3 Möjligheter för de bästa lagkalendrar

Sedan antiken har kalendrar använts för att hjälpa människor att hålla sig i anpassade och arbeta tillsammans för att framgångsrikt genomföra projekt - som skörd eller pyramidbyggnad. När arbetslivet började utvecklas, behövde kalendrar själva en slags anpassning.

Den gregorianska kalendernVi använder idag antogs under George Washington livstid - det är ganska nytt. Innan använde Europa mest Julian-kalendern. Men varje år glidde det längre bort från den judiska kalendern och equinoxes, vilket orsakade en röra. Den gregorianska kalendern korrigerade detta och alla flyttade över, utom England. Det var bra tills ett språngår skiftade landet 11 dagar från alla andra. Så George Washington föddes den 11 februari på Julian-kalendern, men vi firar födelsedagen den 22 februari.

Se problemet?

Medan 2 födelsedagar skulle vara bra, föreställ dig en näringsliv där alla använde olika kalendrar. Det skulle bara inte fungera. Och ändå,med 43% av lagen som arbetar på distans, ofta i olika tidszoner, förväntar vi oss att de samarbetar, samordnar och kommunicerar effektivt utanRätt kalendermöjligheter för att hantera alla sina olika projekt .

Enligt vår studie om anställdas stress på arbetsplatsen, den övre stressaren är dålig kommunikation, även om 98% av cheferna spenderar upp till 87% av sin arbetsvecka på kommunikation ensam.

Våra lag behöver verktyg som gör mer än bara markera ett förfallodatum. De behöver hjälp med att hantera projekt och samarbeta. Det rätta lagkalenderverktyget kan göra det, men att hitta den rätta och sätta upp det för balans effektivitet och synlighet kan vara en utmaning. Här är 3 förmågor att leta efter i de bästa lagkalendrarna.

3 Möjligheter för de bästa lagkalendrar

Skapa, färgkod och lager flera lagkalendrar

Eftersom alla som har försökt få sitt lags till-dos och förfallna datum visuellt anpassade till en kalender kan det intyga, det kan vara överväldigande både visuellt och administrativt. Att hålla en kalender uppdaterad och ren är ett enormt företag, vilket gör verktyg som Excel eller Google Kalender utmanande för team arbetshanteringsbehov.

Föreställ dig hur överväldigande ett innehållMarknadsföringskalenderkan till exempel vara. Från e-böcker till blogginlägg, fallstudier, e-postmeddelanden, kampanjer, webinars, och mer, om kalendern är bara en serie av förfallodatum, är det svårt att visualisera och hantera beroenden och överlappande arbete. Även om det är viktigt att ha allt detta arbete på ett ställe för att få en fullständig bild av arbetsbelastningen, kräver varje del innehåll ett väldigt annorlunda tillvägagångssätt. Du vill se till att du kan optimera och strategisera varje som separata enheter.

Vad är det för fel med att bara ha en lång att göra-lista och inte optimera kalendern för varje typ av innehåll? Väl,Innehållsmarknadsföring genererar 3x fler ledningaroch kostar 62% mindre jämfört med utgående marknadsföring, och endast 9% av marknadsförare harUtvecklat en systematisk innehållshanteringsprocess, från produktion till distribution. Det betyder att det finns ledare och intäkter kvar på klipprummet. Så hur kan du maximera din avkastning?

VårContent Marketing Team påUDN Task Manager , till exempel användningar UDN Task ManagerKalendrar. I stället för att ha alla dessa tillgångar på en stor kalender skapar laget individuella kalendrar för varje typ. Sedan färgkoder och lager varje kalender för att få en enda vy som klargör tidsfrister och beroenden. Teamet kan se alla sina kalendrar lagrade alla tillsammans, skiktat efter behov, eller en i taget.

Med så många varierande projekt och tillgångar gör Layeringskalendrar det enkelt att identifieraschemaläggningkonflikter. Men du ser också efter status, kanal, publik och mer. Detta hjälper till att separera arbete så att laget kan få både en fågelperspektiv eller komma in i Nitty Gritty av detaljerna efter behov - allt i realtid.

Teaminriktningen slutar inte på uppgifter och förfallodagar. Du kan lagra på andra nyckelkalendrar, som lagkalendrar för att hantera arbetsbelastningar och se till att inget faller genom sprickorna om någon är ute av kontoret. Möjligheten att lägga till på eller ta bort lager hjälper ditt lag att stärka sin strategi. Du kan välja att se allt som ditt team gör, eller förenkla det för att hjälpa alla att fokusera utan att bli distraherad av en rörig kalender.

Nyckelfunktioner att leta efter:

Anslut delade kalendrar till underliggande projekt och uppgifter så allt är anslutet och uppdaterat - oavsett vad

Traditionella kalendrar är bra förplaneramöten och organisera din dag. Men oavsett hur svårt vi försöker, går våra dagar och uppgifter sällan som planerat. Vårt arbete skiftar ständigt, och samtidigt man manuellt uppdaterar våra egna kalendrar kan hanteras, behöver ditt lag mer när det gäller att hantera sitt arbete.

När du hanterar ditt lags arbete inom en stel traditionell kalender, hittar du dig själv att slösa tid att uppdatera den och flytta saker runt eller ignorera allt tillsammans. Istället för att agera som enEnkel källa till sanningDet håller ditt team anpassat, kalendern blir ett besvärligt administrativt verktyg som måste vara noggrant och kontinuerligt uppdaterat och organiserat.

Sanningen är, du sätter inte bara på grund av datum och lämnar dem där.Vår studie av den professionella servicebranschenRapporterade att 97% av projekten i viss utsträckning försenas. Så mycket som vi försöker stanna på mål, händer saker - hela tiden, till nästan alla. Oavsett om du flyttar ett förfallodatum på grund av en fördröjning eller helt enkelt behöver byta några saker, ska din lagkalender göra det enkelt för dig.

Ett integrerat kampanjteam är ett bra exempel på ett lag med ständigt skiftande förfallodagar. De arbetar tvärfunktionellt med andra lag som innehåll, försäljning, produkt och mer. Med massor av rörliga projektstycken och kampanjer som lanseras på en gång är det nyckeln att de kan hålla sina kalendrar i realtid för att göra schemaläggning mellan så många lag en bris. Så hur kan de hålla allt uppdaterat utan extra arbete?

Som ett exempel,UDN Task ManagerS integrerade kampanjer lag håller allt i linje med att användaUDN Task ManagerKalendrar inom den samarbetsvilliga arbetshanteringsplattformen. När de bygger ett projekt iUDN Task Manager, de kan ställa in beroenden och förfalla datum inomuppgift. Att bara byta till en kalendervy fyller automatiskt kalendern. Om de någonsin behöver flytta en uppgift kan de antingen dra och släppa den i kalendervyn eller byta datum i uppgiften och det ändras automatiskt på kalendern.

Denna användarvänlighet gör det möjligt att hålla de bästa lagkalendrarna uppdaterade. En extra bonus? Eftersom du kan ställa in uppgifter i dinprojektledningKalender Att vara beroende, när du drar och släpper en uppgift på kalendern, justeras alla beroende uppgifter automatiskt. Omläggning har aldrig varit snabbare.

Låt oss säga att du arbetar på enproduktlansering. Du har e-post, pressmeddelanden, bloggar, videor, försäljningsutbildning och mer, alla beroende av varandra. Om ett av dessa områden har en försening, påverkar det andra lag och uppgifter. Att ha en kalender som är ansluten till ditt projekthanteringsverktyg gör det enkelt att anpassa ansträngningarna och förhindra att tidsfrister faller genom sprickorna. I stället för att spendera tid på uppdatering av settkalendrar eller skicka uppdateringar till intressenter kan du användaUDN Task ManagerKalendrar för att hysa all relaterad information, filer och konversationer så det är lätt för ditt lag att hoppa från kalendern till höger.

Använda en delad kalenderapp i enArbetshanteringsverktygtycka omUDN Task Manager, Du hittar att schemalagda uppgifter innehåller all relaterad information, filer och samtalets interna lag kan behöva. Deadline-förändringar som görs direkt inom uppgifterna är automatiskt befolkade, vilket innebär att alla kan se de mest aktuella planerna och scheman. Detta sparar massor av tidlagmedlemmar kan spenderas för att försöka spåra uppgiftsinformation eller be om uppdateringar.

Nyckelfunktioner att leta efter:

Dela arbete internt och externt med realtids synlighet

Vi har alla upplevt att arbeta med en mängd olika grupper eller kunder med drastiskt olika behov när det gällerProjektets synlighet. Vissa vill se varje liten detalj och kunna dyka djupt in i ogräs. Andra vill bara ha en hög nivå förståelse av saker som förfallna datum eller framsteg. En flexibel kalender fungerar som en samarbetskameleon så att du inte behöver ändra dina processer och verktyg för att passa dessa olika krav.

Som vi nämnde i det sista avsnittet, har din kalender ansluten till eller inom ditt arbetshanteringsverktyg nyckeln. Nästa nivå är en kalender som du kan flexibelt dela internt och externt. När det gäller att kommunicera tidslinjer och förfallodatum är en lagkalender ett av de bästa sätten att universellt visualisera ett projekt över lag.

Professionella tjänstelag vet alltför väl vikten av att hålla olika lag i slingan utan att överbelasta dem eller bryta mot data integritet. I vår professionella tjänster undersökning,De tre bästa orsakerna till kundens churnär: projekt går över budget eller tidsfrist, kommunikations svårigheter eller förseningar, och brist på synlighet iProjektstatus .

Genomskinlighet är nyckeln. Du måste hålla både interna och externa intressenter i slingan, och du behöver en kalender som låter dig styra hur mycket information som delas. Professionella tjänstelag, till exempel, gillar att ge sina kunder en hög nivå överblick över projektets framsteg utan överväldigande dem med detaljer. Men vissa kunder vill se alla de nitty-gritty detaljerna.

Du vill ha en kalender som erbjuder både en intern och extern länk för att delta enkelt. MedUDN Task ManagerTill exempel kan du skapa en extern länk och dela den med intressenter även om de inte har enUDN Task Managerkonto. Som en administratör kontrollerar du synligheten för externa partners. Du kan ställa in det så externa intressenter kan se kalenderuppgiftsnamn men inte klicka igenom för mer information om projektet. Detta ger andra lag eller kunder en visuell men hjälper till att undvika säkerhetsrisker eller överväldigande någon. Externa länkar uppdateras automatiskt som projektändringar så att du enkelt kan hålla leverantörer, kunder och andra utomstående parter uppdaterade på ditt projektframsteg.

Att kunna dela kalendrar gör samarbete och samordningsinsatser över lag och kunder enklare.Kalendrar hjälper dig att hålla koll påav vad som behöver bearbetas och när, stanna synkroniseras och visualisera dinprojekt schema. När intressenter kan visualisera ett projekt i en kalendervy jämfört med att skanna en lista med till-dos, kan de lättare stå på vägar eller flaskhalsar. De kan se hur allt ansluter och kommer att utvecklas, vilket ger dem självförtroende och motiverar alla att bo på toppen av arbetet.

Nyckelfunktioner att leta efter:

Teamkalendrar hjälper dig att gå från att överleva till trivs

Fler arbetare än någonsin tidigare ärArbeta på distans, tvärfunktionellt och över länder. Vissa företag har blomstrat i den här nya världsordningen, medan andra kämpar för att överleva. ASenaste HBR-artikelnfann att kommunikation och samordning är nycklarna för företag att överbrygga gapet mellan knappt överlevande och helt blomstrande - och det högra lagkalenderverktyget kan hjälpa till med båda.

När alla i ditt företag använder sina flexibla lagkalendrar inom en arbetshanteringslösning, kan de börja etableraVäldefinierade arbetsflöden som gör kommunikation, samordning och samarbete sömlös- Över tidszoner, kontor, lag och mer.

Sensmoralen i historien? Var inte som 1800-talet England och hamnar 11 dagar bakom din tävling.Starta din gratis 2-veckors försök av UDN Task Manageridag och få alla dina lag anpassade tillUDN Task ManagerKalender. Ditt lag kommer att blomstras på nolltid.

Vad är några av de olika sätten som ditt lag använder kalendrar? Låt oss veta i kommentarerna nedan! Kolla även våra uppföljningsinlägg: