Como aproveitar ao máximo um relatório de fluxo de trabalho

Você quer que sua equipe funcione como uma máquina bem lubrificada. Você quer que os prazos sejam atendidos, a comunicação para ser simplificada e projetos para atravessar a linha de chegada com o mínimo de tensão possível.

Então, como oprojetolíder, como você faz isso acontecer?

Vai demorar mais do que apenas cruzar os dedos ou clicar em seus calcanhares juntos. Você precisará virar sua atenção para um relatório de fluxo de trabalho para entender a maneira como sua equipe aborda projetos - e identifique o que não está funcionando.

O que é um relatório de fluxo de trabalho?

Dentro deGerenciador de tarefas UDN., umaRelatório de fluxo de trabalhoFornece uma visão geral de alto nível de como sua equipe está conseguindo funcionar realizada.

O relatório do fluxo de trabalho exibirá a quantidade média de tempo de tarefas permanecerá em um status específico, que porcentagem de tarefas alteram de um status para outro e o número de alterações de um status para outro que ocorrem em uma base semanal.

Esta informação pode ajudá-lo a identificargargalose ineficiências, e depois fazer ajustes para que sua equipe possa obter mais altaqualidadetrabalho feito em menos tempo (e com menos frustração).

Quando é apropriada a análise de fluxo de trabalho?

Sua equipe provavelmente é mais focada em fazer o trabalho, em vez de se preocupar como isso é feito. E, é muito fácil confiar naquele diálogo repetido, "se não estiver quebrado, não conserte." No entanto, a qualquer momento é um bom momento para descobrir como você pode fazer algumas melhorias de fluxo de trabalho.

Talvez você continue batendo nos mesmos snags no preenchimento de projetos. Talvez sua equipe esteja estressada e sobrecarregada. Talvez você esteja ouvindo reclamações freqüentes sobre bloqueios e peças perdidas. Ou talvez nada tenha fugido dos trilhos, e você só quer apoiar sua equipe para se tornar tão produtivo e bem-sucedido quanto possível.

Sempre haverá maneiras de simplificar e melhorar o seuprocessos de trabalhoE é inteligente combater consistentemente e refiná-los.

Como analisar relatórios de fluxo de trabalho

Antes de poder fazer melhorias, você precisa entender como seus fluxos de trabalho atuais estão se apresentando. É aí que o seu relatório de fluxo de trabalho entra. É fácil colocar as mãosAtravés dosGerenciador de tarefas UDN. .

Mas, os dados são apenas dados - a menos que você saiba como usá-lo. Vamos cobrir algumas dicas para fazer sentido das informações que você recebe desse relatório.

1. Procure por gargalos

Uma das maiores coisas que você vai querer procurar são gargalos. SeuGerenciador de tarefas UDN.O Relatório de Fluxo de Trabalho mostrará quantas tarefas foram em algum status durante um determinado período de tempo.

Por exemplo, talvez você possa ver que as tarefas são marcadas como "em revisão" por mais tempo do que o previsto. Esse é um indicador de que seu processo de feedback e aprovação é um ponto aderente para sua equipe. Com essa informação, você pode investigar ainda mais por que isso está acontecendo e abordando esse obstáculo.

2. Fique de olho nas tarefas repetitivas

SeuGerenciador de tarefas UDN.O relatório de fluxo de trabalho também mostrará o número médio de alterações de um status para outro durante uma base semanal. Esta é outra área que você vai querer prestar muita atenção, porque poderia ajudá-lo a identificar algumas tarefas de rotação que possam ser automatizadas ou encurtadas.

Se você vir que sua equipe está se movendo mais tarefas de "planejado" para "em andamento" do que qualquer outro tipo de status durante uma determinada semana, essa é uma pista que você pode levar algum trabalho manual de suas placas, encontrando maneiras de otimizar o início de projetos. Isso pode envolver usando um modelo para que eles não precisem começar do zero cada vez.

3. Vá além dos dados

Seu relatório de fluxo de trabalho revelará muito, mas você não deve considerá-lo como um substituto para realmente falar com seus membros da equipe.

Vá além dos dados e tenha conversas sobre seus fluxos de trabalho existentes. Onde os membros da sua equipe ficam presos? O que eles acham que podem estar trabalhando melhor? Quais são as causas raiz dos gargalos que você identificou?

Os membros da sua equipe são os que estão nas ervas daninhas com essas tarefas diariamente, por isso é importante obter sua contribuição sobre qualquer perspectivamelhorias de processo. Além disso, esses são insights valiosos que você pode usar ao descobrir como monitorar e gerenciar fluxos de trabalho em frente.

Idéias de melhoria de fluxo de trabalho

Você tem uma tonelada de informações ao seu alcance, e agora você está pronto para alavancar isso para realmente fazer algumas melhorias para sua equipe.

Vamos dar uma olhada em apenas algumas técnicas para monitorar e gerenciar fluxos de trabalho que você pode usar para otimizar a abordagem de sua equipe e remover dores de cabeça e aborrecimentos.

1. Planeje as Handoffs do Projeto

Tanto quanto você gostaria de pensar que o seuHANDoffs do projetoAssemelham-se a uma rápida passagem do bastão, provavelmente não está funcionando assim. A transferência de propriedade de um projeto para uma nova pessoa ou equipe é quando as coisas podem cair fora da pista, especialmente se as pessoas não tiverem sido mantidas no loop sobre o progresso do projeto para esse ponto.

Para realmente simplificar seus fluxos de trabalho, verifique se você é responsável por este período de mão quandoplanejamentoseus projetos.

Se você deseja criar um modelo breve que as pessoas são obrigadas a preencher antes de entregar esse projeto, ou confiar no seuSoftware de gerenciamento de trabalho colaborativoPara fornecer transparência e preencher as lacunas, deve ser claro como você moverá esse projeto de um conjunto de mãos para outro.

2. Introduzir automação

Às vezes, a razão pela qual os projetos vão fora dos trilhos têm uma explicação surpreendentemente simples: alguém está pulando um pequeno mas importante passo. Talvez os membros da equipe continuem esquecendo de atribuir a próxima pessoa no fluxo de trabalho ou atualizar otarefaStatus.

Isto é ondeautomaçãopode salvar o dia.Gerenciador de tarefas UDN.Torna mais fácil ver qual status deve ser selecionado em seguida e pode atualizar automaticamente os atribuídos com base no status da tarefa.

É uma coisa menos que sua equipe precisa lembrar, o que significa que eles podem ficar focados no que realmente importa: o projeto.

3. Mantenha as linhas de comunicação abertas

Um em cada cinco projetosnão é bem sucedido devido a uma comunicação ineficaz. Independentemente de quais hacks ou truques você tenta implementar, você não verá melhorias significativas de fluxo de trabalho se negligenciar a importância da comunicação efetiva.

Mais frequentemente do que não, os projetos desacelerarem ou falham completamente porque os membros da equipe perdem atualizações ou instruções importantes.

Uma das melhores maneiras de priorizar a comunicação é usarSoftware de gerenciamento de trabalhoIsso aumenta a transparência e dá à visibilidade de todas as questões e conversas relacionadas ao projeto (sem ter que cavar tópicos por e-mail ou ouvir as coisas em aprovação).

4. Monitore continuamente e melhore seus fluxos de trabalho

Acha que você pode derrubar a poeira dos seus fluxos de trabalho e, em seguida, assistir como tudo corre suavemente de lá? Não exatamente.

Melhorar seus fluxos de trabalho não é um exercício "configurado e esquecer". É algo que você precisa fazer de forma consistente à medida que sua equipe e projetos evoluem.

Defina um lembrete recorrente (pelo menos trimestral) para dar outra olhada em seus processos e hospedar uma conversa aberta com sua equipe sobre o que está funcionando bem - e o que não é. Isso será muito mais gerenciável do que precisar de revisar todos os seus fluxos de trabalho uma vez em uma lua azul.

Alavancar relatórios de fluxo de trabalho para impulsionar o desempenho da sua equipe

Como qualquer gerente de projeto, seu objetivo é apoiar sua equipe, pois produz projetos de alta qualidade - idealmente, com apenas alguns obstáculos possíveis.

Mas isso não acontece automaticamente. É preciso um esforço consciente para avaliar seus fluxos de trabalho e descobrir como as coisas podem correr ainda mais eficientemente.

A boa notícia é que os relatórios de fluxo de trabalho fornecem os dados que você precisa para enfrentar esse processo com confiança. Puxe seus próprios relatórios de fluxo de trabalho de Gerenciador de tarefas UDN. e, em seguida, tome medidas para refinar esses processos e transformar sua equipe em uma máquina magra, média, produtividade.