18 Zarządzanie porady, strategie i szybki czas wygrywa, aby uzyskać najlepsze prace

Dziś jesteśmy stale przerwany przez narzędzia, powiadomienia e-mail, media-ty społeczne nazwę. W naszej rozproszenia gospodarki, chaos stał się normą.

To prawie niemożliwe, aby skupić się na tym, co naprawdę się liczy lub wiedzieć, czy jesteś priorytetów właściwą pracę we właściwym czasie. Twoje intencje do dnia wylecieć przez okno w obliczu zadań o wysokim priorytecie, pozornie pilnych wiadomości i powiadomień niekończących. Aby nadążyć za tempem pracy,80% pracowników umysłowychraport z pracy swojej skrzynce odbiorczej lub innej komunikacji aplikacje otwarte. W rezultacie, pracownicy są mniej wydajne, z wiadomościami, działań i terminów bardziej prawdopodobne, aby można przegapić.

Szablony zarządzania czasemmoże pomóc cofnąć czas i przynieść więcej uważności w swojej codziennej rutyny. Zamiast pozwolić swojej listy rzeczy do zrobienia dyktatu jak spędzić czas, można użyć strategii zarządzania czas celowo codziennych priorytetów i skupić się na najbardziej odpowiedniej pracy.

Nie ma jednego właściwy sposób zarządzać czasem. W tym artykule zajmiemy się 18 różnych wskazówek, strategii i szybkich zwycięstw, aby pomóc Ci podjąć odzyskać kontrolę nad swoimi zadaniami-i czasu.

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem jest praktyka zarządzania swoją pracę, aby zapewnić sobie spędzenia czasu w sposób zamierzony, jak to możliwe. Puszka zarządzanie czasemZwiększ produktywność-ale największą zaletą efektywnego zarządzania czasem jest możliwość lepiej priorytet dzień więc można zrobić miejsce dla wypoczynku i opieki siebie.

Korzyści z zarządzania czasem

Dobre strategie zarządzania czasem może pomóc zorganizować i priorytetyzacji zadań, dzięki czemu można:

Poczuj się jak masz więcej czasu w ciągu dnia.Kiedy jesteś o umyślne, gdzie czas się dzieje, może się okazać, że ograniczenia zbędnych zadań, DE ustaleniu priorytetów pracy, że nie potrzeba do zrobienia dzisiaj, i osiągnąć rzeczy w krótszym czasie. Nie dosłownie mieć więcej czasu w dzień, ale może się okazać, że osiągnąć więcej w tym samym czasie.

Ustanowić granice między pracą i osobistego czasu.Poprawa zarządzania czasem nie chodzi o wyciskanie z każdą sekundą produktywności masz w pracy. Przeciwnie, strategie te mogą pomóc Ci swoją najważniejszą pracę, i określić, jakie prace mogą poczekać do jutra. Przez priorytetów pracę, która potrzebuje do zrobienia dzisiaj i wyjaśnienia co pracować można odłożyć na później, jesteś również ustalenia granic między czasem pracy i osobistego czasu.

Redukować stres.Bez skutecznego zarządzania czasem, może poczuć się jak nigdy nie masz wystarczająco dużo czasu w pracy. Może czujesz się jakbyś biegał i gaszenie pożarów-co może prowadzić do zwiększonego stresu i, ostatecznie, przepalenia. W rzeczywistości zgodnie zAnatomia indeksu pracy71% pracowników umysłowych zgłaszane uczucie wypalenia co najmniej raz w roku 2020.

Poprawić produktywność.Istnieje wiele wskazówek zarządzania czasem, aby zmniejszyć kunktatorstwo i zwiększenie produktywności. Poprzez identyfikację swoich głównych priorytetów na dany dzień, nie będzie tylko bardziej wydajne, można też mieć pewność, że pracujesz na właściwe rzeczy każdego dnia.

Przełamać złe nawyki.Nikt nie chce zwlekać. Ale z czasem, złe nawyki mogą piętrzyć i uzyskać na drodze do pracy wysokiej uderzenia. (Uwierzcie nam, byliśmy tam.) Strategie zarządzania czasem może pomóc zidentyfikować i wyrwać się złych nawyków.

6 strategie zarządzania czasem, aby zwiększyć produktywność

Jednym z najprostszych sposobów, aby zbudować swoje umiejętności zarządzania czasem jest włączenie do wypróbowanych i prawdziwe strategii zarządzania czas w swojej codziennej rutyny. Strategie zarządzania czasem pomaga ustawić limity czasu pracy, rozwiązania jedno zadanie na raz, i zaplanować swój dzień z większą intencji.

1. Timeboxing

Timeboxing.Jest to strategia zarządzania czasem celowych gdzie kompletna praca na „timeboxes”. Strategia ta jest szczególnie skuteczna, jeśli nie jesteś pewien, ile czasu spędzasz na każdego zadania i chcą zbliżyć się swoimiLista rzeczy do zrobieniabardziej świadomie.

Timeboxing pomaga rozbić duże zadania na mniejsze kawałki, a następnie wypełnić te kawałki w rozsądnym czasie. Każde zadanie powinno mieć swój niepowtarzalny timebox, że nie więcej niż trzy godziny trwa. Na przykład, jeśli chcesz napisać wpis na blogu, możesz utworzyć dwudniową skrzynkę czasu, aby napisać kontur. Następnie po zrobieniu przerwy, można utworzyć kolejne trzy godziny timebox aby rozpocząć pierwszy projekt. Łamiąc pracę na mniejsze kawałki, można dokonać stały postęp w kierunku swojego celu nad biegiem dni lub tygodni.

2. Czas blokowania

Blokowanie czasujest podobny do czasu czasu, ale zamiast planowania konkretnego czasu dla każdego zadania, będziesz ćwiczyć zablokowanie ustalonych okresów kalendarza dla powiązanej pracy. Podczas korzystania czas blokowania zaplanować swoją pracę, jesteś skutecznie łamie tydzień pracy w dyskretnych przedziałach czasowych, gdzie można pracować nad projektami, komunikują się ze współpracownikami, odpocząć, a nawet ćwiczenia. Blokowanie czas może pomóc poświęcić więcej czasu przepływu igłęboka pracapozwalając skupić się bez przerwana.

Aby utworzyć blok czasowy, najpierw dowiedzieć się, codzienne lub cotygodniowe priorytety. Następnie grupować podobne zadania, dzięki czemu można pracować na nich w jednym bloku czasowym. Wreszcie bloki praktyka planowania czasu skupić się na kalendarzu, aby pomóc Ci trzymać się razem zablokowane harmonogram.

3. Sposób Pomodoro

Podobny do blokowania czasu i blokowania czasuMetoda pomodoruPomaga rozwiązać pracę w ramach krótkich ramek, a następnie rób przerwy między sesjami roboczymi. Strategia zarządzania czasem Pomodoro jest szczególnie pomocne, ponieważ aktywnie zachęca do regularnych przerw, które są dobre dlawewnętrzna motywacja-i dobre dla mózgu. W rzeczywistości, badania wskazują, że robiąc przerwy czyni ludzibardziej kreatywny .

Aby użyć metody Pomodoro, trzeba minutnik, priorytetów listy rzeczy do zrobienia, i „drzemki” funkcja o powiadomieniach. Zacznij od ustawiania timera przez 25 minut, a następnie spróbuj spędzić ten czas wyłącznie pracy na zadanie-unikać sprawdzania wiadomości tekstowych lub social media jeśli to możliwe. Następnie, po upływie czasu, odpocząć pięć minut. Idealnie, mają zrobić coś fizycznej w czasie przerwy, jakby chwytając przekąskę lub wstawanie do rozciąganiem, ale jest ok, aby sprawdzić swoje urządzenia lub sprawdzić, czy masz ważny ping podczas koncentrowały się na swoim zadaniu.

Powtórzyć proces pracy przez 25 minut, a następnie odrywając się pięć minut cztery razy. Następnie, po czwartej sesji roboczej potrwać dłużej niż 20-30 minut przerwy.

4. Eat the Frog

Mark Twain słynny powiedział: "Jeśli twoja praca jest twoja żaba, najlepiej zrobić to pierwszą rzeczą rano". tenEat the FrogStrategia zarządzania czas czerpie inspirację z tego cytatu i zachęca do walki dużych lub złożonych zadań pierwszy przed rozpoczęciem pracy na mniej ważnych lub mniej pilnych prac. Strategia ta jest szczególnie przydatna, jeśli podzielić dni od regularnej, codziennej pracy i zadań o wysokim priorytecie.

Z Eat metodę żaba, można zapewnić, że dostajesz do swojej najważniejszej pracy na co dzień. Aby rozpocząć korzystanie z tej strategii zarządzania czasem, upewnij się, że śledzenie prac i priorytety w scentralizowanym narzędziem. Sprawdzić sposób podłączyćcodzienne zadania do celów firmowych. W ten sposób można lepiej określić, które zadania priorytetowe codziennie, i upewnij się, że te rzeczy do zrobienia zrobić najpierw. Potem, kiedy już zjedzone swoją żabę na dzień, można przejść do reszty swojej pracy.

5. Zasada Pareto

Jeśli jedzenie żaby pierwszą rzeczą, w godzinach porannych nie brzmi apetyczny, może wolisz strategii zarządzania czasem Pareto. tenZasada Pareto.jest przeciwieństwem jeść metoda-tej strategii Frog zachęca, aby uzyskać szybkie zadania z drogi, więc można czuć się bardziej zmotywowani i osiągnąć jak udać się do swojego dnia.

Często nazywany jest „reguła 80/20,” zasada Pareto ma jedną podstawową zasadę: wydać 20% swojego czasu na 80% swojej pracy. Jeśli można dostać te 80% zadań z drogi w stosunkowo szybkim kolejności zwolnić swój dzień pracy w celu rozwiązania 20% swojej pracy, która będzie miała 80% swojego czasu.

6. Getting Things Done (GTD)

tenDokonaj rzeczyMetoda została wymyślona przez David Allen na początku 2000 roku. Według Allena, pierwszy krok do zdobycia rzeczy jest zapisanie wszystkiego, co musisz zrobić. Uwolniając władzę mózgową i zamiast tego polegam naNarzędzia do zarządzania zadaniami, możesz skupić się na podejmowaniu działań - i nie pamiętasz, co musisz zrobić.

Aby użyć metody GTD, uchwycić wszystkie nadchodzące prace w jednym miejscu. Następnie po napisaniu wszystkiego, co musisz zrobić, sortować i priorytetyzować swoją pracę. Na przykład, możesz mieć pracę, której nie musisz robić (idzie w "śmieci"), pracujesz w końcu, ale nie teraz (to przechodzi w "późniejszy" projekt lub folder), pracująca, która zależy na innych zadaniach i tak dalej. Narzędzie powinno uchwycić wszystkie szczegóły - to twoje zadanie do podjęcia działań na nich.

6 Wskazówki dotyczące zarządzania czasami, aby uzyskać więcej

Możesz lub nie lubisz używać ustalonej strategii zarządzania czasami, aby zorganizować swoją pracę. Nie każda strategia zarządzania czasem jest skuteczna dla każdej osoby - dlatego w pierwszej kolejności jest tak wielu z nich. Zamiast tego spróbuj tych sześciu wskazówek, aby zbudować swoje umiejętności zarządzania czasami.

1. Połącz codzienną pracę do celów

Zarządzanie czasem nie zawsze jest o wykonaniu całej swojej pracy - raczej chodzi o identyfikację i ustalanie priorytetu najważniejszej pracy. Aby to zrobić, musisz połączyć swoje codzienne prace nad bramkami zespołowymi lub firmowymi, dzięki czemu można zidentyfikować najważniejsze zadania do codziennego rozwiązania. Ale według ostatniegoBadanie ponad 6000 globalnych pracowników wiedzy, tylko 26% pracowników twierdzi, że mają bardzo wyraźne zrozumienie, w jaki sposób ich indywidualna praca dotyczy celów firmy.

Najlepszym sposobem na koordynację pracy i priorytetów na wszystkich poziomach organizacji jestNarzędzie do zarządzania pracą. Dzięki zarządzaniu pracą można połączyć codzienne projekty pracy i zespołów do celów firmy, więc członkowie zespołu zawsze rozumieją, jak ich praca wpływa na priorytety spółki.

2. Priorytet i organizuj swoją pracę

Niezależnie od tego, czy lubisz metodę jedzenia żaba lub wolisz, aby uzyskać podejście, ważne jest, aby wiedzieć, które zadania są ważne. Nieuchronnie będziesz mieć zadanie, które przesuwa się w priorytecie lub termin, który zostanie przesunięty w górę lub w dół. Jeśli nie masz jasności, na której pracy jest ważniejsze, nie będziesz mógł dostosować i ustalić priorytet właściwej pracy.

Dlaczego priorytetowa materia pracy? Możesz znać wypalenie, co wpływa na rosnącą liczbę globalnych pracowników każdego roku. Ale co jest mniej udokumentowane, to, jak niejasne priorytety przyczyniają się do wypalenia. WedługAnatomia indeksu pracy, 29% pracowników wiedzy, którzy zgłosili uczucie wypalenia przytoczonych uczuciach przepracowanych z braku jasności na zadaniach i role jako czynnik przyczyniający się. Wiedząc, jakie zadania priorytety mogą pomóc zmniejszyć to uczucie i zwiększyć zaufanie, że pracujesz nad odpowiednim zadaniem każdego dnia.

3. Planuj przed końcem każdego dnia

Praca dzienna często czuje się jak wspornik, ponieważ jesteśmy już z tyłu, kiedy się rozpocząliśmy. Jeśli jesteś typem osoby, która przechodzi przez e-maile każdego ranka, próbując dowiedzieć się, co priorytety na ten dzień, nie jesteś sam. Na szczęście jest lepszy sposób.

Zamiast próbować dowiedzieć się, co powinieneś robić rano, spędzić ostatnie pięć minut każdego dnia przygotowującego się do następnego. Może to zwiększyć motywację, ponieważ wiesz dokładnie, co robisz każdego dnia, zanim się zalogujesz. Jest to również cenny sposób, aby upewnić się, że otrzymasz najważniejszą pracę każdego dnia. Zamiast reagować na e-mail lub żądanie o 4:30 po południu, możesz mieć pewność, aby włączyć tę ważną pracę na harmonogram następnego dnia.

4. Powiedz "Nie" ani delegować

Jedną z zalet wyjaśniania Twoich priorytetów jest to, że uzyskasz również zrozumienie tego, co jest również mniej priorytet. Nie zawsze jest łatwo powiedzieć "nie" do pracy - ale pomaga, gdy możesz wyjaśnić, że mówisz "nie", ponieważ praca nie wyrównuje się do aktualnych priorytetów. Definiowanie priorytetów dla siebie - i dzieląc się tymi priorytetami z członkami zespołu - może dać wszystkim bardziej przejrzystość.

Jeśli praca musi się wykonać, ale nadal nie jest dla ciebie priorytetem, sprawdź, czy możeszDeleguj go do innego członka zespołu. Trzymaj się, że delegowanie nie oznacza, że ​​zadanie nie jest ważne, oznacza to, że praca nie jest zgodna z bieżącymi priorytetami. To może być to, że ta praca jest bardziej istotna dla cudzej wiedzy - a kiedy przypisujesz je do nich, zapewniasz pracę wykonującą najlepszą osobę do pracy.

5. Audytuj swoje zadania

Podobnie jak mówienie "Nie" do pracy, poświęć trochę czasu, aby spojrzeć przez zadania, które zobowiązały się do chwili i nadal pracują. Czy jest coś, co jest obecnie na twoim talerzu, które nie wyrównuje się już do celów swojego zespołu?

Kiedy znajdziesz te zadania, zadaj sobie pytanie, jeśli w ogóle należy wykonać tę pracę. Jeśli nie jest już ważny dla twojego zespołu, rozważ wprowadzenie pracy na trzymanie. Jeśli zadanie nadal trzeba zrobić, zadaj sobie pytanie, jeśli jesteś najlepszą osobą dla pracy - a jeśli nie, przejdź przez te same ćwiczenia delegacji, aby dowiedzieć się, kto jest.

6. Ditch odręczny do-DOS - użyj narzędzia

Jeśli nadal śledzisz swoją pracę ręcznie, nadszedł czas, aby uaktualnić na narzędzie online. Jako satysfakcjonujące, jak można ręcznie zrobić notatki, napisaneListy do zrobieniasą zdezorganizowane, podatne na błędy, łatwo stracić i nieskuteczne.

Zamiast tego upewnij się, że większość zarządzania projektami dzieje się w dedykowanym narzędziu.Narzędzia do zarządzania projektamiZaoferuj różnorodne funkcje, które ułatwiają najlepiej wykorzystać czas. Z narzędziem zarządzania projektami możesz:

Koordynuj działanie krzyżowe i śledzić dokładnie, kto robi to, kiedy.

Komunikować się o pracy, udostępniaj informacje zwrotne iRaport o stanie projektuw jednym miejscu.

Śledź postęp w czasie rzeczywistym, aby dokładnie zobaczyć, gdzie stoi robocze.

Zobacz daty izależnościWięc możesz uderzyć w swoje cele bez przechodzenia.

Plus, jeśli uważasz, że nie ma nic jak przekraczanie zadania z pisemnej listy do zrobienia, poczekaj, aż zobaczysz stadoUroczystościowe stworzeniaPrzelatuj na ekranie komputera.

6 zarządzanie czasami szybkie wygrywa

Strategie i wskazówki dotyczące zarządzania czasami, które przedstawiliśmy powyżej, są pomocne - ale poświęcają trochę czasu na wdrożenie. Chcesz zacząć w ciągu najbliższych pięciu minut? Wypróbuj te sześć szybkich zwycięstw, aby poprawić teraz zarządzanie czasami.

1. Powiadomienia drzemki

Nieustannie odbijamy między aplikacjami, powiadomieniami i zadaniami. W rzeczywistości średnia pracownik wiedzyPrzełącza między 10 aplikacjamiDo 25 razy dziennie. Dlatego trudniej jest skupić się na zadaniu pod ręką i wejść do dobrego przepływu - co oznacza, że ​​praca trwa dłużej.

Kiedy możesz, wyłącz swoje powiadomienia lub użyj funkcji "Nie przeszkadzać", aby tymczasowo wyłączyć powiadomienia. W ten sposób możesz nurkować w głębokiej pracy - a także pozwalając swoim zespołowi, wiesz, że wrócisz do nich później. Większość narzędzi pokazuje, że jesteś tymczasowo drzemany, więc członkowie zespołu wiedzą, że nie oczekują od ciebie odpowiedzi od razu. Jeśli to konieczne, zazwyczaj mogą zaznaczyć funkcję, więc nigdy nie jesteś zbyt daleko poza zasięgiem.

2. Zorganizuj swoją przestrzeń fizyczną

Pomyśl o tym, jak czyste biurko było po raz pierwszy. Prawdopodobnie miałeś monitor komputerowy i klawiaturę, może notatnik, ale prawdopodobnie niewiele więcej. Jeśli jesteś taki jak my, że czyste biurko nie trwało długo. Z czasem nieuchronnie gromadziłeś papiery, pudełka, książki, lepkie notatki i bezpańskie przewody.

Kasetka niechlujny może nie wydawać się dużo, ale może wpływać bałagan wizualny bałagan psychicznego, i sprawiają, że trudno skupić. Wziąć szybki pięć minut przerwy, aby zorganizować swoje biurko. Wyrzuć żadnych dokumentów, które nie są już konieczne, stos książek w schludnym rzędzie, a cewka wszelkich bezpańskich przewodów, które mogą być leżące wokół. Potem, kiedy wrócisz do pracy, może się okazać, że łatwiej jest nieostry.

3. Grupa jakby zadań

Za każdym razem przełączać się między zadaniami, Twój mózg musi znaleźć odpowiedni kontekst i informacje na temat tego nowego zadania i doprowadzić tę wiedzę na czele swojego umysłu. Pewnie, że trwa zaledwie kilka sekund do mózgu, aby to zrobić, ale jeśli ciągle przełączanie zadań i projektów, które oznacza, że jesteś zmuszając mózg do pracy w godzinach nadliczbowych.

Może to prowadzić do zmniejszenia wydajności, nie wspominając o zwiększonej zmęczenia na koniec dnia. Więc zamiast próbować jak grupy zadań. Sprawdź, czy możesz pracować na wszystkich swoich zadań dla jednego projektu lub wszystkich zadań dla tej samej partii materiałów, w tym samym bloku czasowego. Gdy to zrobisz, będziesz spędzać mniej czasu na przełączanie kontekstu i jeszcze raz praca koncentruje się na uzyskanie wysokiej wpływ zrobić.

4. Praca na szybkich zadań w czasie między spotkaniami lub ostrości

Prawdopodobnie mają kilka zadań każdego dnia, że trwać pięć lub 10 minut. Mogą to być szybkie reakcje na członka zespołu, ustalając literówkę na dokumencie, składania formularza zgłoszeniowego do pracy do innego współpracownika.

Jeśli masz ten rodzaj pracy, należy go przechowywać gdzieś to przedni i środkowy jak zarządzanie projektem narzędziowni, ale nie od razu pracę nad nim. Zamiast zapisać te zadania dla tych pięciu minut pomiędzy spotkaniami lub 10 minut bezpośrednio po obiedzie, jak dostać się z powrotem do huśtania się rzeczy. Nie tylko będziesz w stanie szybko rozwiązać ten pracą i czuć się dobrze, by to zrobić, oni także nie zajmie się cenną energię psychiczną, które można przeznaczyć na bardziej skomplikowanych prac.

5. Zatrzymaj próbuje MultiTask

Po prostu umieść,wielozadaniowość jest mitem. Chociaż może poczuć się jak robisz więcej niż jedną rzecz w tym samym czasie, gdy spróbujesz wielozadaniowe jesteś rzeczywiście zmuszając swój mózg, aby szybko przełączać się między zadaniami. Za każdym razem przełączać między pracą, Twój mózg musi znaleźć informacje i kontekst dla tego zadania. To nie tylko wymaga więcej wysiłku niż po prostu koncentrując się na jednej rzeczy do zrobienia, ale także wyczerpuje swój mózg.

Zamiast wielozadaniowość, zmierzać do pracy na jednym zadaniu na raz, dzięki czemu można dostać się do przepływu podczas pracy.Stan przepływu.dzieje się, gdy jesteś tak skupiony, że czujesz się jak jesteś „w strefie”. Gdy dojdziesz do przepływu, jesteś w stanie wykonać więcej pracy bardziej efektywne, ponieważ Twój mózg koncentruje się tylko na jednym zadaniu na raz.

6. Podjęcie przerwy

Mogłoby się wydawać sprzeczne z intuicją, ale jednym z najlepszych rzeczy, które można zrobić, aby poprawić zarządzanie czasem jest zrobić sobie przerwę. Mamy tendencję do reagowania na uczucie tyłu na pracy po prostu robić więcej, ale twój mózg potrzebuje czasu, aby odpocząć i nabrać sił. Jeśli jesteś przemęczony i wypalony, nie będzie w stanie uzyskać niczego zrobić, znacznie mniej walki swoją najważniejszą pracę.

Jeśli przerwę czuje się trudne do zrobienia, nie jesteś sam. Według naszych badań,32% pracowników umysłowychktórzy czują przepalenia raportu nie jest w stanie wyłączyć lub odłączyć jako coś, co ich wypalenia paliwa. Ponieważ nie można wyłączyć, dostają wypalony, a gdy są one spalone, nie mogą wyłączyć, jest to cykl niekończących się.

Jeśli walka pamiętać, aby robić przerwy, należy rozważyć planując je w kalendarzu. Wtedy, gdy pojawia się przerwa w kalendarzu, zmusić się do podjęcia go, nawet jeśli po prostu wstać, aby rozciągnąć. Chociaż może czuć stresujące podjąć tę przerwę, będziesz czuć się lepiej, gdy to zrobisz.

Przejmij kontrolę nad swoim czasem

Ostatecznie, zarządzanie czasem jest raczej stanem umysłu, niż cokolwiek innego. Aby skutecznie zarządzać czasem, priorytet swoją pracę tak wiesz do pracy każdego dnia. Zamiast pozwolić swoją listę rzeczy do zrobienia dyktować swoje priorytety, koncentrują swoją uwagę na zamiar jechać naprawdę wpływ.

Aby zacząć, upewnij się, że śledzenie pracy w scentralizowanym narzędziem. Gotowy żeby zacząć? Naucz się jakMenedżer zadań UDN.może Ci pomócorganizować swoje zadania i rezultaty Traf .