Cum să profitați la maximum de un raport al fluxului de lucru

Vrei ca echipa ta să funcționeze ca o mașină bine uleioasă. Doriți ca termenele limită să fie îndeplinite, comunicarea să fie simplificată și proiecte pentru a trece linia de sosire cu cât mai puține stres posibil.

Deci, caproiectLider, cum faceți acest lucru?

Va dura mai mult decât traversarea degetelor sau faceți clic pe tocuri împreună. Va trebui să vă atrageți atenția asupra unui raport al fluxului de lucru pentru a înțelege modul în care echipa dvs. abordează proiectele - și identificați ceea ce nu funcționează.

Ce este un raport al fluxului de lucru?

În Manager de sarcini UDN., ARaportul fluxului de lucruOferă o imagine de ansamblu la nivel înalt a modului în care echipa dvs. este realizată.

Raportul fluxului de lucru va afișa valoarea medie a sarcinilor de timp rămân într-o anumită stare, ce procent de sarcini se schimbă de la un statut la altul și numărul de modificări de la un statut la altul care apar pe o bază săptămânală.

Aceste informații vă pot ajuta la fața loculuiblocajeleși ineficiențe, apoi fac ajustări, astfel încât echipa dvs. să poată obține mai mult -calitateLucrările efectuate în mai puțin timp (și cu mai puțină frustrare).

Când este adecvată analiza fluxului de lucru?

Echipa dvs. este probabil mai concentrată pe obținerea lucrării, mai degrabă decât să vă îngrijorați cum se face. Și este mult prea ușor să se bazeze pe cea a adage repetată ", dacă nu este ruptă, nu o rezolvi. Cu toate acestea, oricând este un moment bun pentru a afla cum puteți face unele îmbunătățiri ale fluxului de lucru.

Poate că continuați să loviți aceleași lovituri în completarea proiectelor. Poate că echipa dvs. se simte stresată și copleșită. Poate că auziți plângeri frecvente despre blocurile de drumuri și piesele lipsă. Sau, probabil, nimic nu a fugit de pe șine și vrei doar să-ți susții echipa de a deveni cât mai productiv și de succes posibil.

Vor fi întotdeauna modalități de a eficientiza și de a vă îmbunătățiprocese de lucruȘi este inteligent să le pieptene în mod constant și să le perfecționeze.

Cum se analizează rapoartele fluxului de lucru

Înainte de a putea face îmbunătățiri, trebuie să înțelegeți cum funcționează fluxurile de lucru actuale. Aici intră raportul dvs. de flux de lucru. Este ușor să vă luați mâinileprinManager de sarcini UDN. .

Dar, datele sunt doar date - dacă nu știți cum să o utilizați. Să acoperi câteva sfaturi pentru a înțelege informațiile pe care le obțineți din acest raport.

1. Căutați blocaje

Unul dintre cele mai mari lucruri pe care le veți dori să le căutați sunt blocajele. TaManager de sarcini UDN.Raportul fluxului de lucru vă va arăta cât timp au fost sarcinile în orice statut dat într-o anumită perioadă de timp.

De exemplu, poate că puteți vedea că sarcinile sunt marcate ca "în revizuire" pentru mai mult decât ați anticipat. Acesta este un indicator că procesul dvs. de feedback și aprobare este un punct de lipire pentru echipa dvs. Cu aceste informații, puteți investiga în continuare de ce se întâmplă și abordează că obstacolul.

2. Păstrați un ochi asupra sarcinilor repetitive

Ta Manager de sarcini UDN.Raportul fluxului de lucru vă va arăta, de asemenea, numărul mediu de modificări de la un statut la altul în fiecare săptămână. Aceasta este o altă zonă pe care o veți dori să acordați o atenție deosebită, deoarece vă poate ajuta să găsiți anumite sarcini rote care ar putea fi automatizate sau scurtate.

Dacă vedeți că echipa dvs. se mișcă mai mult mai multe sarcini de la "planificate" la "în curs de desfășurare" decât orice alte tipuri de stare în timpul unei săptămâni date, acesta este un indiciu că ați putea lua niște forță de muncă manuală de pe plăcile lor, găsind modalități de a optimiza începutul de proiecte. Acest lucru ar putea implica utilizarea unui șablon, astfel încât acestea nu trebuie să înceapă de la zero de fiecare dată.

3. Deplasați datele

Raportul dvs. de lucru va dezvălui mult, dar nu ar trebui să-l considerați ca înlocuitor pentru a vorbi de fapt cu membrii echipei dvs.

Mergeți dincolo de datele și aveți conversații cu privire la fluxurile de lucru existente. Unde se blochează membrii echipei dvs.? Ce cred ei ar putea funcționa mai bine? Care sunt cauzele principale ale blocajelor pe care le-ați identificat?

Membrii echipei dvs. sunt cei care se află în buruieni cu aceste sarcini zilnic, deci este important să obțineți contribuția lor despre orice perspectivăîmbunătățirea procesului. În plus, acestea sunt perspective valoroase pe care le puteți utiliza în timp ce vă dați seama cum să monitorizați și să gestionați fluxurile de lucru în avans înainte.

Cele mai bune idei de îmbunătățire a fluxului de lucru

Aveți o mulțime de informații la îndemână și acum sunteți gata să folosiți că pentru a face unele îmbunătățiri pentru echipa dvs.

Să aruncăm o privire la doar câteva tehnici de monitorizare și gestionare a fluxurilor de lucru pe care le puteți utiliza pentru a optimiza abordarea echipei dvs. și pentru a elimina durerile de cap și hassles.

1. Planificați pentru handicapurile proiectului

Cât doriți să vă gândiți că dvs.Handoffs de proiectSeamănă cu o trecere rapidă a bastonului, probabil că nu funcționează așa. Transferul de proprietate asupra unui proiect la o nouă persoană sau o echipă este atunci când lucrurile pot cădea în afara drumului, mai ales dacă oamenii nu au fost păstrați în buclă despre progresul proiectului în acel moment.

Pentru a vă eficientiza cu adevărat fluxurile de lucru, asigurați-vă că vă contabilizați această perioadă de transfer cândplanificareProiectele dvs.

Indiferent dacă doriți să creați un șablon scurt pe care oamenii trebuie să le completeze înainte de a preda acest proiect sau să vă bazeze pe dvs.Software de gestionare a muncii colaborativePentru a oferi transparență și completarea decalajelor, ar trebui să fie clar cum veți deplasa acest proiect de la un set de mâini la altul.

2. Introduceți automatizarea

Uneori, motivul pentru care proiectele decolează șinele are o explicație surprinzător de simplă: cineva sări peste un pas mic, dar important. Poate că membrii echipei continuă să uite să atribuie următoarea persoană în fluxul de lucru sau să actualizezesarcinăStatutul.

Aici e loculautomatizarepoate salva ziua.Manager de sarcini UDN.Ea face ușor să vedeți ce stare ar trebui să fie selectată în continuare și poate actualiza automat ceilalți pe baza stării sarcinii.

Este un lucru mai puțin lucru pe care echipa dvs. trebuie să-și amintească, ceea ce înseamnă că pot rămâne concentrați asupra a ceea ce contează cu adevărat: proiectul.

3. Păstrați liniile de comunicare deschise

Unul din cinci proiectenu reușește din cauza unei comunicări ineficiente. Indiferent de ceea ce hack-uri sau trucuri încercați să implementați, nu veți vedea îmbunătățiri semnificative ale fluxului de lucru dacă neglijați importanța comunicării eficiente.

De cele mai multe ori, proiectele încetinesc sau nu reușesc cu totul, deoarece membrii echipei pierd actualizări sau instrucțiuni importante.

Una dintre cele mai bune modalități de a prioritiza comunicarea este de a utilizaSoftware de gestionare a munciiAsta sporește transparența și oferă tuturor vizibilității la întrebările și conversațiile legate de proiect (fără a fi nevoie să sapă prin fire de e-mail sau să audă lucruri în trecere).

4. Monitorizați continuu și îmbunătățiți fluxurile de lucru

Gândiți-vă că puteți să bateți praful de pe fluxurile de lucru și apoi să urmăriți ca totul rulează fără probleme de acolo? Nu chiar.

Îmbunătățirea fluxurilor de lucru nu este un "setați-o și uitați-l". Este ceva ce va trebui să faceți în mod consecvent ca echipa și proiectele dvs. evoluează.

Stabiliți-vă un memento recurent (cel puțin trimestrial) pentru a vă uita la procesele dvs. și găzduiți o conversație deschisă cu echipa dvs. despre ceea ce funcționează bine - și ce nu este. Aceasta va fi mult mai ușor de gestionat decât necesitatea de a revizui toate fluxurile de lucru o dată într-o lună albastră.

Leverage Rapoartele fluxului de lucru pentru a spori performanța echipei dvs.

Ca orice manager de proiect, obiectivul dvs. este de a vă susține echipa, deoarece produce proiecte de înaltă calitate - în mod ideal, cu cât mai puține blocuri de drumuri posibil.

Dar, asta nu se întâmplă automat. Este nevoie de un efort conștient de a vă evalua fluxurile de lucru și pentru a afla cum lucrurile pot funcționa și mai eficient.

Vestea bună este că rapoartele fluxului de lucru vă oferă datele de care aveți nevoie pentru a aborda acest proces cu încredere. Trageți propriile rapoarte de flux de lucru de la Manager de sarcini UDN. , apoi luați măsuri pentru a rafina acele procese și pentru a vă transforma echipa într-o mașină slabă, medie, productivitate.