3 Capacidades dos melhores calendários de equipe

Desde os tempos antigos, os calendários foram usados ​​para ajudar as pessoas a ficar alinhadas e trabalham juntas para executar com sucesso projetos - como colheitas ou edifício de pirâmide. Como o mundo do trabalho começou a evoluir, os próprios calendários precisavam de algum tipo de alinhamento.

O calendário gregoriano.Nós usamos hoje foi adotado durante a vida de George Washington - é muito novo. Antes, a Europa usou principalmente o calendário Julian. Mas todos os anos, escorregou mais longe do calendário e equinócios judeus, causando uma bagunça. O calendário gregoriano corrigiu isso e todos se mudaram, exceto a Inglaterra. Isso foi bom até que um ano bissexado mudasse o país 11 dias de folga de todos os outros. Então George Washington nasceu em 11 de fevereiro no calendário Julian, mas celebramos seu aniversário em 22 de fevereiro.

Veja o problema?

Enquanto 2 aniversários seriam ótimos, imaginam um mundo de negócios onde todos usavam diferentes calendários. Apenas não funcionaria. E ainda,com 43% das equipes trabalhando remotamente, muitas vezes em diferentes fusos de tempo, esperamos que eles colaborem, coordenamos e se comuniquem de forma eficaz sem oCapacidades de calendário direito para gerenciar todos os seus diferentes projetos .

De acordo com o nosso estudo sobre o estresse do funcionário no local de trabalhoO estressor topo é a má comunicação, embora 98% dos gerentes gastam até 87% de sua semana de trabalho somente em comunicação.

Nossas equipes precisam de ferramentas que fazem mais do que apenas marcar uma data de vencimento. Eles precisam de ajuda para gerenciar projetos e colaborar. A ferramenta de calendário da equipe certa pode fazer isso, mas encontrar o caminho certo e configurá-lo para equilibrar a eficiência e a visibilidade pode ser um desafio. Aqui estão 3 capacidades para procurar nos melhores calendários de equipe.

3 Capacidades dos melhores calendários de equipe

Criar, código de cor e camadas vários calendários de equipe

Como qualquer um que tenha tentado obter as datas para a equipe e as datas de vencimento alinhadas visualmente em um calendário, pode atestar, pode ser esmagadora tanto visualmente como administrativamente. Manter um calendário atualizado e limpo é uma empresa enorme, que torna as ferramentas como o Excel ou o Google calendário desafiando para as necessidades de gerenciamento de trabalho em equipe.

Imagine como esmagadora um conteúdoCalendário de Marketing.poderia ser, por exemplo. De ebooks a posts de blog, estudos de caso, e-mails, promoções, webinars e muito mais, se o calendário for apenas uma série de datas de vencimento, é difícil visualizar e gerenciar dependências e obras sobrepostas. Embora seja importante ter todo esse trabalho em um só lugar para obter uma imagem completa de carga de trabalho, cada peça de conteúdo requer uma abordagem vastamente diferente. Você vai querer garantir que você possa otimizar e estratégia cada uma como entidades separadas.

O que há de errado em ter uma longa lista de tarefas e não otimizar o calendário para cada tipo de conteúdo? Nós vamos,O marketing de conteúdo gera mais leads 3xe custa 62% menos comparado ao marketing de saída, e apenas 9% dos profissionais de marketingDesenvolveu um processo de gerenciamento de conteúdo sistemático, da produção à distribuição. Isso significa que há leads e receita sendo deixada no piso de sala de corte. Então, como você pode maximizar seu ROI?

Nossoequipe de marketing de conteúdo emGerenciador de tarefas UDN. , por exemplo, usa Gerenciador de tarefas UDN.Calendários.. Em vez de ter todos esses ativos em um grande calendário, a equipe cria calendários individuais para cada tipo. Em seguida, códigos de cor e camadas de cada calendário para obter uma única visão que esclarece prazos e dependências. A equipe pode ver todos os seus calendários em camadas todos juntos, em camadas conforme necessário, ou um de cada vez.

Com tantos projetos e ativos variados, os calendários de camada facilitam a identificaçãoagendamentoconflitos. Mas você também vê por status, canal, audiência e muito mais. Isso ajuda a separar o trabalho para que a equipe possa obter uma visão de olho de pássaros ou entrar no gritty nitty dos detalhes, conforme necessário - tudo em tempo real.

O alinhamento da equipe não pára em tarefas e datas devidas. Você pode camada em outros calendários-chave, como calendários de férias de equipe para gerenciar cargas de trabalho e garantir que nada cai através das rachaduras se alguém estiver fora do escritório. A capacidade de adicionar ou remover camadas ajuda sua equipe a aprimorar sua estratégia. Você pode optar por ver tudo o que sua equipe está fazendo, ou simplificá-lo para ajudar todos a se concentrar sem se distrair com um calendário bagunçado.

Chave de capacidades para procurar:

Conectar calendários compartilhados a projetos e tarefas subjacentes, então tudo está conectado e atualizado - não importa o que

Calendários tradicionais são ótimos paraplanejamentoreuniões e organizando seu dia. Mas não importa o quanto tentemos, nossos dias e tarefas raramente são planejados. Nosso trabalho está constantemente deslocando e, enquanto atualizando manualmente nossos próprios calendários pode ser gerenciável, sua equipe precisa de mais quando se trata de gerenciar seu trabalho.

Ao gerenciar o trabalho de sua equipe dentro de um calendário tradicional rígido, você se encontrará perdendo tempo atualizando e movendo as coisas ou ignorando tudo. Em vez de agir como umúnica fonte de verdadeIsso mantém sua equipe alinhada, o calendário se torna uma ferramenta administrativa desajeitada que precisa ser meticulosamente e continuamente atualizada e organizada.

A verdade é que você não definir simplesmente datas e deixá-los lá.Nosso estudo da indústria de serviços profissionaisrelataram que 97% dos projetos estão atrasados ​​em certa medida. Tanto quanto tentamos ficar no alvo, as coisas acontecem - o tempo todo, para quase todos. Se você está se movendo uma data de vencimento por causa de um atraso ou simplesmente precisa mudar algumas coisas, seu calendário de equipe deve tornar isso fácil para você.

Uma equipe de campanha integrada é um ótimo exemplo de uma equipe com datas de vencimento sempre deslocadas. Eles estão trabalhando de forma cruzada com outras equipes, como conteúdo, vendas, produtos e muito mais. Com uma tonelada de móveis de peças de projeto e campanhas de lançamento de uma só vez, é fundamental que eles são capazes de manter seus calendários em tempo real para criar agendamento entre tantas equipes uma brisa. Então, como eles podem manter tudo atualizado sem qualquer trabalho extra?

Como um exemplo,Gerenciador de tarefas UDN.A equipe de campanhas integradas mantém tudo alinhado usandoGerenciador de tarefas UDN.Calendários dentro da plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo. Quando eles constroem um projeto emGerenciador de tarefas UDN., eles podem definir dependências e datas devidas dentro dotarefa. Basta mudar para uma visualização de calendário preenche automaticamente o calendário. Se eles precisarem mover uma tarefa, eles poderão arrastar e soltar na visualização do calendário ou alternar a data na tarefa e ele será alterado automaticamente no calendário.

Esta facilidade de uso torna manter os melhores calendários de equipe atualizados sem esforço. Um bônus adicional? Porque você pode definir tarefas dentro do seuGerenciamento de ProjetosCalendário para ser dependente, quando você arrasta e solta uma tarefa no calendário, todas as tarefas dependentes se ajustam automaticamente. Rescheduling nunca foi mais rápido.

Vamos dizer que você está trabalhando em umlançamento do produto. Você tem e-mails, comunicados de imprensa, blogs, vídeos, treinamento de vendas e muito mais dependentes uns dos outros. Se uma dessas áreas tiver um atraso, ele afeta outras equipes e tarefas. Ter um calendário conectado à sua ferramenta de gerenciamento de projetos facilita a alinhamento de esforços e impedir que os prazos caiam através das rachaduras. Em vez de gastar tempo atualizando calendários paridos ou enviar atualizações para as partes interessadas, você pode usarGerenciador de tarefas UDN.Calendários para abrigar todas as informações, arquivos e conversas relacionadas, por isso é fácil para sua equipe pular do direito de calendário no trabalho.

Usando um aplicativo de calendário compartilhado em umferramenta de gerenciamento de trabalho.ComoGerenciador de tarefas UDN., você descobrirá que as tarefas agendadas contêm todas as informações, arquivos e conversas relacionadas podem precisar. As alterações de prazo feitas diretamente dentro das tarefas são preenchidas automaticamente, o que significa que todos podem ver os planos e horários mais atualizados. Isso economiza muitos membros da equipe de tempo que podem ser agitados tentando rastrear informações de tarefas ou solicitar atualizações.

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Compartilhar trabalhos internamente e externamente com a visibilidade em tempo real

Todos nós experimentamos trabalhar com uma variedade de equipes ou clientes com necessidades drasticamente diferentes quando se trata deVisibilidade do projeto. Alguns querem ver cada pequeno detalhe e ser capaz de mergulhar profundamente nas ervas daninhas. Outros simplesmente querem uma compreensão de alto nível das coisas como datas ou progresso devido. Um calendário flexível age como um camaleão colaborativo para que você não tenha que alterar seus processos e ferramentas para atender a esses diferentes requisitos.

Como mencionamos na última seção, ter seu calendário conectado ou dentro da sua ferramenta de gerenciamento de trabalho é a chave. O próximo nível é um calendário que você pode compartilhar flexivelmente internamente e externamente. Quando se trata de comunicar cronogramas e datas devidas, um calendário de equipe é uma das melhores maneiras de visualizar universalmente um projeto entre as equipes.

As equipes de serviços profissionais sabem muito bem a importância de manter diversas equipes no loop sem sobrecarregar-lhes ou violar a privacidade de dados. Em nossa pesquisa de serviços profissionais,As 3 principais razões para o Churn Customersão: projetos que passam por orçamento ou prazo, dificuldades de comunicação ou atrasos, e falta de visibilidadestatus do projeto .

Transparência é fundamental. Você precisa manter as partes interessadas internas e externas no loop e precisar de um calendário que permita controlar quantas informações são compartilhadas. Equipes de serviços profissionais, por exemplo, gostam de dar aos seus clientes uma visão geral de alto nível do progresso do projeto sem sobrecarregá-las com detalhes. Mas alguns clientes querem ver todos os detalhes nitty-gritty.

Você vai querer um calendário que ofereça um link interno e externo para compartilhar fácil. ComGerenciador de tarefas UDN., Por exemplo, você pode criar um link externo e compartilhá-lo com as partes interessadas, mesmo que não tenham umGerenciador de tarefas UDN.conta. Como administrador, você controla a visibilidade para parceiros externos. Você pode configurá-lo para que as partes interessadas externas possam ver nomes de tarefas de calendário, mas não clicar em mais informações sobre o projeto. Isso dá a outras equipes ou clientes um visual, mas ajuda a evitar quaisquer riscos de segurança ou esmagador. Os links externos atualizam automaticamente como uma alteração do projeto para que você possa manter facilmente fornecedores, clientes e outras partes externas atualizadas em seu progresso do projeto.

Ser capaz de compartilhar calendários torna os esforços de colaboração e coordenação entre equipes e clientes mais fáceis.Calendários ajudam você a acompanhardo que precisa ser trabalhado e quando, permaneça em sincronia e visualize o seucronograma do projeto. Quando as partes interessadas podem visualizar um projeto em uma exibição de calendário versus ter que digitalizar uma lista de to-dos, eles podem mais facilmente identificar bloqueios ou gargalos. Eles podem ver como tudo se conecta e se desdobrará, o que lhes dá confiança e motiva a todos a ficar em cima do trabalho.

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Calendários de equipe ajudam você a sobreviver para prosperar

Mais trabalhadores do que nunca sãoTrabalhando remotamente, funcionalmente, e entre os países. Algumas empresas gostaram dessa nova ordem mundial, enquanto outras lutam para sobreviver. UMAArtigo de HBR recenteDescobriu-se que a comunicação e a coordenação são as chaves para as empresas para preencher a lacuna entre mal sobreviventes e totalmente prósperas - e a ferramenta de calendário da equipe certa pode ajudar com ambos.

Quando todos em sua empresa estiver usando seus calendários de equipe flexíveis dentro de uma solução de gerenciamento de trabalho, eles podem começar a estabelecerfluxos de trabalho bem definidos que fazem comunicação, coordenação e colaboração- Através de zonas horárias, escritórios, equipes e muito mais.

Moral da história? Não seja como a Inglaterra do século XVIII e acaba 11 dias atrás da sua concorrência.Inicie o seu teste gratuito de 2 semanas do Gerenciador de tarefas UDN.hoje e obter todas as suas equipes alinhadas comGerenciador de tarefas UDN.Calendário. Sua equipe estará prosperando em pouco tempo.

Quais são algumas das diferentes maneiras que sua equipe usa calendários? Deixe-nos saber nos comentários abaixo! Além disso, confira nossos posts de acompanhamento: