Gestión de cambios 101 para gerentes de proyecto de nivel principiante
Cualquier cantidad de proyectos que realice una organización tiene un impacto en los procesos y recursos de la organización. La gestión de proyectos no es simplemente sobre el proyecto en sí, sino que también está estableciendo los cambios de organización necesarios.
Aquí es donde entra en juego el proceso de administración de cambios. Como gerente de proyecto, tienes que estar vigilante de la impacto que un proyecto tendrá[dieciséis]en la organización y cómo reaccionará sus recursos a ella.
Por lo tanto, como gerente de proyecto, también puede tener que ser un administrador de cambios.
En este artículo, pasamos por lo que es exactamente la gestión de cambios y cómo puede incorporar el proceso de administración de cambios en su gestión de proyectos .
¡Vamos a sumergirte justo en!
¿Qué es la gestión de cambios?
Antes de que podamos entrar en cómo la gestión de cambios afecta a los proyectos y viceversa, y también lo que necesita saber como gerente de proyecto, primero debe entender Que cambio de gestión es[dieciséis] .
La gestión del cambio es aquellos métodos y procedimientos utilizados por una empresa para identificar e implementar el cambio, tanto dentro de los procesos internos como externos.
Por lo tanto, la gestión de cambios prepara un enfoque estructurado para apoyar, prepararse y equipar a individuos en la empresa a adoptar un cambio con éxito, lo que es necesario para impulsar los resultados y el éxito de la compañía.
Como gerente de proyecto, hay dos tipos principales de cambio que deberá administrar. Veamos en estos tipos.
Tipos de cambio
Como un gerente de proyecto , su función lo pondrá en una posición en la que necesitará lidiar con dos tipos principales de cambio.
Estos tipos incluyen cambios tecnológicos y cambios organizativos.
Los cambios técnicos se refieren a los cambios que son específicos de su proyecto. Estos cambios técnicos son cambios en la funcionalidad, la especificación o los requisitos de su proyecto.
Debe estar muy vigilante de tal cambio, ya que estos cambios no se controlen Scope flep[dieciséis]Puede lanzar fácilmente su horario de equilibrio y aumentar su presupuesto.
La gestión de cambios organizacionales es importante para usted tratar con un gerente de proyecto para que pueda establecer acciones para tomar a nivel de proyecto que apoye el Multitud de personas[dieciséis]Quién será afectado por su proyecto en la empresa.
Este tipo de administración de cambios requerirá que identifique quien necesite cambiar como resultado del impacto del proyecto, así como en de qué manera tendrán que cambiar sus procesos.
Para este artículo, nos centraremos en este segundo tipo de cambio, a saber, el cambio organizacional.
Como gerente de proyecto, no solo tendrá que centrarse en administrar su proyecto, sino que también tendrá que entender y explicar por qué usted es emprendiendo el proyecto[dieciséis]y cuál será el impacto del proyecto, y en quién.
Para asegurar la éxito a largo plazo de su proyecto[dieciséis]Tendrá que administrar los cambios que su proyecto tiene en términos de cambio organizacional.
Proceso de gestión de cambios VS Gestión de proyectos
Fuente[dieciséis]
La diferencia entre la gestión del cambio y la gestión de proyectos a menudo se confunde. Si bien ambos involucran procesos y recursos administradores, son diferentes disciplinas.
Sin embargo, debe tener en cuenta que tanto el cambio de administración como la gestión de proyectos a menudo trabajan juntos para servir objetivos organizacionales.
Comprender la diferencia entre los dos y cómo trabajan juntos es esencial para el éxito de su empresa.
La gestión de proyectos es un término. Eso es vasto y abarca una gama de procesos y, por lo tanto, el término a menudo puede parecer vago.
Siempre es útil referirse a una definición oficial aunque pueda entender qué es la gestión del proyecto.
los Guía de PMBOK[dieciséis]Define la gestión de proyectos como "la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar actividades para cumplir con los requisitos del proyecto".
Para poder llevar un producto o proyecto desde el punto A hasta el punto B, como administrador de proyectos, usted y su equipo se moverán a través de cinco etapas principales:
Estas etapas ayudan a conducir estratégicamente el proyecto hacia adelante y ayudar a organizar lo que se debe hacer en un proyecto.
En comparación con la gestión de proyectos que se ocupa de los procesos y actividades que deben hacerse, la gestión de cambios involucra a las personas afectadas por estos proyectos.
Dado que los proyectos que se realizan pueden tener un gran impacto en la organización y sus partes interesadas, el proyecto y la gestión de cambios a menudo trabajan juntos para garantizar el éxito del proyecto a largo plazo.
Los resultados de un proyecto pueden ser atrofiados si no recibe buy-in de su organización sobre los cambios que estarán sujetos a debido al proyecto.
Comprender la necesidad de estos cambios y cómo adoptar y adaptarse a ellos es necesario. Aquí es donde llega la gestión de cambios.
La gestión de cambios ayuda a la transición a estos procesos modificados y a todos los involucrados.
La gestión del cambio se puede dividir en tres etapas principales:
Por otro lado, Gestión del cambio[dieciséis] :
Beneficios de la integración del proceso de gestión de cambios dentro de la gestión de proyectos.
Dado que tanto la gestión de proyectos como la gestión del cambio se ocupan de diferentes aspectos de un proyecto, aunque ambos trabajan hacia el éxito final del proyecto, idealmente, ambas disciplinas deberían trabajar en conjunto para alcanzar el éxito organizativo general.
Aquí hay cuatro beneficios de la integración de la gestión del cambio dentro de su próximo proyecto y su Metodología de gestión de proyectos. .
Cuando integra la administración de cambios con la gestión de proyectos, esto permite que la implementación de prácticas e instalación de procedimientos se centren en alcanzar los mismos objetivos, y todos trabajan hacia la mejor y más efectiva manera de completar el proyecto.
Sin implementar la gestión del cambio, aunque puede usar fácilmente la gestión de proyectos para ajustarse a los cambios del proyecto, se vuelve difícil administrar las personas afectadas por el cambio. Los recursos tendrán inquietudes y preguntas que deberá responder para ayudarlos a adaptarse a estos cambios no solo dentro del proyecto, sino también los cambios organizativos que se han producido.
De hecho, según un estudio[dieciséis]Realizado el 65% del personal del proyecto que se inspeccionó reportó el cambio de fatiga cuando no tenían la gestión de cambios implementada.
Con la gestión de cambios, puede proporcionar soporte y guiar a su equipo a través del cambio. Esto les permitirá adaptarse rápidamente y seguir los cambios que beneficien su objetivo organizativo.
¿Cómo escribir OKRS de la empresa para el establecimiento de objetivos efectivos?
Su equipo debe sentirse cómodo y saber que están respaldados con la administración establecida para ayudar a los cambios. Al hacerlo, se sentirán más cómodos de expresar su preocupación o incluso dar ideas para administrar nuevos cambios que se están implementando.
Este concepto de intercambio de ideas es valioso para el éxito organizativo.
Solo cuando su equipo se sienta cómodo y alineado con los objetivos de su proyecto, se sientan cómodos y estarán dispuestos a plantear preguntas y hacer sugerencias.
Cuando integre la gestión de cambios con la gestión de proyectos, como gerente de proyecto, obtendrá una comprensión de lo que el miembro del equipo fortalezas y debilidades[dieciséis]son y cómo cada miembro se adapta al cambio.
Con la administración de cambios, adopta un enfoque proactivo de cómo reaccionará su equipo al cambio y cómo el El cambio los afectará[dieciséis] .
Al integrar el proyecto y la gestión de cambios, la adaptación hacia el cambio se hace más fácil para todo su equipo.
Teniendo el mismo objetivo entre Re-abordar el recurso[dieciséis]Y el ajuste del proyecto, su equipo será más impulsado a adaptarse a los cambios.
Dicha integración garantiza que su equipo sea respaldado personalmente, así como apoyar el lado técnico de su organización.
Pasos para integrar el proceso de administración de cambios dentro de la gestión de proyectos
Fuente[dieciséis]
Estos son algunos pasos descritos en los que puede seguir para ayudarlo a incorporar la administración de cambios dentro de su gestión de proyectos para el éxito de la organización y el proyecto.
Lo primero que necesita para asegurarse es que informa a todas las personas relevantes de la importancia de la gestión del cambio. Hable con los líderes, los gerentes de proyectos, las partes interesadas y el equipo de su proyecto sobre qué ofertas de administración de cambios y cómo no solo beneficiará a la organización, sino también a ellos individualmente. Asegúrese de que también transmite que la administración de cambios es un elemento crítico para el éxito del proyecto.
Lo segundo que necesita para garantizar es que todos deben entender cómo cambiar el trabajo se realiza. Establezca las expectativas de la salida y asesore a las personas que cambian la administración se basan en hechos y datos que se recopilan a través de herramientas y procesos. Estos procesos involucran cosas como analisis de los interesados,[dieciséis]Cambiar las evaluaciones de preparación, y Evaluaciones de impacto[dieciséis] .
Fuente[dieciséis]
Además, asegúrese de que cada individuo apropiado esté descrito correctamente el proceso de cambio y los esfuerzos de trabajo. Explique el por qué detrás de un cambio particular a comprender más fácilmente y permitir que los miembros de su organización adopten el cambio.
Además, asegúrese de usar el lenguaje básico para explicar los procesos y cambios. Explicarlo en lenguaje básico garantiza que todos estén en la misma página a través del proceso y, por lo tanto, estarán más dispuestos a adaptarse a los cambios que vienen.
Además, presente un frente unificado a las partes interesadas, los líderes del proyecto e incluso los miembros del equipo y garantizan la colaboración del proyecto y el cambio de gestión.
Por último, es importante colaborar con las partes interesadas clave y otros líderes y gerentes del proyecto para amalgamar una estructura de gestión de cambios y la metodología e incluso los consiguientes entregables dentro de su plan de proyecto y otros planes e informes.
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La incorporación de la gestión de cambios dentro de la gestión de proyectos no es una hazaña fácil, y hacerlo a lo largo de un proyecto a menudo puede ser difícil.
Por lo tanto, es beneficioso tomar la ayuda de las herramientas que pueden ayudarlo en su viaje de gestión de proyectos, al tiempo que le permite incorporar la administración de cambios.
Gestor de tareas UDN [dieciséis] [dieciséis]Proporciona una plataforma con todas las necesidades de administración de proyectos envueltas en una. Puede planificar su proyecto y rastrear su proyecto y procesos con características como Diagramas de Gantt[dieciséis]y el Junta de Kanban recién liberada[dieciséis] .
Con las características de Kanban Board y Gantt Chart, puede ver fácilmente cómo su equipo y su proyecto avanza y describen dónde debe ocurrir el cambio y cómo puede trabajar más productivamente como un equipo en el futuro.
El cambio puede ser constante pero nunca es fácil. Pero con las herramientas adecuadas, puede hacer que su gestión de proyectos y su viaje de administración de cambios sea mucho más sencillo.
