18 time management tips, strategieën en quick wins om uw beste werk

Vandaag zijn we voortdurend onderbroken door gereedschap, berichten, e-mails, social media-noem maar op. In onze afleiding economie, is chaos de norm geworden.

Het is bijna onmogelijk om te concentreren op wat echt belangrijk is of weten als je de prioritering van de juiste werk op het juiste moment. Uw bedoelingen voor de dag te vliegen uit het raam in het gezicht van high-prioritaire taken, schijnbaar dringende berichten, en nooit eindigende meldingen. Om bij te blijven met het tempo van het werk,80% van de kenniswerkersRapport werken met hun inbox of andere communicatie-apps open. Als gevolg hiervan, de werknemers zijn minder efficiënt, met boodschappen, acties en deadlines meer kans te missen.

Time management templateskan u helpen om uw tijd en zorgen voor meer aandacht in uw dagelijkse routine terug te nemen. In plaats van het verhuren van uw to-do lijst bepalen hoe je je tijd door te brengen, kun je time management strategieën te gebruiken om opzettelijk uw dagelijkse prioriteiten en de focus op de meest relevante werk.

Er is niet een juiste manier om je tijd te beheren. In dit artikel zullen we bestrijken 18 verschillende tips, strategieën en quick wins om u te helpen de controle over uw taken-en uw tijd in beslag nemen.

Wat is time management?

Time management is de praktijk van het beheer van uw werk om ervoor te zorgen dat je de uitgaven van uw tijd zo bewust mogelijk te maken. Time management kanproductiviteit verhogen-maar het grootste voordeel van een effectieve time management is de mogelijkheid om uw dag beter te prioriteren, zodat je ruimte kan maken voor rust en zelfzorg.

De voordelen van time management

Good time management strategieën kunnen helpen bij het organiseren en prioriteren van taken, zodat kunt u:

Het gevoel dat je meer tijd in uw dag.Wanneer u opzettelijk over waar je tijd gaat bent, zult u merken dat u onnodige taken, de-prioritize werk dat niet hoeft vandaag gedaan te krijgen verminderen en te bereiken dingen in minder tijd. Je zal niet letterlijk meer tijd in uw dag, maar u kunt vinden dat je meer te doen in de dezelfde hoeveelheid tijd.

Bepaal de grenzen tussen werk en persoonlijke tijd.Het verbeteren van uw time management gaat niet over het uitpersen van elke seconde van de productiviteit moet je op het werk. In plaats daarvan kunnen deze strategieën u helpen om uw belangrijkste werk-en bepalen wat werk kan wachten tot morgen. Door voorrang te geven van het werk dat moet gedaan te krijgen vandaag en te verduidelijken wat voor werk je kunt uitstellen naar een latere datum, je bent ook het stellen van grenzen tussen uw werk tijd en uw persoonlijke tijd.

Stress verminderen.Zonder een effectieve time management, kan het voelen alsof je nooit genoeg tijd op het werk. Je zou het gevoel dat je in de buurt bent hardlopen en het blussen van branden-die kan leiden tot verhoogde stress en uiteindelijk burn-out. In feite, volgens deAnatomie van werkindex71% van de kenniswerkers gemeld gevoel burnout ten minste een keer in 2020.

Productiviteit verhogen.Er zijn een verscheidenheid van time management tips te helpen verminderen uitstel en verhoging van de productiviteit. Door het identificeren van uw belangrijkste prioriteiten voor de dag, zult u niet alleen productiever-kun je ook van overtuigd dat je werkt aan de juiste dingen elke dag voelen.

Breken slechte gewoonten.Niemand wil uitstellen. Maar na verloop van tijd, slechte gewoonten kunnen opstapelen en in de weg van high-impact werk. (Trust ons, we hebben er ook geweest.) Time management strategieën kunnen helpen bij het identificeren en uit te breken van slechte gewoonten.

6 time management strategieën om de productiviteit te verhogen

Een van de makkelijkste manieren om uw time management vaardigheden op te bouwen is een beproefde en ware time management strategie te integreren in je dagelijkse routine. Time management strategieën helpen u vastgestelde termijn op het werk, aan te pakken één taak tegelijk, en plan uw dag met meer intentie.

1. timeboxing

Tijdvakis een doelgerichte tijdmanagementstrategie waarbij je werk binnen 'timeboxes' voltooit. Deze strategie is vooral effectief als je niet zeker weet hoeveel tijd u uitgeeft aan elke taak en wilt u uw aanpakte doen lijstmeer opzettelijk.

TimeBoxing helpt u grote taken in kleinere stukjes af te breken en vervolgens deze stukken in een redelijke hoeveelheid tijd te voltooien. Elke taak moet zijn eigen unieke timebox hebben die niet meer dan drie uur duurt. Als u bijvoorbeeld een blogpost wilt schrijven, kunt u een timebox van twee uur maken om een ​​overzicht te schrijven. Dan na het nemen van een pauze, kunt u nog een timebox van drie uur maken om het eerste ontwerp te beginnen. Door het werk in kleinere stukjes te breken, kunt u stabiele vooruitgang boeken in de loop van dagen of weken.

2. Tijd blokkeren

Tijd blokkeringis vergelijkbaar met timeboxing, maar in plaats van specifieke tijd voor elke individuele taak te plannen, oefen je het blokkeren van set-perioden van je agenda voor gerelateerd werk. Wanneer u de tijdblokkering gebruikt om uw werk in te plannen, breekt u de werkweek effectief in discrete tijdslots waar u aan projecten kunt werken, communiceren met collega's, een pauze of zelfs kunt oefenen. Tijdblokkering kan u helpen meer tijd te besteden aan stromen endiep werkDoor u te kunnen concentreren zonder te worden onderbroken.

Om een ​​tijdblok te maken, begin dan door uw dagelijkse of wekelijkse prioriteiten uit te zoeken. Groeps vergelijkbare taken, zodat u in één keer aan hen kunt werken. Eindelijk, oefen het planningsblokken van de focustijd op uw kalender om u te helpen bij het vasthouden van uw tijd geblokkeerd schema.

3. Pomodoro-methode

Vergelijkbaar met timeboxing en tijdblokkering, dePomodoro-methodeHelpt u aan het werk binnen korte tijd frames aan te pakken en vervolgens pauzes tussen werksessies te nemen. De strategie van Pomodoro Time Management is bijzonder nuttig omdat het actief regelmatig breaks aanmoedigt, die goed zijnintrinsieke motivatie- en goed voor je hersenen. In feite suggereert onderzoek dat het nemen van pauzes mensen maaktcreatiever .

Om de Pomodoro-methode te gebruiken, hebt u een timer, een geprioriteerde lijst en een "snooze" -functie op uw meldingen nodig. Begin met het instellen van uw timer gedurende 25 minuten en probeer die tijd uitsluitend aan een taak te werken - vermijd indien mogelijk uw sms-berichten of sociale media te controleren. Dan is eenmaal in de tijd een pauze van vijf minuten. Idealiter, streef ernaar om iets fysieks te doen tijdens je pauze, zoals het grijpen van een snack of opstaan ​​om op te rekken - maar het is OK om je apparaten te controleren of te kijken of je een belangrijke ping hebt gehad terwijl je gefocust hebt op je taak.

Herhaal het werkproces gedurende 25 minuten en neem vervolgens vier keer een pauze van vijf minuten. Dan, na de vierde werksessie, neem dan langer 20-30 minuten pauze.

4. Eet de kikker

Mark Twain zei bekend: "Als het jouw taak is om een ​​kikker te eten, is het het beste om het eerst in de ochtend te doen." DeEet de kikkerTime Management Strategy neemt inspiratie uit dit citaat en moedigt u aan om eerst grote of complexe taken aan te pakken voordat u werkt aan uw minder belangrijke of minder urgente werk. Deze strategie is bijzonder behulpzaam als u uw dagen splitst tussen reguliere, dagelijkse werk- en hoge prioriteitstaken.

Met de Eat the Frog-methode kunt u ervoor zorgen dat u elke dag uw belangrijkste werkzaamheden naar uw belangrijkste werk komt. Om aan de slag te gaan met deze tijdbeheerstrategie, zorg er dan voor dat u uw werk en prioriteiten bijhoudt in een gecentraliseerd gereedschap. Zoek naar een manier om je te verbindenDagelijkse taken aan bedrijfsdoelen. Op die manier kunt u beter identificeren welke taken om elke dag prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat u die naar DOS als eerste krijgt. Dan, als je je kikker voor de dag hebt opgegeten, kun je doorgaan naar de rest van je werk.

5. PARETO-principe

Als je 's ochtends een kikker wilt eten, klinkt het niet smakelijk, misschien geef je de voorkeur aan de pareto-tijdmanagementstrategie. DePareto-principeIs het tegenovergestelde van de Eat the Frog-methode - deze strategie moedigt u aan om snelle taken uit de weg te krijgen, zodat u zich meer bereikbaar en gemotiveerd kunt voelen terwijl u in uw dag gaat.

Vaak genoemd de "80/20-regel", heeft het PARETO-principe een fundamentele regel: u besteedt 20% van uw tijd aan 80% van uw werk. Als u deze 80% van uw taken in relatief snelle bestelling uit de weg kunt krijgen, maakt u uw werkdag vrij om de 20% van uw werk aan te pakken die 80% van uw tijd duurt.

6. Dingen gedaan (GTD)

De Dingen gedaan krijgenMethode is in het begin van de jaren 2000 uitgevonden door David Allen. Volgens Allen is de eerste stap om dingen gedaan te krijgen, alles op te schrijven wat u moet doen. Door het maken van hersenkracht en in plaats daarvan vertrouwen opTaakbeheer Tools, je kunt je richten op het ondernemen van actie - en niet herinneren wat je moet doen.

Om de GTD-methode te gebruiken, moet u al uw aanstaande werk op één plaats vastleggen. Dan als je eenmaal alles hebt opgeschreven wat je moet doen, sorteer dan en prioriteit je werk. U kunt bijvoorbeeld werk hebben die u niet langer hoeft te doen (dat geldt in de "prullenbak"), werk dat u uiteindelijk wilt doen, maar niet op dit moment (dat gaat in een "later" project of map), werk dat afhankelijk is op andere taken, enzovoort. Het gereedschap moet alle details vastleggen - het is uw taak om actie op hen te ondernemen.

6 TIME-beheertips om meer gedaan te worden

U kunt wel of niet leuk vinden om een ​​gevestigde tijdmanagementstrategie te gebruiken om uw werk te organiseren. Niet elke Time Management-strategie is effectief voor elke persoon - dat is waarom er in de eerste plaats zoveel van hen zijn. Probeer deze zes tips in plaats daarvan om uw tijdmanagementvaardigheden te bouwen.

1. Verbind dagelijks werk aan doelen

Time Management gaat niet altijd over het krijgen van al je werkzaamheden in plaats daarvan, het gaat over het identificeren en prioriteren van je belangrijkste werk. Om dat te doen, moet u uw dagelijkse werk aan team- of bedrijfsdoelen aansluiten, zodat u de belangrijkste taken om dagelijks kunt identificeren. Maar volgens een recentoverzicht van meer dan 6000 wereldwijde kenniswerkersSlechts 26% van de werknemers zegt dat ze een heel duidelijk begrip hebben van hoe hun individuele werk betrekking heeft op bedrijfsdoelen.

De beste manier om werk en prioriteiten over alle niveaus van uw organisatie te coördineren, is met eenWerkbeheersingstool. Met werkmanagement kunt u dagelijkse werk- en teamprojecten aansluiten op bedrijfsdoelstellingen, zodat uw teamleden altijd begrijpen hoe hun werk de prioriteiten van het bedrijf beïnvloedt.

2. Prioriteer en organiseer uw werk

Of u nu de Eat the Frog-methode houdt of de voorkeur geeft aan het krijgen van dingen die de nadering krijgen, het is van cruciaal belang om te weten welke taken belangrijk zijn. Onvermijdelijk heb je een taak die verschuift in prioriteit of een deadline die omhoog of omlaag wordt verplaatst. Als u geen duidelijkheid hebt waarop het werk belangrijker is, kunt u het juiste werk niet aanpassen en prioriteren.

Waarom prioriteert prioriteitenisering? Je bent misschien bekend met burn-out, die elk jaar een groeiende aantal wereldwijde werknemers beïnvloedt. Maar wat minder gedocumenteerd is, is hoe onduidelijke prioriteiten bijdragen aan burn-out. Volgens deAnatomie van werkindex, 29% van de kenniswerkers die zich meldden dat Burnout Cited, overwerkt overwerkt van een gebrek aan duidelijkheid over taken en rollen als een bijdragende factor. Weten welke taken om prioriteren, kan helpen bij het verminderen van dat gevoel en het vertrouwen te vergroten dat u elke dag aan de juiste taken werkt.

3. Plan aan het einde van elke dag

De werkdag voelt vaak als een scramble omdat we al achter zijn tegen de tijd dat we aan de slag gaan. Als u het type persoon bent dat elke ochtend door e-mails gaat, probeert u erachter te komen wat u voor de dag moet prioriteren, bent u niet de enige. Gelukkig is er een betere manier.

In plaats van te proberen erachter te komen wat je 's morgens zou moeten doen, breng je de laatste vijf minuten van elke dag door met voorbereiden op de volgende. Dit kan de motivatie verhogen omdat je precies weet wat je elke dag aan het doen bent voordat je inlogt. Het is ook een waardevolle manier om ervoor te zorgen dat je elke dag je belangrijkste werk laten doen. In plaats van te reageren op een e-mail of verzoek om 4:30 in de middag, kunt u ervoor zorgen dat het belangrijke werk in het schema van de volgende dag opneemt.

4. Zeg "Nee" of Delegate

Een voordeel van het verduidelijken van uw prioriteiten is dat u inzicht krijgt in wat er ook minder van een prioriteit is. Het is niet altijd gemakkelijk om te zeggen "Nee" om te werken - maar het helpt wanneer je kunt uitleggen dat je "nee" zegt omdat het werk niet uitmoogt met je huidige prioriteiten. Prioriteiten voor uzelf definiëren - en het delen van die prioriteiten met uw teamleden - kan iedereen meer duidelijkheid geven.

Als het werk moet worden gedaan, maar nog steeds geen prioriteit voor u is, kijk dan of u kuntDelegeer het aan een ander teamlid. Houd in gedachten - Delegeren betekent niet dat de taak is niet belangrijk, het betekent gewoon dat het werk niet in overeenstemming is met uw huidige prioriteiten. Het kan zijn dat dit werk relevanter is voor de expertise van iemand anders - en wanneer u het opnieuw toestaat, zorgt u ervoor dat het werk wordt gedaan door de beste persoon voor het werk.

5. Controleer uw taken

Vergelijkbaar met het zeggen van "nee" om te werken, neem wat tijd om door te kijken door taken die je hebt toegewijd aan een tijdje terug en er nog steeds aan werken. Is er iets dat momenteel op je bord staat die niet langer uitlijnen met de doelen van je team?

Wanneer u deze taken vindt, vraag dan of dit werk überhaupt moet worden gedaan. Als het niet langer belangrijk is voor uw team, overweeg dan om het werk in de wacht te plaatsen. Als de taak nog steeds moet worden gedaan, vraag dan of u de beste persoon bent voor het werk - en zo niet, ga door dezelfde delegatie-oefening om erachter te komen wie is.

6. Sloot Handgeschreven To-DOS-gebruik een gereedschap

Als je je werk nog steeds met de hand bijhoudt, is het tijd om te upgraden naar een online tool. Zo bevredigend als het kan zijn om notities handmatig te maken, geschrevenTakenlijstenzijn ongeorganiseerd, vatbaar voor fouten, gemakkelijk te verliezen en ineffectief.

Zorg er in plaats daarvan voor dat de meerderheid van uw projectmanagement plaatsvindt in een toegewijde tool.Project Management ToolsBied een verscheidenheid aan functies die het gemakkelijker maken om het meeste uit uw tijd te halen. Met een projectmanagementtool kunt u:

Coördineer cross-functioneel werk en volg precies wie het doet waar bij wanneer.

Communiceren over werk, deel feedback, enRapporteer over de projectstatusin een plaats.

Volg de voortgang in realtime om nauwkeurig te zien waar werk staat.

Zie Due dates enafhankelijkhedenDus je kunt je doelen raken zonder klauteren.

Plus, als je denkt dat er niets is, zoals je een taak overtreft, wacht dan tot je een kudde van zietviering wezensVlieg over het computerscherm.

6 tijdbeheer Snelle overwinningen

De tijdmanagementstrategieën en tips die we hierboven zijn uiteengezet, zijn behulpzaam - maar ze nemen wat tijd om te implementeren. Op zoek naar aan de slag in de komende vijf minuten? Probeer deze zes snelle overwinningen om nu uw tijdmanagement te verbeteren.

1. Snooze-meldingen

We stuiteren constant tussen apps, meldingen en taken. In feite, de gemiddelde kennisarbeiderschakelt tussen 10 appstot 25 keer per dag. Daarom is het moeilijker om zich op de taak te focussen en in een goede stroom te komen - wat betekent dat het werk langer duurt.

Wanneer u kunt, schakelt u uw meldingen uit of gebruikt "Do not Disturb" -functies om de meldingen tijdelijk uit te schakelen. Op die manier kun je in diepe werk duiken terwijl je je team ook laten weten dat je later terugkomt. De meeste tools laten zien dat je tijdelijk bent gesnoeit, dus teamleden weten niet om meteen een antwoord van je te verwachten. Indien nodig kunnen ze meestal kiezen om de functie te negeren, zodat u nooit te ver buiten bereik bent.

2. Organiseer je fysieke ruimte

Denk terug aan hoe schoon je bureau was toen je het voor het eerst instelde. Je hebt waarschijnlijk een computermonitor en een toetsenbord, misschien een notitieblok, maar waarschijnlijk niet veel anders. Als je iets als wij bent, deden het schoon bureau niet lang. In de loop van de tijd heb je onvermijdelijk papieren, dozen, boeken, plaknotities en zwerfdraden gecumumuleerd.

Een rommelige bureau lijkt misschien niet veel, maar visuele rommel kan de mentale rommel beïnvloeden en het moeilijk maken om je te focussen. Neem een ​​snelle pauze van vijf minuten om uw bureau te organiseren. Gooi alle papieren weg die niet langer nodig zijn, stapel je boeken in een nette rij en spoel eventuele zwerfdraden die kunnen liggen. Dan, wanneer u weer aan het werk gaat, kunt u merken dat het gemakkelijker is om scherp te stellen.

3. Groep zoals taken

Telkens wanneer u schakelt tussen taken, moet uw hersenen de relevante context en informatie voor die nieuwe taak vinden en die kennis aan de voorhoede van uw geest brengen. Natuurlijk, het duurt slechts enkele seconden om dat te doen - maar als je constant schakelt tussen taken en projecten, betekent dat dat je je hersenen dwingt om overuren te werken.

Dit kan leiden tot verminderde productiviteit - om niet te vergemakkelijken aan de toegenomen uitputting aan het einde van de dag. Probeer dus in plaats daarvan te groeperen zoals taken. Kijk of u aan al uw taken voor één project kunt werken, of alle taken voor hetzelfde leverbaar, in hetzelfde tijdsblok. Wanneer u dat doet, zul u minder tijd aanzetten voor het schakelen en meer tijd gericht op het krijgen van high-impact gedaan.

4. Werk aan snelle taken tussen vergaderingen of focustijd

Je hebt waarschijnlijk elke dag een paar taken die vijf of 10 minuten duurt om te voltooien. Dit kunnen snel reacties zijn op een teamlid, met een typfo op een document of het indienen van een werkverzoekformulier aan een andere collega.

Als u dit soort werk hebt, bewaar deze dan ergens dat voor- en midden-achtige gereedschap - maar werk er niet meteen aan. Sla in plaats daarvan deze taken op voor die vijf minuten tussen vergaderingen of 10 minuten onmiddellijk na de lunch terwijl u weer in de swing van dingen komt. Niet alleen kun je dit werk snel aanpakken - en je goed voelen om het te doen - ze nemen ook geen waardevolle mentale energie op die kan worden besteed aan meer complexe werk.

5. Stop met proberen te multitasken

Simpel gezegd,Multitasking is een mythe. Hoewel het zou kunnen voelen alsof je tegelijkertijd meer dan één ding doet, wanneer je probeert te multitasken, dwing je je hersenen daadwerkelijk te dwingen om snel tussen taken te schakelen. Telkens wanneer u schakelt tussen werk, moet uw hersenen de informatie en context voor die taak vinden. Dit kost dit niet alleen meer inspanningen dan je simpelweg op één to-do, het geeft ook je hersenen uit.

In plaats van multitasking, streef ernaar om tegelijk aan één taak te werken, zodat je tijdens het werken in de stroom kunt komen.StroomstaatGebeurt wanneer je zo bent gefocust dat je het gevoel hebt dat je 'in de zone' bent. Wanneer je in de fiets komt, kun je meer werk efficiënter worden gedaan, omdat je hersenen alleen op één taak tegelijkertijd focussen.

6. Neem pauzes

Het lijkt misschien tegen intuïtief, maar een van de beste dingen die je kunt doen om je tijdmanagement te verbeteren, is om een ​​pauze te nemen. We hebben de neiging om te reageren op het gevoel op het werk door gewoon er meer van te doen, maar je hersenen hebben tijd nodig om te rusten en op te laden. Als je overwerkt en uitgebrand bent, kun je niets gedaan krijgen, veel minder je belangrijkste werk.

Als je een pauze neemt, voelt je niet alleen. Volgens ons onderzoek,32% van de kenniswerkersWie Feel Burnout-rapport kan niet kunnen uitschakelen of loskoppelen als iets dat hun burn-out brandt. Omdat ze niet kunnen uitschakelen, worden ze verbrand, en wanneer ze worden uitgebrand, kunnen ze niet uitschakelen - het is een nooit eindige cyclus.

Als je moeite hebt om te onthouden om pauzes te nemen, overweeg dan om ze in je kalender te plannen. Toen de pauze op je kalender verschijnt, dwing jezelf jezelf om het te nemen - zelfs als je gewoon opstaan ​​om uit te rekken. Ook al voelt het zich stressvol om die pauze te nemen, dan voel je je beter als je het doet.

Neem de controle over uw tijd

Uiteindelijk is tijdmanagement meer een gemoedstoestand dan iets anders. Om uw tijd effectief te beheren, prioriteit geven aan uw werk, zodat u weet dat u op elke dag werkt. In plaats van uw to-do-lijst te laten dicteren uw prioriteiten, richt uw aandacht op uw voornemen om de impact echt te bewerkstelligen.

Om aan de slag te gaan, zorg er dan voor dat je het werk in een gecentraliseerde tool werkt. klaar om te beginnen? Leren hoeUdn taakmanagerkan jou helpenOrganiseer uw taken en druk op uw deliverables .