18 time management tips, strategier och snabba vinster för att få din bästa arbete

Idag är vi ständigt avbryts av verktyg, meddelanden, e-post, sociala medier-you name it. I vårt distraktion ekonomi har kaos blivit norm.

Det är nästan omöjligt att fokusera på vad som verkligen betyder något eller vet om du prioritera rätt arbete vid rätt tidpunkt. Dina avsikter för dagen flyga ut genom fönstret i ansiktet av högprioriterade uppgifter, till synes brådskande meddelanden och aldrig sinande meddelanden. För att hålla jämna steg med arbetstakten,80% av kunskapsarbetareuppger att arbeta med sin inkorg eller annan kommunikation apps öppen. Som ett resultat av arbetare är mindre effektiva, med meddelanden, åtgärder och tidsfrister mer sannolikt att missa.

Tidsplanering mallarkan hjälpa dig att ta tillbaka din tid och få mer uppmärksamhet i din dagliga rutin. Istället för att låta din att-göra-lista diktera hur du använder din tid, kan du använda strategier time management för att avsiktligt som din dagliga prioriteringar och fokusera på de mest relevanta arbetet.

Det finns inte ett rätt sätt att hantera din tid. I denna artikel kommer vi att täcka 18 olika tips, strategier och snabba vinster för att hjälpa dig att ta tillbaka kontrollen över dina arbetsuppgifter-och din tid.

Vad är time management?

Time management är det praxis att hantera ditt arbete för att säkerställa att du spenderar din tid som avsiktligt som möjligt. Time management kanproduktivitetsökningen-men den största fördelen med effektiv tidsplanering är förmågan att bättre prioritera din dag så att du kan göra plats för vila och egenvård.

Fördelarna med time management

Bra strategier time management kan hjälpa dig att organisera och prioritera uppgifter så att du kan:

Känna att du har mer tid på dagen.När du är avsiktligt var din tid är på väg, kanske du upptäcker att du minska onödiga uppgifter, de-prioritera arbetet som inte behöver för att få gjort idag, och utföra saker på kortare tid. Du kommer inte bokstavligen ha mer tid i dag, men du kanske upptäcker att du åstadkomma mer på samma tid.

Upprätta gränserna mellan arbete och personlig tid.Förbättra din tidsplanering handlar inte om att klämma ut varje sekund av produktiviteten du har på jobbet. Snarare kan dessa strategier hjälpa dig att få dina viktigaste arbete, och identifiera vad arbete kan vänta tills i morgon. Genom att prioritera det arbete som behöver få gjort idag och tydliggöra vad jobbar du kan skjuta till ett senare datum, du också upprättande av gränser mellan arbetstid och din personliga tid.

Minska stress.Utan effektiv tidsplanering, kan det kännas som du aldrig har tillräckligt med tid på jobbet. Du kanske känner att du kör runt och släcka bränder-vilket kan leda till ökad stress och i slutändan, utbrändhet. I själva verket, enligt denAnatomy of Work IndexRapporterade 71% av kunskapsarbetare känner utbrändhet minst en gång under 2020.

Förbättra produktiviteten.Det finns en mängd olika tips time management för att minska förhalning och öka produktiviteten. Genom att identifiera dina viktigaste prioriteringarna för dagen, kommer du inte bara bli mer produktiva, du kan också vara säker på att du arbetar på rätt saker varje dag.

Bryta dåliga vanor.Ingen vill förhala. Men med tiden, kan dåliga vanor stapla upp och komma i vägen för hög påverkansarbetet. (Lita på oss, vi har varit där också.) Tidsförvaltningsstrategier kan hjälpa dig att identifiera och bryta sig ur dåliga vanor.

6 Time Management strategier för att öka produktiviteten

Ett av de enklaste sätten att bygga din tid ledningskompetens är att införliva en försökt och sant time management strategi i din dagliga rutin. förvaltningsstrategier tid hjälpa dig att ställa tidsgränser för att arbeta, tackla en uppgift i taget, och schemalägga din dag med mer avsikt.

1. Timeboxing

Tidsboxningär en målmedveten time management strategi där du slutföra arbetet inom ”timeboxes.” Denna strategi är särskilt effektivt om du är osäker på hur mycket tid du spenderar på varje uppgift och vill närma dinatt göra listamer avsiktligt.

Timeboxing hjälper dig att bryta ner stora uppgifter i mindre bitar, och sedan slutföra dessa bitar på en rimlig tid. Varje uppgift ska ha sin egen unika tidslåda som varar inte mer än tre timmar. Till exempel, om du behöver skriva ett bloggpost kan du skapa en två timmars tidslåda för att skriva en skiss. Sedan efter att ha tagit en paus kan du skapa ytterligare tre timmars tidslåda för att starta det första utkastet. Genom att bryta arbetet i mindre bitar kan du göra stadiga framsteg mot ditt mål under dagar eller veckor.

2. Tidsblockering

Tidsblockeringliknar timboxing, men istället för att schemalägga specifik tid för varje enskild uppgift, du övar att blockera avstängningsperioder i din kalender för relaterat arbete. När du använder tidsblockering för att schemalägga ditt arbete, bryter du effektivt arbetsveckan i diskreta tidsluckor där du kan arbeta med projekt, kommunicera med medarbetare, ta en paus eller ens motion. Tidsblockering kan hjälpa dig att ägna mer tid att flöda ochdjupt arbetegenom att låta dig fokusera utan att bli avbruten.

För att skapa ett tidsblock, börja med att räkna ut dina dagliga eller veckovisa prioriteringar. Därefter grupperar liknande uppgifter så att du kan arbeta på dem i ett gångs kvarter. Slutligen, träna schemaläggningsblock med fokustid på din kalender för att hjälpa dig att hålla fast vid ditt tidsblockerat schema.

3. Pomodoro-metoden

Liknande timboxing och tidsblockering,Pomodoro-metodHjälper dig att ta itu med arbete inom korta tidsramar och sedan ta pauser mellan arbetssessioner. Pomodoro Time Management-strategin är särskilt användbart eftersom det aktivt uppmuntrar regelbundna raster, vilket är bra förIntrinsisk motivation-Och bra för din hjärna. Faktum är att forskning tyder på att ta pauser gör människormer kreativ .

För att använda Pomodoro-metoden behöver du en timer, en prioriterad att göra-lista och en "snooze" -funktion på dina meddelanden. Börja med att ställa in timern i 25 minuter och försök att spendera den tiden som uteslutande arbetar med en uppgift - Undvik att kontrollera dina textmeddelanden eller sociala medier om möjligt. Därefter, när tiden är uppe, ta en fem minuters paus. Idealiskt sikta på att göra något fysiskt under din paus, som att ta ett mellanmål eller komma upp till sträcka - men det är okej att kontrollera dina enheter eller se om du har en viktig ping medan du var inriktad på din uppgift.

Upprepa processen att arbeta i 25 minuter och sedan ta en fem minuters paus fyra gånger. Sedan, efter den fjärde arbetssessionen, ta en längre 20-30 minuters paus.

4. Ät grodan

Mark Twain berömt sagt, "Om det är ditt jobb att äta en groda, är det bäst att göra det första på morgonen." DeÄta grodanTime Management-strategin tar inspiration från detta citat och uppmuntrar dig att ta itu med stora eller komplexa uppgifter först innan du arbetar med ditt mindre viktiga eller mindre brådskande arbete. Denna strategi är särskilt användbar om du delar dina dagar mellan regelbundna, dagliga arbets- och högprioriterade uppgifter.

Med EAT FROG-metoden kan du se till att du får ditt viktigaste arbete varje dag. För att komma igång med denna tidshanteringsstrategi, se till att du spårar ditt arbete och prioriteringar i ett centralt verktyg. Leta efter ett sätt att ansluta dinDagliga uppgifter till företagsmål. På det sättet kan du bättre identifiera vilka uppgifter som ska prioritera varje dag och se till att du får dem till-dos först. Sedan, när du har ätit din groda för dagen, kan du gå vidare till resten av ditt arbete.

5. PARETO-princip

Om du äter en groda första på morgonen hör inte aptitretande, kanske du föredrar Pareto Time Management-strategin. DePareto principÄr motsatsen till att äta grodmetoden - den här strategin uppmuntrar dig att få snabba uppgifter ur vägen, så du kan känna dig mer genomförd och motiverad när du leder in i din dag.

Ofta kallas "80/20 regeln", Pareto-principen har en grundläggande regel: Du spenderar 20% av din tid på 80% av ditt arbete. Om du kan få de 80% av dina uppgifter ur vägen i relativt snabb ordning, frigör du din arbetsdag för att ta itu med 20% av ditt arbete som tar 80% av din tid.

6. Få saker gjort (GTD)

De Få saker gjordaMetoden uppfanns av David Allen i början av 2000-talet. Enligt Allen, det första steget att få saker gjorda är att skriva ner allt du behöver göra. Genom att frigöra hjärnkapacitet och i stället förlita sig påTask Management ToolsKan du fokusera på att ta action-och inte komma ihåg vad du behöver göra.

Om du vill använda GTD-metoden, fånga alla dina kommande arbete på ett ställe. Sen när du har skrivit ner allt du behöver göra, sortera och prioritera ditt arbete. Till exempel kanske du har arbete du inte längre behov av att göra (som går i ”skräp”), arbete du vill göra slut, men inte just nu (som går in i en ”senare” projekt eller mapp), ett arbete som är beroende på andra uppgifter, och så vidare. Verktyget ska fånga alla detaljer, det är ditt jobb att agera på dem.

6 tid tips management för att få mer gjort

Du kanske eller kanske inte gillar med hjälp av en etablerad time management strategi för att organisera ditt arbete. Inte varje gång management strategi är effektiv för varje person, det är därför det finns så många av dem i första hand. Försök istället dessa sex tips för att bygga din tid ledningskompetens.

1. Anslut dagliga arbete till mål

Time management är inte alltid om att få allt arbete gjort, snarare handlar det om att identifiera och prioritera dina viktigaste arbete. För att göra det måste du ansluta din dag till dag arbetet med att lag eller företagets mål så att du kan identifiera de viktigaste uppgifterna för att ta itu med dagligen. Men enligt en färskundersökning av över 6000 globala kunskapsarbetareEndast 26% av de anställda säger att de har en mycket klar uppfattning om hur deras eget arbete avser företagets mål.

Det bästa sättet att samordna arbetet och prioriteringar på alla nivåer i organisationen är med enArbetshanteringsverktyg. Med arbetsledning, kan du ansluta dagliga arbete och grupp projekt företagets mål, så att dina medarbetare alltid förstå hur deras arbete prioriteringar påverkan företagets.

2. Prioritera och organisera ditt arbete

Oavsett om du gillar Äta Frog metoden eller föredrar Getting Things Done metod, är det viktigt att veta vilka uppgifter som är viktiga. Oundvikligen har du en uppgift som förändringar i prioritet eller en tidsfrist som får flyttas uppåt eller nedåt. Om du inte har klarhet där arbetet är viktigare, kommer du inte att kunna anpassa och prioritera rätt arbete.

Varför prioriterar arbete materia? Du kan vara bekant med utbrändhet, vilket påverkar ett växande antal globala medarbetare varje år. Men vad är mindre dokumenterat är hur oklart prioriteringar bidrar till utbrändhet. EnligtAnatomi av arbetsindex29% av de kunskapsarbetare som rapporterade känsla utbrändhet citerade känsla arbetad av en brist på klarhet om arbetsuppgifter och roller som en bidragande faktor. Att veta vilka uppgifter att prioritera kan minska den känslan och öka säker på att du arbetar på rätt uppgifter varje dag.

3. Planera i slutet av varje dag

Arbetsdagen ofta känns som en scramble eftersom vi redan efter när vi komma igång. Om du är den typen av person som går via e-post varje morgon att försöka lista ut vad man ska prioritera för dagen, du är inte ensam. Lyckligtvis finns det ett bättre sätt.

Istället för att försöka ta reda på vad du bör göra på morgonen, tillbringa de sista fem minuterna av varje dag förbereder sig för nästa. Detta kan öka motivationen eftersom du vet exakt vad du gör varje dag innan du ens logga in. Det är också ett värdefullt sätt att se till att du kommer att få dina viktigaste arbete varje dag. I stället för att reagera på ett e-postmeddelande eller begäran 04:30 på eftermiddagen, kan du vara säker på att införliva det viktiga arbete till nästa dag schema.

4. Säg ”nej” eller delegera

En fördel med att klargöra dina prioriteringar är att du får en förståelse för vad som är mindre prioriterat också. Det är inte alltid lätt att säga "nej" till jobbet - men det hjälper när du kan förklara att du säger "nej" eftersom arbetet inte anpassar sig till dina nuvarande prioriteringar. Definiera prioriteringar för dig själv - och dela dessa prioriteringar med dina lagmedlemmar - kan ge alla tydligare.

Om arbetet måste bli gjort, men fortfarande är en prioritet för dig, se om du kandelegera det till en annan lagmedlem. Håll i åtanke-delegering betyder inte att uppgiften inte är viktig, det betyder bara att arbetet inte är i linje med dina nuvarande prioriteringar. Det kan vara att detta arbete är mer relevant för någon annans kompetens - och när du omfördelar den till dem, så att arbetet görs av den bästa personen för jobbet.

5. Revision dina uppgifter

Liknande att säga "nej" att arbeta, ta lite tid att titta igenom uppgifter som du begått ett tag tillbaka och jobbar fortfarande. Finns det något som för närvarande är på din tallrik som inte längre är anpassat till ditt lags mål?

När du hittar dessa uppgifter, fråga dig själv om det här arbetet måste göras alls. Om det inte längre är viktigt för ditt lag, överväga att sätta arbetet med. Om uppgiften fortfarande behöver göras, fråga dig själv om du är den bästa personen för jobbet - och om inte, gå igenom samma delegationsövning för att ta reda på vem som är.

6. Ditch handskriven till-dos-use ett verktyg

Om du fortfarande spårar ditt arbete för hand är det dags att uppgradera till ett onlineverktyg. Som tillfredsställande som det kan vara att ta anteckningar manuellt, skrivetatt göra listorär oorganiserade, benägna att misstag, lätt att förlora och ineffektiva.

Istället, se till att majoriteten av din projektledning händer i ett dedikerat verktyg.ProjekthanteringsverktygErbjuder en mängd olika funktioner som gör det lättare att få ut det mesta av din tid. Med ett projekthanteringsverktyg kan du:

Koordinera korsfunktionellt arbete och spåra exakt vem som gör vad när.

Kommunicera om arbete, dela feedback, ochRapportera om projektstatuspå en plats.

Spåra framsteg i realtid för att noggrant se var arbetsstativ.

Se förfallodatum ochberoendenSå du kan slå dina mål utan scrambling.

Plus, om du tror att det inte finns något som att korsa en uppgift av din skriftliga att göra-lista, vänta tills du ser en besättning avFirande varelserFlyga över din datorskärm.

6 Time Management Quick WINS

De tidshanteringsstrategier och tips vi skisserade ovan är hjälpsamma - men de tar lite tid att genomföra. Vill du komma igång de närmaste fem minuterna? Prova dessa sex snabba vinster för att förbättra din tidshantering just nu.

1. Snooze Meddelanden

Vi studsar ständigt mellan appar, meddelanden och uppgifter. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetarenväxlar mellan 10 apparupp till 25 gånger per dag. Därför är det svårare att fokusera på uppgiften till hands och komma in i ett bra flöde - vilket innebär att arbetet tar längre tid.

När du kan, stäng av dina meddelanden eller använda "Stör ej" funktioner för att tillfälligt inaktivera meddelanden. På det sättet kan du dyka in i djupt arbete - samtidigt som du låter ditt team veta att du kommer tillbaka till dem senare. De flesta verktyg visar att du är tillfälligt snoozed, så lagmedlemmar vet inte att förvänta sig ett svar från dig direkt. Om det behövs kan de vanligtvis välja att åsidosätta funktionen, så du är aldrig för långt utom räckhåll.

2. Organisera ditt fysiska utrymme

Tänk tillbaka till hur rent ditt skrivbord var när du först satt upp det. Du har sannolikt en datorskärm och ett tangentbord, kanske en anteckningsblock, men förmodligen inte mycket annat. Om du är något som oss, var det rena skrivbordet inte länge. Med tiden har du oundvikligen ackumulerade papper, lådor, böcker, klibbiga anteckningar och stridiga ledningar.

Ett rörigt skrivbord kanske inte verkar som mycket, men visuell rodnad kan påverka mentala rodnad, och göra det svårt att fokusera. Ta en snabb fem minuters paus för att organisera ditt skrivbord. Kasta bort några papper som inte längre är nödvändiga, stapla dina böcker i en snygg rad och spolar några stridiga ledningar som kan ligga runt. Då, när du kommer tillbaka till jobbet, kan det hända att det är lättare att fokusera.

3. Grupp som uppgifter

Varje gång du byter mellan uppgifter måste din hjärna hitta det aktuella sammanhanget och informationen för den nya uppgiften och ta med den kunskapen i det framkant av ditt sinne. Visst, det tar bara sekunder för din hjärna att göra det - men om du ständigt byter mellan uppgifter och projekt, betyder det att du tvingar din hjärna att arbeta övertid.

Detta kan leda till minskad produktivitet - för att inte tala om ökad utmattning i slutet av dagen. Så försök att gruppera som uppgifter. Se om du kan arbeta med alla dina uppgifter för ett projekt, eller alla uppgifter för samma leverans, i samma tidsblock. När du gör det spenderar du mindre tidskontextbyte och mer tidsfokuserad på att få högkvalitativt arbete.

4. Arbeta med snabba uppgifter mellan möten eller fokustid

Du har sannolikt några uppgifter varje dag som tar fem eller 10 minuter att slutföra. Dessa kan vara snabba svar på en lagmedlem, som fastställer ett typsnitt på ett dokument eller skickar in en arbetsformulär till en annan kollega.

Om du har den här typen av arbete, lagra den någonstans som är främre och centrala som ett projekthanteringsverktyg - men fungerar inte omedelbart på det. I stället spara dessa uppgifter för de fem minuterna mellan mötena eller 10 minuter omedelbart efter lunchen när du kommer tillbaka i swing av saker. Du kommer inte bara att kunna ta itu med det här arbetet - och må bra för att göra det - de kommer inte att ta upp värdefull mental energi som kan spenderas på mer komplext arbete.

5. Sluta försöka multitask

Enkelt uttryckt,Multitasking är en myt. Medan det kan känna att du gör mer än en sak samtidigt, när du försöker multitask du faktiskt tvingar din hjärna att snabbt växla mellan uppgifter. Varje gång du byter mellan arbete måste din hjärna hitta information och sammanhang för den uppgiften. Det tar inte bara mer ansträngning än att bara fokusera på en att göra, det avgasar också din hjärna.

I stället för multitasking, sikta på att arbeta på en uppgift i taget, så du kan komma i flöde medan du arbetar.Flödeslägehänder när du är så fokuserad att du känner att du är "i zonen." När du kommer i flöde kan du få mer arbete gjort mer effektivt, eftersom din hjärna bara fokuserar på en uppgift i taget.

6. Ta pauser

Det kan tyckas kontraintuitivt, men en av de bästa sakerna du kan göra för att förbättra din tidshantering är att ta en paus. Vi tenderar att reagera på att känna sig bakom på jobbet genom att bara göra mer av det, men din hjärna behöver tid att vila och ladda. Om du är överarbetad och bränd ut - kommer du inte att kunna få något gjort, mycket mindre tackla ditt viktigaste arbete.

Om du tar en paus känns svår att göra, är du inte ensam. Enligt vår forskning,32% av kunskapsarbetarnaVem känner Burnout-rapporten inte kan stänga av eller koppla bort som något som bränner sin utbrändhet. Eftersom de inte kan stänga av, blir de utbrända, och när de brinner ut, kan de inte stänga av - det är en oändlig cykel.

Om du kämpar för att komma ihåg att ta pauser, överväga att schemalägga dem i din kalender. Då när brytningen dyker upp på din kalender, tvinga dig själv att ta det, även om du bara står upp för att sträcka. Även om det kan känna sig stressigt att ta den pausen, kommer du att må bättre när du gör det.

Ta kontroll över din tid

I slutändan är Time Management mer av en sinnesstämning än någonting annat. För att effektivt hantera din tid, prioritera ditt arbete så att du vet att du arbetar på varje dag. I stället för att låta din att göra-lista dikterar dina prioriteringar, fokusera din uppmärksamhet på din avsikt att verkligen driva effekt.

För att komma igång, se till att du spårar arbete i ett centralt verktyg. Klar att komma igång? Lära sig hurUDN Task Managerkan hjälpa digOrdna dina uppgifter och slå dina leveranser .