18 Time Management Tips, Strategier og Quick Wins for å få ditt beste arbeid gjort

I dag blir vi stadig avbrutt av verktøy, varsler, e-post, sosiale medier - du heter det. I vår distraksjonsøkonomi har kaos blitt normen.

Det er nesten umulig å fokusere på hva som virkelig betyr noe eller vet om du prioriterer det rette arbeidet til rett tid. Dine intensjoner for dagen fly ut av vinduet i møte med høy prioriterte oppgaver, tilsynelatende presserende meldinger og uendelige varsler. Å holde tritt med tempoet i arbeidet,80% av kunnskapsarbeidereRapporter å jobbe med innboksen eller andre kommunikasjonsappene åpne. Som et resultat er arbeidstakere mindre effektive, med meldinger, handlinger og tidsfrister mer sannsynlig å bli savnet.

Time Management TemplatesKan hjelpe deg med å ta tilbake tiden din og gi mer oppmerksomhet i din daglige rutine. I stedet for å la din gjøremål-liste diktere hvordan du bruker tiden din, kan du bruke tidsstyringsstrategier for å forsettlig sette dine daglige prioriteringer og fokusere på det mest relevante arbeidet.

Det er ikke en riktig måte å administrere tiden din. I denne artikkelen vil vi dekke 18 forskjellige tips, strategier og raske vinner for å hjelpe deg med å ta tilbake kontrollen over oppgavene dine - og din tid.

Hva er tidsstyring?

Time Management er praksis for å administrere arbeidet ditt for å sikre at du spiser din tid så forsettlig som mulig. Time Management CanØk produktiviteten- Men den største fordelen med effektiv tidshåndtering er evnen til å bedre prioritere dagen din, slik at du kan få plass til hvile og selvomsorg.

Fordelene med tidsstyring

Gode ​​tidsstyringsstrategier kan hjelpe deg med å organisere og prioritere oppgaver, slik at du kan:

Føler deg som om du har mer tid på dagen din.Når du er forsettlig om hvor tiden din går, kan det hende du finner at du reduserer unødvendige oppgaver, de-prioriterer arbeidet som ikke trenger å bli gjort i dag, og oppnå ting på kort tid. Du vil ikke bokstavelig talt ha mer tid på dagen din - men du kan finne at du oppnår mer i samme tid.

Etablere grenser mellom arbeid og personlig tid.Forbedring av tidshåndteringen handler ikke om å klemme ut hvert sekund av produktiviteten du har på jobb. Snarere kan disse strategiene hjelpe deg med å få ditt viktigste arbeid gjort - og identifisere hvilket arbeid som kan vente til i morgen. Ved å prioritere arbeidet som trenger å bli gjort i dag og avklare hvilket arbeid du kan utsette til et senere tidspunkt, etablerer du også grenser mellom arbeidstiden din og din personlige tid.

Redusere stress.Uten effektiv tidshåndtering kan det føles som om du aldri har nok tid på jobben. Du kan føle at du kjører rundt og legger ut branner - som kan føre til økt stress og til slutt, Burnout. Faktisk, ifølgeAnatomi av arbeidsindeks, 71% av kunnskapsarbeidere rapporterte å føle seg burnout minst en gang i 2020.

Forbedre produktiviteten.Det finnes en rekke tidshåndteringstips for å redusere utsagn og øke produktiviteten. Ved å identifisere dine hovedprioriteringer for dagen, vil du ikke bare være mer produktiv - du kan også føle deg trygg på at du jobber på de riktige tingene hver dag.

Bryte dårlige vaner.Ingen ønsker å utsette. Men over tid, kan dårlige vaner hoper seg opp og komme i veien for høy effekt arbeid. (Trust oss, vi har vært der også.) Tid forvaltningsstrategier kan hjelpe deg med å identifisere og bryte ut av dårlige vaner.

6 tidsstyring strategier for å øke produktiviteten

En av de enkleste måtene å bygge din tid ledelse er å innlemme en prøvd-og-sann tid ledelse strategi i din daglige rutine. Tid forvaltningstiltak hjelpe deg å sette tidsbegrensninger på arbeid, takle en oppgave om gangen, og planlegge dagen med mer intensjon.

1. Timeboxing

Timeboxing.er en målrettet tidsstyringsstrategi hvor du fullfører arbeid innenfor "tidsbokser". Denne strategien er spesielt effektiv hvis du er usikker på hvor mye tid du bruker på hver oppgave, og ønsker å nærmegjøremålslistemer vilje.

Timeboxing hjelper deg med å bryte ned store oppgaver i mindre stykker, og deretter fullføre disse brikkene i en rimelig tid. Hver oppgave bør ha sin egen unike tidsboks som varer ikke mer enn tre timer. For eksempel, hvis du trenger å skrive et blogginnlegg, kan du opprette en to-timers tidsboks for å skrive en oversikt. Så etter å ha tatt en pause, kan du lage en annen tre timers tidsboks for å starte det første utkastet. Ved å bryte arbeidet i mindre stykker, kan du gjøre jevn fremgang mot målet ditt i løpet av dager eller uker.

2. Tidsblokkering

Tid blokkeringLigner på TimeBoxing, men i stedet for å planlegge spesifikk tid for hver enkelt oppgave, vil du øve på å blokkere bestillede perioder med kalenderen din for relatert arbeid. Når du bruker tid som blokkerer for å planlegge arbeidet ditt, bryter du effektivt arbeidsugen til diskrete tidsluker hvor du kan jobbe med prosjekter, kommunisere med kollegaer, ta en pause, eller til og med trene. Tidsblokkering kan hjelpe deg med å dedikere mer tid til å flyte ogdyp arbeidved å tillate deg å fokusere uten å bli avbrutt.

For å lage en tidsblokk, start med å finne ut dine daglige eller ukentlige prioriteringer. Deretter kan du gruppere lignende oppgaver slik at du kan jobbe på dem i en gangs blokk. Endelig praksis planleggingsblokker av fokus tid på kalenderen din for å hjelpe deg med å holde fast i din tid blokkert tidsplan.

3. POMODORO METODE

Ligner på tidsboksing og tid blokkering,Pomodoro metodeHjelper deg med å takle arbeid innen korte rammer og deretter ta pauser mellom arbeidsøkter. Pomodoro Time Management Strategy er spesielt nyttig fordi det aktivt oppfordrer vanlige pauser, som er gode forindre motivasjon- og bra for hjernen din. Faktisk antyder forskning at å ta pauser gjør folkmer kreativitet .

Hvis du vil bruke Pomodoro-metoden, trenger du en timer, en prioritert TO-DO-liste, og en "Snooze" -funksjon på dine varsler. Start med å sette timeren i 25 minutter, og prøv å bruke den tiden utelukkende på en oppgave - unngå å sjekke tekstmeldingene eller sosiale medier hvis det er mulig. Så, når tiden er opp, ta en fem minutters pause. Ideelt sett, sikte på å gjøre noe fysisk under pause, som å ta en matbit eller komme opp til strekk, men det er greit å sjekke enhetene dine eller se om du har en viktig ping mens du var fokusert på oppgaven din.

Gjenta prosessen med å jobbe i 25 minutter og deretter ta en fem minutters pause fire ganger. Så, etter den fjerde arbeidsøkten, ta en lengre 20-30 minutters pause.

4. Spis frosken

Mark Twain berømt sa, "Hvis det er din jobb å spise en frosk, er det best å gjøre det første om morgenen." DeSpis froskenTime Management Strategy tar inspirasjon fra dette sitatet og oppfordrer deg til å takle store eller komplekse oppgaver først før du arbeider på ditt mindre viktige eller mindre presserende arbeid. Denne strategien er spesielt nyttig hvis du deler dagene dine mellom vanlig, daglig arbeid og høy prioriterte oppgaver.

Med spiser froskmetoden, kan du sikre at du kommer til ditt viktigste arbeid hver dag. For å komme i gang med denne tidsstyringsstrategien, sørg for at du sporer arbeidet ditt og prioriteringer i et sentralisert verktøy. Se etter en måte å koble tilDaglige oppgaver til selskapsmål. På den måten kan du bedre identifisere hvilke oppgaver som skal prioritere hver dag, og sørg for at du får de til-dosene ferdig først. Så når du har spist din frosk for dagen, kan du gå videre til resten av arbeidet ditt.

5. Pareto-prinsippet

Hvis du spiser en frosk første ting om morgenen, høres ikke appetittvekkende, du kan foretrekke Pareto Time Management-strategien. DePareto-prinsippetEr det motsatte av Eat Frosk-metoden - denne strategien oppfordrer deg til å få raske oppgaver ut av veien, slik at du kan føle deg mer oppnådd og motivert når du går inn i dagen din.

Ofte kalt "80/20-regelet", "Pareto-prinsippet har en grunnleggende regel: du bruker 20% av tiden din på 80% av arbeidet ditt. Hvis du kan få de 80% av oppgavene dine ut av veien i relativt rask ordre, frigjør du arbeidsdagen din for å takle 20% av arbeidet ditt som tar 80% av tiden din.

6. Få ting gjort (GTD)

De Få ting gjortMetoden ble oppfunnet av David Allen tidlig på 2000-tallet. Ifølge Allen er det første skrittet for å få ting gjort ting å skrive ned alt du trenger å gjøre. Ved å frigjøre hjernekraft og i stedet stole påOppgavebehandlingsverktøy, Du kan fokusere på å handle og husker ikke hva du trenger å gjøre.

For å bruke GTD-metoden, ta tak i alt ditt kommende arbeid på ett sted. Så når du har skrevet ned alt du trenger å gjøre, sortere og prioritere arbeidet ditt. For eksempel kan du ha arbeid du ikke lenger trenger å gjøre (som går i "søppel"), arbeid du vil gjøre til slutt, men ikke akkurat nå (som går inn i et "senere" prosjekt eller mappe), arbeid som er avhengig på andre oppgaver, og så videre. Verktøyet skal fange alle detaljene - det er din jobb å handle på dem.

6 Time Management Tips for å bli mer ferdig

Du kan eller kanskje ikke liker å bruke en etablert tidsstyringsstrategi for å organisere arbeidet ditt. Ikke hver tidsstyringsstrategi er effektiv for hver person - det er derfor det er så mange av dem i utgangspunktet. I stedet, prøv disse seks tipsene for å bygge dine tidsstyringsferdigheter.

1. Koble til daglig arbeid til mål

Tidshåndtering handler ikke alltid om å få alt arbeidet ditt, snarere, det handler om å identifisere og prioritere ditt viktigste arbeid. For å gjøre det, må du koble ditt daglige arbeid til lag eller firma mål, slik at du kan identifisere de viktigste oppgavene å takle daglig. Men, ifølge en nyligUndersøkelse av over 6000 globale kunnskapsarbeidere, bare 26% av de ansatte sier at de har en veldig klar forståelse av hvordan deres individuelle arbeid er knyttet til selskapsmål.

Den beste måten å koordinere arbeid og prioriteringer på tvers av alle nivåer i organisasjonen din er med enArbeidsstyringsverktøy. Med arbeidsledelse kan du koble daglig arbeid og teamprosjekter til selskapets mål, slik at gruppemedlemmene dine alltid forstår hvordan deres arbeid påvirker selskapets prioriteringer.

2. Prioritere og organisere arbeidet ditt

Enten du liker å spise froskemetoden eller foretrekker å få ting gjort tilnærming, er det viktig å vite hvilke oppgaver som er viktige. Uunngåelig har du en oppgave som skifter i prioritet eller en frist som blir flyttet opp eller ned. Hvis du ikke har klarhet på hvilket arbeid som er viktigere, vil du ikke kunne tilpasse og prioritere det rette arbeidet.

Hvorfor prioritere arbeidsmateriell? Du kan være kjent med Burnout, noe som påvirker et økende antall globale ansatte hvert år. Men det som er mindre dokumentert, er hvordan uklare prioriteringer bidrar til utbrenthet. IfølgeAnatomi av arbeidsindeks, 29% av kunnskapsarbeidere som rapporterte å føle at Burnout referert til å føle seg overarbeidet fra mangel på klarhet på oppgaver og roller som en medvirkende faktor. Å vite hvilke oppgaver som skal prioritere, kan bidra til å redusere den følelsen og øke tilliten til at du jobber med de riktige oppgavene hver dag.

3. Planlegg fremover på slutten av hver dag

Arbeidsdagen føles ofte som en scramble fordi vi allerede er bak da vi kommer i gang. Hvis du er den typen person som går gjennom e-postmeldinger hver morgen, prøver å finne ut hva du skal prioritere for dagen, er du ikke alene. Heldigvis er det en bedre måte.

I stedet for å prøve å finne ut hva du skal gjøre om morgenen, tilbringe de siste fem minuttene av hver dag forbereder den neste. Dette kan øke motivasjonen fordi du vet nøyaktig hva du gjør hver dag før du selv logger på. Det er også en verdifull måte å sikre at du skal få ditt viktigste arbeid gjort hver dag. I stedet for å reagere på en e-post eller en forespørsel klokka 4:30 om ettermiddagen, kan du sørge for å innlemme det viktige arbeidet i neste dags tidsplan.

4. Si "nei" eller delegat

En fordel ved å klargjøre dine prioriteringer er at du får en forståelse av hva som er mindre av en prioritet også. Det er ikke alltid lett å si "Nei" å jobbe - men det hjelper når du kan forklare at du sier "Nei" fordi arbeidet ikke retter seg med dine nåværende prioriteringer. Definere prioriteringer for deg selv - og dele disse prioriteringene med dine lagmedlemmer - kan gi alle mer klarhet.

Hvis arbeidet må bli gjort, men fortsatt ikke er en prioritet for deg, se om du kanDelegere den til et annet lagmedlem. Husk å delegere betyr ikke at oppgaven ikke er viktig, det betyr bare at arbeidet ikke er i tråd med dine nåværende prioriteringer. Det kan være at dette arbeidet er mer relevant for andres kompetanse - og når du overfører det til dem, må du sørge for at arbeidet er gjort av den beste personen for jobben.

5. Revisjonsoppgaver

Ligner på å si "Nei" å jobbe, ta deg tid til å se gjennom oppgaver du har forpliktet deg til en stund tilbake og jobber fortsatt med. Er det noe som for øyeblikket er på tallerkenen din som ikke lenger justerer seg med lagets mål?

Når du finner disse oppgavene, spør deg selv om dette arbeidet må gjøres i det hele tatt. Hvis det ikke lenger er viktig for teamet ditt, bør du vurdere å sette arbeidet på vent. Hvis oppgaven fortsatt må gjøres, spør deg selv om du er den beste personen for jobben - og hvis ikke, gå gjennom den samme delegasjonsøvelsen for å finne ut hvem som er.

6. Ditch håndskrevet til-dos-bruk et verktøy

Hvis du fortsatt sporer arbeidet ditt for hånd, er det på tide å oppgradere til et elektronisk verktøy. Som tilfredsstillende som det kan være å ta notater manuelt, skrevetå gjøre listerer uorganisert, utsatt for feil, lett å miste, og ineffektivt.

I stedet sørg for at flertallet av prosjektledelsen skjer i et dedikert verktøy.ProsjektstyringsverktøyTilbyr en rekke funksjoner som gjør det enklere å få mest mulig ut av din tid. Med et prosjektstyringsverktøy kan du:

Koordinere tverrfunksjonelt arbeid og spore nøyaktig hvem som gjør hva som helst når.

Kommuniser om arbeid, del tilbakemelding, ogRapporter om prosjektstatuspå en plass.

Spor fremgang i sanntid for å se nøyaktig hvor arbeidet står.

Se forfallsdatoer ogavhengigheterSå du kan slå dine mål uten scrambling.

Pluss, hvis du tror det er ingenting som å krysse en oppgave av din skriftlige oppgaveliste, vent til du ser en flokkfeiring skapningerfly over skjermen.

6 Time Management Quick Wins

Tidsstyringsstrategiene og tipsene vi skissert ovenfor er nyttige - men de tar litt tid å implementere. Ønsker du å komme i gang de neste fem minuttene? Prøv disse seks raske vinner for å forbedre tidsstyringen din akkurat nå.

1. Snooze varsler

Vi hopper kontinuerlig mellom apper, varsler og oppgaver. Faktisk, den gjennomsnittlige kunnskapsarbeiderbytter mellom 10 apperopptil 25 ganger per dag. Derfor er det vanskeligere å fokusere på oppgaven ved hånden og komme inn i en god flyt, noe som betyr at arbeid tar lengre tid.

Når du kan, slå av meldingene dine eller bruk "Ikke forstyrr" -funksjonene for midlertidig å deaktivere varslingene midlertidig. På den måten kan du dykke inn i dypt arbeid - mens du også lar teamet ditt vite at du kommer tilbake til dem senere. De fleste verktøyene viser at du er midlertidig snoozed, så lagmedlemmer vet ikke å forvente et svar fra deg med en gang. Om nødvendig kan de vanligvis velge å overstyre funksjonen, så du er aldri for langt utenfor rekkevidde.

2. Organiser din fysiske plass

Tenk tilbake til hvor rent skrivebordet ditt var da du først satte det opp. Du hadde sannsynligvis en dataskjerm og et tastatur, kanskje et notisblokk, men sannsynligvis ikke mye annet. Hvis du er noe som oss, var det rent skrivebordet ikke lenge. Over tid har du uunngåelig akkumulerte papirer, bokser, bøker, klebrig notater og strekk ledninger.

Et rotete skrivebord virker kanskje ikke som mye, men visuell rot kan påvirke mental rot, og gjøre det vanskelig å fokusere. Ta en rask fem minutters pause for å organisere skrivebordet ditt. Kast bort noen papirer som ikke lenger er nødvendige, stable bøkene dine i en fin rad, og spol noen avgående ledninger som kan ligge rundt. Da, når du kommer tilbake til jobb, kan det hende du finner ut at det er lettere å fokusere.

3. Gruppe som oppgaver

Hver gang du bytter mellom oppgaver, må hjernen din finne den aktuelle konteksten og informasjonen for den nye oppgaven og gi den kunnskapen til forkant av tankene dine. Visst, det tar bare sekunder for hjernen din å gjøre det - men hvis du stadig bytter mellom oppgaver og prosjekter, betyr det at du tvinger hjernen din til å jobbe overtid.

Dette kan føre til redusert produktivitet - for ikke å nevne økt utmattelse på slutten av dagen. Så prøv å gruppere som oppgaver. Se om du kan jobbe med alle oppgavene dine for ett prosjekt, eller alle oppgaver for samme leverbare, i samme tid. Når du gjør det, vil du bruke mindre tidskonkurranse og mer tid med fokus på å få høy effektarbeid gjort.

4. Arbeid på raske oppgaver mellom møter eller fokus tid

Du har sannsynligvis noen få oppgaver hver dag som tar fem eller 10 minutter å fullføre. Disse kan være raske svar på et lagmedlem, og fikse en skrivefeil på et dokument, eller sende inn en arbeidsforespørselsskjema til en annen kollega.

Hvis du har denne typen arbeid, lagre det et sted som er foran og senter-lignende et prosjektstyringsverktøy - men ikke umiddelbart på det. I stedet lagre disse oppgavene for de fem minuttene mellom møter eller 10 minutter umiddelbart etter lunsj mens du kommer tilbake til svingen av ting. Ikke bare vil du kunne raskt takle dette arbeidet - og føle deg godt for å gjøre det - de vil også ikke ta opp verdifull mental energi som kan bli brukt på mer komplisert arbeid.

5. Stopp å prøve å multitask

For å si det enkelt,Multitasking er en myte. Mens det kan føles som om du gjør mer enn én ting samtidig, når du prøver å multitask, tvinger du faktisk hjernen din for å raskt bytte mellom oppgaver. Hver gang du bytter mellom arbeid, trenger hjernen din å finne informasjonen og konteksten for den oppgaven. Ikke bare gjør dette mer innsats enn å bare fokusere på en å gjøre, det utformer også hjernen din.

I stedet for multitasking, sikte på å jobbe med en oppgave om gangen, slik at du kan komme i strømmen mens du arbeider.Flow State.skjer når du er så fokusert på at du føler at du er "i sonen". Når du kommer inn i flyt, kan du få mer arbeid gjort mer effektivt, siden hjernen din bare fokuserer på en oppgave om gangen.

6. Ta pauser

Det kan virke counterintuitive, men en av de beste tingene du kan gjøre for å forbedre din tidshåndtering, er å ta en pause. Vi har en tendens til å reagere på å føle seg på jobben ved å bare gjøre mer av det, men hjernen din trenger tid til å hvile og lade opp. Hvis du er overarbeidet og brent ut - vil du ikke kunne få noe gjort, mye mindre takle ditt viktigste arbeid.

Hvis du tar en pause, føles det vanskelig å gjøre, er du ikke alene. Ifølge vår forskning,32% av kunnskapsarbeidereHvem føler Burnout Report ikke å kunne slå av eller koble fra som noe som brenner deres utbrenthet. Fordi de ikke kan slås av, blir de brent ut, og når de er brent ut, kan de ikke slås av - det er en uendelig syklus.

Hvis du sliter med å huske å ta pauser, bør du vurdere å planlegge dem i kalenderen din. Så når pausen dukker opp på kalenderen din, tvinge deg til å ta det - selv om du bare står opp for å strekke seg. Selv om det kan føle seg stressende å ta den pause, vil du føle deg bedre når du gjør det.

Ta kontroll over din tid

Til syvende og sist er tidsstyring mer av en sinnstilstand enn noe annet. For å effektivt administrere tiden din, prioriterer du arbeidet ditt, så du vet å jobbe på hver dag. I stedet for å la din gjøremål-liste diktere dine prioriteringer, fokusere oppmerksomheten på din intensjon om å virkelig kjøre innvirkning.

For å komme i gang, sørg for at du sporer arbeid i et sentralisert verktøy. Klar til å komme i gang? Lær hvordanUDN Task Managerkan hjelpe degOrganiser oppgavene dine og trykk dine leveranser .