מהו רישום סיכון: מדריך של מנהל פרויקטים (ודוגמה)
מחפש כלים כדי להגדיר את הקבוצה שלך להצלחה? רישום סיכון יכול לעשות בדיוק את זה.
רישום סיכון הוא מרכיב חשוב של כל מוצלחתהליך ניהול סיכוניםומסייע להקטין עיכובים פוטנציאליים של פרויקטים שיכולים להתעורר.
רישום סיכון משותף עם בעלי עניין בפרויקט כדי להבטיח מידע מאוחסן במקום נגיש אחד. מאז זה בדרך כלל עדמנהלי פרויקטים(אנחנו מדברים עליך!), זה רעיון טוב ללמוד איך ומתי להשתמש בסיכון להירשם אז אתה מוכן לפרויקט הבא שלך.
מהו רישום סיכון?
רישום סיכון הוא מסמך המשמש ככלי ניהול סיכונים לזהות מכשולים פוטנציאליים בתוך פרויקט. תהליך זה נועד לזהות באופן קולקטיבי, לנתח ולפתור סיכונים לפני שהם הופכים לבעיות. בעוד בדרך כלל מרוכז סביב פרויקטים, נסיבות אחרות שבהןניהול סיכוניםהוא מועיל לכלול את השקת המוצר ואת הייצור.
מסמך רישום סיכון, הידוע בשם יומן רישום סיכון, עוקב אחר סיכונים פוטנציאליים בפרויקט. הוא כולל גם מידע על העדיפות של הסיכון ואת הסבירות שזה קורה.
רישום סיכון הפרויקט לא צריך לזהות ולנתח סיכונים, אלא גם לספק אמצעי הקלה מוחשיים. בדרך זו, אם הסיכון הופך לאיום גדול יותר, הצוות שלך מוכן עם פתרונות מוסמך לפתור את הבעיות.
מתי אתה צריך להשתמש במרשם סיכון?
ישנם מקרים רבים כאשר רישום סיכון מגיע שימושי. באופן אידיאלי, זה צריך לשמש - או זמין לשימוש בעת הצורך - עבור כל פרויקט. זה יכול לשמש עבור פרויקטים קטנים וגדולים, אם כי יומן הסיכון שלך עשוי להיראות שונה בהתאם היקף ואת המורכבות של היוזמה שלך.
בעוד פרויקט קטן עשוי לכלול רק מידע בסיסי על הסיכון כגון סבירות, עדיפות ופתרונות, פרויקט מסובך יותר עשוי לדרוש סביב 10 שדות מסמכים שונים.
בעוד שחלק מחברות מעסיקות אנשי מקצוע סיכונים לנהל יומן סיכון, זה לעתים קרובות נופל על מנהל הפרויקט או צוות להוביל לפקח עליו. אם הצוות שלך אינו משתמש כבר בניהול סיכונים אוניהול אירועיםתהליך, זה עשוי להיות מועיל לדעת תרחישים סיכון נפוץ להחליט אם רישום סיכון מתאים לך ולצוות שלך.
כמה תרחישי סיכון מדורגים לפי עדיפות יכולים לכלול:
עדיפות נמוכה:סיכונים כגון היעדר תקשורת ושגיאות תזמון יכול להשאיר פרויקטים פתוחיםהיקף זחילהוהחמצת תוצרים.
עדיפות בינונית:סיכונים כגון עבודה לא מתוכננת או נוספת עלולה לגרום לצוותים להיאבק עםפִּריוֹןוליצור מטרות לא ברורות.
עדיפות גבוהה:סיכונים כגון אבטחת נתונים וגניבה יכול לעזוב את החברה שלך לפתוח הפסד הכנסות צריך להיות עדיפות.
ברגע שאתה יודע מתי להשתמש במרשם סיכון, אתה יכול להגדיר כראוי סיכונים בעדיפות גבוהה כאשר אתה נתקל בהם.
תרחישי סיכון נפוץ
סיכונים מרובים עלולים להתעורר במהלך פרוייקט חדש. כל דבר מאבטחת נתונים לעבודה לא מתוכננת יכול להסתכן בפרויקטים עוברים על התקציב והיקף. אף אחד לא רוצה לדמיין את ההשלכות של תאריכים עקב החמצה, ולכן חשוב לזהות סיכונים פוטנציאליים לפני שהם קורים.
זה רעיון טוב לכלול קטגוריות סיכון נפוץ בסיכון שלך להיכנס לרשום כך שאתה מוכן כאשר הם מתרחשים. למד קצת יותר על סיכונים אלה ולקבוע אילו יכולות לחול על הצוות שלך.
אבטחת מידע
אם אתה עובד על פרויקטים שיכולים להשפיע על אבטחת נתונים, חשוב מאוד לעקוב ולהקטין סיכונים פוטנציאליים. סיכונים לא מנוהלים עלולים לגרום ל:
מידע נגנב:ללא הקלה נאותה, העסק שלך יכול להיות פגיע למידע פרטי נגנב. זה מזיק במיוחד אם זה מידע הלקוח נגנב.
הונאת כרטיס אשראי:זה מסוכן ממספר סיבות, אך עלול לגרום לאובדן פדיון ולדרוש פעולה משפטית.
אבטחת נתונים היא סיכון העליון וצריך להיות עדיפות בהתאם על מנת למנוע בעיות אבטחה לטווח ארוך.
בעיות תקשורת
בעיות תקשורת לא יכולות להתעורר לא משנה את גודל הפרויקט שלך ואת הצוות. בעוד רישום סיכון יכול לעזור לזהות היכן אזורי תקשורת חיים, זה יכול להיות מועיל גם ליישםתוכנת ניהול עבודהכדי לייעלתקשורת בעבודה .
הנה כמה סיכונים שיכולים להתעורר מחוסר תקשורת:
פרויקטים חוסר עקביות:ללא תקשורת נכונה, חוסר עקביות בתוצרים יכול לגרום לבלבול.
נעשים מועדים:אף אחד לא רוצה לפספס תאריך יעד אבל ללא תקשורת ברורה, הצוות שלך לא יכול להיות מודע לתאריכים עבור תוצרים.
יצירת תוכנית תקשורת נכונה יכולה גם לסייע במניעת סיכונים משטחיים מלכתחילה.
תזמון עיכובים
אם תזמון שגיאות ועיכובים ללכת מעיניהם, הם יכולים להיות בעיה גדולה כאשר מועדים הם החמיצו. כלים כגון ציר זמןתוכנת לוח שנה צוותיכול לסייע במניעת שגיאות תזמון מלכתחילה.
עיכובים תזמון הפרויקט עלולים לגרום ל:
מתגלים מיהר:אין דבר גרוע יותר מפרויקט שלא הוצא להורג כראוי, אשר יכול לגרום למטרות להיות החמיץ ולעבוד להיראות מרושל.
בִּלבּוּל:צוותים יכולים להיות המום מבולבל ללא לוח זמנים תקין במקום.
יישום לוח זמנים יכול לעזור לשמור על תוצרים על המסלול הן למשימות יומיומיות ופרויקטים חד פעמיים.
עבודה בלתי מתוכננת
כולנו נמצאים במצב שבו פרויקט הולך על היקף. זה סיכון נפוץ שיכול להיות קל למדי כדי להקל אם מעקב כראוי. לתפוס עבודה לא מתוכננת מוקדם על מאפשר לך להאציל כראוי את זה להוביל הפרויקט.
ללא רישום סיכון ראוי, אתה יכול לחוות:
מתגעגרים:אם העבודה מחליקה דרך סדקים, אתה עלול להיות בסיכון של חסר תאריך יעד.
שיזוח עובד:Overcheduling חברי הצוות שלך עם עבודה לא מתוכננת יכול ליצור מתח ואפילולגרום overwork.ושחיקה. לכן חשוב להיקף פרויקטים כראוי.
אם אתה נתקל בבעיות עם עבודה לא מתוכננת, יישום אשינוי תהליך הבקרהיכול לעזור לתקשר עבודה נוספת לחברי הצוות שלך.
גניבת חומרים
בעוד בתקווה נדיר, עסקים שיש להם מלאי גדול של מוצרים יכול לנהל את הסיכון של גניבה או טעויות דיווח. על ידי מעקב אחר מלאי בעקביות ולעתים קרובות, אתה יכול לתפוס סיכונים בשלב מוקדם כדי לקבוע את הסיבה.
גניבה יכולה לעזוב את העסק שלך פתוח ל:
אובדן ההכנסות:אם המוצרים נגנבים או שיש שגיאות בדיווח, גניבה תהיה השפעה שלילית על ההכנסות.
חוסר ודאות:כאשר גניבה קורה, עובד וחוסר ודאות עסקיים יכולים לגרום ללחץ פנימי.
שימוש לרעה בזמן:יחד עם גניבה של סחורות מוחשיות, יש סיכון לגניבת זמן. בסביבת עבודה מרוחקת, זה יכול להיות קשה יותר לעקוב אחר המקום שבו הצוות שלך מבלה את זמנם.
בדומה לביטחון נתונים, גניבה היא סיכון בעדיפות גבוהה שיש לטפל בה במהירות האפשרית.
מה כלול בסיכון?
רישום סיכון עשוי רשימה של סיכונים ושדות מעקב. יומן הסיכון של הצוות שלך יהיה קרוב לוודאי נראה שונה מאחרים, שכן יהיה לך סיכונים ייחודיים הקשורים לפרויקטים שלך.
לא משנה את ההבדלים, רוב רושמי הסיכון מורכבים מעטים חלקים חיוניים, כולל זיהוי סיכונים, סבירות הסיכון וההקטנה בסיכון. חלקים אלה עובדים כדי ליצור יומן נוזל של מידע על סיכונים פוטנציאליים. יומנים אלה הם גם מועיל להסתכל אחורה כאשר עובדים על פרויקטים חדשים שיכולים להתמודד עם סיכונים דומים.
שדות נוספים טובים לכלול הם פרטים כמו זיהוי סיכונים, תיאור ועדיפות. ככל שאתה מקבל יותר ספציפי, כך סביר יותר שתוכנך להקטין את כל הסיכונים לבוא בדרך שלך.
כלל אצבע גדול כדי לזכור הוא יותר מסובך הפרויקט הוא, מסובך יותר מרשם הסיכון שלך עשוי להיות. זה אומר שזה רעיון טוב להיות ספציפי ככל האפשר בתוך היומן שלך עבור פרויקטים גדולים כי spreats מספר חודשים יש מספר בעלי עניין שונים.
הנה כמה מן התחומים החשובים ביותר כדי לכלול את תוכנית ניהול הסיכון שלך בפרויקט.
1. זיהוי הסיכון
אחד הערכים הראשונים הכלולים במרשם סיכון הוא זיהוי הסיכון. זה בדרך כלל בצורה של שם סיכון או מספר זיהוי. שדה זיהוי סיכונים צריך לכלול:
שם הסיכון
תאריך הזיהוי
כתוביות במידת הצורך
אתה לא צריך לקבל סופר יצירתי כאשר מתן שמות הסיכונים שלך, סיכום פשוט יעשה. מצד שני, אם אתה רוצה לקבל יצירתי, אתה יכול לעצב אישיות עבור כל סוג של סיכון. לדוגמה, באמצעות Persona "Daniela" כמו שם הנתונים שלך סיכון אבטחה כדי לעזור חברי צוות להבין כיצד לזהות במהירות סיכונים.
יחד עם שם, ייתכן שתבחר גם לכלול כתוביות קצרה ותאריך זיהוי הסיכון. זה יעזור לעקוב אחר כמה שיטות ההקלטה נוקטים ולאפשר לך לזהות אילו סיכונים לוקחים את הארוך ביותר לפתור.
2. תיאור הסיכון.
לאחר השלמת הזיהוי, יש להוסיף תיאור קצר ליומן שלך. תיאור הסיכון צריך לכלול:
סקירה קצרה, ברמה גבוהה של הסיכון
מדוע הסיכון הוא בעיה פוטנציאלית
כמה זמן אתה בוחר להפוך את התיאורים שלך עד כמה מפורט אתה רוצה את היומן שלך להיות, אבל האורך הממוצע הוא בדרך כלל 80 עד 100 תווים.
חשוב יותר מאשר אורך, תיאור צריך לכלול את נקודות המפתח של הסיכון ומדוע זה בעיה פוטנציאלית. Takeaway הראשי הוא כי תיאור צריך לתאר במדויק את הסיכון מבלי לקבל את העשבים ולכן ניתן לזהות בקלות.
3. סיכון הקטגוריה
ישנן מספר קטגוריות סיכון המסייעות בזיהוי במהירות את הסיכון הפוטנציאלי. לזהות במהירות את הסיכון מקל על הקצאת הצוות הנכון - במיוחד כאשר עובדים על פרויקט מסובך עם סיכונים מרובים. קטגוריית סיכון יכולה להיות אחת מהפעולות הבאות:
תפעול
תַקצִיב
לוח זמנים
טֶכנוֹלוֹגִיָה
מֵידָע
בִּטָחוֹן
איכות
כדי לקבוע את סוג הקטגוריה, תחילה עליך להעריך היכן הסיכון מגיע ומי יכול לעזור לפתור אותו. ייתכן שיהיה עליך לעבוד עם ראשי המחלקה אם הפתרון אינו ברור.
4. הסיכון הסיכון
אם הסיכונים נתפסים מוקדם מספיק, ייתכן שהצוות יוכלו למיין אותם לפני כל פעולה אמיתית. אז זה אפשרי כי סיכונים אשר מסומנים על סיכון שלך לא ממש הופכים לבעיות.
ניתן לתעד את הסיכון של סיכון עם מבחר פשוט של:
לא סביר
סָבִיר
סביר מאוד
סיווג הסיכונים שלך על ידי הסבירות יכול לעזור לזהות אילו סיכונים להתמודד עם הראשון ואשר אתה צריך לחכות.
5. ניתוח סיכונים.
ניתוח סיכונים מדדים את ההשפעה הפוטנציאלית של הסיכון יכול להיות על הפרויקט שלך. זה עוזר לזהות במהירות את הסיכונים החשובים ביותר להתמודד עם. זה לא להתבלבל עם עדיפות, אשר לוקח בחשבון הן סבירות וניתוח.
בעוד צוותים מסמכים סיכון רמות אחרת, אתה יכול להתחיל עם זה פשוט חמש נקודות בקנה מידה:
מאוד נמוך
נָמוּך
בינוני
גָבוֹהַ
גבוה מאוד
אם אתה נאבק כדי לזהות את רמת הסיכון, ייתכן שתרצה לקבל חוות דעת שנייה על ידי עבודה עם ראש המחלקה. בדרך זו אתה יכול למדוד במדויק איך ההשפעה גבוהה.
6. סיכון ההפלה
תוכנית הפחתה, המכונה גם תוכנית תגובה סיכונים, היא אחת החלקים החשובים ביותר של רישום סיכון. אחרי הכל, הנקודה של תוכנית ניהול סיכונים היא לזהות ולהקטין סיכונים אפשריים. בעיקרון, זוהי תוכנית פעולה. תוכנית הקלת סיכון צריכה לכלול:
פתרון צעד אחר צעד על איך להפחית את הסיכון
תיאור קצר של התוצאה המיועדת
איך התוכנית תשפיע על ההשפעה
בעוד הערכות סיכונים קטנים עשויות להיות קל להקטין, כמה סיכונים הם הרבה יותר מורכבים ואין להם פתרונות ברורים. במקרה זה, תוכנית ההפחתה תצטרך קצת עבודת צוות כדי לפתור. זה קורה בדרך כלל מעבר למסמך לרשום הסיכון בפועל, כגון במהלך פגישה או צוות של צוות.
עם זאת, אתה בוחר לנהל את תוכנית ההפחתה שלך, אתה צריך לתעד תיאור ברמה גבוהה בתוך היומן עבור התייחסות תקשורת ברורה. זה לא רק להבטיח את כולם על צוות הפרויקט מבין את תוכניות התגובה, אבל זה גם יעזור לך לדמיין את הפתרון.
7. עדיפות הסיכון
בעוד ההשפעה של סיכון תסייע לקבוע עדיפות, זה טוב גם לכלול ערך זה על היומן שלך. עדיפות צריכה לקחת בחשבון הן את הסבירות של הסיכון ואת ניתוח הסיכון. שני היבטים אלה ימציאו אילו סיכונים עשויים להיות בעלי השלכות מזיקות על הפרויקט.
עדיפות ניתן לתעד על ידי סולם מספר פשוט:
1 (נמוך)
2 (בינוני)
3 (גבוה)
אם אתה מחפש לעשות את הסיכון שלך לרשום יותר חזותית מושך, ייתכן שתרצה לתעד עדיפות באמצעות בקנה מידה מקודד בצבע במקום. זה יכול לשמש במקום או לצד שלוש האפשרויות. אהבה ארגון לפי צבע? לאחר מכן צבע קידוד היומן שלך היא האפשרות המושלמת בשבילך!
8. בעלות סיכון
לאחר שהסיכון זיהה, נבדק, ועדיף, הגיע הזמן להקצות את מתגורי ההנחיות שייושמו. בעלות סיכון צריכה לכלול:
האדם שהוקצה לפקח על יישום תוצרים
כל חברי צוות נוספים, אם רלוונטי
שדה הבעלות על הסיכון יכול לעזור במהירות לקבוע אילו מחלקה יש לטפל בסיכון על ידי. זה יכול גם לעזור לדמיין אילו חברי צוות יש בעלות על סיכונים ספציפיים.
9. מצב הסיכון
השדה האחרון לכלול במרשם הסיכון שלך הוא מעמדו של הסיכון. הדבר מסייע לתקשר אם הסיכון נקטצ'ה בהצלחה או לא. יש למלא שדה סיכון עם אחת מהפעולות הבאות:
לִפְתוֹחַ
בתהליך
סָגוּר
אם אתה רוצה לקבל יותר גרגר עם אפשרויות הסטטוס שלך, אתה יכול לבחור רשימה ספציפית יותר כגון פעיל, לא התחיל, להחזיק, מתמשך, להשלים.
שדות רישום סיכונים נוספים
אמנם יש קומץ של ערכים עיקריים כי כל רישום סיכון צריך לכלול, יש פריטים נוספים אופציונליים שאתה יכול לכלול גם כן. זה תמיד טוב יותר להתכונן מאשר להיתפס את המשמר כאשר מגיע הזמן, אז תסתכל על שדות נוספים אלה כדי להחליט אם אתה צריך אותם.
טריגר סיכון:הוספת ערך גורם סיכון יכול לעזור לך להעריך מדוע הסיכון קרה על מנת למנוע סיכונים עתידיים.
סוג תגובה:בעוד סיכונים רבים יהיו על סוף שלילי של הספקטרום, יש אפשרות לתוצאה חיובית. במקרה זה, תוכל להוסיף שדה לתגובה חיובית או שלילית.
ציר זמן:ניתן גם לכלול את לוח הזמנים או ציר הזמן של תוכנית ההפחתה בתוך היומן כדי לשמור על מידע במקום אחד.תוכנת ציר זמןהוא כלי נהדר כדי לעזור עם זה.
כיצד ליצור רישום סיכון (עם דוגמה)
רישום סיכון מכיל הרבה מידע והוא יכול להיות מאתגר ליצור בפעם הראשונה. אמנם אתה יכול לדעת איזה מידע אתה צריך לכלול, תחילת העבודה יכול להיות קשה. לכן אנחנו מכניסים דוגמה כדי לעזור לך להתחיל בתוכנית ניהול הסיכונים שלך.
הנה מה יומן רישום הסיכון שלך עשוי להיראות כמו:
המטרה המרכזית של רישום סיכון היא להיכנס למידע של סיכונים פוטנציאליים, ולכן לא תתפסו מדי בפרטים. אתה צריך לבחור את השדות הדרושים כדי לתקשר סיכונים פוטנציאליים לחברי הצוות שלך.
כמה צוותים עשויים רק צריך להירשם בסיכון פשוט עם כמה שדות, בעוד שאחרים עשויים להזדקק למשהו מורכב יותר. זה עשוי להיות מועיל להתחיל פשוט ולעבוד את הדרך עד יומן מורכב יותר במידת הצורך.
הנה דוגמה של כניסה לרשום סיכון כדי להתחיל את יומן הסיכון שלך.
ברגע שאתה מקבל את התלוי של מילוי רישום הסיכון שלך, אתה יכול לעבוד ברציפות לשפר ולהשלים את יומן הנתונים שלך עבור פרויקטים עתידיים.
אל תסכן את תוכנית ניהול הסיכון שלך
סיכונים זיהוי הוא חלק גדול מכל אסטרטגיית ניהול סיכונים מוצלחת. בעת זיהוי והקטנת סיכונים חדשים לא תמיד קל, זה חיוני כדי לשמור על העסק שלך על המסלול להצלחה. ברגע שאתה מסמר למטה לרשום הסיכון שלך,סיכוני הפרויקטלא נראה קשה לנהל. בנוסף, הצוות שלך יהיה יותר זמן להוציא על דברים חשובים, כמו אספקת ההשפעה.
