3 capaciteiten van de beste teamkalenders

Sinds de oudheid zijn kalenders gebruikt om mensen op één lijn te blijven en samen te werken om projecten met succes uit te voeren - zoals oogsten of piramide-gebouw. Zoals de werkwereld begon te evolueren, hadden agenda's zelf een soort uitlijning nodig.

De Gregoriaanse kalenderWe gebruiken vandaag is geadopteerd tijdens het leven van George Washington - het is behoorlijk nieuw. Vroeger gebruikte Europa meestal de Juliaanse kalender. Maar elk jaar glipte het verder weg van de Joodse kalender en equinoxen, waardoor een puinhoop is. De Gregoriaanse kalender corrigeerde dit en iedereen ging over, behalve Engeland. Dat was prima totdat een schrikkeljaar het land 11 vrije dagen van alle anderen verschoofde. Dus George Washington werd geboren op 11 februari op de Juliaanse kalender, maar we vieren zijn verjaardag op 22 februari.

Zie het probleem?

Hoewel 2 verjaardagen groot zouden zijn, stel je voor een bedrijfswereld waar iedereen verschillende kalenders heeft gebruikt. Het zou gewoon niet werken. En toch,met 43% van de teams die op afstand werken, vaak in verschillende tijdzones, verwachten we dat ze samenwerken, coördineren en communiceren zonder dejuiste kalendermogelijkheden om al hun verschillende projecten te beheren .

Volgens onze studie over werknemersstress op de werkplek, de bovenste stressor is slechte communicatie, hoewel 98% van de managers tot 87% van hun werkweek alleen op communicatie alleen doorbrengen.

Onze teams hebben hulpmiddelen nodig die meer doen dan alleen een vervaldatum markeren. Ze hebben hulp nodig om projecten te beheren en samen te werken. De juiste teamkalendergereedschap kan dat doen, maar het vinden van de juiste en het opzetten van het evenwichtige efficiëntie en zichtbaarheid kan een uitdaging zijn. Hier zijn 3 capaciteiten om op te zoeken in de beste teamkalenders.

3 capaciteiten van de beste teamkalenders

Maak, kleurcode en laag meerdere teamkalenders

Zoals iedereen die heeft geprobeerd om hun team naar DOS en Due-data visueel uitgelijnd te krijgen op een kalender, kan het attitude, het kan zowel visueel als administratief overweldigen. Een kalender bijgewerkt en schoon is een enorme onderneming, die hulpmiddelen zoals Excel of Google Calendar uitdagen voor het behoeften van het teamwerkmanagement.

Stel je voor hoe overweldigt een inhoudmarketingkalenderkan bijvoorbeeld zijn. Van ebooks naar blogposten, case studies, e-mails, promoties, webinars en meer, als de kalender slechts een reeks verschuldigde datums is, is het moeilijk om afhankelijkheden en overlappende werk te visualiseren en te beheren. Hoewel het belangrijk is om al dit werk op één plek te hebben om een ​​volledig beeld van de werklast te krijgen, vereist elk stukje inhoud een enorme andere aanpak. U wilt ervoor zorgen dat u elk kunt optimaliseren en streven als afzonderlijke entiteiten.

Wat is er mis met het hebben van een lange takenlijst en het niet optimaliseren van de kalender voor elk type inhoud? We zullen,Content Marketing genereert 3x meer leadsen kost 62% minder in vergelijking met uitgaande marketing en slechts 9% van marketeers heefteen systeem voor systematisch inhoudbeheer ontwikkeld, van productie tot distributie. Dat betekent dat er leads en inkomsten zijn op de vloer op de slaapkamer. Dus hoe kunt u uw ROI maximaliseren?

OnsContent Marketing Team opUdn taakmanager bijvoorbeeld gebruikt Udn taakmanagerKalenders. In plaats van al die activa op één grote kalender te hebben, creëert het team individuele kalenders voor elk type. Dan kleurcodes en lagen elke kalender om een ​​enkele weergave te krijgen die deadlines en afhankelijkheden verduidelijkt. Het team kan al hun agenda's alles bij elkaar zien, gelaagd als dat nodig is, of één voor één.

Met zoveel verschillende projecten en activa, maakt lagenkalenders het gemakkelijk te identificerenhet roosterenconflicten. Maar u ziet ook per status, kanaal, publiek en meer. Dit helpt om het werk te scheiden, zodat het team zowel een vogelvlucht kan krijgen of in de Nitty Gritty van de details kan komen - allemaal in realtime.

De uitlijning van het team stopt niet bij taken en verschuldigde data. Je kunt lagen op andere belangrijke kalenders, zoals teamvakantiekalenders om workloads te beheren en ervoor te zorgen dat er niets door de scheuren valt als iemand niet op kantoor is. De mogelijkheid om lagen toe te voegen of te verwijderen helpt uw ​​team hun strategie aan. U kunt ervoor kiezen om alles te zien dat uw team doet, of het vereenvoudigt om iedereen te helpen focussen zonder afgeleid te worden door een rommelige kalender.

Belangrijke mogelijkheden om op te zoeken:

Sluit gedeelde agenda's aan op onderliggende projecten en taken, zodat alles is aangesloten en up-to-date - ongeacht wat

Traditionele kalenders zijn geweldig voorplanningvergaderingen en het organiseren van uw dag. Maar hoe hard we ook proberen, onze dagen en taken gaan zelden zoals gepland. Ons werk verschuift voortdurend en tijdens het handmatig bijwerken van onze eigen agenda's kan beheersbaar zijn, heeft uw team meer nodig als het gaat om het beheer van hun werk.

Bij het beheren van het werk van uw team binnen een stijve traditionele kalender, zult u merken dat u tijd verspilt en het bijwerkt en het verplaatsen van dingen rondom of het negeren van alles. In plaats van te handelen als eenenkele bron van waarheidDat houdt uw team uitgelijnd, de kalender wordt een ongemakkelijk administratief hulpmiddel dat nauwgezet moet zijn en voortdurend wordt bijgewerkt en georganiseerd.

De waarheid is, je stelt niet simpelweg Due dates in en laat ze daar.Onze studie van de professionele dienstverleningindustriemeldde dat 97% van de projecten tot op zekere hoogte is vertraagd. Zoveel als we proberen op het doel te blijven, gebeurt de dingen - de hele tijd, voor bijna iedereen. Of u nu een vervaldatum verplaatst vanwege een vertraging of hoeft u gewoon een paar dingen in te schakelen, uw teamkalender moet dit gemakkelijk voor u maken.

Een geïntegreerd campagnetam is een goed voorbeeld van een team met steeds verschuivende verschuldigde datums. Ze werken cross-functioneel met andere teams zoals inhoud, verkoop, product en meer. Met een hoop bewegende projectstukken en campagnes die tegelijkertijd lanceren, is het de sleutel die ze in staat zijn om hun agenda's in realtime te houden om planning tussen zoveel teams een briesje te maken. Dus hoe kunnen ze alles up-to-date houden zonder extra werk?

Als voorbeeld,Udn taakmanager'S geïntegreerde campagnes-team houdt alles uitgelijnd door te gebruikenUdn taakmanagerKalenders binnen het Samenwerkende Work Management-platform. Wanneer ze een project bouwenUdn taakmanager, ze kunnen afhankelijkheden en verschuldigde datums in detaak. Gewoon omschakelen naar een kalenderweergave populeert automatisch de kalender. Als ze ooit een taak moeten verplaatsen, kunnen ze het in de kalenderweergave slepen en neerzetten of de datum in de taak schakelen en deze automatisch op de kalender veranderen.

Dit gebruiksgemak maakt het bijhouden van de beste teamkalenders up-to-date moeiteloos. Een toegevoegde bonus? Omdat je taken in je kunt stellenproject managementKalender om afhankelijk te zijn, wanneer u een taak in de kalender sleept en neerzet, worden alle afhankelijke taken automatisch aangepast. Het opnieuw plannen is nog nooit sneller geweest.

Laten we zeggen dat je werkt aan eenproduct lancering. U hebt e-mails, persberichten, blogs, video's, verkooptraining en meer, allemaal afhankelijk van elkaar. Als een van deze gebieden een vertraging heeft, heeft het invloed op andere teams en taken. Met een kalender die is verbonden met het hulpmiddel voor projectbeheer, maakt het gemakkelijk om inspanningen op te lossen en de termijnen te voorkomen die door de scheuren vallen. In plaats van tijd door te brengen bij het bijwerken van gestoele kalenders of het verzenden van updates naar belanghebbenden, kunt u gebruikenUdn taakmanagerKalenders om alle gerelateerde informatie, bestanden en gesprekken te huisvesten, dus het is gemakkelijk voor uw team om van de kalender naar het werk te springen.

Een gedeelde kalender-app gebruiken in eenWerkbeheersingstoolLeuk vindenUdn taakmanager, u zult merken dat geplande taken alle gerelateerde informatie, bestanden bevatten en de interne teams van conversaties nodig hebben. Deadline-wijzigingen die rechtstreeks binnen taken worden gemaakt, worden automatisch bevolkt, wat betekent dat iedereen de meest actuele plannen en schema's kan zien. Dit bespaart tal van tijd teamleden die kunnen worden besteed aan het proberen takeninformatie op te volgen of om updates te vragen.

Belangrijke mogelijkheden om op te zoeken:

Delen Werk intern en extern met realtime zichtbaarheid

We hebben allemaal ervaren met een verscheidenheid aan teams of klanten met drastisch verschillende behoeften als het gaat omProject zichtbaarheid. Sommigen willen elk klein detail zien en diep in het onkruid kunnen duiken. Anderen willen gewoon een begrip op hoog niveau van dingen zoals eerdere data of vooruitgang. Een flexibele kalender fungeert als een samenwerkingskameleon, zodat u uw processen en hulpmiddelen niet hoeft te wijzigen om aan deze verschillende vereisten te voldoen.

Zoals we in de laatste sectie vermeldden, is het krijgen van uw kalender aangesloten op of binnen uw werkmanagementtool de sleutel. Het volgende niveau is een kalender die je flexibel en extern kunt delen. Als het gaat om het communiceren van tijdlijnen en verschuldigde data, is een teamkalender een van de beste manieren om een ​​project over teams universeel te visualiseren.

Professionele dienstverleningsteams weten al te goed het belang van diverse teams in de lus te houden zonder ze te overbelasten of de privacy van gegevens te overtreden. In onze Professional Services-enquête,de top 3 redenen voor klant churnzijn: projecten die over budget of deadline, communicatieproblemen of vertragingen gaan, en gebrek aan zichtbaarheid inproject status .

Transparantie is de sleutel. U moet zowel interne als externe belanghebbenden in de lus bewaren en u hebt een kalender nodig waarmee u kunt bepalen hoeveel informatie wordt gedeeld. Professionele dienstverleningsteams, bijvoorbeeld, graag hun klanten een overzicht op hoog niveau van projectuitgang zonder ze te overweldigen met details. Maar sommige klanten willen al die Nity-Gritty Details zien.

U wilt een kalender die zowel een interne als externe link biedt om eenvoudig te maken. MetUdn taakmanagerU kunt bijvoorbeeld een externe link maken en delen met stakeholders, zelfs als ze geen hebbenUdn taakmanagerrekening. Als admin beheerst u de zichtbaarheid voor externe partners. U kunt het instellen, zodat externe belanghebbenden kalendertaaknamen kunnen zien, maar niet door te klikken voor meer informatie over het project. Dit geeft andere teams of klanten een visueel, maar helpt alle veiligheidsrisico's te voorkomen of iemand te overwinnen. Externe links updaten automatisch als projectwijzigingen, zodat u gemakkelijk verkopers, klanten en andere externe partijen op de hoogte kunt houden van uw projectvoortgang.

Kalenders kunnen delen maakt samenwerking en coördinatie-inspanningen over teams en klanten gemakkelijker.Kalenders helpen u bij te houdenvan waaraan moet worden gewerkt en wanneer, in de synchronisatie blijven en uwproject planning. Wanneer stakeholders een project in een kalenderweergave kunnen visualiseren versus om een ​​lijst met naar dos te scannen, kunnen ze gemakkelijker wegversperringen of knelpunten zien. Ze kunnen zien hoe alles verbindt en zal uitvouwen, wat hen vertrouwen geeft en iedereen motiveert om op de top van het werk te blijven.

Belangrijke mogelijkheden om op te zoeken:

Teamkalenders helpen je te gaan van overleven om te gedijen

Meer werknemers dan ooit tevoren zijnOp afstand werken, cross-functioneel en in over landen. Sommige bedrijven zijn gedwongen in deze nieuwe wereldorde, terwijl anderen vechten om te overleven. EENRecent HBR-artikelVond dat communicatie en coördinatie de sleutels zijn voor bedrijven om de kloof te overbruggen tussen nauwelijks overleven en volledig bloeiende - en het juiste teamkalenderhulpmiddel kan helpen bij beide.

Wanneer iedereen in uw bedrijf hun flexibele teamkalenders in een werkmanagementoplossing gebruikt, kunnen ze beginnen te bepalenGoed gedefinieerde workflows die communicatie, coördinatie en samenwerking naadloos maken- Over tijdzones, kantoren, teams en meer.

Moraal van het verhaal? Wees niet zoals 18e-eeuwse Engeland en eindigt 11 dagen achter je competitie.Start uw gratis proefperiode van 2 wekenvanUdn taakmanagerVandaag en krijg al je teams uitgelijnd metUdn taakmanagerKalender. Je team zal in een mum van tijd dween.

Wat zijn enkele van de verschillende manieren waarop uw team kalenders gebruikt? Laat het ons weten in de reacties hieronder! Bekijk ook onze follow-uppalen: