18 conseils de gestion, stratégies et victoires rapides pour obtenir votre meilleur travail effectué

Aujourd'hui, nous sommes constamment interrompus par des outils, des notifications, des courriels, des médias sociaux - vous le nommez. Dans notre économie de distraction, le chaos est devenu la norme.

Il est presque impossible de se concentrer sur ce qui importe ou sache si vous donnez la priorité au bon travail au bon moment. Vos intentions pour la journée volent la fenêtre face à des tâches à haute priorité, à des messages apparemment urgents et à des notifications sans fin. Suivre le rythme du travail,80% des travailleurs du savoirSignaler travailler avec leur boîte de réception ou d'autres applications de communication ouvertes. En conséquence, les travailleurs sont moins efficaces, avec des messages, des actions et des délais plus susceptibles d'être manqués.

Modèles de gestion du tempsPeut vous aider à reprendre votre temps et à apporter plus de pleine conscience dans votre routine quotidienne. Au lieu de laisser votre liste de choses à faire dicter comment vous passez votre temps, vous pouvez utiliser des stratégies de gestion du temps pour définir intentionnellement vos priorités quotidiennes et vous concentrer sur les travaux les plus pertinents.

Il n'y a pas une bonne façon de gérer votre temps. Dans cet article, nous couvrirons 18 astuces, stratégies et rempoints rapides différents pour vous aider à reprendre le contrôle de vos tâches - et votre temps.

Quelle est la gestion du temps?

La gestion du temps est la pratique de gérer votre travail afin de vous assurer que vous passez votre temps aussi intentionnellement que possible. La gestion du temps peutAugmentation de la productivité-Mais le plus gros avantage de la gestion efficace du temps est la possibilité de mieux hiérarchiser votre journée afin que vous puissiez faire de la place pour le repos et les soins personnels.

Les avantages de la gestion du temps

Les stratégies de gestion du temps peuvent vous aider à organiser et à hiérarchiser les tâches afin que vous puissiez:

Sentez-vous comme si vous avez plus de temps dans votre journée.Lorsque vous êtes intentionnel à propos de votre temps, vous pouvez constater que vous réduisez les tâches inutiles, de la priorisation des travaux qui n'a pas besoin de se faire aujourd'hui et d'accomplir des choses en moins de temps. Vous n'aurez pas littéralement plus de temps dans votre journée - mais vous constaterez peut-être que vous accomplissez plus dans le même temps.

Établir des limites entre le travail et le temps personnel.L'amélioration de votre gestion de temps ne consiste pas à accroître chaque seconde de la productivité que vous avez au travail. Ces stratégies peuvent plutôt vous aider à faire votre travail le plus important et identifiez ce que le travail peut attendre jusqu'à demain. En priorisant le travail qui doit être fait aujourd'hui et en clarifiant quel travail vous pouvez différer à une date ultérieure, vous établissez également des frontières entre votre temps de travail et votre temps personnel.

Réduire le stress.Sans gestion du temps effectif, on peut sentir que vous n'avez jamais assez de temps au travail. Vous pourriez avoir envie de courir et de mettre des incendies, ce qui peut entraîner une augmentation du stress et, finalement, une épuisement professionnelle. En fait, selon leAnatomie de l'indice de travail, 71% des travailleurs du savoir ont déclaré avoir ressenti l'épuisement professionnel au moins une fois en 2020.

Améliorer la productivité.Il existe une variété de conseils de gestion de temps pour aider à réduire la procrastination et à accroître la productivité. En identifiant vos principales priorités pour la journée, vous ne serez plus productif - vous pouvez également vous sentir confiant que vous travaillez les bonnes choses chaque jour.

Casser les mauvaises habitudes.Personne ne veut tergiverser. Mais au fil du temps, de mauvaises habitudes peuvent s'accumuler et se mettre dans le chemin du travail à fort impact. (Faites-nous confiance, nous avons été là aussi.) Les stratégies de gestion du temps peuvent vous aider à identifier et à sortir des mauvaises habitudes.

6 stratégies de gestion temporelles pour accroître la productivité

L'un des moyens les plus faciles de créer vos compétences de gestion de temps consiste à intégrer une stratégie de gestion de temps éprouvée dans votre routine quotidienne. Les stratégies de gestion du temps vous aident à définir des limites de temps sur le travail, à faire face à une tâche à la fois et à planifier votre journée avec plus d'intention.

1. Timeboxing

Temporisationest une stratégie de gestion de temps axée sur les objectifs où vous avez terminé de travailler dans "Timebox". Cette stratégie est particulièrement efficace si vous ne savez pas combien de temps vous dépensez à chaque tâche et que vous souhaitez aborder votreliste de choses à faireplus intentionnellement.

Timeboxing vous aide à briser les grandes tâches en petits morceaux, puis remplissez ces morceaux dans un laps de temps raisonnable. Chaque tâche doit avoir son propre timebox unique qui ne dure pas plus de trois heures. Par exemple, si vous devez écrire un article de blog, vous pouvez créer un délai de deux heures pour écrire un contour. Puis, après une pause, vous pouvez créer un autre timebox trois heures pour commencer le premier projet. En brisant le travail en petits morceaux, vous pouvez faire des progrès constants vers votre objectif au cours de plusieurs jours ou semaines.

2. Durée de blocage

Temps de blocageEst-ce similaire à la temporisation temporelle, mais au lieu de programmer du temps spécifique pour chaque tâche individuelle, vous pratiquerez le blocage des périodes de réglage de votre calendrier pour un travail connexe. Lorsque vous utilisez le temps de blocage pour planifier votre travail, vous enfreignez efficacement la semaine de travail en intervalles de temps discrets où vous pouvez travailler sur des projets, communiquer avec des collègues, faire une pause, ou l'exercice même. blocage du temps peut vous aider à consacrer plus de temps à couler ettravail profonden vous permettant de vous concentrer sans être interrompu.

Pour créer un bloc de temps, commencez par déterminer vos priorités quotidiennes ou hebdomadaires. Ensuite, le groupe des tâches similaires afin que vous puissiez travailler sur eux dans un bloc de temps. Enfin, la pratique des blocs de planification du temps de mise au point sur votre calendrier pour vous aider à tenir votre temps bloqué calendrier.

3. Procédé Pomodoro

Semblable à la fusible et au blocage du temps, lePomodoro MéthodeVous aide à vous attaquer à travailler dans des délais de courte période, puis à faire des pauses entre les sessions de travail. La stratégie de gestion du temps Pomodoro est particulièrement utile car elle encourage activement des pauses régulières, qui sont bonnes pourmotivation intrinsèque-et bon pour votre cerveau. En fait, la recherche suggère que la prise des pauses rend les gensplus créatif .

Pour utiliser la méthode Pomodoro, vous avez besoin d'une minuterie, une priorité à faire la liste, et une fonction « snooze » sur vos notifications. Commencez par régler votre minuterie pendant 25 minutes, et essayer de passer ce temps de travail exclusivement sur une tâche éviter de vérifier vos messages texte ou les médias sociaux si possible. Puis, une fois le temps est écoulé, une pause de cinq minutes. Idéalement, le but de faire quelque chose de physique pendant votre pause, comme attraper un casse-croûte ou se lever à l'étirement, mais il est correct de vérifier vos appareils ou si vous avez un ping importante alors que vous étiez concentré sur votre tâche.

Répétez le processus de travail pendant 25 minutes, puis prendre une pause de cinq minutes quatre fois. Puis, après la quatrième session de travail, prendre une pause plus 20-30 minutes.

4. Mangez la grenouille

Mark Twain a déclaré que dit: "Si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire la première chose le matin." leManger la grenouillede gestion du temps se inspire de cette citation et vous encourage à aborder les tâches grandes ou complexes avant de travailler sur votre travail moins importante ou moins urgente. Cette stratégie est particulièrement utile si vous divisez vos journées entre travail régulier, quotidien et les tâches prioritaires.

Avec la méthode Mangez la grenouille, vous pouvez vous assurer que vous obtenez à votre travail le plus important chaque jour. Pour commencer à utiliser cette stratégie de gestion du temps, assurez-vous le suivi de votre travail et les priorités dans un outil centralisé. Cherchez un moyen de connecter votretâches quotidiennes aux objectifs de l'entreprise. De cette façon, vous pouvez mieux identifier les tâches à établir des priorités chaque jour, et assurez-vous que vous obtenez ceux à dos fait en premier. Ensuite, une fois que vous avez mangé votre grenouille pour la journée, vous pouvez passer au reste de votre travail.

5. Principe de Pareto

Si manger une grenouille première chose le matin ne semble pas appétissant, vous pouvez préférer la stratégie de gestion du temps Pareto. lePareto principeest à l'opposé du Mange la méthode de cette grenouille stratégie vous encourage à faire des tâches rapides de la route, afin que vous puissiez sentir plus accompli et motivés que vous vous dirigez dans votre journée.

Souvent appelé la « règle 80/20, » le principe de Pareto est une règle fondamentale: vous passez 20% de votre temps sur 80% de votre travail. Si vous pouvez obtenir les 80% de vos tâches de la route afin relativement rapide, vous libérez votre journée de travail pour lutter contre les 20% de votre travail qui prendra 80% de votre temps.

6. Getting Things Done (GTD)

le Faire les chosesLa méthode a été inventée par David Allen au début des années 2000. Selon Allen, la première étape pour faire avancer les choses est d'écrire tout ce que vous devez faire. En libérant la puissance cérébrale et en s'appuyant surOutils de gestion des tâches, vous pouvez vous concentrer sur la prise de mesures - et ne vous souvenez pas de ce que vous devez faire.

Pour utiliser la méthode GTD, capturez tout votre prochain travail au même endroit. Ensuite, une fois que vous avez écrit tout ce que vous devez faire, trier et hiérarchiser votre travail. Par exemple, vous aurez peut-être un travail que vous n'avez plus besoin de faire (qui va dans la «corbeille»), travaillez que vous souhaitez effectuer finalement, mais pas en ce moment (cela passe dans un projet ou un dossier «ultérieur»), le travail dépendant sur d'autres tâches, etc. L'outil devrait capturer tous les détails - c'est votre travail de prendre des mesures sur eux.

6 conseils de gestion de temps pour obtenir plus

Vous pouvez ou non utiliser une stratégie de gestion de temps établie pour organiser votre travail. Toutes les stratégies de gestion de temps ne sont pas efficaces pour chaque personne - c'est pourquoi il y en a beaucoup d'entre eux. Au lieu de cela, essayez ces six conseils pour créer vos compétences en gestion de temps.

1. Connectez le travail quotidien aux buts

La gestion du temps ne consiste pas toujours à faire tout votre travail - plutôt, il s'agit d'identifier et de hiérarchiser votre travail le plus important. Pour ce faire, vous devez connecter votre travail quotidien aux objectifs de l'équipe ou de l'entreprise afin de pouvoir identifier les tâches les plus importantes pour vous attaquer quotidiennement. Mais, selon un récentEnquête sur plus de 6 000 travailleurs du savoir mondial, seulement 26% des employés disent avoir une compréhension très claire de la manière dont leur travail individuel concerne les objectifs de l'entreprise.

Le meilleur moyen de coordonner le travail et les priorités de tous les niveaux de votre organisation est avec unOutil de gestion de travail. Avec la gestion de travail, vous pouvez connecter des projets quotidiens de travail et d'équipe aux objectifs de l'entreprise, de sorte que vos membres de votre équipe comprennent toujours la manière dont leur travail a une incidence sur les priorités de l'entreprise.

2. Donnez la priorité et organisez votre travail

Que vous aimiez la méthode de la grenouille mangée ou que vous préférez obtenir une approche commune, il est essentiel de savoir quelles tâches sont importantes. Inévitablement, vous aurez une tâche qui change de priorité ou une date limite qui est déplacée vers le haut ou le bas. Si vous n'avez pas de clarté sur quel travail est plus important, vous ne pourrez pas adapter et donner la priorité au bon travail.

Pourquoi la priorisation de la matière de travail? Vous serez peut-être familier avec l'épuisement professionnel, qui influe chaque année un nombre croissant d'employés mondiaux. Mais ce qui est moins documenté, c'est la manière dont les priorités peu claires contribuent à une épuisement professionnelle. Selon leAnatomie de l'indice de travail, 29% des travailleurs du savoir qui ont signalé que le sentiment de brûlure citée se sentaient surmenés d'un manque de clarté sur des tâches et des rôles en tant que facteur contributif. Savoir quelles tâches à la priorité peuvent aider à réduire ce sentiment et à augmenter la confiance que vous travaillez tous les jours sur les bonnes tâches.

3. Planifiez à la fin de chaque journée

La journée de travail se sent souvent comme une brouillard parce que nous sommes déjà en retard au moment où nous avons commencé. Si vous êtes le type de personne qui traverse des courriels tous les matins essayant de déterminer quoi donner la priorité à la journée, vous n'êtes pas seul. Heureusement, il y a une meilleure façon.

Au lieu d'essayer de comprendre ce que vous devriez faire le matin, passez les cinq dernières minutes de chaque journée à préparer le prochain. Cela peut augmenter la motivation car vous savez exactement ce que vous faites tous les jours avant même de vous connecter. C'est également un moyen précieux de vous assurer que vous allez obtenir votre travail le plus important effectué tous les jours. Au lieu de réagir à un email ou à une demande à 16h30 dans l'après-midi, vous pouvez vous assurer d'intégrer cet important travail au programme suivant.

4. Dites "non" ou délégué

Un seul avantage de clarifier vos priorités est que vous comprenez également de ce qui est moins prioritaire. Il n'est pas toujours facile de dire "non" de travailler - mais cela aide quand vous pouvez expliquer que vous dites "non" car le travail ne s'aligne pas avec vos priorités actuelles. Définir les priorités pour vous-même et partager ces priorités avec vos membres de l'équipe - peut donner à chacun plus de clarté.

Si le travail doit être fait, mais n'est toujours pas une priorité pour vous, voyez si vous le pouvezdéléguer-le à un autre membre de l'équipe. Gardez à l'esprit - La délégation ne signifie pas que la tâche n'est pas importante, cela signifie simplement que le travail n'est pas conforme à vos priorités actuelles. Il se pourrait que ce travail soit plus pertinent pour l'expertise de quelqu'un d'autre - et lorsque vous leur réaffectez-le, vous garantissez que le travail est effectué par la meilleure personne pour le poste.

5. Auditer vos tâches

Semblable à "Non" de travailler, prenez le temps de rechercher des tâches que vous avez engagées dans un moment de retour et travaillez toujours. Y a-t-il quelque chose qui est actuellement sur votre assiette qui ne s'aligne plus avec les objectifs de votre équipe?

Lorsque vous trouvez ces tâches, demandez-vous si ce travail doit être fait du tout. Si ce n'est plus important pour votre équipe, envisagez de mettre le travail en attente. Si la tâche doit encore être effectuée, demandez-vous si vous êtes la meilleure personne pour le travail - et sinon, passez à travers le même exercice de délégation pour comprendre qui est.

6. DITCH manuscrit à un outil

Si vous suivez toujours votre travail à la main, il est temps de passer à un outil en ligne. Aussi satisfaisant qu'il peut être de prendre des notes manuellement, écritListes de tâchessont désorganisés, sujets aux erreurs, faciles à perdre et inefficaces.

Au lieu de cela, assurez-vous que la majorité de votre gestion de projet se produise dans un outil dédié.Outils de gestion de projetOffrez une variété de fonctionnalités permettant de tirer le meilleur parti de votre temps. Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez:

Coordonner les travaux croisés et suivre exactement qui fait quoi par conséquent.

Communiquer sur le travail, partager les commentaires etRapport sur l'état du projetdans un endroit.

Suivre les progrès en temps réel pour voir avec précision où le travail se trouve.

Voir dates d'échéance etdépendancesVous pouvez donc frapper vos objectifs sans marquer.

De plus, si vous pensez qu'il n'y a rien d'autre chose que de traverser une tâche de votre liste écrite sur la liste, attendez que vous voyiez un troupeau deCréatures de célébrationVolez sur votre écran d'ordinateur.

6 Gestion de temps rapide WINS

Les stratégies de gestion de temps et les conseils que nous avons décrits ci-dessus sont utiles, mais ils prennent un certain temps pour mettre en œuvre. Vous cherchez à commencer dans les cinq prochaines minutes? Essayez ces six victoires rapides pour améliorer votre gestion de temps en ce moment.

1. Notifications Snooze

Nous rebondons constamment entre les applications, les notifications et les tâches. En fait, le travailleur du savoir moyenCommutateurs entre 10 applicationsJusqu'à 25 fois par jour. C'est pourquoi il est plus difficile de se concentrer sur la tâche à accomplir et d'entrer dans un bon débit, ce qui signifie que le travail prend plus de temps.

Lorsque vous pouvez, éteignez vos notifications ou utilisez des fonctionnalités «Ne pas déranger» pour désactiver temporairement les notifications. De cette façon, vous pouvez plonger dans de profondes travaux: tout en laissant votre équipe savoir que vous les revenez plus tard. La plupart des outils montrent que vous êtes temporairement snoozé, alors les membres de l'équipe savent de ne pas vous attendre à une réponse de votre part de votre part. Si nécessaire, ils peuvent généralement choisir de remplacer la fonctionnalité, de sorte que vous n'êtes jamais trop hors de portée.

2. Organisez votre espace physique

Réfléchissez à la façon dont votre bureau était propre lorsque vous l'avez mis pour la première fois. Vous avez probablement eu un moniteur d'ordinateur et un clavier, peut-être un bloc-notes, mais probablement pas grand chose d'autre. Si vous êtes quelque chose comme nous, ce bureau propre n'a pas duré longtemps. Au fil du temps, vous avez inévitablement accumulé des papiers, des boîtes, des livres, des notes collantes et des fils errants.

Un bureau en désordre peut ne pas sembler beaucoup, mais l'encombrement visuel peut influencer le désordre mental, et le rendre difficile de se concentrer. Prenez une pause de cinq minutes rapide pour organiser votre bureau. Jeter les papiers qui ne sont plus nécessaires, empiler vos livres dans une rangée propre, et la bobine des fils parasites qui pourraient être traîner. Puis, quand vous revenez au travail, vous trouverez peut-être qu'il est plus facile de se concentrer.

3. Groupe comme tâches

Chaque fois que vous passez entre les tâches, votre cerveau doit trouver le contexte et des informations pertinentes pour cette nouvelle tâche et apporter ces connaissances à l'avant-garde de votre esprit. Bien sûr, il ne prend que quelques secondes pour que votre cerveau pour le faire, mais si vous passez sans cesse entre les tâches et projets, cela signifie que vous forcer votre cerveau à des heures supplémentaires de travail.

Cela peut conduire à une baisse de productivité, sans parler de l'augmentation à la fatigue en fin de journée. Ainsi, au lieu, essayez de groupe comme tâches. Voyez si vous pouvez travailler sur toutes vos tâches pour un projet, ou toutes les tâches pour le même livrable, dans le même bloc de temps. Lorsque vous le faites, vous passerez moins de temps au contexte de commutation et de plus de temps concentré sur l'obtention de travail à fort impact fait.

4. Les travaux sur les tâches rapides entre les réunions ou le temps de mise au point

Vous avez probablement quelques tâches chaque jour que prendre cinq ou 10 minutes. Ceux-ci peuvent être des réponses rapides à un membre de l'équipe, fixant une faute de frappe sur un document, ou qui présentent un formulaire de demande de travail à un autre collègue de travail.

Si vous avez ce type de travail, stocker quelque part que son avant et au centre comme un outil, mais ne fonctionnent pas immédiatement de gestion de projet sur elle. Au lieu de cela, enregistrez ces tâches pour les cinq minutes entre les réunions ou 10 minutes immédiatement après le déjeuner que vous revenez dans le swing des choses. Non seulement vous serez en mesure d'aborder rapidement ce travail et se sentir bien pour le faire, ils ne prennent également l'énergie mentale précieux qui pourrait être consacré à des travaux plus complexes.

5. Arrêtez d'essayer d'effectuer plusieurs tâches

Tout simplement,multi-tâches est un mythe. Bien qu'il puisse se sentir comme vous faites plus d'une chose en même temps, lorsque vous essayez d'effectuer plusieurs tâches vous forcer réellement votre cerveau pour basculer rapidement entre les tâches. Chaque fois que vous passez entre le travail, votre cerveau a besoin de trouver les informations et le contexte de cette tâche. Non seulement cela prend plus d'effort que de se concentrer sur un à faire, il épuise aussi votre cerveau.

Au lieu de multi-tâches, le but de travailler sur une tâche à la fois, afin que vous puissiez entrer dans le flux tout en travaillant.État de fluxqui se passe lorsque vous êtes tellement concentré que vous vous sentez comme vous êtes « dans la zone. » Quand vous entrez dans le flux, vous êtes en mesure d'obtenir plus de travail plus efficace, car votre cerveau se concentre uniquement sur une tâche à la fois.

6. Prenez des pauses

Il peut sembler contre-intuitif, mais l'une des meilleures choses que vous pouvez faire pour améliorer votre gestion du temps est de prendre une pause. Nous avons tendance à réagir à se sentir derrière sur le travail simplement en faisant plus, mais a besoin de votre cerveau le temps de se reposer et se ressourcer. Si vous êtes surchargé de travail et brûlé-vous ne serez pas en mesure d'obtenir quoi que ce soit fait, beaucoup moins aborder votre travail le plus important.

Si une pause est dur à faire, vous n'êtes pas seul. Selon nos recherches,32% des travailleurs du savoirqui se sentent l'épuisement professionnel rapport ne pas être en mesure d'éteindre ou déconnecter comme quelque chose qui alimente leur épuisement. Parce qu'ils ne peuvent pas éteindre, ils sont brûlés, et quand ils sont brûlés, ils ne peuvent pas passer hors il est un cycle sans fin.

Si vous avez du mal à se rappeler de prendre des pauses, pensez à les programmer dans votre calendrier. Puis, quand la rupture apparaît sur votre calendrier, vous forcer à prendre même si vous tenez juste à étirer. Même si cela peut se sentir stressant de prendre cette pause, vous vous sentirez mieux une fois que vous faites.

Prenez le contrôle de votre temps

En fin de compte, la gestion du temps est plus d'un état d'esprit que toute autre chose. Pour gérer efficacement votre temps, prioriser votre travail et vous savez travailler chaque jour. Au lieu de laisser votre liste de tâches dicter vos priorités, concentrer votre attention sur votre intention de vraiment conduire l'impact.

Pour commencer, assurez-vous que le travail vous effectuez le suivi dans un outil centralisé. Prêt à commencer? ApprendreGestionnaire de tâches UDNpeut vous aiderorganiser vos tâches et cliquez sur vos livrables .