3 Capacități ale celor mai bune calendare de echipă

Din cele mai vechi timpuri, calendarele au fost folosite pentru a ajuta oamenii să rămână aliniate și să lucreze împreună pentru a executa cu succes proiectele - cum ar fi recoltele sau clădirea piramidei. Pe măsură ce lumea muncii a început să evolueze, calendarele însele au nevoie de un fel de aliniere.

Calendarul gregorianFolosim astăzi a fost adoptat în timpul vieții lui George Washington - este destul de nou. Înainte, Europa a folosit cea mai mare parte calendarul Julian. Dar în fiecare an, a alunecat mai departe de calendarul și echinocțiile evreiești, provocând o mizerie. Calendarul gregorian a corectat acest lucru și toată lumea sa mutat, cu excepția Angliei. A fost bine până când un an de salt mi-a schimbat țara de 11 zile de la toți ceilalți. Așa că George Washington sa născut la 11 februarie pe calendarul Julian, dar sărbătorim ziua de naștere la 22 februarie.

Vedeți problema?

În timp ce 2 zile de naștere ar fi minunate, imaginați-vă o lume de afaceri în care toată lumea a folosit calendare diferite. Nu ar funcționa. Si totusi,Cu 43% dintre echipele care lucrează de la distanță, adesea în diferite zone de timp, ne așteptăm ca acestea să colaboreze, să coordoneze și să comunice eficient fărăCapabilități de calendar adecvate pentru a gestiona toate proiectele lor diferite .

Potrivit studiului nostru privind stresul angajatului la locul de muncă, Stresorul de top este o comunicare slabă, chiar dacă 98% dintre managerii petrec până la 87% din săptămâna lor de lucru numai în comunicare.

Echipele noastre au nevoie de instrumente care să facă mai mult decât să marcheze o dată scadentă. Ei au nevoie de ajutor pentru gestionarea proiectelor și colaborarea. Instrumentul de calendar de echipă potrivit poate face acest lucru, dar găsirea celui potrivit și stabilirea acestuia pentru a echilibra eficiența și vizibilitatea poate fi o provocare. Iată trei capabilități pentru a căuta în cele mai bune calendare de echipă.

3 Capacități ale celor mai bune calendare de echipă

Creați, codul de culori și calendare mai multor echipe

Întrucât oricine a încercat să obțină echipamentul echipei și datoriile aliniate vizual pe un calendar poate atesta, poate fi copleșitor atât vizual, cât și administrativ. Păstrarea unui calendar actualizat și curat este o întreprindere uriașă, care face instrumente cum ar fi Excel sau Google Calendar provocând nevoile de gestionare a muncii în echipă.

Imaginați-vă cât de copleșitor este un conținutCalendarul de marketingar putea fi, de exemplu. De la cărți electronice la postările de pe blog, studii de caz, e-mailuri, promoții, webinarii și multe altele, dacă calendarul este doar o serie de date datorate, este greu să vizualizați și să gestionați dependențele și să suprapunem munca. Deși este important să aveți toate aceste lucruri într-un singur loc pentru a obține o imagine completă a volumului de muncă, fiecare bucată de conținut necesită o abordare foarte diferită. Veți dori să vă asigurați că puteți optimiza și strategiza fiecare ca entități separate.

Ce este în neregulă cu doar o listă lungă de a face și nu optimizați calendarul pentru fiecare tip de conținut? Bine,Conținutul de marketing generează 3x mai multe cabluriși costă cu 62% mai puțin comparativ cu marketingul de ieșire și doar 9% dintre marketing aua dezvoltat un proces sistematic de gestionare a conținutului, de la producție la distribuție. Aceasta înseamnă că există oameni și venituri rămase pe podeaua camerei de tăiere. Deci, cum puteți maximiza ROI?

Al nostruEchipa de marketing de conținut laManager de sarcini UDN. , de exemplu, utilizează Manager de sarcini UDN.Calendare. În loc să aveți toate aceste active pe un singur calendar mare, echipa creează calendare individuale pentru fiecare tip. Apoi codurile de culoare și straturile în fiecare calendar pentru a obține o singură viziune care clarifică termenele și dependențele. Echipa poate vedea toate calendarele lor stratificate împreună, stratificate după cum este necesar, sau unul la un moment dat.

Cu atât de multe proiecte și active diferite, calendarele de stratificare ușurează identificareaprogramareconflicte. Dar, de asemenea, vizualizați prin statut, canal, audiență și multe altele. Acest lucru ajută la locul de muncă separat, astfel încât echipa să poată obține atât o viziune a ochilor de pasăre, fie să intre în grititatea nitului din detaliile necesare - toate în timp real.

Alinierea echipei nu se oprește la sarcini și date scadente. Puteți să vă stradați pe alte calendare cheie, cum ar fi calendarele de vacanță în echipă pentru a gestiona încărcările de lucru și pentru a vă asigura că nimic nu se prăbușește prin crăpături dacă cineva nu mai are birou. Abilitatea de a adăuga sau elimina straturile vă ajută echipa să-și perfecționeze strategia. Puteți alege să vedeți tot ceea ce face echipa dvs. sau să o simplificați pentru a ajuta pe toată lumea să se concentreze fără a fi distrasă de un calendar murdar.

Capabilități cheie pentru a căuta:

Conectați calendarele partajate la proiectele și sarcinile subiacente, astfel încât totul este conectat și actualizat - indiferent de ce

Calendarele tradiționale sunt minunateplanificareîntâlniri și organizarea zilei. Dar, indiferent cât de greu încercăm, zilele și sarcinile noastre rar merg așa cum sunt planificate. Lucrarea noastră se schimbă în mod constant, iar în timp ce actualizarea manuală a calendarelor noastre ar putea fi gestionate, echipa dvs. are nevoie de mai mult atunci când vine vorba de gestionarea activității lor.

Atunci când gestionați lucrarea echipei dvs. într-un calendar tradițional rigid, vă veți găsi timpul să vă actualizați și să mutați lucrurile în jurul sau să o ignorați pe toate împreună. În loc de a acționa ca ao singură sursă de adevărcare ține alinierea echipei, calendarul devine un instrument administrativ ciudat care trebuie actualizat și organizat și organizat continuu.

Adevărul este că nu ați stabilit pur și simplu date și lăsați-le acolo.Studiul nostru al industriei serviciilor profesionalea raportat că 97% din proiecte sunt amânate într-o oarecare măsură. La fel de mult ca încercăm să rămânem pe țintă, lucrurile se întâmplă - tot timpul, aproape tuturor. Indiferent dacă mutați o dată scadentă din cauza unei întârzieri sau pur și simplu trebuie să schimbați câteva lucruri în jur, calendarul echipei dvs. ar trebui să facă acest lucru ușor pentru dvs.

O echipă de campanie integrat este un exemplu excelent al unei echipe cu date datorate vreodată. Lucrează în mod transfrontalier cu alte echipe, cum ar fi conținutul, vânzările, produsul și multe altele. Cu o tona de piese de proiectare și campanii de lansare de la o dată, este esențial să-și păstreze calendarul în timp real pentru a face programarea între atât de multe echipe o briză. Deci, cum pot păstra totul până acum fără nici o muncă suplimentară?

Ca exemplu,Manager de sarcini UDN.Echipa de campanii integrate păstrează totul aliniat prin utilizareaManager de sarcini UDN.Calendare în cadrul platformei de gestionare a lucrărilor de colaborare. Când construiesc un proiect înManager de sarcini UDN., pot stabili dependențe și date scadente în cadrulsarcină. Pur și simplu trecerea la o vizualizare a calendarului populează automat calendarul. Dacă ar trebui vreodată să mute o sarcină, pot să tragă și să-l ducă în vizualizarea calendarului sau pot schimba data în sarcină și se va schimba automat în calendar.

Această ușurință de utilizare face ca păstrarea celor mai bune calendare de echipă actualizate. Un bonus suplimentar? Pentru că puteți seta sarcini în interiorul dvs.management de proiectCalendar să fie dependentă, când trageți și plasați o sarcină în calendar, toate sarcinile dependente se ajustează automat. Reeșalizarea nu a fost niciodată mai rapidă.

Să spunem că lucrați la olansarea produsului. Aveți e-mailuri, comunicate de presă, bloguri, videoclipuri, antrenament de vânzări și multe altele, toate dependente unul de celălalt. Dacă una dintre aceste zone are o întârziere, aceasta afectează alte echipe și sarcini. Având un calendar care este conectat la instrumentul dvs. de management al proiectului facilitează alinierea eforturilor și împiedicarea de a scădea termenele limită prin crăpături. În loc să petrecem timpul de actualizare a calendarelor de silă sau de trimitere a actualizărilor părților interesate, puteți utilizaManager de sarcini UDN.Calendarele de a găzdui toate informațiile, fișierele și conversațiile aferente, astfel încât este ușor ca echipa dvs. să sară din calendar chiar în muncă.

Folosind o aplicație de calendar partajată într-oInstrumentul de gestionare a muncii ca Manager de sarcini UDN., veți găsi că sarcinile programate conțin toate informațiile, fișierele și conversațiile au nevoie de echipele interne. Modificările limită efectuate direct în cadrul sarcinilor sunt populate automat, ceea ce înseamnă că toată lumea poate vedea cele mai recente planuri și programe. Acest lucru economisește încărcăturile de timp, membrii echipei ar putea fi cheltuiți încercând să urmărească informațiile despre sarcini sau să ceară actualizări.

Capabilități cheie pentru a căuta:

Împărtășește munca pe plan intern și extern cu vizibilitate în timp real

Am experimentat cu toții să lucrăm cu o varietate de echipe sau clienți cu nevoi drastic diferite atunci când vine vorbaVizibilitatea proiectului. Unii doresc să vadă fiecare detaliu mic și să poată să se scufunde adânc în buruieni. Alții doresc pur și simplu o înțelegere la nivel înalt a lucrurilor, cum ar fi date sau progrese. Un calendar flexibil acționează ca un chameleon colaborativ, astfel încât nu trebuie să vă schimbați procesele și instrumentele pentru a se potrivi acestor cerințe diferite.

După cum am menționat în ultima secțiune, înregistrarea calendarului sau în cadrul instrumentului de gestionare a muncii este cheia. Următorul nivel este un calendar pe care îl puteți împărtăși în mod flexibil intern și extern. Când vine vorba de comunicarea termenelor și datelor datorate, un calendar de echipă este unul dintre cele mai bune modalități de a vizualiza universal un proiect între echipe.

Echipele de servicii profesionale știu prea bine importanța menținerii diverselor echipe în buclă, fără a le supraîncărca sau a încălca confidențialitatea datelor. În sondajul nostru profesional de servicii,Top 3 motive pentru clientul churnsunt: ​​proiectele care depășesc bugetul sau termenul limită, dificultățile de comunicare sau întârzieri și lipsa de vizibilitate înStatutul proiectului .

Transparența este esențială. Trebuie să păstrați atât părțile interesate interne, cât și cele externe în buclă și aveți nevoie de un calendar care vă permite să controlați cât de multe informații sunt împărtășite. Echipele de servicii profesionale, de exemplu, doresc să ofere clienților lor o prezentare generală la nivel înalt a progresului proiectului, fără a le copleșia cu detalii. Dar unii clienți doresc să vadă toate aceste detalii nitty.

Veți dori un calendar care oferă atât o legătură internă și externă pentru a face partajarea ușoară. CuManager de sarcini UDN., de exemplu, puteți crea o legătură externă și puteți să o împărtășiți cu părțile interesate, chiar dacă nu au aManager de sarcini UDN.cont. Ca administrator, controlați vizibilitatea partenerilor externi. Puteți seta acest lucru, astfel încât părțile interesate externe pot vedea numele de sarcini din calendar, dar nu faceți clic pe mai multe informații despre proiect. Acest lucru oferă și alți echipe sau clienți vizual, dar ajută la evitarea oricăror riscuri de securitate sau copleșitoare pe oricine. Link-urile externe Actualizați automat ca un proiect modificări, astfel încât să puteți păstra cu ușurință vânzătorii, clienții și alte părți externe la data progresului proiectului dvs.

Posibilitatea de a împărtăși calendarele face mai ușor eforturile de colaborare și de coordonare între echipe și clienți.Calendarele vă ajută să păstrați urmărireade ceea ce trebuie să fie lucrat la și când, să rămână în sincronizare și să vă vizualizațiprogramul proiectului. Atunci când părțile interesate pot vizualiza un proiect într-o viziune calendaristică față de faptul că trebuie să scaneze o listă de către-DOS, acestea pot observa mai ușor blocurile sau blocajele. Ei pot vedea cum se conectează totul și se va desfășura, ceea ce le dă încredere și îi motivează pe toată lumea să rămână în vârful muncii.

Capabilități cheie pentru a căuta:

Calendarele de echipă vă ajută să plecați de la supraviețuire pentru a prospera

Mai mulți muncitori decât oricând suntLucrul de la distanță, trans-funcțional și în întreaga țară. Unele companii au prosperat în această nouă ordine mondială, în timp ce alții se luptă să supraviețuiască. AArticolul recent HBr.a constatat că comunicarea și coordonarea sunt cheile pentru ca companiile să pună la dispoziție decalajul dintre abia supraviețuitoare și pe deplin înfloritoare - și instrumentul de calendar de echipă potrivit poate ajuta cu ambele.

Când toată lumea din compania dvs. folosește calendarele lor de echipă flexibile în cadrul unei soluții de gestionare a muncii, pot începe să stabileascăFluxuri de lucru bine definite care fac comunicare, coordonare și colaborare fără probleme- De-a lungul zonelor, birourilor, echipelor și multe altele.

Morala povestii? Nu fi ca Anglia din secolul al XVIII-lea și ajunge la 11 zile în spatele competiției dvs.Începeți procesul gratuit de 2 săptămâni de Manager de sarcini UDN.Astăzi și obțineți toate echipele dvs. aliniateManager de sarcini UDN.Calendar. Echipa dvs. va fi înfloritoare în cel mai scurt timp.

Care sunt unele dintre diferitele moduri în care echipa dvs. folosește calendare? Spuneți-ne în comentariile de mai jos! De asemenea, verificați posturile noastre de urmărire: