3 kemampuan kalender tim terbaik

Sejak zaman kuno, kalender telah digunakan untuk membantu orang tetap selaras dan bekerja sama untuk berhasil mengeksekusi proyek - seperti panen atau bangunan piramida. Ketika dunia kerja mulai berevolusi, kalender sendiri membutuhkan semacam penyelarasan.

Kalender Gregorian.Kami menggunakan hari ini diadopsi selama masa George Washington - itu cukup baru. Sebelumnya, Eropa sebagian besar menggunakan kalender Julian. Tetapi setiap tahun, menyelinap lebih jauh dari kalender Yahudi dan ekuinoks, menyebabkan kekacauan. Kalender Gregorian mengoreksi ini dan semua orang pindah, kecuali Inggris. Itu baik-baik saja sampai tahun lompatan bergeser ke negara itu 11 hari libur dari orang lain. Jadi George Washington lahir pada 11 Februari di Kalender Julian, tetapi kami merayakan ulang tahunnya pada 22 Februari.

Lihat masalahnya?

Sementara 2 ulang tahun akan hebat, bayangkan dunia bisnis di mana setiap orang menggunakan kalender yang berbeda. Itu tidak akan berhasil. Dan lagi,dengan 43% tim yang bekerja dari jarak jauh, sering di zona waktu yang berbeda, kami berharap mereka berkolaborasi, berkoordinasi, dan berkomunikasi secara efektif tanpakemampuan kalender kanan untuk mengelola semua proyek mereka yang berbeda .

Menurut penelitian kami tentang stres karyawan di tempat kerja, Stresor atas adalah komunikasi yang buruk, meskipun 98% manajer menghabiskan hingga 87% dari minggu kerja mereka untuk komunikasi saja.

Tim kami membutuhkan alat yang melakukan lebih dari sekadar menandai tanggal jatuh tempo. Mereka membutuhkan bantuan mengelola proyek dan berkolaborasi. Alat kalender tim yang tepat dapat melakukan itu, tetapi menemukan yang tepat dan mengaturnya untuk menyeimbangkan efisiensi dan visibilitas dapat menjadi tantangan. Berikut adalah 3 kemampuan untuk mencari di kalender tim terbaik.

3 kemampuan kalender tim terbaik

Buat, kode warna, dan lapis beberapa kalender tim

Sebagai siapa pun yang mencoba untuk mendapatkan ke-dos tim mereka dan tanggal jatuh tempo secara visual selaras pada kalender yang dapat membuktikan, itu bisa sangat besar secara visual maupun administratif. Menjaga kalender diperbarui dan bersih adalah usaha besar, yang membuat alat seperti Excel atau Kalender Google menantang untuk kebutuhan manajemen kerja tim.

Bayangkan betapa luar biasanya kontenKalender pemasaranBisa jadi, misalnya. Dari ebooks ke posting blog, studi kasus, email, promosi, webinar, dan banyak lagi, jika kalender hanyalah serangkaian tanggal jatuh tempo, sulit untuk memvisualisasikan dan mengelola dependensi dan pekerjaan yang tumpang tindih. Meskipun penting untuk memiliki semua pekerjaan ini di satu tempat untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang beban kerja, setiap sepotong konten membutuhkan pendekatan yang sangat berbeda. Anda ingin memastikan Anda dapat mengoptimalkan dan menyusun strategi masing-masing sebagai entitas terpisah.

Apa yang salah dengan hanya memiliki daftar yang harus dilakukan dan tidak mengoptimalkan kalender untuk setiap jenis konten? Sehat,Pemasaran Konten Menghasilkan 3x More Leadsdan biaya 62% kurang dibandingkan dengan pemasaran outbound, dan hanya 9% dari pemasarmengembangkan proses manajemen konten sistematis, dari produksi ke distribusi. Itu berarti ada arahan dan pendapatan ditinggalkan di lantai kamar mutakhir. Jadi bagaimana Anda bisa memaksimalkan ROI Anda?

Kitatim pemasaran konten diUDN Task Manager. , misalnya, menggunakan UDN Task Manager.Kalender.. Alih-alih memiliki semua aset tersebut pada satu kalender besar, tim menciptakan kalender individu untuk setiap jenis. Kemudian kode warna dan lapis setiap kalender untuk mendapatkan tampilan tunggal yang mengklarifikasi tenggat waktu dan dependensi. Tim dapat melihat semua kalender mereka berlapis bersama, berlapis sesuai kebutuhan, atau satu per satu.

Dengan begitu banyak proyek dan aset yang bervariasi, kalender layering membuatnya mudah untuk diidentifikasipenjadwalan.konflik. Tetapi Anda juga melihat berdasarkan status, saluran, audiens, dan banyak lagi. Ini membantu memisahkan pekerjaan sehingga tim dapat memperoleh kedua pandangan mata burung atau masuk ke seluk-beluk rincian sesuai kebutuhan - semuanya secara real time.

Alignment tim tidak berhenti pada tugas dan tanggal jatuh tempo. Anda dapat melapisi pada kalender kunci lainnya, seperti kalender tim liburan untuk mengelola beban kerja dan memastikan tidak ada yang jatuh melalui celah jika seseorang berada di luar kantor. Kemampuan untuk menambah atau menghapus lapisan membantu tim Anda mengasah strategi mereka. Anda dapat memilih untuk melihat semua yang dilakukan tim Anda, atau menyederhanakannya untuk membantu semua orang fokus tanpa terganggu oleh kalender yang berantakan.

Kemampuan utama untuk mencari:

Hubungkan kalender bersama untuk proyek-proyek mendasar dan tugas sehingga semuanya terhubung dan terkini - tidak peduli apa

Kalender tradisional sangat bagus untukperencanaanpertemuan dan mengatur hari Anda. Tetapi tidak peduli seberapa keras kita mencoba, hari-hari dan tugas kita jarang pergi sesuai rencana. Pekerjaan kami terus-menerus bergeser, dan sementara secara manual memperbarui kalender kami sendiri mungkin dapat dikelola, tim Anda membutuhkan lebih banyak ketika datang untuk mengelola pekerjaan mereka.

Ketika mengelola pekerjaan tim Anda dalam kalender tradisional yang kaku, Anda akan menemukan diri Anda membuang-buang waktu memperbarui dan memindahkan barang-barang di sekitar atau mengabaikan semuanya bersama-sama. Bukannya bertindak sebagaiSumber kebenaran tunggalItu membuat tim Anda selaras, kalender menjadi alat administrasi yang canggung yang perlu diperpanjang dengan susah payah dan terus diperbarui dan diorganisasikan.

Yang benar adalah, Anda tidak hanya menetapkan tanggal dan meninggalkan mereka di sana.Studi kami tentang industri layanan profesionalmelaporkan bahwa 97% proyek tertunda sampai batas tertentu. Sebanyak yang kami coba untuk tetap tepat sasaran, hal-hal terjadi - sepanjang waktu, hingga hampir semua orang. Apakah Anda memindahkan tanggal jatuh tempo karena penundaan atau hanya perlu beralih beberapa hal, kalender tim Anda harus membuat ini mudah bagi Anda.

Tim kampanye terintegrasi adalah contoh yang bagus dari tim dengan tanggal jatuh tempo yang selalu bergeser. Mereka bekerja secara fungsional dengan tim lain seperti konten, penjualan, produk, dan banyak lagi. Dengan satu ton potongan proyek yang bergerak dan kampanye yang diluncurkan sekaligus, itu adalah kunci bahwa mereka dapat menepati kalender mereka secara real time untuk membuat penjadwalan antara begitu banyak tim angin sepoi-sepoi. Jadi bagaimana mereka bisa membuat semuanya tetap up to date tanpa pekerjaan ekstra?

Sebagai contoh,UDN Task Manager.Tim kampanye terintegrasi terintegrasi membuat semuanya selaras dengan menggunakanUDN Task Manager.Kalender dalam platform manajemen kerja kolaboratif. Ketika mereka membangun proyek diUDN Task Manager., mereka dapat mengatur dependensi dan tanggal jatuh tempo dalamtugas. Cukup beralih ke tampilan kalender secara otomatis mengisi kalender. Jika mereka perlu memindahkan tugas, mereka dapat menyeret dan menjatuhkannya dalam tampilan kalender, atau mengganti tanggal dalam tugas dan itu akan berubah secara otomatis pada kalender.

Kemudahan penggunaan ini membuat menjaga kalender tim terbaik hingga saat ini tanpa usaha. Bonus tambahan? Karena Anda dapat menetapkan tugas dalam diri Andamanajemen proyekKalender untuk bergantung, ketika Anda menyeret dan menjatuhkan satu tugas pada kalender, semua tugas dependen secara otomatis menyesuaikan. Penjadwalan ulang tidak pernah lebih cepat.

Katakanlah Anda sedang mengerjakanpeluncuran produk. Anda memiliki email, siaran pers, blog, video, pelatihan penjualan, dan banyak lagi, semua tergantung satu sama lain. Jika salah satu dari daerah ini memiliki keterlambatan, itu berdampak pada tim dan tugas lain. Memiliki kalender yang terhubung dengan alat manajemen proyek Anda membuatnya mudah untuk menyelaraskan upaya dan mencegah tenggat waktu jatuh melalui celah. Alih-alih menghabiskan waktu memperbarui kalender siled atau mengirim pembaruan kepada para pemangku kepentingan, Anda dapat menggunakannyaUDN Task Manager.Kalender untuk menampung semua informasi terkait, file, dan percakapan sehingga mudah bagi tim Anda untuk melompat dari kalender tepat ke tempat kerja.

Menggunakan aplikasi kalender bersama di aAlat Manajemen KerjaSukaUDN Task Manager., Anda akan menemukan bahwa tugas yang dijadwalkan berisi semua informasi terkait, file, dan percakapan tim internal mungkin perlu. Perubahan tenggat waktu yang dibuat langsung dalam tugas-tugas secara otomatis diisi, yang berarti semua orang dapat melihat rencana dan jadwal yang paling mutakhir. Ini menghemat banyak anggota tim waktu mungkin dihabiskan untuk mencoba melacak informasi tugas atau meminta pembaruan.

Kemampuan utama untuk mencari:

Berbagi pekerjaan secara internal dan eksternal dengan visibilitas waktu nyata

Kita semua mengalami bekerja dengan berbagai tim atau klien dengan kebutuhan yang secara drastis berbeda dalam halvisibilitas proyek. Beberapa ingin melihat setiap detail kecil dan dapat menyelam jauh ke dalam gulma. Yang lain hanya menginginkan pemahaman tingkat tinggi tentang hal-hal seperti tanggal atau kemajuan. Kalender yang fleksibel bertindak seperti bunglon kolaboratif sehingga Anda tidak perlu mengubah proses dan alat Anda agar sesuai dengan kebutuhan yang berbeda ini.

Seperti yang kami sebutkan di bagian terakhir, memiliki kalender Anda terhubung ke atau dalam alat manajemen pekerjaan Anda adalah kuncinya. Level selanjutnya adalah kalender yang dapat Anda bagikan secara fleksibel secara internal dan eksternal. Ketika datang untuk mengkomunikasikan jadwal dan tanggal jatuh tempo, kalender tim adalah salah satu cara terbaik untuk secara universal memvisualisasikan proyek di seluruh tim.

Tim layanan profesional tahu terlalu baik pentingnya menjaga tim yang beragam di loop tanpa membebani mereka atau melanggar privasi data. Dalam survei layanan profesional kami,3 alasan teratas untuk churn pelangganadalah: proyek yang mengatasi anggaran atau tenggat waktu, kesulitan komunikasi atau keterlambatan, dan kurangnya visibilitas ke dalamstatus proyek .

Transparansi adalah kuncinya. Anda perlu menyimpan pemangku kepentingan internal dan eksternal dalam loop, dan Anda memerlukan kalender yang memungkinkan Anda mengontrol berapa banyak informasi yang dibagikan. Tim layanan profesional, misalnya, ingin memberikan klien mereka ikhtisar tingkat tinggi dari kemajuan proyek tanpa membanjiri mereka dengan detail. Tetapi beberapa klien ingin melihat semua detail yang berpasir.

Anda akan menginginkan kalender yang menawarkan tautan internal dan eksternal untuk membuat berbagi dengan mudah. DenganUDN Task Manager., misalnya, Anda dapat membuat tautan eksternal dan membagikannya dengan pemangku kepentingan bahkan jika mereka tidak memilikiUDN Task Manager.Akun. Sebagai admin, Anda mengontrol visibilitas untuk mitra eksternal. Anda dapat mengaturnya sehingga pemangku kepentingan eksternal dapat melihat nama tugas kalender tetapi tidak mengklik untuk informasi lebih lanjut tentang proyek. Ini memberi tim lain atau klien visual tetapi membantu menghindari risiko keamanan atau luar biasa siapa pun. Tautan eksternal memperbarui secara otomatis sebagai perubahan proyek sehingga Anda dapat dengan mudah menyimpan vendor, klien, dan pihak luar lainnya terkini tentang kemajuan proyek Anda.

Mampu berbagi kalender membuat upaya kolaborasi dan koordinasi di seluruh tim dan klien lebih mudah.Kalender membantu Anda melacakdari apa yang perlu dikerjakan dan kapan, tetap sinkron, dan memvisualisasikan AndaJadwal proyek. Ketika pemangku kepentingan dapat memvisualisasikan proyek dalam pandangan kalender versus harus memindai daftar ke-dos, mereka dapat dengan lebih mudah melihat hambatan atau hambatan. Mereka dapat melihat bagaimana semuanya terhubung dan akan terungkap, yang memberi mereka kepercayaan diri dan memotivasi semua orang untuk tetap di atas pekerjaan.

Kemampuan utama untuk mencari:

Kalender tim membantu Anda bertahan hidup untuk berkembang

Lebih banyak pekerja sebelumnyaBekerja dari jarak jauh, secara fungsional, dan lintas negara. Beberapa perusahaan telah berkembang dalam tatanan dunia baru ini, sementara yang lain berjuang untuk bertahan hidup. SEBUAHHBR baru-baru iniMenemukan bahwa komunikasi dan koordinasi adalah kunci bagi perusahaan untuk menjembatani kesenjangan antara nyaris tidak bertahan dan sepenuhnya berkembang - dan alat kalender tim yang tepat dapat membantu keduanya.

Ketika semua orang di perusahaan Anda menggunakan kalender tim fleksibel mereka dalam solusi manajemen kerja, mereka dapat mulai membangunalur kerja yang didefinisikan dengan baik yang membuat komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi mulus- Di seluruh zona waktu, kantor, tim, dan banyak lagi.

Pesan moral dalam cerita? Jangan seperti Inggris abad ke-18 dan berakhir 11 hari di belakang pesaing Anda.Mulai uji coba 2 minggu gratis AndadariUDN Task Manager.hari ini dan dapatkan semua tim Anda selaras denganUDN Task Manager.Kalender. Tim Anda akan berkembang dalam waktu singkat.

Apa beberapa cara berbeda dari tim Anda menggunakan kalender? Beri tahu kami di komentar di bawah ini! Juga, lihat pos tindak lanjut kami: