3 muligheter for de beste lagkalendere

Siden antikken har kalendere blitt brukt til å hjelpe folk å holde seg justert og jobbe sammen for å kunne utføre prosjekter - som høst eller pyramidbygning. Etter hvert som arbeidet av arbeidet begynte å utvikle seg, trengte kalendere seg selv en slags justering.

Den gregorianske kalenderenVi bruker i dag ble vedtatt under George Washingtons livstid - det er ganske nytt. Før, Europa brukte for det meste Julianskalenderen. Men hvert år gled det lenger vekk fra den jødiske kalenderen og equinoxene, noe som forårsaket et rot. Den gregorianske kalenderen korrigert dette og alle flyttet over, unntatt England. Det var fint til et sprangåret skiftet landet 11 dager fra alle andre. Så George Washington ble født 11. februar på Julianskalenderen, men vi feirer bursdagen sin den 22. februar.

Se problemet?

Mens 2 bursdager ville være flott, tenk en forretningsverden hvor alle brukte forskjellige kalendere. Det ville bare ikke fungere. Og fortsatt,med 43% av lagene som jobber eksternt, ofte i forskjellige tidssoner, forventer vi at de samarbeider, koordinerer og kommuniserer effektivt utenHøyre kalenderfunksjoner for å administrere alle sine forskjellige prosjekter .

Ifølge vår studie på ansattes stress på arbeidsplassen, Top Stressor er dårlig kommunikasjon, selv om 98% av ledere bruker opptil 87% av arbeidsugen på kommunikasjon alene.

Våre lag trenger verktøy som gjør mer enn bare markerer en forfallsdato. De trenger hjelp med å administrere prosjekter og samarbeid. Det rette lagkalenderverktøyet kan gjøre det, men å finne den rette og sette den opp for å balansere effektiviteten og synligheten kan være en utfordring. Her er 3 evner å se etter i de beste lagkalendere.

3 muligheter for de beste lagkalendere

Opprett, fargekode og lag flere lagkalendere

Som alle som har prøvd å få sitt lags til-dos og forfallsdatoer, kan visuelt justert på en kalender attestere, det kan være overveldende både visuelt og administrativt. Å holde en kalender oppdatert og ren er et stort foretak, noe som gjør verktøy som Excel eller Google Calendar utfordrende for behov for team arbeidshåndteringsbehov.

Tenk deg hvordan overveldende et innholdMarkedsføringskalenderkan for eksempel være. Fra e-bøker til blogginnlegg, casestudier, e-post, kampanjer, webinarer og mer, hvis kalenderen bare er en serie på grunn datoer, er det vanskelig å visualisere og administrere avhengigheter og overlappende arbeid. Selv om det er viktig å ha alt dette arbeidet på ett sted for å få et fullt bilde av arbeidsbelastning, krever hvert innhold en stor annen tilnærming. Du vil sørge for at du kan optimalisere og strategisere hver som separate enheter.

Hva er galt med bare å ha en lang gjøremålsliste og ikke optimalisere kalenderen for hver type innhold? Vi vil,Innholdsmarkedsføring genererer 3x flere ledereog koster 62% mindre i forhold til utgående markedsføring, og bare 9% av markedsførere harUtviklet en systematisk innholdshåndteringsprosess, fra produksjon til distribusjon. Det betyr at det er ledere og inntekter som blir igjen på skjære-rom gulvet. Så hvordan kan du maksimere avkastningen din?

VårContent Marketing Team påUDN Task Manager , for eksempel bruk UDN Task ManagerKalendere. I stedet for å ha alle disse eiendelene på en stor kalender, skaper laget individuelle kalendere for hver type. Deretter fargekoder og lag hver kalender for å få en enkelt visning som klargjør tidsfrister og avhengigheter. Laget kan se alle kalendere lagret sammen, lagdelt etter behov, eller en om gangen.

Med så mange varierende prosjekter og eiendeler, gjør lagskalendere det enkelt å identifisereplanleggingkonflikter. Men du ser også etter status, kanal, publikum og mer. Dette bidrar til å skille arbeid slik at laget kan få både en fugleperspektiv eller komme inn i det nitty gritty av detaljene etter behov - alt i sanntid.

Lagjusteringen stopper ikke på oppgaver og forfallsdatoer. Du kan lag på andre viktige kalendere, som teamferie kalendere for å håndtere arbeidsbelastninger og sikre at ingenting faller gjennom sprekkene hvis noen er ute av kontoret. Evnen til å legge til på eller fjerne lag hjelper at teamet ditt hone sin strategi. Du kan velge å se alt ditt lag gjør, eller forenkle den for å hjelpe alle å fokusere uten å bli distrahert av en rotete kalender.

Nøkkelfunksjoner for å lete etter:

Koble til delte kalendere til underliggende prosjekter og oppgaver, slik at alt er koblet til og oppdatert - uansett hva

Tradisjonelle kalendere er gode forplanleggermøter og organisere dagen din. Men uansett hvor hardt vi prøver, går våre dager og oppgaver sjelden som planlagt. Vårt arbeid er stadig skiftende, og mens du manuelt oppdaterer våre egne kalendere kan være håndterbare, trenger laget ditt mer når det gjelder å håndtere sitt arbeid.

Når du administrerer lagets arbeid i en stiv tradisjonell kalender, vil du finne deg selv å kaste bort tid oppdatere den og flytte ting rundt eller ignorere alt sammen. I stedet for å fungere som enEnkelt kilde til sannhetDet holder laget ditt justert, kalenderen blir et vanskelig administrativt verktøy som må være omhyggelig og kontinuerlig oppdatert og organisert.

Sannheten er at du ikke bare angir forfallsdatoer og la dem være der.Vår studie av profesjonelle tjenesterrapporterte at 97% av prosjektene er forsinket til en viss grad. Så mye som vi prøver å holde seg på mål, skjer ting - hele tiden, til nesten alle. Enten du flytter en forfallsdato på grunn av en forsinkelse eller bare trenger å bytte noen ting rundt, bør lagkalenderen gjøre dette enkelt for deg.

Et integrert kampanjeteam er et godt eksempel på et lag med stadig skiftende forfallsdatoer. De jobber krysser-funksjonelt med andre lag som innhold, salg, produkt og mer. Med massevis av bevegelige prosjektbrikker og kampanjer som lanserer samtidig, er det nøkkelen til at de kan holde kalendere opp i sanntid for å gjøre planlegging mellom så mange lag en bris. Så hvordan kan de holde alt oppdatert uten ekstra arbeid?

Som et eksempel,UDN Task Manager'S integrerte kampanjer-teamet holder alt som er justert av å brukeUDN Task ManagerKalendere i samarbeidsstyringsplattformen. Når de bygger et prosjekt iUDN Task Manager, de kan sette avhengigheter og på grunn av datoer ioppgave. Enkelt at du bytter til en kalendervisning, fyller automatisk kalenderen. Hvis de noen gang trenger å flytte en oppgave, kan de enten dra og slippe den i kalenderen, eller bytte dato i oppgaven, og den endres automatisk på kalenderen.

Denne brukervennligheten gjør å holde de beste gruppekalendere oppdatert uanstrengt. En ekstra bonus? Fordi du kan angi oppgaver i dinprosjektledelseKalenderen skal være avhengig, når du drar og slipper en oppgave på kalenderen, justerer alle avhengige oppgaver automatisk. Rescheduling har aldri vært raskere.

La oss si at du jobber på enProduktlansering. Du har e-post, pressemeldinger, blogger, videoer, salgstrening og mer, alt avhengig av hverandre. Hvis et av disse områdene har en forsinkelse, påvirker den andre lag og oppgaver. Å ha en kalender som er koblet til prosjektstyringsverktøyet, gjør det enkelt å justere innsatsen og forhindre at frister faller gjennom sprekkene. I stedet for å bruke tid på å oppdatere siled kalendere eller sende oppdateringer til interessenter, kan du brukeUDN Task ManagerKalendere for å huske all den relaterte informasjonen, filene og samtalene, så det er enkelt for at teamet ditt hopper fra kalenderen rett inn i arbeidet.

Bruke en delt kalenderapp i enArbeidsstyringsverktøysomUDN Task Manager, Du finner at planlagte oppgaver inneholder all relatert informasjon, filer og samtaler Interne lag kan trenge. DEADLINE Endringene som er gjort direkte innenfor oppgaver, befolket automatisk, noe som betyr at alle kan se de mest oppdaterte planene og tidsplanene. Dette sparer massevis av Time Team-medlemmer kan bruke forsøk på å spore opp oppgavinformasjon eller be om oppdateringer.

Nøkkelfunksjoner for å lete etter:

Del arbeid internt og eksternt med sanntids synlighet

Vi har alle opplevd å jobbe med en rekke lag eller klienter med drastisk forskjellige behov når det gjelderprosjektets synlighet. Noen vil se hver eneste detalj og være i stand til å dykke dypt i ugresset. Andre vil bare ha en høyt nivå forståelse av ting som forfallsdatoer eller fremgang. En fleksibel kalender fungerer som et samarbeidskameleon, slik at du ikke trenger å endre prosessene og verktøyene som passer til disse forskjellige kravene.

Som vi nevnte i den siste delen, har kalenderen din koblet til eller innenfor arbeidet ditt, er nøkkelen. Det neste nivået er en kalender som du kan enkelt dele internt og eksternt. Når det gjelder å kommunisere tidslinjer og forfallsdatoer, er en teamkalender en av de beste måtene å universelt visualisere et prosjekt på tvers av lag.

Profesjonelle tjenester Lag kjenner altfor godt viktigheten av å holde ulike lag i løkken uten å overbelaste dem eller bryte data personvern. I vår profesjonelle tjenester undersøkelse,Topp 3 grunner til kundekjøringer: prosjekter som går over budsjett eller frist, kommunikasjonsvansker eller forsinkelser, og mangel på synlighet iProsjekt status .

Transparency er nøkkelen. Du må beholde både interne og eksterne interessenter i sløyfen, og du trenger en kalender som lar deg kontrollere hvor mye informasjon som deles. Profesjonelle tjenester team, for eksempel, som å gi sine kunder en høy nivå oversikt over prosjektets fremgang uten å overvelde dem med detaljer. Men noen kunder vil se alle de nitty-gritty detaljene.

Du vil ha en kalender som tilbyr både en intern og ekstern lenke for å gjøre det enkelt å dele. MedUDN Task ManagerFor eksempel kan du opprette en ekstern lenke og dele den med interessenter, selv om de ikke har enUDN Task Managerregnskap. Som administrasjon kontrollerer du synligheten for eksterne partnere. Du kan sette opp det, slik at eksterne interessenter kan se Kalender oppgavenavn, men ikke klikk gjennom for mer informasjon om prosjektet. Dette gir andre lag eller kunder en visuell, men bidrar til å unngå sikkerhetsrisiko eller overveldende noen. Eksterne koblinger oppdateres automatisk som et prosjektendringer, slik at du enkelt kan holde leverandører, klienter og andre eksterne partier oppdatert på prosjektets fremgang.

Å være i stand til å dele kalendere gjør samarbeid og koordineringsarbeid på tvers av lag og kunder enklere.Kalendere hjelper deg med å holde styr påav hva som må jobbet på og når, hold deg i synkronisering, og visualiser dinprosjektplan. Når interessenter kan visualisere et prosjekt i en kalendervisning mot å måtte skanne en liste over to-dos, kan de lettere spot roadblocks eller flaskehalser. De kan se hvordan alt forbinder og vil utfolde seg, noe som gir dem tillit og motiverer alle til å holde seg på toppen av arbeidet.

Nøkkelfunksjoner for å lete etter:

Lagkalendere hjelper deg med å gå fra å overleve for å trives

Flere arbeidere enn noen gang før erjobber eksternt, kryss-funksjonelt og over land. Noen selskaper har blomstret i denne nye verdensorden, mens andre kjemper for å overleve. ENNylig HBR-artikkelFant at kommunikasjon og koordinering er nøklene for bedrifter å bygge bro over gapet mellom knapt overlevende og fullt blomstrende - og det rette lagkalenderverktøyet kan hjelpe med begge.

Når alle i din bedrift bruker sine fleksible lagkalendere i en arbeidsstyringsløsning, kan de begynne å etablereveldefinerte arbeidsflyter som gjør kommunikasjon, koordinering og samarbeid sømløs- Over tidssoner, kontorer, lag og mer.

Moral av historien? Ikke vær som 1800-tallet England og ende opp 11 dager bak konkurransen din.Start din gratis 2-ukers prøveversjon av UDN Task Manageri dag og få alle lagene dine justert medUDN Task ManagerKalender. Teamet ditt vil bli blomstrende på kort tid.

Hva er noen av de forskjellige måtene teamet ditt bruker kalendere? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor! Sjekk også våre oppfølgingsinnlegg: