18 Ajanhallintavinkkejä, strategioita ja nopeita voittoja saadaksesi parhaan työn

Tänään keskeydymme jatkuvasti työkaluilla, ilmoituksilla, sähköposteilla, sosiaalisella medialla-nimet. Meidän häiriötekijämme taloudessa Chaos on tullut normi.

On lähes mahdotonta keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää tai tietää, jos priorisoidaan oikeaa työtä oikeaan aikaan. Päivän aikomuksesi lentää ikkunasta suuria ensisijaisia ​​tehtäviä, näennäisesti kiireellisiä viestejä ja loputtomia ilmoituksia. Pysyä työn tahtiin,80% tietotyöntekijöistäRaportti, joka työskentelee postilaatikonsa tai muiden viestintäsovellustensa kanssa. Tämän seurauksena työntekijät ovat vähemmän tehokkaita, viestejä, toimia ja määräaikoja, jotka todennäköisemmin jäävät.

Ajanhallintamallitvoi auttaa sinua ottamaan aikaa ja lisäävät enemmän huomiota päivittäiseen rutiiniin. Sen sijaan, että annat tehtäväluettelosi, sanelet, kuinka vietät aikaa, voit käyttää aikanohjausstrategioita tarkoituksellisesti asettamaan päivittäiset painopisteet ja keskittyvät tärkeimpiin töihin.

Ei ole yhtä oikeaa tapaa hallita aikaa. Tässä artikkelissa katamme 18 eri vinkkejä, strategioita ja nopeita voittoja, joiden avulla voit ottaa takaisin tehtävien ja ajasi.

Mikä on ajanhallinta?

Ajanhallinta on käytäntö hallita työtäsi varmistaaksesi, että vietät aikaa mahdollisimman tarkoituksellisesti. Ajanhallinta voiLisää tuottavuutta-mutta suurin etu tehokkaan ajankäytön on kyky paremmin priorisoida päivä, jotta voit tehdä tilaa levätä ja itsehoitoon.

Ajanhallinnan edut

Hyvä aikahallinta strategiat voivat auttaa sinua järjestämään ja priorisoimaan tehtäviä, jotta voit:

Tuntuu kuin sinulla on enemmän aikaa päivässäsi.Kun olet tarkoituksellinen siitä, missä aika on menossa, saatat huomata, että vähennät tarpeettomia tehtäviä, de-priorisoida työtä, joka ei tarvitse tehdä tänään ja saavuttaa asioita vähemmän aikaa. Sinulla ei kirjaimellisesti ole enää aikaa päiväsi - mutta saatat huomata, että saavutat enemmän samassa määrin.

Luoda työn ja henkilökohtaisen ajan väliset rajat.Ajanhallinnan parantaminen ei ole puristusta joka toinen tuottavuutta, jota sinulla on työssä. Pikemminkin nämä strategiat voivat auttaa sinua saamaan tärkein työsi - ja tunnista, mitä työtä voi odottaa huomenna. Priorisoimalla työstä, joka tarvitsee tehdä tänään ja selventää sitä, mitä työtä voit lykätä myöhempään päivämäärään, perustaa myös rajat työaikasi ja henkilökohtaisen ajan välillä.

Vähentää stressiä.Ilman tehokasta ajanhallintaa se voi tuntea, että sinulla ei ole koskaan tarpeeksi aikaa töissä. Saatat tuntea olosi, jota käytät ympäri ja laittaa tulipaloja - mikä voi johtaa lisääntyneeseen stressiin ja viime kädessä Burnout. Itse asiassaAnatomy of Work Index, 71% Tietotyöntekijöiden kertoivat tuntevansa olonsa työuupumusta ainakin kerran vuonna 2020.

Parantaa tuottavuutta.On olemassa useita aikaa hallintavinkkejä, jotka auttavat vähentämään viivyttelyä ja lisäävät tuottavuutta. Tunnistamalla tärkeimmät prioriteetit päiväksi, et vain ole tuottavampia - voit myös olla varma, että työskentelet oikeilla asioilla joka päivä.

Rikkoa huonoja tapoja.Kukaan ei halua viivyttää. Mutta ajan myötä huonoja tapoja voi kaskata ja saada tiellä suurta vaikutusta. (Luota meihin, olemme olleet siellä myös.) Aikajohtamisstrategiat voivat auttaa sinua tunnistamaan ja murtamaan huonoja tapoja.

6 Ajanhallintastrategiat tuottavuuden lisäämiseksi

Yksi helpoimmista tapoja rakentaa ajanhallintataitoja on sisällyttää kokeiltu ja todellinen ajanhallintastrategia päivittäiseen rutiiniin. Ajanhallintastrategiat Auttavat asettamaan työrajoja työhön, käsittelemään yhtä tehtävää kerrallaan ja aikatauluttaa päiväsi enemmän aikomuksella.

1. TIMEBOXING

Timeboxingon tavoitteellinen ajanhallintastrategia, jossa suoritat työtä "Timeboxes". Tämä strategia on erityisen tehokas, jos et ole varma, kuinka paljon aikaa viettää jokaiseen tehtävään ja haluat lähestyätehtävälistatarkoituksellisemmin.

Timeboxing auttaa sinua hajottamaan suuria tehtäviä pieniksi paloiksi ja suorittavat sitten nämä palat kohtuullisessa määrin. Jokaisella tehtävällä pitäisi olla oma ainutlaatuinen aikavalikko, joka kestää enintään kolme tuntia. Esimerkiksi, jos haluat kirjoittaa blogiviestin, voit luoda kahden tunnin aikamuokan, jotta voit kirjoittaa ääriviivat. Sitten tauon jälkeen voit luoda toisen kolmen tunnin Timebox aloittaa ensimmäisen luonnoksen. Rikkomalla työtä pienempiin paloihin, voit edistää tasaista tavoitettasi päivien tai viikkojen aikana.

2. Ajan estäminen

Aikakatkaisuon samanlainen kuin aikatilaallinen, mutta kunkin yksittäisen tehtävän ajankohtainen ajankohta, käytät estämällä kalenterisi asetettuja aikoja asiaan liittyvästä työstä. Kun käytät aikaa estää työsi, voit tehokkaasti rikkoa työviikko erillisiin aikaväleihin, joissa voit työskennellä projekteissa, kommunikoida työtovereiden kanssa, tauko tai jopa liikuntaa. Ajan estäminen voi auttaa sinua omistamaan enemmän aikaa virtaamaan jasyvätyöantamalla sinun keskittyä ilman keskeytymistä.

Voit luoda aikalohkon aloittamalla selvittämällä päivittäiset tai viikoittaiset painopisteet. Sitten ryhmä samanlaisia ​​tehtäviä, jotta voit työskennellä heitä kerralla. Lopuksi käytännölliset aikataulut tarkennusaika kalenterisi auttaa sinua pysymään aikaa estetty aikataulu.

3. Pomodoro-menetelmä

Samanlainen kuin aikatilaatikko ja aikakatkaisu,Pomodoro-menetelmäauttaa torjumaan työtä lyhyessä ajassa kehykset ja sitten ottaa taukoja välillä työistuntoa. Pomodoron aikajohtamisstrategia on erityisen hyödyllinen, koska se rohkaisee aktiivisesti säännöllisiä taukoja, jotka ovat hyviäsisäinen motivaatio- Ja hyvä aivosi. Itse asiassa tutkimus ehdottaa, että taukojen ottaminen tekee ihmisistäLisää luovaa .

Pomodoron menetelmää varten tarvitset ajastimen, priorisoidun tehtäväluettelon ja "SNOOZE" -ominaisuuden ilmoituksiin. Aloita asettamalla ajastin 25 minuuttia ja yrität viettää tätä aikaa yksinomaan tehtävän avulla, jotta tekstiviestit tai sosiaalisen median tarkistaminen mahdollisuuksien mukaan. Sitten kerran kerran on, kestää viisi minuutin taukoa. Ihannetapauksessa pyritään tekemään jotain fyysistä tauon aikana, kuten tarttumalla välipalaksi tai nousemalla venyttää - mutta se on OK tarkistaa laitteesi tai nähdä, onko sinulla tärkeä ping, kun olet keskittynyt tehtäväänne.

Toista prosessi, jossa työskentelee 25 minuuttia ja sitten viiden minuutin rikkoa neljä kertaa. Sitten neljännen työskentelyistunnon jälkeen kestää pidempään 20-30 minuutin tauko.

4. Syö sammakko

Mark Twain tunnetaan, "Jos se on sinun tehtäväsi syödä sammakko, on parasta tehdä se ensimmäinen asia aamulla." TheSyödä sammakkoAjanhallintastrategia tekee inspiraation tästä lainauksesta ja kannustaa sinua ratkaisemaan ensin suuria tai monimutkaisia ​​tehtäviä ennen kuin työskentelet vähemmän tärkeässä tai vähemmän kiireellisessä työssä. Tämä strategia on erityisen hyödyllinen, jos jakaat päivät säännöllisen, päivittäisen työn ja ensisijaisten tehtävien välillä.

Kun Syö Frog menetelmällä, voit varmistaa, että saat oman tärkein työ joka päivä. Päästä alkuun tällä kertaa johdon strategiaa, varmista, että seuraat työsi ja prioriteetit keskitetysti työkalu. Etsiä tapa liittääpäivittäin tehtäviä yrityksen tavoitteet. Näin voit paremmin mitkä tehtävät priorisoida päivittäin, ja varmista, että saat ne to-DOS tehdä ensin. Sitten, kun olet syönyt sammakko päivä, voit siirtyä muualle työsi.

5. Pareto periaate

Jos syöminen sammakko ensimmäinen asia aamulla ei kuulosta ruokahalua, ehkä mieluummin Pareto ajanhallinnan strategiaa. ThePareto-periaateon vastakohta Syö Frog menetelmän-strategian kannustaa sinua saada nopeasti tehtäviä pois tieltä, joten voit tuntea enemmän aikaan ja motivoitunut kun pää osaksi päivää.

Usein kutsutaan ”80/20 sääntö” Pareto periaate on eräs keskeinen sääntö: vietät 20% ajasta 80% työsi. Jos saat ne 80% tehtävistä pois tieltä suhteellisen nopea järjestyksessä, voit vapauttaa työpäivä puuttua 20% työsi, joka vie 80% ajasta.

6. Getting Things Done (GTD)

TheSaada asiat tehtyäDavid Allen keksinyt menetelmää 2000-luvun alussa. Allenin mukaan ensimmäinen askel tehdä asioita on kirjoittaa kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä. Vapauttamalla aivotehoa ja sen sijaan luottaaTehtävähallintatyökalut, voit keskittyä toimimaan - eivätkä muista sitä, mitä sinun tarvitsee tehdä.

Jos haluat käyttää GTD-menetelmää, kaapata kaikki tulevan työn yhteen paikkaan. Sitten kun olet kirjoittanut alas kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä, lajitella ja priorisoida työsi. Esimerkiksi sinulla voi olla työtä, jota sinun ei tarvitse enää tehdä (joka menee "roskakoriin), työ haluat tehdä lopulta, mutta ei juuri nyt (joka menee" myöhemmin "projekti tai kansioon), joka on riippuvainen Muissa tehtävissä ja niin edelleen. Työkalun tulisi kaapata kaikki tiedot - se on sinun tehtäväsi ryhtyä toimiin.

6 Ajanhallintavinkkejä tehdä enemmän

Voit tai ei halua käyttää vakiintunutta ajanhallintastrategiaa työsi järjestämiseksi. Jokainen ajanhallintastrategia ei ole tehokas jokaiselle henkilölle - siksi niistä on niin paljon heistä. Sen sijaan kokeile näitä kuusi vinkkiä rakentaaksesi aikajohtamisen taitoja.

1. Liitä päivittäinen työ tavoitteisiin

Ajanhallinta ei aina saa saada kaikki työsi - pikemminkin, se on tärkeimmän työn tunnistamisesta ja priorisoinnista. Jotta voit tehdä sen, sinun on liitettävä päivittäinen työ tiimiin tai yrityksen tavoitteisiin, jotta voit tunnistaa tärkeimmät tehtävät päivittäin. Mutta äskettäisenYli 6 000 maailmanlaajuisen tiedon työntekijän kyselyVain 26% työntekijöistä sanovat, että heillä on hyvin selkeä käsitys siitä, miten omat työ liittyy yrityksen tavoitteet.

Paras tapa koordinoida työtä ja painopisteitä kaikilla organisaatiosi tasoilla on aTyönhallintatyökalu. Työhön hallinnan avulla voit yhdistää päivittäiset työ- ja tiimiprojektit yrityksen tavoitteisiin, joten tiimisi jäsenet ymmärtävät aina, miten heidän työnsä vaikuttaa yrityksen painopisteisiin.

2. Priorisoida ja järjestää työsi

Haluatko syödä sammakko-menetelmää tai mieluummin saada asiat lähestymistapaa, on tärkeää tietää, mitkä tehtävät ovat tärkeitä. Väistämättä, sinulla on tehtävä, joka siirtyy ensisijaisesti tai määräaika, joka siirretään ylös tai alas. Jos sinulla ei ole selkeyttä, mikä työ on tärkeämpää, et voi sopeutua ja priorisoida oikeaa työtä.

Miksi priorisointi työhön? Saatat tuntea burnout, mikä vaikuttaa yhä useampaan maailman työntekijöihin vuosittain. Mutta mitä vähemmän dokumentoituna on, kuinka epäselviä painopisteitä edistää palamista. MukaanAnatomy of Work Index, 29% tietotyöntekijöistä, jotka ilmoittivat tunnetuista burnout, mainitsi ylikuormituksen, joka ei ole selkeyden puutteesta tehtävistä ja rooleista osallistuvan tekijänä. Tietäen, mitkä tehtävät priorisoivat voi auttaa vähentämään tätä tunnetta ja lisäävät luottamusta, jota työskentelet oikeilla tehtävissä joka päivä.

3. Suunnittele eteenpäin kunkin päivän lopussa

Työpäivä tuntuu usein sekaisin, koska olemme jo takana, kun aloitamme. Jos olet sellaisen henkilön tyyppi, joka kulkee sähköpostiviestien joka aamu yrittää selvittää, mitä priorisoida päivästä, et ole yksin. Onneksi on parempi tapa.

Sen sijaan, että yrität selvittää, mitä sinun pitäisi tehdä aamulla, viettää viimeiset viisi minuuttia joka päivä valmistautumaan seuraavaan. Tämä voi lisätä motivaatiota, koska tiedät tarkalleen, mitä teet joka päivä ennen kuin sinä kirjaudut sisään. Se on myös arvokas tapa varmistaa, että aiot saada tärkein työsi joka päivä. Sen sijaan, että reagoisit sähköpostiviestiin tai pyyntöön klo 4.30 iltapäivällä, voit varmistaa, että sisällytetään tämä tärkeä työ seuraavana päivänä aikataulussa.

4. Sano "Ei" tai valtuutettu

Yksi etu selkeyttää painopisteet on, että olet ymmärtämään mitä pienempi prioriteetti samoin. Se ei ole aina helppo sanoa ”ei” työhön, mutta se auttaa kun voi selittää, että sanot ”ei”, koska työ ei kohdistu nykyisen prioriteetit. Prioriteettien määrittämisessä itse-ja jakaa ne painopisteet tiimisi jäsenet-voi antaa kaikille enemmän selkeyttä.

Jos työ on saada tehdyksi, mutta silti ei ole etusijalla sinulle, voitkosiirtää sen toiseen tiimin jäsen. Muista-valtuutuksen ei tarkoita tehtävä ei ole tärkeä, se vain tarkoittaa, että työ ei ole sopusoinnussa nykyisen prioriteetit. Voi olla, että tämä työ on enemmän merkitystä jonkun muun asiantuntemukseen ja kun siirtää sen heille, olet varmistaa työn tekee paras henkilö tähän tehtävään.

5. Tarkastustoiminta tehtävät

Samanlainen sanomalla ”ei” työtä, kestää jonkin aikaa käydä läpi tehtävät sitoutunut taas takaisin ja on vielä kesken. Onko mitään, on tällä hetkellä lautasella, jotka eivät enää kohdistuu kannan joukkueen tavoitteet?

Kun löydät nämä tehtävät, kysy itseltäsi, jos tämä työ on tehtävä ollenkaan. Jos se ei enää tärkeää tiimisi, harkitsemaan työn pitoon. Jos tehtävä on vielä tehtävä, kysy itseltäsi, jos olet paras henkilö tähän tehtävään, ja jos ei ole, mene läpi saman valtuuskunnan harjoituksen selvittää, kuka on.

6. Oja käsinkirjoitettu-DOS-käyttää työkalua

Jos olet vielä seurata omia työtä käsin, on aika päivittää online-työkalu. Täyttävän, koska se voi olla tehdä muistiinpanoja käsin kirjoitettutehtävälistatovat epäjärjestyksessä, altis virheitä, helppo menettää, ja tehoton.

Sen sijaan, varmista suurimman osan projektinhallinnan tapahtuu oma työkalu.Projektinhallintatyökalujatarjoavat erilaisia ominaisuuksia, jotka helpottavat saada eniten irti aikaa. Kanssa projektinhallintatyökalu voit:

Koordinoida eri toimintojen työtä ja seurata tarkkaan, kuka tekee mitä mennessä.

Viestimään työn osuus palautetta, jaraportti hankkeen tilastayhdessä paikassa.

Seuraa edistymistä reaaliaikaisesti tarkasti nähdä, missä työ seisoo.

Katso eräpäivät jaRiippuvuudetjoten voit lyödä tavoitteet ilman muokkaamisella.

Plus, jos luulet siellä mitään aivan kuten rajan tehtävä pois kirjoitetaan tehtävälistan, odota kunnes näet laumajuhla olentojalentää tietokoneen näytöllä.

6 ajanhallinta pikavoittoja

Aika strategiat ja vinkit hahmoteltiin edellä ovat hyödyllisiä, mutta ne kestää jonkin aikaa toteuttaa. Haluatko aloittaa seuraavien viiden minuutin? Kokeile näitä kuusi pikavoittoja parantaa ajanhallintaa juuri nyt.

1. Torkkuilmoitukset

Teemme jatkuvasti pomppii sovellusten välillä, ilmoitukset ja tehtävät. Itse asiassa, keskimääräinen tietotyöläinenvaihtaa 10 sovelluksetjopa 25 kertaa päivässä. Siksi se on vaikeampi keskittyä käsillä olevaan tehtävään ja päästä hyvän virtauksen mikä tarkoittaa työn kestää kauemmin.

Kun voit, sammuta ilmoitukset tai käyttöä ”Älä häiritse” ominaisuuksia tilapäisesti estää ilmoitukset. Näin voi sukeltaa syvälle työhön samalla kerroit tiimisi tietää voit saada takaisin myöhemmin. Useimmat työkalut osoittavat, että olet tilapäisesti siirretty myöhemmäksi, joten tiimin jäsenet eivät tiedä odottaa vastausta heti. Tarvittaessa he voivat yleensä valita ohittaa ominaisuus, joten et ole koskaan liian kaukana ulottumattomissa.

2. Järjestä fyysinen tila

Muistelen kuinka puhdas työpöytäsi oli, kun se ensin ylös. Olet todennäköisesti ollut tietokoneen näyttö ja näppäimistö, ehkä muistilehtiö, mutta luultavasti ei paljon muuta. Jos olet kaikkea muuta kuin me, että puhdas pöytä ei kestänyt kauan. Ajan myötä olet väistämättä kertynyt paperit, laatikot, kirjoja, muistilaput, ja heitteillä johtoja.

Sotkuinen työpöytä ei ehkä tunnu paljolta, mutta visuaalinen sekavuutta voi vaikuttaa henkinen sotkua, ja sen avulla on vaikea keskittyä. Ole nopea viiden minuutin tauko järjestää työpöytä. Heitä pois mitään papereita, jotka eivät enää ole tarpeen, pino kirjoja siisti peräkkäin, ja kela kodittomien johtoja, jotka saattavat olla lojumaan. Kun sitten takaisin töihin, saatat huomata, että se on helpompi keskittyä.

3. ryhmä kuin tehtävät

Aina kun vaihtaa tehtäviä, aivot on löydettävä sen asiayhteys ja tiedot kyseisestä uuden tehtävän ja tuoda tätä tietoa eturintamassa mielesi. Toki, se kestää vain sekunnin aivoille tehdä niin, mutta jos olet jatkuvasti vaihtaessa tehtäviä ja hankkeita, jotka tarkoittaa olet pakottaa aivosi ylitöitä.

Tämä voi johtaa tuottavuuden lasku-puhumattakaan lisääntynyt imusta päivän päätteeksi. Joten sen sijaan, yritä ryhmä kuin tehtäviä. Katso jos voit työskennellä kaikki tehtävät yhden hankkeen tai kaikki tehtävät samaa suorite, samaan aikaan lohko. Kun teet, sinun viettää vähemmän aikaa yhteydessä-kytkentä ja enemmän aikaa keskittyi saamaan iskevät työstä.

4. Työ nopeasti tehtäviä kokousten välillä tai keskittyä aika

Sinulla todennäköisesti on muutamia tehtäviä joka päivä, että kestää viisi tai 10 minuuttia. Nämä voivat olla nopeita vastauksia tiimin jäsen, vahvistamisesta kirjoitusvirheen asiakirjaa tai jätettäessä Työpyyntö muodosta toiseen työtoveri.

Jos sinulla on tämän tyyppistä työtä, tallentaa sen jonnekin, että etu- ja keskus-kuin projektinhallintatyökalu mutta älä heti töitä siinä. Sen sijaan, tallentaa nämä tehtävät niille viiden minuutin kokousten välillä tai 10 minuuttia heti lounaan saat takaisin vauhtiin asioita. Ei vain aiotte pystyä nopeasti puuttua tähän työhön ja tuntuu hyvältä tee sitä, he eivät myöskään vie arvokasta henkistä energiaa, joka voitaisiin käyttää monimutkaisempien työtä.

5. Pysäytä yrittää multitask

Yksinkertaistettuna,moniajo on myytti. Vaikka se saattaa tuntua teet enemmän kuin yhden asian samaan aikaan, kun yrität asioita yhtä olet todella pakottaa aivot nopeasti vaihtaa tehtäviä. Aina kun vaihtaa työtä, aivosi tarvitsee löytää tietoa ja taustaa tätä tehtävää. Paitsi että tämä vie enemmän vaivaa kuin vain keskittymällä yhteen to-do, se myös uuvuttaa aivoihin.

Sen sijaan, että moniajo, pyrkivät työtä yksi tehtävä kerrallaan, joten voit päästä virtausta työskennellessään.Virtaustilaatapahtuu, kun olet niin keskittynyt, että et tuntuu et ”vyöhykkeellä.” Kun olet päässyt virtaus, pystyt saada enemmän työtä tehokkaammin, koska aivot on vain keskittyy yhteen tehtävään kerrallaan.

6. taukoja

Se voi tuntua counterintuitive, mutta yksi parhaista, mitä voi tehdä parantaakseen ajanhallintaasi on pitää taukoa. Meillä on taipumus reagoida tunne takana työlle juuri tekemässä enemmän sitä, mutta aivosi tarvitsee aikaa levätä ja latautua. Jos olet ylityöllistettyjä ja palanut-et voi saada mitään aikaiseksi, saati puuttua teidän tärkein työ.

Jos tauolla tuntuu vaikea tehdä, et ole yksin. Tutkimuksen mukaan32% Tietotyöntekijöidenjotka tuntevat työuupumus raportti ei voi sammuttaa tai katkaista jonakin, polttoaineet, niiden burnout. Koska he eivät voi sammuttaa, he saavat palanut, ja kun he palaneet, ne voi kytkeä pois se on loputon sykli.

Jos vaikeaa muistaa pitää taukoja, harkitse aikataulutus ne kalenteriisi. Sitten kun tauko ponnahtaa kalenterin, voimassa itse ottaa se-vaikka vain seisomaan venyttää. Vaikka se saattaa tuntua stressaavaa ottaa tämän tauon, voit tuntea paremmin, kun teet.

Ohjaa aikaa

Loppujen lopuksi aika hallinta on enemmän mielentila kuin mitään muuta. Tehokkaasti hallita aikaa, priorisoida työsi niin tiedät töihin joka päivä. Sen sijaan, että kerroit tehtävälistan sanella painopisteet, keskittyä oman huomiota aikomustanne todella ajaa vaikutuksen.

Aloita varmista, että seuraat työtä keskitetysti työkalu. Oletko valmis aloittamaan? Opi kuinkaUDN-tehtävähallintavoi auttaa sinuajärjestää tehtävät ja osuivat suoritteet .