокращать.

Если вы видите, что ваша команда движется больше задач от «запланированных» на «в прогрессе», чем любые другие типы состояний в течение заданной недели, это подсказка, которое вы можете взять на себя ручную труду с их пластин, обнаружив способы оптимизации начала проектов. Это может включать в себя использование шаблона, поэтому им не нужно начинать с нуля каждый раз.

3. Выйдите за рамки данных

Ваш отчет о рабочем процессе раскроет много, но вы не должны рассматривать его как замену на самом деле разговаривать с членами вашей команды.

Выйдите за рамки данных и имеют разговоры о ваших существующих рабочих процессах. Где члены вашей команды застряли? Что они думают, могут работать лучше? Каковы корневые причины узких мест, которые вы определили?

Члены вашей команды являются теми, которые находятся в сорняках с этими задачами ежедневно, поэтому важно получить свой вклад о любом перспективномУлучшения процессаОтказ Кроме того, это ценные идеи, которые вы можете использовать при выявлении того, как отслеживать и управлять рабочими процессами, движущимися вперед.

Лучшие идеи улучшения рабочего процесса

У вас есть тонна информации у вас под рукой, а теперь вы готовы использовать, что на самом деле сделать некоторые улучшения для вашей команды.

Давайте посмотрим на несколько методов для мониторинга и управления рабочими процессами, которые вы можете использовать для оптимизации подхода вашей команды и удалить головные боли и неприятности.

1. План для передачи проекта

Столько, сколько вы хотели думать, что вашпроектные передачи обслуживанияПомимо быстрого прохождения батора, он, вероятно, не работает таким образом. Передача владения проектом на новый человек или команда - это когда все может упасть на трек, особенно если люди не содержались в цикле о прогрессе проекта до этого момента.

Чтобы действительно оптимизировать ваши рабочие процессы, убедитесь, что вы учитываете этот период передачи обслуживания, когдапланированиеиз ваших проектов.

Хотите ли вы создать краткий шаблон, чтобы люди должны заполнить, прежде чем передавать этот проект, или полагаться на вашСовместное программное обеспечение для управления работойЧтобы обеспечить прозрачность и заполнить пробелы, следует ясно, как вы будете перемещать этот проект из одного набора рук на другое.

2. Введите автоматизацию

Иногда причина, по которой проекты уходят в рельсы, оказывают удивительно простое объяснение: кто-то пропускает небольшой, но важный шаг. Возможно, члены команды продолжают забывать назначить следующего человека в рабочем процессе или обновитьзадачаСтатус статуса

Это гдеавтоматизацияможет спасти день.Диспетчер задач UDNпозволяет легко видеть, какой статус должен быть выбран следующим, и может автоматически обновлять задание, основанные на статусе задачи.

Еще одна вещь, которую ваша команда должна вспомнить, что означает, что они могут быть сосредоточены на том, что действительно имеет значение: проект.

3. Держите линии связи открытыми

Один из пяти проектовбезуспешно из-за неэффективной связи. Независимо от того, какие хаки или трюки вы пытаетесь реализовать, вы не увидите значительных улучшений рабочих процессов, если вы пренебрегаете важность эффективного общения.

Чаще всего, чем нет, проекты замедляются или полностью проваливаются, потому что члены команды пропускают важные обновления или инструкции.

Один из лучших способов приоритетировать связь - использоватьПрограммное обеспечение для управления работойЭто увеличивает прозрачность и дает всем посмотреть на вопросы и разговоры, связанные с проектом (без необходимости копаться через потоки электронной почты или слышать вещи в прохождении).

4. Непрерывно контролируйте и улучшите ваши рабочие процессы

Думаю, вы можете сбить пыль с ваших рабочих процессов, а затем посмотреть, как все проходит гладко оттуда? Не совсем.

Улучшение ваших рабочих процессов не «Установите его и забудь его». Это то, что вам нужно будет делать последовательно, когда ваша команда и проекты развиваются.

Установите себя повторяющимся напоминанием (по крайней мере, ежеквартально), чтобы сделать другой взгляд на ваши процессы и разместить открытый разговор с вашей командой о том, что работает хорошо - и что нет. Это будет гораздо более управляемой, чем требуется капитальный ремонт всех ваших рабочих процессов один раз в голубой луне.

Используйте отчеты о рабочем процессе для повышения производительности вашей команды

Как и любой менеджер проекта, ваша цель состоит в том, чтобы поддержать вашу команду, поскольку она производит высококачественные проекты - в идеале, с максимально немало дорогих блоков.

Но это не просто происходит автоматически. Требуется сознательное усилие для оценки ваших рабочих процессов и выяснить, как все могут работать еще более эффективно.

Хорошая новость заключается в том, что отчеты рабочих процессов дают вам данные, которые вам нужно решать этот процесс с уверенностью. Потяните свои собственные отчеты о рабочем процессе от Диспетчер задач UDN И затем предприняйте шаги, чтобы уточнить эти процессы и преобразовать свою команду в наклонную, среднюю продуктивную машину.