3 muligheder for de bedste teamkalendere

Siden oldtiden er kalendere blevet brugt til at hjælpe folk med at blive justeret og arbejde sammen for at gennemføre projekter - som høst eller pyramide bygning. Da verden af ​​arbejde begyndte at udvikle sig, havde kalendere selv brug for en form for justering.

Den gregorianske kalenderVi bruger i dag blev vedtaget under George Washingtons livstid - det er ret nyt. Først brugte Europa for det meste Julian-kalenderen. Men hvert år slog det længere væk fra den jødiske kalender og equinoxes, hvilket forårsagede et rod. Den gregorianske kalender korrigerede dette, og alle flyttede over, undtagen England. Det var fint, indtil et springår skiftede landet 11 dage fra alle andre. Så George Washington blev født den 11. februar på Julian Calendar, men vi fejrer sin fødselsdag den 22. februar.

Se problemet?

Mens 2 fødselsdage ville være fantastisk, forestil dig en erhvervsliv, hvor alle brugte forskellige kalendere. Det ville bare ikke fungere. Og stadigvæk,Med 43% af holdet arbejder eksternt, ofte i forskellige tidszoner, forventer vi, at de samarbejder, koordinerer og kommunikerer effektivt udenHøjre kalenderfunktioner til at styre alle deres forskellige projekter .

Ifølge vores undersøgelse om medarbejderens stress på arbejdspladsen, Den øverste stressor er dårlig kommunikation, selv om 98% af ledere bruger op til 87% af deres arbejdsuge alene på kommunikation.

Vores hold har brug for værktøjer, der gør mere end blot at markere en forfaldsdato. De har brug for hjælp til at styre projekter og samarbejde. Det rigtige Team Calendar Tool kan gøre det, men at finde den rigtige og sætte den op for at balancere effektivitet og synlighed kan være en udfordring. Her er 3 muligheder at søge efter i de bedste teamkalendere.

3 muligheder for de bedste teamkalendere

Opret, farvekode og lag flere teamkalendere

Som enhver, der har forsøgt at få deres holds til-DOS og forfaldsdatoer visuelt justeret på en kalender, kan det være overvældende både visuelt og administrativt. At holde en kalender opdateret og ren er en stor virksomhed, hvilket gør værktøjer som Excel eller Google Calendar udfordrende for team arbejdshåndtering behov.

Forestil dig, hvordan overvældende et indholdMarketing Calendar.kunne f.eks. Være. Fra ebøger til blogindlæg, casestudier, e-mails, kampagner, webinarer og mere, hvis kalenderen kun er en række forfaldsdatoer, er det svært at visualisere og styre afhængigheder og overlappende arbejde. Mens det er vigtigt at have alt dette arbejde på ét sted for at få et fuldt billede af arbejdsbyrden, kræver hvert stykke indhold en langt anderledes tilgang. Du vil gerne sikre, at du kan optimere og strategisere hver som separate enheder.

Hvad er der galt med bare at have en lang række liste og ikke optimere kalenderen for hver type indhold? Godt,Indholdsmarkedsføring genererer 3x flere førerog koster 62% mindre i forhold til udgående markedsføring, og kun 9% af marketingfolk harUdviklet en systematisk indholdsstyringsproces, fra produktion til distribution. Det betyder, at der er ledninger og indtægter, der efterlades på rummets gulv. Så hvordan kan du maksimere dit ROI?

VoresContent Marketing Team påUDN Task Manager , for eksempel bruger UDN Task ManagerKalendere. I stedet for at have alle disse aktiver på en stor kalender skaber holdet individuelle kalendere for hver type. Derefter farvekoder og lag hver kalender for at få en enkelt oversigt, der præciserer deadlines og afhængigheder. Holdet kan se alle deres kalendere lagdelt alle sammen, lagdelt efter behov, eller en ad gangen.

Med så mange forskellige projekter og aktiver gør lagdelingskalendere det nemt at identificereplanlægningKonflikter. Men du ser også efter status, kanal, publikum og meget mere. Dette hjælper med at adskille arbejde, så holdet kan få både en fugleperspektiv eller komme ind i nitty gritty af detaljerne efter behov - alt i realtid.

Holdjusteringen stopper ikke på opgaver og forfaldsdatoer. Du kan lag på andre nøglekalendere, som Team Vacation Calendars for at styre arbejdsbyrder og sikre, at intet falder gennem revnerne, hvis nogen er ude af kontoret. Evnen til at tilføje ON eller fjerne lag hjælper dit hold til at skubbe deres strategi. Du kan vælge at se alt, hvad dit hold gør, eller forenkle det for at hjælpe alle med at fokusere uden at blive distraheret af en rodet kalender.

Nøglefunktioner til at kigge efter:

Slut delte kalendere til underliggende projekter og opgaver, så alt er forbundet og ajour - uanset hvad

Traditionelle kalendere er fantastisk tilplanlægningmøder og organisere din dag. Men uanset hvor hårdt vi prøver, vore dage og opgaver sjældent går som planlagt. Vores arbejde er konstant skiftende, og mens man manuelt opdaterer vores egne kalendere kan være håndterbar, dit team har brug for mere, når det kommer til at styre deres arbejde.

Når styre dit hold arbejde inden for et stift traditionel kalender, vil du finde dig selv spilde tid at opdatere den og flytte tingene rundt eller ignorere det hele sammen. I stedet for at fungere som enenkelt kilde til sandhedender holder dit team justeret, kalenderen bliver en akavet administrativt værktøj, der skal møjsommeligt og løbende opdateret og organiseret.

Sandheden er, at du ikke blot indstille forfaldsdatoer og efterlade dem der.Vores undersøgelse af branchen professionelle tjenesterrapporterede, at 97% af projekterne er forsinket til en vis grad. Så meget som vi forsøger at holde på mål, ting sker - hele tiden, at næsten alle. Uanset om du er ved at flytte en forfaldsdato på grund af en forsinkelse eller simpelthen nødt til at skifte et par ting rundt, bør dit team kalender gør denne let for dig.

En integreret kampagne team er et godt eksempel på et hold med stadigt skiftende forfaldsdatoer. De arbejder tværfagligt med andre hold som indhold, salg, produktudvikling, og meget mere. Med et væld af bevægelige dele og kampagner projektets lancering på én gang, er det centrale, at de er i stand til at holde deres kalendere i realtid til make planlægning mellem så mange hold en leg. Så hvordan kan de holde alt ajour uden ekstra arbejde?

Som et eksempel,UDN Task Manager’S integrerede kampagner hold holder alt tilpasses ved hjælp afUDN Task ManagerKalendere i samarbejde arbejde management platform. Når de bygger et projekt iUDN Task ManagerDe kan indstille afhængigheder og forfaldsdatoer inden foropgave. Du skal blot skifte til en kalender visning udfylder automatisk kalenderen. Hvis de nogensinde brug for at flytte en opgave, kan de enten trække og slippe det i kalendervisningen, eller skifte dato i opgaven, og det vil ændre automatisk i kalenderen.

Denne brugervenlighed gør at holde de bedste teamkalendere ajour ubesværet. En ekstra bonus? Fordi du kan sætte opgaver inden for ditprojektledelsekalender for at være afhængig, når du trækker og slipper en opgave på kalenderen, alle afhængige opgaver automatisk justere. Omlægning har aldrig været hurtigere.

Lad os sige, du arbejder på enproduktlancering. Du har e-mails, pressemeddelelser, blogs, videoer, salgstræning, og mere, alle afhængige af hinanden. Hvis et af disse områder har en forsinkelse, det påvirker andre hold og opgaver. At have en kalender, der er sluttet til din projektstyringsværktøj gør det nemt at tilpasse indsatsen og forhindre deadlines falder gennem revner. I stedet for at bruge tid på at opdatere siloinvestering kalendere eller sende opdateringer til interessenter, kan du brugeUDN Task ManagerKalendere til at huse alle de relaterede oplysninger, filer og samtaler, så det er nemt for dit team til at hoppe fra kalenderen til højre i arbejde.

Ved hjælp af en delt kalender app i enArbejdsstyringsværktøjsynes godt omUDN Task Manager, Du opdage, at planlagte opgaver indeholder alle relaterede oplysninger, filer og samtaler interne teams kan have brug for. Deadline Ændringer foretaget direkte i opgaver automatisk befolket, hvilket betyder, at alle kan se de mest up-to-date planer og tidsplaner. Det sparer masser af tid teammedlemmer måske brugt forsøger at opspore opgave oplysninger eller bede om opdateringer.

Vigtige funktioner til at kigge efter:

Del arbejde internt og eksternt med real-time synlighed

Vi har alle oplevet at arbejde med en bred vifte af hold eller kunder med drastisk forskellige behov, når det kommer tilprojekt synlighed. Nogle ønsker at se hver eneste lille detalje og være i stand til at dykke dybt ind i ukrudtet. Andre ønsker blot et højt niveau forståelse af ting som forfaldsdatoer eller fremskridt. En fleksibel kalender fungerer som en kollaborativ kamæleon, så du ikke behøver at ændre dine processer og værktøjer, der passer til disse forskellige krav.

Som vi nævnte i sidste afsnit, har din kalender tilsluttet eller i dit arbejdshåndteringsværktøj nøgle. Det næste niveau er en kalender, som du kan delvis dele internt og eksternt. Når det kommer til at kommunikere tidslinjer og forfaldsdatoer, er en teamkalender en af ​​de bedste måder at universalt visualisere et projekt på tværs af hold.

Professionelle tjenester hold ved alt for godt vigtigheden af ​​at holde forskellige hold i løkken uden overbelastning af dem eller overtræder data privatliv. I vores Professional Services Survey,De 3 bedste årsager til kunde churner: Projekter går over budget eller deadline, kommunikationsproblemer eller forsinkelser, og manglende synlighed iProjektstatus. .

Gennemsigtighed er nøglen. Du skal holde både interne og eksterne interessenter i løkken, og du har brug for en kalender, der lader dig kontrollere, hvor meget information der er delt. Professionelle serviceseams, f.eks. At give deres kunder et højt niveau overblik over projektet fremskridt uden at overvælde dem med detaljer. Men nogle kunder ønsker at se alle de nitty-gritty detaljer.

Du vil have en kalender, der tilbyder både et internt og eksternt link til at gøre deling nem. MedUDN Task Manager, For eksempel kan du oprette et eksternt link og dele det med interessenter, selvom de ikke har enUDN Task Managerkonto. Som administrator kontrollerer du synligheden for eksterne partnere. Du kan sætte det op, så eksterne interessenter kan se kalenderopgavnavne, men ikke klik på for at få flere oplysninger om projektet. Dette giver andre hold eller klienter en visuel, men hjælper med at undgå eventuelle sikkerhedsrisici eller overvældende nogen. Eksterne links opdateres automatisk som et projektændringer, så du nemt kan holde leverandører, klienter og andre eksterne parter opdateret på dit projekt fremskridt.

At kunne dele kalendere gør samarbejdet og koordineringsindsatsen på tværs af hold og kunder lettere.Kalendere hjælper dig med at holde styr påaf hvad der skal arbejdes på og hvornår, bliv synkroniseret og visualisere dinProjektplan. Når interessenter kan visualisere et projekt i en kalendervisning i forhold til at skulle scanne en liste over TO-DOS, kan de lettere at se roadblocks eller flaskehalse. De kan se, hvordan alt forbinder og vil udfolde sig, hvilket giver dem tillid og motiverer alle til at blive på toppen af ​​arbejdet.

Nøglefunktioner til at kigge efter:

Teamkalendere hjælper dig med at gå fra at overleve for at trives

Flere arbejdere end nogensinde før erarbejder eksternt, tværfunktionelt og på tværs af lande. Nogle virksomheder har trivet i denne nye verdensorden, mens andre kæmper for at overleve. ENNylige HBR-artikelfandt, at kommunikation og koordinering er nøglerne for virksomheder til at bygge bro over kløften mellem næppe overlevende og fuldt blomstrende - og det rigtige teamkalenderværktøj kan hjælpe med begge dele.

Når alle i din virksomhed bruger deres fleksible teamkalendere inden for en arbejdshåndteringsløsning, kan de begynde at etablereVeldefinerede arbejdsgange, der gør kommunikation, koordinering og samarbejde sømløs- på tværs af tidszoner, kontorer, hold og meget mere.

Historiens morale? Vær ikke som England fra det 18. århundrede og ender i 11 dage bag din konkurrence.Start din gratis 2-ugers prøve af UDN Task Manageri dag og få alle dine hold justeret medUDN Task ManagerKalender. Dit hold vil blomstrende på ingen tid.

Hvad er nogle af de forskellige måder, som dit hold bruger kalendere? Lad os vide i kommentarerne nedenfor! Tjek også vores opfølgningsindlæg: