3 możliwości najlepszych kalendarzy zespołu

Od czasów starożytnych, kalendarze zostały użyte do pomocy ludziom wyrównaniu i pracować razem, aby pomyślnie wykonać projekty - jak zbiory lub budynek piramidy. Ponieważ świat pracy zaczął ewoluować, same kalendarze potrzebują jakiegoś wyrównania.

Kalendarz gregoriańskiKorzystamy z dziś został przyjęty podczas życia George'a Waszyngtona - jest całkiem nowy. Wcześniej Europa używała głównie kalendarza Juliana. Ale co roku, wsuwając się dalej od żydowskiego kalendarza i równakiech, powodując bałagan. Kalendarz Gregoriański skorygował to i wszyscy poruszali się, z wyjątkiem Anglii. To było w porządku, dopóki rok przestępstwa przesunął kraj 11 dni wolnych od wszystkich innych. Więc George Washington urodził się 11 lutego w kalendarzu Julian, ale świętujemy swoje urodziny 22 lutego.

Zobacz problem?

Podczas gdy 2 urodziny byłyby świetne, wyobraź sobie, że świat biznesu, w którym wszyscy używali różnych kalendarzy. To nie zadziałało. I jeszcze,z 43% zespołów pracujących zdalnie, często w różnych strefach czasowych oczekujemy, że współpracują, koordynujemy i skutecznie komunikować się bezWłaściwe możliwości kalendarza do zarządzania wszystkimi ich różnymi projektami .

Według naszego badania na stresie pracownicze w miejscu pracy, Najlepszy stresor jest słaby komunikat, chociaż 98% menedżerów wydawał do 87% swojego tygodnia pracy na samą komunikację.

Nasze drużyny potrzebują narzędzi, które robią więcej niż tylko zaznacz termin. Potrzebują pomocy w zarządzaniu projektami i współpracy. Prawe narzędzie kalendarzowe drużynowe może to zrobić, ale znalezienie właściwego i ustawiania go do wydajności balansowej i widoczności może być wyzwaniem. Oto 3 możliwości szukania w najlepszych kalendarzach zespołu.

3 możliwości najlepszych kalendarzy zespołu

Kalendarze tworzenia, kodu koloru i warstw

Jak każdy, kto próbował zdobyć swoje Dosy i należne daty, wizualnie wyrównane na kalendarzu, może potwierdzić, może być przytłaczający zarówno wizualnie, jak i administracyjnie. Utrzymywanie zaktualizowanej kalendarza i czyste jest ogromne przedsięwzięcie, które sprawia, że ​​narzędzia, takie jak Excel lub Google Kalendarz, trudne dla potrzeb zarządzania pracą zespołowej.

Wyobraź sobie, jak przytłaczający zawartośćKalendarz marketingowymoże być na przykład. Z e-booków do postów na blogach, studia przypadków, e-maile, promocje, seminariach i więcej, jeśli kalendarz jest tylko serią należnych dat, trudno jest wizualizować i zarządzać zależnościami i nakładającymi się pracą. Chociaż ważne jest, aby mieć całą tę pracę w jednym miejscu, aby uzyskać pełny obraz obciążenia, każdy element treści wymaga znacznie innego podejścia. Będziesz chciał upewnić się, że możesz zoptymalizować i strategować każdy jako osobny podmiot.

Co jest nie tak z mającą długą listę do zrobienia i nie optymalizację kalendarza dla każdego rodzaju treści? Dobrze,Marketing treści generuje 3x więcej przewodówi kosztuje 62% mniej w porównaniu z marketingiem wychodzącym, a tylko 9% marketerów maopracował systematyczny proces zarządzania treścią, z produkcji do dystrybucji. Oznacza to, że pozostaje prowadzony i przychody na podłodze. Więc jak możesz zmaksymalizować roi?

NaszZespół marketingowy treściMenedżer zadań UDN. Na przykład używa Menedżer zadań UDN.Kalendarze. Zamiast mieć wszystkie te aktywa w jednym dużym kalendarzu, drużyna tworzy pojedyncze kalendarze dla każdego typu. Następnie kody kolorystyczne i warstwy każdego kalendarza, aby uzyskać jeden pogląd, który wyjaśnia terminy i zależności. Zespół może zobaczyć wszystkie swoje kalendarze warstwowe razem, warstwowe w razie potrzeby lub jeden na raz.

Z tak wieloma różnymi projektami i aktywami, kalendarze warstw ułatwiają identyfikacjęplanowaniekonflikty. Ale przeglądasz także według statusu, kanału, publiczności i więcej. Pomaga to odrębną pracę, aby zespół mógł uzyskać zarówno widok z lotu ptaka, jak i dostać się w Nitty Gritty o szczegółach w razie potrzeby - wszystko w czasie rzeczywistym.

Wyrównanie zespołu nie zatrzymuje się na zadaniach i terminach. Możesz warstwować w innych kluczowych kalendarzach, jak kalendarze wakacyjne zespołu, aby zarządzać obciążeniami i zapewnić, że nic nie spada przez pęknięcia, jeśli ktoś jest poza biurem. Możliwość dodawania lub usunięcia warstw pomaga twoim zespołem doskonalić strategię. Możesz zobaczyć wszystko, co robi twój zespół lub upraszcza go, aby pomóc wszystkim skupić się bez rozpraszania brudnego kalendarza.

Kluczowe możliwości szukania:

Połączyć wspólne kalendarze do podstawowych projektów i zadań, więc wszystko jest podłączone i aktualne - bez względu na wszystko

Tradycyjne kalendarze są świetneplanowanieSpotkania i organizowanie dnia. Ale bez względu na to, jak bardzo próbujemy, nasze dni i zadania rzadko idą zgodnie z planem. Nasza praca stale się zmienia, a podczas ręcznego aktualizacji naszych własnych kalendarzy może być zarządzalny, twój zespół potrzebuje więcej, jeśli chodzi o zarządzanie swoją pracą.

Podczas zarządzania pracą zespołu w sztywnym tradycyjnym kalendarzu znajdziesz marnowanie czasu na aktualizację i przenoszenie rzeczy wokół lub ignorowania go razem. Zamiast działać jakoPojedyncze źródło prawdyKalendarz staje się wyrównany zespołowi, kalendarz staje się niezręcznym narzędziem administracyjnym, który musi być bólu i nieustannie aktualizowany i zorganizowany.

Prawda jest prawda, nie ustawiasz po prostu terminów i tam zostawić.Nasze badanie przemysłu usług zawodowychpoinformował, że 97% projektów jest w pewnym stopniu opóźnione. Tak bardzo, jak próbujemy pozostać na cel, rzeczy się dzieje - cały czas, prawie wszystkim. Niezależnie od tego, czy przenosisz się z powodu opóźnienia lub po prostu potrzebujesz przełączenia kilku rzeczy, twój kalendarz zespołu powinien ułatwić Ci łatwo.

Zintegrowany zespół kampanii jest doskonałym przykładem zespołu z ciągłymi datami. Opracowują funkcjonalnie z innymi zespołami, takimi jak treść, sprzedaż, produkt i więcej. Z toną ruchomego projektu i kampanii rozpoczynających się jednocześnie, że jest to w stanie utrzymać swoje kalendarze w czasie rzeczywistym, aby zaplanować między tak wieloma zespołami bryzą. Jak więc mogą mieć wszystko na bieżąco bez żadnej dodatkowej pracy?

Jako przykład,Menedżer zadań UDN.Zintegrowana drużyna kampanii utrzymuje wszystko, że używaszMenedżer zadań UDN.Kalendarze na platformie współpracy zarządzania pracą. Kiedy budują projektMenedżer zadań UDN., mogą ustalić zależności i terminy w ramachzadanie. Po prostu przełączanie na widok kalendarza automatycznie wypełnia kalendarz. Jeśli kiedykolwiek musieli przenieść zadanie, mogą przeciągnąć i upuścić go w widoku kalendarza, lub przełączyć datę w zadaniu, a zostanie zmieniona automatycznie w kalendarzu.

Ta łatwość użycia sprawia, że ​​utrzymywanie najlepszych kalendarzy zespołowych do tej pory jest wysiłku. Dodano bonus? Ponieważ możesz ustawić zadania w swoimZarządzanie projektamiKalendarz Aby być zależny, gdy przeciągasz i upuścisz jedno zadanie na kalendarzu, wszystkie zadania zależne automatycznie dostosowują. Redcheduling nigdy nie był szybszy.

Powiedzmy, że pracujesz nadWprowadzenie produktu na rynek. Masz e-maile, komunikaty prasowe, blogi, filmy, szkolenia sprzedaży i więcej, wszystkie zależne od siebie nawzajem. Jeśli jeden z tych obszarów ma opóźnienie, wpływa na inne zespoły i zadania. Posiadanie kalendarza związanego z narzędziem do zarządzania projektami ułatwia dostosowanie wysiłków i zapobieganie upadkom upadek przez pęknięcia. Zamiast spędzać czas aktualizacji zlikowanych kalendarzy lub wysyłanie aktualizacji do interesariuszy, możesz użyćMenedżer zadań UDN.Kalendarze do przechowywania wszystkich powiązanych informacji, plików i rozmów, więc łatwo jest skakać z kalendarza w prawo do pracy.

Korzystanie z udostępnionej aplikacji kalendarza wNarzędzie do zarządzania pracątak jakMenedżer zadań UDN., Dowiesz się, że zaplanowane zadania zawierają wszystkie powiązane informacje, pliki i konwersacje wewnętrzne mogą potrzebować. Zmiany terminowe dokonane bezpośrednio w ramach zadań są automatycznie zaludnione, co oznacza, że ​​każdy może zobaczyć najbardziej aktualne plany i harmonogramy. Oszczędza to mnóstwo członków zespołu czasu mogą spędzić próbę śledzenia informacji o zadaniu lub poprosić o aktualizacje.

Kluczowe możliwości szukania:

Udostępnij pracę wewnętrznie i zewnętrznie z widocznością w czasie rzeczywistym

Wszyscy doświadczyliśmy pracy z różnymi zespołami lub klientami o drastycznie różnych potrzebach, jeśli chodzi owidoczność projektu.. Niektórzy chcą zobaczyć każdy mały szczegół i być w stanie głęboko nurkować w chwastach. Inni po prostu chcą zrozumienia wysokiego poziomu rzeczy, takich jak daty lub postęp. Elastyczny kalendarz działa jak kameleon współpracujący, więc nie musisz zmieniać procesów i narzędzi, aby pasowały do ​​tych różnych wymagań.

Jak wspomnieliśmy w ostatniej sekcji, posiadanie kalendarza podłączony do narzędzia do zarządzania pracą lub w pracy. Następny poziom jest kalendarzem, który można elastycznie dzielić wewnętrznie i zewnętrznie. Jeśli chodzi o przekazywanie terminów i terminów, kalendarz zespołu jest jednym z najlepszych sposobów dla powszechnie wizualizacji projektu w różnych zespołach.

Profesjonalne zespoły Usługi poznają zbyt dobrze znaczenie zachowania różnorodnych zespołów w pętli bez przeciążenia ich lub naruszenie prywatności danych. W naszym badaniem usług profesjonalnych,Główne 3 powody Churn Klientasą: projekty przechodzące nad budżetem lub terminem, trudnościami lub opóźnieniami komunikacyjnymi oraz brak widocznościstan projektu .

Przejrzystość jest kluczem. Musisz zachować zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy w pętli, i potrzebujesz kalendarza, który umożliwia kontrolę, ile informacji dzieli się. Profesjonalne zespoły Usługi, na przykład, jak dawać swoim klientom o wysokim poziomie przeglądu postępu projektu bez przytłaczania ich szczegółami. Ale niektórzy klienci chcą zobaczyć wszystkie te szczegóły Nitty-Gritty.

Będziesz chciał kalendarz, który oferuje zarówno link wewnętrzny, jak i zewnętrzny, aby udostępnić łatwe. ZMenedżer zadań UDN., na przykład, możesz utworzyć link zewnętrzny i udostępnić go z interesariuszami, nawet jeśli nie mająMenedżer zadań UDN.rachunek. Jako administrator kontrolujesz widoczność dla partnerów zewnętrznych. Można go ustawić, więc zewnętrzni interesariusze mogą zobaczyć nazwy zadań kalendarza, ale nie kliknąć, aby uzyskać więcej informacji na temat projektu. Daje to inne zespoły lub klientom wizualne, ale pomaga uniknąć ryzyka bezpieczeństwa lub przytłaczającego każdego. Linki zewnętrzne aktualizują automatycznie jako zmiany projektu, dzięki czemu można łatwo utrzymać dostawców, klientów i inne zewnętrzne strony na bieżąco z postępem projektu.

Możliwość dzielenia kalendarzy sprawia, że ​​ułatwia współpracę i wysiłki koordynacyjne w różnych zespołach i klientach.Kalendarze pomagają śledzićtego, co należy pracować, a kiedy pozostać w synchronizacji i wizualizuj swojeHarmonogram projektu. Gdy interesariusze mogą wizualizować projekt w widoku kalendarza, a konieczność skanowania listy do Dos, mogą łatwiejczyć blokadę drogowskazów lub wąskich gardeł. Mogą zobaczyć, jak wszystko się łączy i rozwija się, co daje im pewność siebie i motywuje wszystkich, aby pozostali na szczycie pracy.

Kluczowe możliwości szukania:

Kalendarze zespołu pomagają ci przetrwać, aby się rozwijać

Więcej pracowników niż kiedykolwiekpracujący zdalnie, Cross-funkcjonalnie i w różnych krajach. Niektóre firmy kwitły w tym nowym porządku światowym, podczas gdy inni walczą o przetrwanie. AOstatni artykuł HBR.Okazało się, że komunikacja i koordynacja są kluczem dla firm do pominięcia luki między ledwo przetrwaniem i w pełni rozwijającym się - a odpowiednie narzędzie kalendarzowe zespołu może pomóc w obu.

Kiedy wszyscy w Twojej firmie wykorzystują swoje elastyczne kalendarze zespołu w ramach rozwiązania do zarządzania pracą, mogą zacząć ustalićDobrze zdefiniowane przepływy robocze, które tworzą komunikację, koordynację i współpracę bez szwu- w strefach czasowych, biur, zespołów i innych.

Morał historii? Nie bądź jak XVIII-wieczna Anglia i kończy 11 dni za konkurencją.Rozpocznij bezpłatną 2-tygodniową próbę z Menedżer zadań UDN.Dzisiaj i zdobądź wszystkie swoje zespołyMenedżer zadań UDN.Kalendarz. Twój zespół będzie kwitnie w krótkim czasie.

Jakie są różne sposoby korzystania z kalendarzy? Daj nam znać w poniższych komentarzach! Sprawdź także nasze posty następujące: