18 sfaturi de gestionare a timpului, strategii și victorii rapide pentru a face cea mai bună lucrare

Astăzi, suntem în mod constant întreruptă de instrumente, notificări, e-mailuri, social media - îl numiți. În economia noastră de distragere, haosul a devenit norma.

Este aproape imposibil să se concentreze asupra a ceea ce contează cu adevărat sau știți dacă prioritizați munca corectă la momentul potrivit. Intențiile dvs. pentru ziua zboară pe fereastră în fața unor sarcini prioritare, mesaje aparent urgente și notificări care nu se termină niciodată. Pentru a ține pasul cu ritmul muncii,80% dintre lucrătorii din cunoaștereRaport care lucrează cu Inbox sau alte aplicații de comunicare deschise. Ca urmare, lucrătorii sunt mai puțin eficienți, cu mesaje, acțiuni și termene mai susceptibile de a fi ratate.

Șabloane de gestionare a timpuluivă poate ajuta să vă întoarceți timpul și să aduceți mai multă atenție în rutina dvs. zilnică. În loc să vă lăsați lista de sarcini să vă dicteze modul în care vă petreceți timpul, puteți utiliza strategiile de gestionare a timpului pentru a vă stabili în mod intenționat prioritățile zilnice și concentrați-vă pe cea mai relevantă lucrare.

Nu există o modalitate corectă de a vă gestiona timpul. În acest articol, vom acoperi 18 sfaturi, strategii și victorii rapide pentru a vă ajuta să luați controlul asupra sarcinilor dvs. - și timpul dvs.

Ce este managementul timpului?

Gestionarea timpului este practica gestionării muncii dvs. pentru a vă asigura că vă petreceți timpul cât mai intenționat posibil. Conducerea timpuluicrește productivitatea- Dar cel mai mare avantaj al gestionării eficiente a timpului este abilitatea de a vă priorit mai bine ziua, astfel încât să puteți face spațiu pentru odihnă și îngrijire de sine.

Beneficiile managementului timpului

Strategiile de gestionare a timpului de timp vă pot ajuta să organizați și să prioritizați sarcinile astfel încât să puteți:

Simțiți-vă că aveți mai mult timp în ziua dvs.Când vă intenționați de locul în care merge timpul dvs., puteți constata că reduceți sarcinile inutile, de-prioritizarea muncii care nu trebuie să se facă astăzi și să realizeze lucrurile în mai puțin timp. Nu veți avea literalmente mai mult timp în ziua dvs. - dar puteți găsi că realizați mai mult în același timp.

Să stabilească limite între muncă și timp personal.Îmbunătățirea managementului dvs. de timp nu este vorba despre stoarcerea fiecărei secunde de productivitate pe care o aveți la locul de muncă. Mai degrabă, aceste strategii vă pot ajuta să vă faceți griji cele mai importante și să identificați ce lucru poate aștepta până mâine. Prin prioritizarea activității care trebuie să se facă astăzi și să clarifice ce lucrări puteți amâna la o dată ulterioară, de asemenea, stabiliți granițe între timpul dvs. de lucru și timpul personal.

Reduce stresul.Fără gestionarea eficientă a timpului, se poate simți că nu aveți niciodată suficient timp la locul de muncă. S-ar putea să vă simțiți ca și cum ați alerga și puneți focuri - ceea ce poate duce la creșterea stresului și, în cele din urmă, la Burnout. De fapt, în conformitate cuAnatomia indexului de lucru, 71% dintre lucrătorii de cunoștințe au raportat senzația de arsură cel puțin o dată în 2020.

Îmbunătățiți productivitatea.Există o varietate de sfaturi de gestionare a timpului pentru a ajuta la reducerea procrastinării și pentru a crește productivitatea. Prin identificarea principalelor dvs. priorități pentru această zi, nu veți fi doar mai productivi - puteți, de asemenea, să vă simțiți încrezători că lucrați la lucrurile potrivite în fiecare zi.

Sparge obiceiurile proaste.Nimeni nu vrea să procureze. Dar, de-a lungul timpului, obiceiurile rele se pot strânge și pot obține în calea muncii cu impact ridicat. (Încredeți-ne, am fost și acolo acolo.) Strategiile de gestionare a timpului vă pot ajuta să identificați și să ieșiți din obiceiurile proaste.

6 strategii de gestionare a timpului pentru a crește productivitatea

Una dintre cele mai ușoare modalități de a vă construi abilitățile de gestionare a timpului este de a încorpora o strategie de gestionare a timpului încercată și adevărată în rutina zilnică. Strategiile de gestionare a timpului vă ajută să stabiliți limitele de timp la locul de muncă, să abordați o sarcină la un moment dat și să vă programați ziua cu mai multă intenție.

1. Timeboxing

Timeboxingeste o strategie de gestionare a timpului orientat spre scopuri în care ați finalizat lucrul în "TimeBoxes". Această strategie este deosebit de eficientă dacă nu sunteți sigur cât de mult timp cheltuiți pentru fiecare sarcină și doriți să vă apropiați de dvs.listă de sarcinimai intenționat.

Timeboxing vă ajută să vă desființați sarcini mari în bucăți mai mici și apoi să completați aceste piese într-o perioadă rezonabilă de timp. Fiecare sarcină ar trebui să aibă o cutie de timp unică, care nu durează mai mult de trei ore. De exemplu, dacă aveți nevoie să scrieți un mesaj de blog, puteți crea o foaie de timp de două ore pentru a scrie o schiță. Apoi, după ce ați luat o pauză, puteți crea încă o dată de timp de trei ore pentru a începe primul proiect. Prin ruperea lucrării în bucăți mai mici, puteți face progrese constante spre obiectivul dvs. pe parcursul zilelor sau săptămânilor.

2. Blocarea timpului

Blocarea timpuluiEste similar cu Timeboxing, dar în loc să planificăm timpul specific pentru fiecare sarcină individuală, veți practica blocarea perioadelor de setare a calendarului dvs. pentru muncă conexă. Când utilizați blocarea timpului pentru a vă programa munca, încălcați efectiv săptămâna de lucru în sloturi de timp discrete unde puteți lucra la proiecte, comunicați cu colegii, faceți o pauză sau chiar exerciții. Blocarea timpului vă poate ajuta să vă dedicați mai mult timp să curgeți șimuncă profundăVă permițându-vă să vă concentrați fără a fi întrerupt.

Pentru a crea un bloc de timp, începeți prin a vă imagina prioritățile zilnice sau săptămânale. Apoi, grupați sarcini similare, astfel încât să puteți lucra la ele într-un singur bloc. În cele din urmă, practicați blocurile de programare de timp de focalizare în calendarul dvs. pentru a vă ajuta să respectați programul dvs. blocat de timp.

3. Metoda Pomodoro.

Similar cu momeala și blocarea timpului,Metoda Pomodoro.Vă ajută să rezolvați munca în termen scurt și apoi să luați pauze între sesiunile de lucru. Strategia de gestionare a timpului Pomodoro este deosebit de utilă deoarece încurajează în mod activ pauzele regulate, care sunt bune pentrumotivarea intrinsecă- Și bine pentru creierul tău. De fapt, cercetările sugerează că luarea de pauze face oameniimai creativi .

Pentru a utiliza metoda Pomodoro, aveți nevoie de un cronometru, o listă prioritară de sarcini și o caracteristică "Snooze" pe notificările dvs. Începeți prin setarea temporizatorului timp de 25 de minute și încercați să petreceți acea perioadă care lucrează exclusiv la o sarcină - evitați verificarea mesajelor text sau a mediilor sociale, dacă este posibil. Apoi, odată ce timpul este în sus, luați o pauză de cinci minute. În mod ideal, scopul de a face ceva fizic în timpul pauzei dvs., cum ar fi apuca o gustare sau de a se ridica la întindere - dar este ok pentru a vă verifica dispozitivele sau pentru a vedea dacă ați avut un ping important în timp ce v-ați concentrat asupra sarcinii dvs.

Repetați procesul de lucru timp de 25 de minute și apoi luați o pauză de cinci minute de patru ori. Apoi, după cea de-a patra sesiune de lucru, luați o pauză mai lungă de 20-30 de minute.

4. Mănâncă broasca

Mark Twain a spus, "Dacă e treaba ta să mănânci o broască, este mai bine să faci primul lucru dimineața". ÎnMănâncă broascaStrategia de gestionare a timpului se inspiră din această cotă și vă încurajează să abordați mai întâi sarcinile mari sau complexe înainte de a lucra la munca dvs. mai puțin importantă sau mai puțin urgentă. Această strategie este deosebit de utilă dacă vă împărțiți zilele între sarcinile obișnuite, zilnice și sarcinile cu prioritate ridicată.

Cu ajutorul metodei de broască, vă puteți asigura că ajungeți la cea mai importantă lucrare în fiecare zi. Pentru a începe cu această strategie de gestionare a timpului, asigurați-vă că vă urmăriți munca și prioritățile într-un instrument centralizat. Căutați o modalitate de a vă conectaSarcini zilnice pentru obiectivele companiei. În acest fel, puteți identifica mai bine ce sarcini să prioritizeze în fiecare zi și să vă asigurați că ați făcut mai întâi acele la-dos. Apoi, odată ce ți-ai mâncat broască pentru a doua zi, poți să mergi la restul muncii tale.

5. Principiul Pareto.

Dacă mănâncă o broască primul lucru dimineața nu sună apetisant, s-ar putea prefera strategia de gestionare a timpului Pareto. ÎnPareto PrincipiuEste opusul mâncării metodei de broască - Această strategie vă încurajează să scoateți mai repede sarcini, astfel încât să vă puteți simți mai realizat și motivați în timp ce vă îndreptați în ziua voastră.

Adesea numit "regula 80/20", principiul Pareto are o regulă fundamentală: vă petreceți 20% din timpul dvs. pe 80% din munca dvs. Dacă puteți obține cele 80% din sarcinile dvs. în mod relativ rapid, vă eliberați ziua de lucru pentru a aborda 20% din munca dvs. care va dura 80% din timpul dvs.

6. Obținerea lucrurilor (GTD)

În Obținerea lucrurilorMetoda a fost inventată de David Allen la începutul anilor 2000. Potrivit lui Allen, primul pas pentru a face lucrurile de făcut este să scrie tot ce trebuie să faceți. Eliberând puterea creierului și în schimb, bazându-se peInstrumente de gestionare a sarcinilor, vă puteți concentra asupra luării de acțiune - și nu vă amintiți de ceea ce trebuie să faceți.

Pentru a utiliza metoda GTD, capturați toate lucrările viitoare într-un singur loc. Apoi, odată ce ați scris tot ce trebuie să faceți, să sortați și să vă prioritizați munca. De exemplu, este posibil să aveți de lucru pe care nu mai trebuie să-l faceți (care merge în "coșul de gunoi"), munca pe care doriți să o faceți în cele din urmă, dar nu chiar acum (ceea ce merge într-un proiect sau un dosar "mai târziu"), munca dependentă pe alte sarcini și așa mai departe. Instrumentul ar trebui să capteze toate detaliile - este treaba dvs. să le luați măsuri asupra lor.

6 sfaturi de gestionare a timpului pentru a obține mai mult

Puteți sau nu vă place să utilizați o strategie de gestionare a timpului stabilit pentru a vă organiza activitatea. Nu de fiecare strategie de gestionare a timpului este eficientă pentru fiecare persoană - de aceea există atât de mulți dintre ei în primul rând. În schimb, încercați aceste șase sfaturi pentru a vă construi abilitățile de gestionare a timpului.

1. Conectați munca zilnică la obiective

Gestionarea timpului nu este întotdeauna despre obținerea tuturor lucrărilor dvs. făcute mai degrabă, este vorba despre identificarea și prioritizarea muncii celei mai importante. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă conectați munca de zi cu zi la obiectivele echipei sau ale companiei, astfel încât să puteți identifica cele mai importante sarcini pentru a rezolva zilnic. Dar, potrivit unui recentAncheta a peste 6.000 de muncitori la nivel mondial, doar 26% dintre angajați spun că au o înțelegere foarte clară a modului în care munca lor individuală se referă la obiectivele companiei.

Cea mai bună modalitate de a coordona munca și prioritățile pe toate nivelurile organizației dvs. este cu aInstrumentul de gestionare a muncii. Cu managementul muncii, puteți conecta proiectele de lucru zilnice și de echipă la obiectivele companiei, astfel încât membrii echipei dvs. înțeleg întotdeauna modul în care munca lor afectează prioritățile companiei.

2. Prioritizați și organizați munca dvs.

Indiferent dacă vă place să mâncați metoda broască sau să preferați abordarea lucrurilor făcute, este esențial să știm ce sarcini sunt importante. În mod inevitabil, veți avea o sarcină care să schimbe în prioritate sau un termen limită care se deplasează în sus sau în jos. Dacă nu aveți claritate pe care munca este mai importantă, nu veți putea să vă adaptați și să prioritizați munca corectă.

De ce prioritizarea materiei de lucru? S-ar putea să fiți familiarizați cu Burnout, ceea ce influențează un număr tot mai mare de angajați globali în fiecare an. Dar ceea ce este mai puțin documentat este modul în care prioritățile neclare contribuie la Burnout. In conformitate cuAnatomia indexului de lucru, 29% dintre lucrătorii de cunoștințe care au raportat sentimentul de arsură citată să se simtă suprasolicitați dintr-o lipsă de claritate pe sarcini și roluri ca factor care contribuie. Știind care sarcini de prioritizare pot ajuta la reducerea acelui sentiment și creșterea încrederii că lucrați la sarcinile potrivite în fiecare zi.

3. Planificați înainte la sfârșitul fiecărei zile

Ziua de lucru se simte adesea ca o luptă pentru că suntem deja în urmă până când începem. Dacă sunteți tipul de persoană care trece prin e-mailuri în fiecare dimineață încercând să-și dea seama ce să prioritizeze ziua, nu ești singur. Din fericire, există o cale mai bună.

În loc să încerci să dai seama ce ar trebui să faci dimineața, petreceți ultimele cinci minute din fiecare zi pregătindu-se pentru următoarea. Acest lucru poate crește motivația pentru că știți exact ce faceți în fiecare zi înainte de a vă conecta. Este, de asemenea, o modalitate valoroasă de a vă asigura că veți obține o lucrare cea mai importantă în fiecare zi. În loc să reacționați la un e-mail sau la o solicitare la 4:30 după-amiaza, vă puteți asigura că încorporați această lucrare importantă în programul de a doua zi.

4. Spuneți "nu" sau delegați

Un avantaj al clarificării priorităților dvs. este că veți obține o înțelegere a ceea ce este mai puțin o prioritate. Nu este întotdeauna ușor să spui "nu" de lucru - dar ajută atunci când poți explica că spui "nu" pentru că munca nu se aliniază cu prioritățile dvs. actuale. Definirea priorităților pentru dvs. - și împărtășirea acestor priorități cu membrii echipei dvs. - pot da tuturor mai multă claritate.

Dacă lucrarea trebuie să se facă, dar totuși nu este o prioritate pentru dvs., vedeți dacă putețidelegați-o unui alt membru al echipei. Păstrați-vă în minte, nu înseamnă că sarcina nu este importantă, înseamnă că munca nu este în concordanță cu prioritățile dvs. actuale. Ar putea fi faptul că această lucrare este mai relevantă pentru expertiza altcuiva - și atunci când le-ați reasignat, vă asigurați că lucrarea este făcută de cea mai bună persoană pentru slujbă.

5. Auditați sarcinile

Similar cu a spune "Nu" de a lucra, ia ceva timp pentru a privi prin sarcini pe care le-ai angajat într-o vreme înapoi și încă mai lucrează. Există ceva care este în prezent pe placa dvs. care nu mai aliniază cu obiectivele echipei dvs.?

Când găsiți aceste sarcini, întrebați-vă dacă această lucrare trebuie făcută deloc. Dacă nu mai este important pentru echipa dvs., luați în considerare punerea în așteptare a lucrării. Dacă sarcina trebuie făcută, întrebați-vă dacă sunteți cea mai bună persoană pentru locul de muncă - și dacă nu, treceți prin același exercițiu de delegație pentru a afla cine este.

6. Ditch HandrisTn la-Dos-Utilizați un instrument

Dacă încă urmăriți lucrul cu mâna, este timpul să faceți upgrade la un instrument online. Ca fiind satisfăcătoare, deoarece poate fi să luați note manual, scriseliste de to-dosunt dezorganizate, predispuse la greșeli, ușor de pierdut și ineficiente.

În schimb, asigurați-vă că majoritatea managementului dvs. de proiect se întâmplă într-un instrument dedicat.Instrumente de management de proiectOferiți o varietate de caracteristici care fac mai ușor să profitați la maximum de timpul dvs. Cu un instrument de management de proiect puteți:

Coordonați munca transfrontalieră și urmăriți exact cine face ceea ce până când.

Să comunice despre muncă, să acționezi feedback șiRaport privind starea proiectuluiintr-un loc.

Urmăriți progresul în timp real pentru a vedea cu precizie unde funcționează munca.

Vedeți datele datorate șidependențeDeci, puteți să vă atingeți obiectivele fără să vă loviți.

În plus, dacă credeți că nu este nimic cum ar fi traversarea unei sarcini de pe lista scrisă scrisă, așteptați până când vedeți o turmă decelebrarea creaturilorZburați pe ecranul computerului.

6 Managementul timpului câștigă rapid

Strategiile și sfaturile de gestionare a timpului pe care le-am prezentat mai sus sunt utile - dar ei iau ceva timp pentru a implementa. Căutați să începeți în următoarele cinci minute? Încercați aceste șase victorii rapide pentru a vă îmbunătăți gestionarea timpului chiar acum.

1. Snooze Notificări

Menționăm constant între aplicații, notificări și sarcini. De fapt, lucrătorul mediu de cunoștințeComută între 10 aplicațiipână la 25 de ori pe zi. De aceea este mai greu să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână și să intrați într-un flux bun - ceea ce înseamnă că munca necesită mai mult.

Când puteți, opriți notificările sau utilizați caracteristicile "Nu deranjați" pentru a dezactiva temporar notificările. În acest fel, vă puteți arunca în lucru profund - în timp ce lăsați-vă echipa să știe că veți reveni mai târziu la ei. Cele mai multe instrumente arată că sunteți temporar amânat, astfel încât membrii echipei știu să nu se aștepte imediat la un răspuns de la dvs. Dacă este necesar, ele pot alege, de obicei, să suprascrie caracteristica, așa că nu sunteți niciodată prea departe.

2. Organizați-vă spațiul fizic

Gândește-te la cât de curat a fost biroul tău când ai pornit mai întâi. Probabil ați avut un monitor de calculator și o tastatură, poate un notepad, dar probabil nu prea mult. Dacă ești ceva de genul nostru, biroul curat nu a durat mult timp. De-a lungul timpului, ați acumulat în mod inevitabil lucrări, cutii, cărți, note lipicioase și fire de rătăcire.

Un birou dezordonat s-ar putea să nu pare mult, dar dezordine vizual poate influența dezordine mentală, și face greu să se concentreze. Ia o pauză de cinci minute rapid pentru a organiza birou. Aruncați orice documente care nu mai sunt necesare, stiva de cărți într-un rând elegant, și bobina orice fire vagabonzi care ar putea fi situată în jurul valorii. Apoi, când te întorci la locul de muncă, ați putea găsi că este mai ușor să se concentreze.

3. Grupul ca sarcini

De fiecare dată când comutați între sarcini, creierul trebuie să găsească contextul și informațiile relevante pentru această sarcină nouă și să aducă aceste cunoștințe în prim-planul mintea ta. Sigur, este nevoie de doar câteva secunde pentru creierul tau de a face acest lucru, dar dacă sunteți în mod constant comutarea între sarcini și proiecte, înseamnă că te forțând creierul să ore suplimentare.

Acest lucru poate duce la epuizare redusă productivitate sporită să nu mai vorbim la sfârșitul zilei. Deci, în schimb, încercați să grup ca sarcini. Vezi dacă poți lucra la toate sarcinile pentru un proiect, sau toate sarcinile pentru același livrabil, în același bloc de timp. Când faci, vei petrece mai puțin timp de comutare de context și mai mult timp sa concentrat pe obtinerea de lucru de mare impact realizat.

4. Lucrările la sarcini rapide între întâlniri sau timpul de focalizare

Aveți probabil câteva sarcini în fiecare zi, care ia cinci sau 10 minute pentru a finaliza. Acestea pot fi răspunsuri rapide la un membru al echipei, fixare o greșeală de scriere pe un document, sau trimite un formular pentru cererea de lucru la un alt coleg.

Dacă aveți acest tip de lucru, se păstrează undeva că din față și centru ca un instrument de management de proiect, dar nu de lucru nu imediat pe ea. În schimb, salvați aceste sarcini pentru cele cinci minute între reuniuni sau 10 minute imediat după masa de prânz, te înapoi în leagăn de lucruri. Nu numai ca vei fi capabil să abordeze rapid acest lucru și simt bine pentru a face it-ei, de asemenea, nu vor prelua energia mentala valoroasa, care ar putea fi cheltuite pe munca mai complexe.

5. Nu mai încerca să Multitask

Pur și simplu pune,multitasking este un mit. In timp ce s-ar putea simti ca faci mai mult de un singur lucru, în același timp, atunci când încercați să multitask te forțându de fapt, creierul pentru a comuta rapid între sarcini. De fiecare dată când comutați între locul de muncă, creierul are nevoie pentru a găsi informații și contextul pentru această sarcină. Nu numai că acest lucru ia mai mult efort decât pur și simplu concentrându-se pe unul de-a face, de asemenea, ea epuizează creierul.

În loc de multitasking, scopul de a lucra la o sarcină la un moment dat, astfel încât să puteți intra în fluxul de lucru în timp.Structura de statse întâmplă atunci când ești atât de concentrat încât să te simți ca și cum ai „in zona.“ Când ajungi în flux, sunteți capabil de a obține mai mult de lucru face mai eficient, deoarece creierul se concentrează numai pe o singură sarcină la un moment dat.

6. Ia pauze

S-ar putea părea contraintuitiv, dar unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face pentru a îmbunătăți managementul timpului este de a lua o pauză. Avem tendința de a reacționa la sentimentul din spatele pe munca doar a face mai mult de ea, dar creierul tau are nevoie de timp să se odihnească și de reîncărcare. Dacă sunteți suprasolicitat și ars-vă nu va fi capabil de a obține ceva de făcut, cu atât mai puțin aborda munca cea mai importantă.

Dacă luați o pauză se simte greu de făcut, nu ești singur. Potrivit cercetărilor noastre,32% dintre lucrătorii din domeniul cunoașteriicare se simt Burnout raport nu fi capabil de a opri sau deconecta ca ceva care alimentează Burnout lor. Pentru că ei nu se pot opri, ele se ardă afară, și atunci când acestea sunt arse, ei nu pot opri-e un ciclu fără sfârșit.

Dacă lupta să vă amintiți să ia pauze, ia în considerare programarea lor în calendar. Apoi, când pauza apare în calendar, forteaza-te sa-l-chiar dacă ia pur și simplu te ridici la întindere. Chiar dacă s-ar putea simți stresant pentru a lua acea pauza, te vei simți mai bine după ce faci.

Preia controlul asupra timpului

În cele din urmă, managementul timpului este mai mult o stare de spirit decât orice altceva. Pentru a gestiona în mod eficient timpul, munca prioritate, astfel încât să știi la muncă în fiecare zi. În loc de a lăsa să-do lista dicta prioritățile dumneavoastră, vă concentrați atenția asupra intenției de a conduce vehicule cu adevărat impact.

Pentru a începe, asigurați-vă că sunteți de lucru de urmărire într-un instrument centralizat. Gata pentru a începe? Afla cumManager de sarcini UDN.vă poate ajutaorganiza sarcinile și a lovit livrabilelor .