3 δυνατότητες των καλύτερων ημερολογίων ομάδας

Από την αρχαιότητα, τα ημερολόγια έχουν χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσουν τους ανθρώπους να παραμείνουν ευθυγραμμισμένοι και να συνεργαστούν για την επιτυχή εκτέλεση έργων - όπως τα συγκομιδή ή το κτίριο πυραμίδας. Καθώς ο κόσμος της εργασίας άρχισε να εξελίσσεται, τα ίδια τα ημερολόγια χρειάζονται κάποια ευθυγράμμιση.

Το γρηγοριανό ημερολόγιοΧρησιμοποιούμε σήμερα υιοθετήθηκε κατά τη διάρκεια της ζωής του George Washington - είναι αρκετά καινούργιο. Πριν, η Ευρώπη χρησιμοποίησε ως επί το πλείστον το Ιουλιανό ημερολόγιο. Αλλά κάθε χρόνο, γλίστρησε πιο μακριά από το εβραϊκό ημερολόγιο και τα ισημεϊκά, προκαλώντας ένα χάος. Το γρηγοριανό ημερολόγιο διορθώθηκε αυτό και όλοι μετακόμισαν, εκτός από την Αγγλία. Αυτό ήταν καλό μέχρι να περάσει ένα άλμα το έτος να μετατοπίσει τη χώρα 11 ημέρες από όλους τους άλλους. Έτσι, ο Γιώργος Ουάσιγκτον γεννήθηκε στις 11 Φεβρουαρίου στο Julian Calendar, αλλά γιορτάζουμε τα γενέθλιά του στις 22 Φεβρουαρίου.

Δείτε το πρόβλημα;

Ενώ 2 γενέθλια θα ήταν υπέροχα, φανταστείτε έναν επιχειρηματικό κόσμο όπου όλοι χρησιμοποίησαν διαφορετικά ημερολόγια. Απλά δεν θα λειτουργούσε. Και ακόμη,με το 43% των ομάδων που εργάζονται εξ αποστάσεως, συχνά σε διαφορετικές ζώνες ώρας, περιμένουμε τους να συνεργαστούν, να συντονίσουν και να επικοινωνούν αποτελεσματικά χωρίς τοΔεξιά δυνατότητες ημερολογίου για τη διαχείριση όλων των διαφόρων έργων τους .

Σύμφωνα με τη μελέτη μας για το άγχος των εργαζομένων στο χώρο εργασίας, ο κορυφαίος άγχος είναι κακή επικοινωνία, παρόλο που το 98% των διαχειριστών ξοδεύουν μέχρι το 87% της εβδομάδας εργασίας τους μόνο στην επικοινωνία.

Οι ομάδες μας χρειάζονται εργαλεία που κάνουν κάτι περισσότερο από μόλις σημειώστε μια ημερομηνία λήξης. Χρειάζονται βοήθεια για τη διαχείριση έργων και συνεργασίας. Το σωστό εργαλείο ημερολογίου ομάδας μπορεί να το κάνει αυτό, αλλά η εύρεση του σωστού και η τοποθέτησή της μέχρι την εξισορρόπηση της αποτελεσματικότητας και της ορατότητας μπορεί να είναι μια πρόκληση. Εδώ είναι 3 δυνατότητες για να αναζητήσετε στα καλύτερα ημερολόγια της ομάδας.

3 δυνατότητες των καλύτερων ημερολογίων ομάδας

Δημιουργία, έγχρωμο κώδικα και στρώματα πολλαπλών ημερολογίων ομάδας

Όπως ο καθένας που προσπάθησε να πάρει την ομάδα της ομάδας τους και οφειλόμενες ημερομηνίες που ευθυγραμμίζονται οπτικά σε ένα ημερολόγιο μπορούν να βεβαιώσουν, μπορεί να συντριπτική τόσο οπτικά όσο και διοικητικά. Κρατώντας ένα ημερολόγιο ενημέρωσης και καθαρό είναι μια τεράστια επιχείρηση, η οποία καθιστά τα εργαλεία όπως το Excel ή το Google Calendar προκλητική για τις ανάγκες διαχείρισης της ομάδας εργασίας.

Φανταστείτε πόσο συντριπτικό περιεχόμενοΗμερολόγιο μάρκετινγκθα μπορούσε, για παράδειγμα. Από τα ebooks σε αναρτήσεις ιστολογίου, περιπτωσιολογικές μελέτες, ηλεκτρονικά μηνύματα, προωθήσεις, webinars, και πολλά άλλα, αν το ημερολόγιο είναι απλώς μια σειρά από ημερομηνίες λήξης, είναι δύσκολο να απεικονίσετε και να διαχειριστείτε εξαρτήσεις και επικαλυπτόμενες εργασίες. Ενώ είναι σημαντικό να έχετε όλη αυτή την εργασία σε ένα μέρος για να πάρετε μια πλήρη εικόνα του φόρτου εργασίας, κάθε κομμάτι περιεχομένου απαιτεί μια πολύ διαφορετική προσέγγιση. Θα θελήσετε να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε και να στρατηγήσετε το καθένα ως ξεχωριστές οντότητες.

Τι συμβαίνει με το μόνο να έχετε μια μακρά λίστα και να μην βελτιστοποιήσετε το ημερολόγιο για κάθε τύπο περιεχομένου; Καλά,Το μάρκετινγκ περιεχομένου δημιουργεί 3 φορές μεγαλύτερους οδηγούςκαι κοστίζει 62% λιγότερο σε σύγκριση με το εξερχόμενο μάρκετινγκ και μόνο το 9% των εμπόρων έχουνΑναπτύχθηκε μια συστηματική διαδικασία διαχείρισης περιεχομένου, από την παραγωγή έως τη διανομή. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν οδηγοί και έσοδα που αφήνονται στο πάτωμα του δωματίου. Πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε το ROI σας;

ΜαςΟμάδα μάρκετινγκ περιεχομένου στοUDN Task Manager , για παράδειγμα, χρήσεις UDN Task ManagerΗμερολόγια. Αντί να έχετε όλα αυτά τα περιουσιακά στοιχεία σε ένα μεγάλο ημερολόγιο, η ομάδα δημιουργεί μεμονωμένα ημερολόγια για κάθε τύπο. Στη συνέχεια, οι χρωματικοί κώδικες και τα στρώματα κάθε ημερολόγιο για να αποκτήσουν μία μόνο άποψη που αποσαφηνίζει τις προθεσμίες και τις εξαρτήσεις. Η ομάδα μπορεί να δει όλα τα ημερολόγιά τους να στρέψουν όλα μαζί, στρωματοποιημένα ανάλογα με τις ανάγκες, ή μία κάθε φορά.

Με τόσα πολλά διαφορετικά έργα και περιουσιακά στοιχεία, τα ημερολόγια Layering καθιστούν εύκολη τον εντοπισμό τουχρονοδρομολόγησησυγκρούσεις. Αλλά βλέπετε επίσης από την κατάσταση, το κανάλι, το κοινό και πολλά άλλα. Αυτό βοηθά στην ξεχωριστή εργασία, ώστε η ομάδα να μπορεί να πάρει τόσο μια πτηνά-μάτι είτε να πάρει το nitty gritty των λεπτομερειών όπως απαιτείται - όλα σε πραγματικό χρόνο.

Η ευθυγράμμιση της ομάδας δεν σταματά σε εργασίες και ημερομηνίες λήξης. Μπορείτε να στρώσετε σε άλλα βασικά ημερολόγια, όπως τα ημερολόγια διακοπών της ομάδας για τη διαχείριση του φόρτου εργασίας και να διασφαλίσετε ότι τίποτα δεν πέφτει μέσα από τις ρωγμές αν κάποιος είναι έξω από το γραφείο. Η δυνατότητα προσχώρησης ή αφαίρεσης στρώσεων βοηθά την ομάδα σας να ακονίσει τη στρατηγική τους. Μπορείτε να επιλέξετε να δείτε ό, τι κάνει η ομάδα σας, ή να την απλοποιήσει για να βοηθήσει ο καθένας να εστιάσει χωρίς να αποστασιοποιηθεί από ένα βρώμικο ημερολόγιο.

Βασικές δυνατότητες για να αναζητήσετε:

Συνδέστε τα κοινά ημερολόγια στα υποκείμενα έργα και εργασίες, ώστε τα πάντα να συνδέονται και να ενημερώνονται - ανεξάρτητα από το τι

Τα παραδοσιακά ημερολόγια είναι ιδανικά γιασχεδίασησυναντήσεις και οργάνωση της ημέρας σας. Αλλά δεν έχει σημασία πόσο σκληρά προσπαθούμε, οι μέρες και οι καθήκοντές μας σπάνια πηγαίνουν όπως είχε προγραμματιστεί. Η δουλειά μας μετατοπίζεται συνεχώς και ενώ ενημερώνει χειροκίνητα τα δικά μας ημερολόγια, η ομάδα σας χρειάζεται περισσότερο όταν πρόκειται για τη διαχείριση της δουλειάς τους.

Κατά τη διαχείριση της δουλειάς της ομάδας σας μέσα σε ένα άκαμπτο παραδοσιακό ημερολόγιο, θα βρείτε τον εαυτό σας να σπαταλάτε χρόνο ενημέρωσης και να μετακινήσετε τα πράγματα γύρω ή να το αγνοήσετε όλα μαζί. Αντί να ενεργεί ως αΕνιαία πηγή αλήθειαςΑυτό κρατά την ομάδα σας ευθυγραμμισμένη, το ημερολόγιο γίνεται ένα αμήχανο διοικητικό εργαλείο που πρέπει να ενημερώνεται και συνεχίζεται συνεχώς και συνεχίζεται συνεχώς.

Η αλήθεια είναι ότι δεν έχετε απλώς να οριστεί ημερομηνίες και να τους αφήσετε εκεί.Η μελέτη μας για τη βιομηχανία επαγγελματικών υπηρεσιώνανέφεραν ότι το 97% των έργων καθυστερεί σε κάποιο βαθμό. Όσο περισσότερο προσπαθούμε να μείνουμε στο στόχο, τα πράγματα συμβαίνουν - όλη την ώρα, σε σχεδόν όλους. Είτε κινείστε μια ημερομηνία λήξης λόγω καθυστέρησης είτε απλά πρέπει να αλλάξετε μερικά πράγματα, το ημερολόγιο της ομάδας σας θα πρέπει να το κάνει εύκολο για εσάς.

Μια ολοκληρωμένη ομάδα καμπάνιας αποτελεί ένα εξαιρετικό παράδειγμα μιας ομάδας με συνεχώς μετατόπιση ημερομηνιών. Εργάζουν πολύ λειτουργικά με άλλες ομάδες όπως το περιεχόμενο, τις πωλήσεις, το προϊόν και πολλά άλλα. Με έναν τόνο κινούμενων τεμαχίων έργων και εκστρατειών που ξεκινούν ταυτόχρονα, είναι κλειδί ότι είναι σε θέση να κρατήσουν τα ημερολόγιά τους σε πραγματικό χρόνο για να κάνουν τον προγραμματισμό μεταξύ τόσων ομάδων ένα αεράκι. Πώς μπορούν να κρατήσουν τα πάντα ενημερωμένα χωρίς επιπλέον εργασία;

Ως παράδειγμα,UDN Task ManagerΗ ολοκληρωμένη ομάδα καμπάνιες είναι όλα ευθυγραμμισμένα με τη χρήσηUDN Task ManagerΗμερολόγια εντός της πλατφόρμας διαχείρισης συνεργασίας. Όταν δημιουργούν ένα έργο στοUDN Task Manager, μπορούν να θέσουν εξαρτήσεις και ημερομηνίες λήξης εντός τουέργο. Η απλή εναλλαγή σε μια προβολή ημερολογίου εξελίσσε αυτόματα το ημερολόγιο. Εάν χρειάζεται να μετακινήσουν μια εργασία, μπορούν είτε να μεταφέρουν και να την αποχωρήσουν στην προβολή του ημερολογίου ή να αλλάξουν την ημερομηνία στην εργασία και θα αλλάξουν αυτόματα στο ημερολόγιο.

Αυτή η ευκολία χρήσης κάνει τη διατήρηση των καλύτερων ημερολογίων ομάδας μέχρι σήμερα. Ένα πρόσθετο μπόνους; Επειδή μπορείτε να ορίσετε εργασίες μέσα σαςδιαχείριση έργουΗμερολόγιο που εξαρτάται, όταν σύρετε και ρίξτε μια εργασία στο ημερολόγιο, όλες οι εξαρτημένες εργασίες ρυθμίζονται αυτόματα. Η αναδιάταξη δεν ήταν ποτέ πιο γρήγορα.

Ας πούμε ότι εργάζεστε σε έναλανσάρισμα προϊόντος. Έχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δελτία τύπου, blogs, βίντεο, εκπαίδευση πωλήσεων και πολλά άλλα, όλα εξαρτώνται από το ένα το άλλο. Εάν ένας από αυτούς τους τομείς έχει καθυστέρηση, επηρεάζει άλλες ομάδες και καθήκοντα. Έχοντας ένα ημερολόγιο που είναι συνδεδεμένο με το εργαλείο διαχείρισης έργου σας καθιστά εύκολη την ευθυγράμμιση των προσπαθειών και αποτρέπουν τις προθεσμίες να πέσουν μέσα από τις ρωγμές. Αντί να ξοδεύετε χρόνο ενημέρωσης των ενημερωμένων ημερολογίων ή την αποστολή ενημερώσεων στους ενδιαφερόμενους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετεUDN Task ManagerΗμερολόγια για να στεγνώσει όλες τις σχετικές πληροφορίες, αρχεία και συνομιλίες, ώστε να είναι εύκολο για την ομάδα σας να πηδήσει από το ημερολόγιο δικαίωμα στην εργασία.

Χρησιμοποιώντας μια κοινή εφαρμογή ημερολογίου σε έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςσανUDN Task Manager, θα βρείτε ότι τα προγραμματισμένα καθήκοντα περιέχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες, αρχεία και οι συνομιλίες μπορούν να χρειαστούν οι εσωτερικές ομάδες. Οι αλλαγές προθεσμίας που έγιναν άμεσα εντός των καθηκόντων συμπληρώνονται αυτόματα, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι μπορούν να δουν τα πιο ενημερωμένα σχέδια και τα χρονοδιαγράμματα. Αυτό εξοικονομεί φορτία των μελών της ομάδας χρόνου μπορεί να δαπανηθεί προσπαθώντας να εντοπίσουν τις πληροφορίες εργασίας ή να ζητήσουν ενημερώσεις.

Βασικές δυνατότητες για να αναζητήσετε:

Κοινή χρήση εργασίας εσωτερικά και εξωτερικά με ορατότητα σε πραγματικό χρόνο

Έχουμε όλοι εμπειρία που εργάζονται με μια ποικιλία ομάδων ή πελατών με δραστικές διαφορετικές ανάγκες όταν πρόκειται γιαΟρατότητα του έργου. Ορισμένοι θέλουν να δουν κάθε μικρή λεπτομέρεια και να είναι σε θέση να βουτήξουν βαθιά στα ζιζάνια. Άλλοι απλά θέλουν μια υψηλή κατανόηση των πραγμάτων όπως οι οφειλόμενες ημερομηνίες ή την πρόοδο. Ένα ευέλικτο ημερολόγιο λειτουργεί σαν συνεργατικό χαμαιλέοντας, ώστε να μην χρειάζεται να αλλάξετε τις διαδικασίες και τα εργαλεία σας ώστε να ταιριάζουν σε αυτές τις διαφορετικές απαιτήσεις.

Όπως αναφέραμε στην τελευταία ενότητα, έχοντας το ημερολόγιό σας συνδεδεμένο ή στο εσωτερικό του εργαλείου διαχείρισης εργασίας σας είναι το κλειδί. Το επόμενο επίπεδο είναι ένα ημερολόγιο που μπορείτε να μοιράζεστε με ευελιξία εσωτερικά και εξωτερικά. Όταν πρόκειται για την επικοινωνία των χρονοδιαγραμμάτων και των οφειλόμενων ημερομηνιών, ένα ομαδικό ημερολόγιο είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να απεικονίσει γενικά ένα έργο σε ομάδες.

Οι ομάδες επαγγελματικών υπηρεσιών γνωρίζουν πάρα πολύ καλά τη σημασία της διατήρησης διαφόρων ομάδων στον βρόχο χωρίς να τους υπερφορτωθούν ή να παραβιάζουν την ιδιωτική ζωή δεδομένων. Στην έρευνα επαγγελματικών υπηρεσιών μας,Οι κορυφαίοι 3 λόγοι για τον πελατόείναι: τα έργα που προορίζονται για τον προϋπολογισμό ή την προθεσμία, τις δυσκολίες επικοινωνίας ή τις καθυστερήσεις και την έλλειψη ορατότηταςκατάσταση του έργου .

Η διαφάνεια είναι το κλειδί. Πρέπει να διατηρήσετε τόσο τους εσωτερικούς όσο και τους εξωτερικούς φορείς στο βρόχο και χρειάζεστε ένα ημερολόγιο που σας επιτρέπει να ελέγχετε τις πληροφορίες που μοιράζονται. Οι ομάδες επαγγελματικών υπηρεσιών, για παράδειγμα, θέλουν να δώσουν στους πελάτες τους μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου της προόδου του έργου χωρίς να τους συντρίψει λεπτομέρειες. Αλλά ορισμένοι πελάτες θέλουν να δουν όλα αυτά τα nitty-gritty λεπτομέρειες.

Θα θελήσετε ένα ημερολόγιο που προσφέρει τόσο εσωτερικό όσο και εξωτερικό σύνδεσμο για να κάνετε την ανταλλαγή εύκολη. ΜεUDN Task Manager, για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν εξωτερικό σύνδεσμο και να το μοιραστείτε με τα ενδιαφερόμενα μέρη, ακόμη και αν δεν έχουνUDN Task Managerλογαριασμός. Ως διαχειριστής, ελέγχετε την ορατότητα για εξωτερικούς συνεργάτες. Μπορείτε να το ρυθμίσετε έτσι ώστε οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι να μπορούν να δουν ονόματα εργασιών ημερολογίου, αλλά να μην κάνουν κλικ για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το έργο. Αυτό δίνει σε άλλες ομάδες ή πελάτες μια οπτική, αλλά βοηθάει να αποφύγει τους κινδύνους ασφαλείας ή να συντριπτεί κανέναν. Οι εξωτερικοί σύνδεσμοι ενημέρωση αυτόματα ως αλλαγές στο έργο, ώστε να μπορείτε εύκολα να διατηρήσετε τους πωλητές, τους πελάτες και άλλα εξωτερικά μέσα ενημερωμένα στην πρόοδο του έργου σας.

Το να είσαι σε θέση να μοιραστεί τα ημερολόγια καθιστά ευκολότερη τις προσπάθειες συνεργασίας και συντονισμού σε όλες τις ομάδες και τους πελάτες.Τα ημερολόγια σας βοηθούν να παρακολουθείτεαπό τα που πρέπει να εργαστούν και πότε, να παραμείνετε στο συγχρονισμό και να απεικονίσετε το δικό σαςπρογραμματισμός έργου. Όταν οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απεικονίσουν ένα έργο σε μια ημερολογιακή προβολή έναντι που πρέπει να σαρώσει μια λίστα με το dos, μπορούν να εντοπίσουν πιο εύκολα τα οδοστρώματα ή τα σημεία συμφόρησης. Μπορούν να δουν πώς όλα συνδέουν και θα ξεδιπλώσουν, τα οποία τους δίνουν εμπιστοσύνη και παρακινούν όλους να παραμείνουν στην κορυφή της εργασίας.

Βασικές δυνατότητες για να αναζητήσετε:

Τα ημερολόγια της ομάδας σας βοηθούν να πάτε από να επιβιώσετε για να ευδοκιμήσετε

Περισσότεροι εργαζόμενοι από ποτέ πρινΕργασία εξ αποστάσεως, διασταυρούμενα και σε όλες τις χώρες. Ορισμένες εταιρείες έχουν αναπτυχθεί σε αυτή τη νέα παγκόσμια τάξη, ενώ άλλοι αγωνίζονται για να επιβιώσουν. ΕΝΑΠρόσφατο άρθρο HBRδιαπίστωσε ότι η επικοινωνία και ο συντονισμός είναι τα κλειδιά για τις εταιρείες να γεφυρώσουν το χάσμα μεταξύ ελάχιστα επιζών και πλήρους ακμάζουσας - και το σωστό εργαλείο ημερολογίου ομάδας μπορεί να βοηθήσει και με τους δύο.

Όταν όλοι στην εταιρεία σας χρησιμοποιούν τα ευέλικτα ημερολόγιά τους σε μια λύση διαχείρισης εργασίας, μπορούν να αρχίσουν να δημιουργούνκαλά καθορισμένες ροές εργασίας που κάνουν την επικοινωνία, τον συντονισμό και τη συνεργασία χωρίς ραφή- Με τις ζώνες ώρας, τα γραφεία, τις ομάδες και πολλά άλλα.

Ηθική της ιστορίας; Μην είστε σαν την Αγγλία του 18ου αιώνα και καταλήγουν 11 ημέρες πίσω από τον ανταγωνισμό σας.Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή 2 εβδομάδωντουUDN Task Managerσήμερα και να πάρετε όλες τις ομάδες σας ευθυγραμμισμένες μεUDN Task ManagerΗμερολόγιο. Η ομάδα σας θα ακουμπήσει σε χρόνο μηδέν.

Ποιοι είναι μερικοί από τους διαφορετικούς τρόπους που η ομάδα σας χρησιμοποιεί τα ημερολόγια; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω! Επίσης, ελέγξτε τις ακόλουθες θέσεις μας: