18 time management tips, strategier og hurtige gevinster for at få din bedste arbejde

I dag er vi hele tiden afbrudt af værktøjer, meddelelser, e-mails, sociale medier-you name it. I vores distraktion økonomi, er kaos blevet normen.

Det er næsten umuligt at fokusere på, hvad der virkelig betyder noget eller vide, hvis du prioritere det rigtige arbejde på det rigtige tidspunkt. Dine intentioner for dagen flyve ud af vinduet i ansigtet af højt prioriterede opgaver, tilsyneladende vigtige meddelelser, og uendelige underretninger. For at holde trit med tempoet i arbejdet,80% af videnarbejdererapportere arbejde med deres indbakke eller andre kommunikationsapps åbne. Som et resultat, arbejdere er mindre effektive, med beskeder, handlinger og deadlines mere tilbøjelige til at gå glip af.

Time management skabelonerkan hjælpe dig med at tage tilbage din tid og bringe mere mindfulness i din daglige rutine. I stedet for at lade din to-do liste diktere, hvordan du bruger din tid, kan du bruge tid ledelsesstrategier til forsætligt sat dine daglige prioriteringer og fokus på de mest relevante arbejde.

Der er ikke én rigtig måde at styre din tid. I denne artikel vil vi dække 18 forskellige tips, strategier og hurtige gevinster at hjælpe dig med at tage tilbage kontrol over dine opgaver-og din tid.

Hvad er tid forvaltning?

Time management er praksis for at styre dit arbejde med henblik på at sikre, at du bruger din tid som med vilje som muligt. Tidsstyring dåseøge produktiviteten-men den største fordel af effektiv tidsstyring er evnen til bedre prioritere din dag, så du kan lave plads til hvile og egenomsorg.

Fordelene ved tidsstyring

Gode time management strategier kan hjælpe dig med at organisere og prioritere opgaver, så du kan:

Føler at du har mere tid i din dag.Når du er bevidst om, hvor din tid går, kan du opleve, at du reducere unødvendige opgaver, de-prioritere arbejdet, der ikke behøver at få gjort i dag, og udrette ting på kortere tid. Du vil ikke bogstaveligt have mere tid i din dag-men du kan opleve, at du nå mere på den samme mængde tid.

Etablere grænser mellem arbejde og personlige tid.Forbedring af din tid forvaltning handler ikke om at presse ud hvert sekund af produktivitet, du har på arbejde. Snarere kan disse strategier hjælpe dig med at få dine vigtigste arbejde-og identificere, hvad arbejdet kan vente til i morgen. Ved at prioritere det arbejde, der skal få gjort i dag, og præcisere, hvad arbejder du kan udskyde til et senere tidspunkt, er du også etablere grænser mellem dit arbejde tid og din personlige tid.

Reducere stress.Uden effektiv tidsstyring, kan det føles som du aldrig har tid nok på arbejde. Du føler dig måske som du kører rundt og at slukke brande-som kan føre til øget stress og i sidste ende udbrændthed. Faktisk, ifølgeAnatomi af arbejdsindeks, 71% af videnarbejdere rapporterede følelse udbrændthed mindst en gang i 2020.

Forbedre produktiviteten.Der er en bred vifte af time management tips til at reducere tøven og øget produktivitet. Ved at identificere dine vigtigste prioriteter for dagen, vil du ikke bare være mere produktive, du kan også føle tillid til, at du arbejder på de rigtige ting hver dag.

Break dårlige vaner.Ingen ønsker at trække tiden ud. Men over tid, kan dårlige vaner hober sig op og komme i vejen af slagfast arbejde. (Trust os, vi har været der også.) Time management strategier kan hjælpe dig med at identificere og bryde ud af dårlige vaner.

6 strategier time management at øge produktiviteten

En af de nemmeste måder at opbygge din tid ledelsesfærdigheder er at indarbejde en prøvede og sande tid management strategi i din daglige rutine. Time management strategier hjælpe dig med tidsfrister på arbejde, tackle en opgave på et tidspunkt, og planlægge din dag med mere hensigt.

1. Timeboxing

Timeboxing.er en målrettet tid management strategi, hvor du afslutte arbejdet inden for ”timeboxe.” Denne strategi er særlig effektiv, hvis du ikke er sikker på, hvor meget tid du bruger på hver opgave og ønsker at nærme dinopgavelistemere forsætligt.

Timeboxing hjælper dig med at nedbryde store opgaver i mindre stykker, og derefter færdiggøre disse stykker i en rimelig tid. Hver opgave skal have sin egen unikke timeboks, der varer ikke mere end tre timer. For eksempel, hvis du har brug for at skrive et blogindlæg, kan du oprette en to-timers timeboks for at skrive en oversigt. Derefter efter at have taget en pause, kan du oprette en anden tre timers timeboks for at starte det første udkast. Ved at bryde arbejdet i mindre stykker kan du gøre stadige fremskridt hen imod dit mål i løbet af dage eller uger.

2. Tid blokering

Tid blokeringLigner Timeboxing, men i stedet for at planlægge specifik tid for hver enkelt opgave, vil du praktisere blokering af indstillede perioder af din kalender for relateret arbejde. Når du bruger tidsblokke for at planlægge dit arbejde, bryder du effektivt arbejdsugen i diskrete tidslukker, hvor du kan arbejde på projekter, kommunikere med kolleger, tage en pause eller endda motion. Tidsblokering kan hjælpe dig med at dedikere mere tid til at strømme ogdybt arbejdeved at tillade dig at fokusere uden at blive afbrudt.

For at oprette en tidsblok skal du begynde med at finde ud af dine daglige eller ugentlige prioriteter. Derefter gruppér lignende opgaver, så du kan arbejde på dem i en gang blok. Endelig praksis planlægning blokke af fokus tid på din kalender for at hjælpe dig med at holde fast i din tid blokeret tidsplan.

3. Pomodoro metode.

Svarende til timeboxing og tidsblokerende, denPomodoro metode.Hjælper dig med at tackle arbejde inden for korte tidsrammer og derefter tage pauser mellem arbejdssessioner. Pomodoro Time Management-strategien er særlig nyttig, fordi den aktivt tilskynder til regelmæssige pauser, som er gode tilIntrinsic motivation.- Og godt for din hjerne. Faktisk antyder forskning, at tage pauser gør folkmere kreativt .

For at bruge Pomodoro-metoden har du brug for en timer, en prioriteret til-do-liste og en "Snooze" -funktion på dine meddelelser. Start med at indstille din timer i 25 minutter, og prøv at bruge den tid, der udelukkende arbejder på en opgave, undgå at kontrollere dine tekstbeskeder eller sociale medier, hvis det er muligt. Så når gang er op, tag en fem minutters pause. Ideelt set, sigter mod at gøre noget fysisk under din pause, som at gribe en snack eller komme op til stretch-men det er ok at kontrollere dine enheder eller se, om du har en vigtig ping, mens du var fokuseret på din opgave.

Gentag processen med at arbejde i 25 minutter og derefter tage en fem minutters pause fire gange. Derefter tager du efter den fjerde arbejdssession en længere 20-30 minutters pause.

4. Spis frøen

Mark Twain Famously sagde: "Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det første om morgenen." DetSpis frøenTime Management strategi tager inspiration fra dette citat og opfordrer dig til at tackle store eller komplekse opgaver først, før du arbejder på dit mindre vigtige eller mindre presserende arbejde. Denne strategi er særlig nyttig, hvis du opdeler dine dage mellem regelmæssige, daglige arbejde og højt prioriterede opgaver.

Med spiser frogmetoden, kan du sikre dig, at du kommer til dit vigtigste arbejde hver dag. For at komme i gang med denne tidsstyringsstrategi skal du sørge for at du sporer dit arbejde og prioriteter i et centraliseret værktøj. Se efter en måde at forbinde dinDaglige opgaver til virksomhedsmål. På den måde kan du bedre identificere, hvilke opgaver der skal prioriteres hver dag, og sørg for at få dem til at blive gjort først. Så, når du har spist din frø for dagen, kan du gå videre til resten af ​​dit arbejde.

5. Pareto-princippet.

Hvis du spiser en frø første ting om morgenen, lyder du ikke appetitvækkende, du foretrækker måske Pareto Time Management-strategien. DetPareto-princippet.er det modsatte af spisen Frogmetoden - denne strategi opfordrer dig til at få hurtige opgaver ud af vejen, så du kan føle dig mere opnået og motiveret, når du leder ind i din dag.

Ofte kaldet "80/20-reglen", pareto-princippet har en grundlæggende regel: Du bruger 20% af din tid på 80% af dit arbejde. Hvis du kan få de 80% af dine opgaver ud af vejen i relativt hurtig ordre, frigør du din arbejdsdag for at tackle 20% af dit arbejde, der tager 80% af din tid.

6. Få ting gjort (GTD)

DetFå ting gjortMetoden blev opfundet af David Allen i begyndelsen af ​​2000'erne. Ifølge Allen er det første skridt til at få tingene gjort, at skrive ned alt, hvad du skal gøre. Ved at frigøre hjernekraft og i stedet stole påOpgavehåndteringsværktøjer, kan du fokusere på at handle - og ikke huske, hvad du skal gøre.

For at bruge GTD-metoden skal du fange alt dit kommende arbejde på ét sted. Så når du har skrevet ned alt, hvad du skal gøre, sortere og prioritere dit arbejde. For eksempel har du måske arbejde, du behøver ikke længere at gøre (det går i "skraldespanden"), arbejde, du vil gøre i sidste ende, men ikke lige nu (der går ind i et "senere" projekt eller mappe), arbejde, der er afhængigt på andre opgaver, og så videre. Værktøjet skal fange alle detaljer - det er dit job at handle på dem.

6 Time Management Tips til at blive mere færdige

Du kan eller måske ikke lide at bruge en etableret tidsstyringsstrategi til at organisere dit arbejde. Ikke hver gang managementstrategi er effektiv for hver person - derfor er der så mange af dem i første omgang. I stedet skal du prøve disse seks tips til at opbygge dine tidsstyringsevner.

1. Tilslut dagligt arbejde til mål

Time Management handler ikke altid om at få alt dit arbejde færdigt - det handler om at identificere og prioritere dit vigtigste arbejde. For at gøre det skal du forbinde dit daglige arbejde til hold- eller virksomhedsmål, så du kan identificere de vigtigste opgaver til at tackle dagligt. Men ifølge en nyligUndersøgelse af over 6.000 globale videnarbejdere, kun 26% af medarbejderne siger, at de har en meget klar forståelse af, hvordan deres individuelle arbejde vedrører virksomhedsmål.

Den bedste måde at koordinere arbejde og prioriteter på tværs af alle niveauer i din organisation er med enArbejdsstyringsværktøj. Med arbejdshåndtering kan du forbinde daglige arbejde og teamprojekter til virksomhedens målsætninger, så dine holdmedlemmer forstår altid, hvordan deres arbejde påvirker selskabets prioriteter.

2. Prioritere og organisere dit arbejde

Uanset om du kan lide at spise frø-metoden eller foretrækker at få tingene gjort tilgang, er det afgørende at vide, hvilke opgaver der er vigtige. Uundgåeligt har du en opgave, der skifter i prioritet eller en deadline, der bliver flyttet op eller ned. Hvis du ikke har klarhed om, hvilket arbejde der er vigtigere, vil du ikke kunne tilpasse og prioritere det rigtige arbejde.

Hvorfor prioriterer arbejdsmaterialet? Du kan være bekendt med Burnout, hvilket påvirker et stigende antal globale medarbejdere hvert år. Men hvad der er mindre dokumenteret er, hvor uklare prioriteter bidrager til udbrændthed. IfølgeAnatomi af arbejdsindeks, 29% af de videnarbejdere, der rapporterede at føle sig burnout citeret, følte sig overarbejde fra manglende klarhed om opgaver og roller som en bidragende faktor. At vide, hvilke opgaver der skal prioriteres, kan hjælpe med at reducere den følelse og øge tilliden til, at du arbejder på de rigtige opgaver hver dag.

3. Planlæg fremad i slutningen af ​​hver dag

Arbejdsdagen føles ofte som en scramble, fordi vi allerede er bagved, når vi kommer i gang. Hvis du er den type person, der går gennem e-mails hver morgen, forsøger at finde ud af, hvad du skal prioritere for dagen, er du ikke alene. Heldigvis er der en bedre måde.

I stedet for at forsøge at regne ud, hvad du skal gøre i morgen, tilbringe de sidste fem minutter af hver dag forberedelserne til den næste. Dette kan øge motivationen, fordi du ved præcis, hvad du laver hver dag, før du selv logge på. Det er også en værdifuld måde at sikre, at du kommer til at få dine vigtigste arbejde hver dag. I stedet for at reagere på en e-mail eller anmodning på 4:30 om eftermiddagen, kan du være sikker på at indarbejde det vigtige arbejde i næste dags tidsplan.

4. Sig ”nej” eller stedfortræder

En fordel ved at præcisere dine prioriteter er, at du får en forståelse for, hvad der er mindre prioriteret også. Det er ikke altid let at sige "nej" til arbejde - men det hjælper, når du kan forklare, at du siger "nej", fordi arbejdet ikke går i overensstemmelse med dine nuværende prioriteter. Definerer prioriteter for dig selv - og deling af disse prioriteter med dine teammedlemmer - kan give alle mere klarhed.

Hvis arbejdet skal være færdig, men stadig ikke er en prioritet for dig, se om du kandelegere det til et andet holdmedlem. Hold i tankerne-delegering betyder ikke, at opgaven ikke er vigtig, det betyder bare, at arbejdet ikke er i overensstemmelse med dine nuværende prioriteter. Det kunne være, at dette arbejde er mere relevant for en andens ekspertise - og når du overfører det til dem, sikrer du, at arbejdet udføres af den bedste person til jobbet.

5. Revision af dine opgaver

Ligesom siger "nej" til arbejde, tag lidt tid til at se igennem opgaver, du har forpligtet dig til et stykke tid tilbage og arbejder stadig på. Er der noget der er i øjeblikket på din plade, der ikke længere justerer med dit holds mål?

Når du finder disse opgaver, spørg dig selv, om dette arbejde skal gøres overhovedet. Hvis det ikke længere er vigtigt for dit hold, skal du overveje at sætte arbejdet på vent. Hvis opgaven stadig skal gøres, spørg dig selv, om du er den bedste person til jobbet - og hvis ikke, gå igennem den samme delegation øvelse for at finde ud af, hvem der er.

6. Ditch håndskrevet til-DOS-brug et værktøj

Hvis du stadig sporer dit arbejde for hånd, er det tid til at opgradere til et online værktøj. Som tilfredsstillende som det kan være at tage noter manuelt, skrevetat-gøre listerer uorganiseret, tilbøjelige til fejl, nemme at tabe og ineffektive.

I stedet skal du sørge for, at flertallet af din projektstyring sker i et dedikeret værktøj.Projektstyringsværktøjertilbyde en række funktioner, der gør det lettere at få mest muligt ud af din tid. Med et projektstyringsværktøj kan du:

Koordinere tværfunktionelt arbejde og spor præcis, hvem der gør hvad der ved hvornår.

Kommuniker om arbejde, del feedback, ogRapport om projektstatuspå ét sted.

Spor fremskridt i realtid for nøjagtigt at se, hvor arbejdet står.

Se forfaldsdatoer ogafhængigheder.Så du kan ramme dine mål uden scrambling.

Plus, hvis du tror, ​​at der ikke er noget helt som at krydse en opgave fra din skriftlige opgaveliste, vent, indtil du ser en besætning afCelebration Creatures.flyve på tværs af din computerskærm.

6 Time Management Quick Wins

Time Management strategier og tips vi skitseret ovenfor er hjælpsomme - men de tager lidt tid at implementere. Ønsker du at komme i gang i de næste fem minutter? Prøv disse seks hurtige sejre for at forbedre din tidsstyring lige nu.

1. Snooze Notifications.

Vi hopper konstant mellem apps, meddelelser og opgaver. Faktisk den gennemsnitlige videnarbejderSkifter mellem 10 appsop til 25 gange om dagen. Derfor er det sværere at fokusere på opgaven ved hånden og komme ind i et godt flow - hvilket betyder, at arbejdet tager længere tid.

Når du kan, skal du slukke dine meddelelser eller bruge "Forstyr ikke" funktioner til midlertidigt at deaktivere meddelelser. På den måde kan du dykke ind i dybt arbejde - mens du også lade dit hold vide, at du kommer tilbage til dem senere. De fleste værktøjer viser, at du midlertidigt snoes, så holdemedlemmer ved ikke at forvente et svar fra dig med det samme. Om nødvendigt kan de normalt vælge at tilsidesætte funktionen, så du er aldrig for langt uden for rækkevidde.

2. Organiser dit fysiske rum

Tænk tilbage til, hvor rent dit skrivebord var, da du først satte det op. Du havde sandsynligvis en computerskærm og et tastatur, måske en notesblok, men sandsynligvis ikke meget andet. Hvis du er noget som os, varede det rene skrivebord ikke længe. Over tid har du uundgåeligt akkumulerede papirer, bokse, bøger, klistermærker og stray ledninger.

En rodet skrivebord synes måske ikke af meget, men visuelt rod kan påvirke mental rod, og gøre det svært at fokusere. Tag en hurtig fem minutters pause til at organisere dit skrivebord. Smid nogen papirer, der ikke længere er nødvendigt, at stable dine bøger i en pæn række, og spole enhver omstrejfende ledninger, der måtte blive liggende. Så, når du kommer tilbage til arbejdet, kan du opleve, at det er lettere at fokusere.

3. Gruppe lignende opgaver

Hver gang du skifter mellem opgaver, din hjerne skal finde den relevante kontekst og information til at ny opgave, og bringe denne viden til forkant med dit sind. Sure, det tager blot sekunder for din hjerne til at gøre det-men hvis du konstant er at skifte mellem opgaver og projekter, som betyder, at du tvinger din hjerne til at arbejde overtid.

Dette kan føre til nedsat produktivitet-for ikke at nævne øget udsugning på slutningen af dagen. Så i stedet, så prøv at gruppere lignende opgaver. Se om du kan arbejde på alle dine opgaver til et projekt, eller alle opgaver for samme leverance, på samme tid blok. Når du gør det, vil du bruge mindre tid kontekst-skift og mere tid fokuseret på at få arbejde stor effekt gjort.

4. Arbejdet med hurtige opgaver i mellem møder eller fokus tid

Du har sandsynligvis et par opgaver hver dag, der tager fem eller 10 minutter at udfylde. Disse kan være hurtige svar på en medarbejder, fastsættelse af en tastefejl på et dokument, eller indgiver arbejde anmodning form til en anden kollega.

Hvis du har denne type arbejde, gemme den et sted, at for- og centrum-lignende et projektstyringsværktøj-men ikke umiddelbart arbejde på det. I stedet gemme disse opgaver for disse fem minutter mellem møder eller 10 minutter umiddelbart efter frokost, som du får tilbage i swing ting. Ikke blot vil du være i stand til hurtigt at tackle dette arbejde-og fornemmelsen god til at gøre det-de også vil ikke tage op værdifuld mental energi, der kunne være brugt på mere komplekse arbejde.

5. Stop forsøger at multitaske

Kort fortalt,multitasking er en myte. Selv om det kan føles som du laver mere end én ting på samme tid, når du forsøger at multitaske du faktisk tvinger din hjerne til hurtigt at skifte mellem opgaverne. Hver gang du skifter mellem arbejde, din hjerne har brug for at finde de oplysninger og kontekst til denne opgave. Dette er ikke blot tager større indsats end blot at fokusere på én to-do, det også udtømmer din hjerne.

I stedet for multitasking, har til formål at arbejde på én opgave ad gangen, så du kan komme ind strømmen, mens du arbejder.Flow tilstandder sker, når du er så fokuseret, at du føler at du er ”i zonen.” Når du kommer ind i flow, du er i stand til at få mere arbejde gjort mere effektivt, da din hjerne kun fokuserer på én opgave ad gangen.

6. Hold pauser

Det kan synes ulogisk, men en af de bedste ting, du kan gøre for at forbedre din tid forvaltning er at tage en pause. Vi er tilbøjelige til at reagere på følelsen bag på arbejde ved blot at gøre mere af det, men din hjerne har brug for tid til at hvile og genoplade. Hvis du er overbebyrdede og udbrændt-du vil ikke være i stand til at få noget gjort, langt mindre tackle dit vigtigste arbejde.

Hvis du tager en pause føles svært at gøre, er du ikke alene. Ifølge vores forskning,32% af videnarbejdereder føler udbrændthed rapport ikke er i stand til at slukke eller afbryde som noget, brændstoffer deres udbrændthed. Fordi de ikke kan slukke, bliver de brændt ud, og når de er brændt ud, kan de ikke slukke, det er en uendelig cyklus.

Hvis du kæmper for at huske at tage pauser, overveje at planlægge dem i din kalender. Så når pausen popper op i din kalender, tvinge dig selv til at tage det-selv hvis du bare stå op til stræk. Selvom det kan føles stressende at tage at pause, vil du føle dig bedre, når du gør.

Tag kontrol over din tid

I sidste ende, time management er mere en sindstilstand end noget andet. For effektivt at styre din tid, prioritere dit arbejde, så du ved at arbejde på hver dag. I stedet for at lade din to-do liste diktere dine prioriteter, fokusere din opmærksomhed på din hensigt at virkelig drive effekt.

For at komme i gang, skal du sørge for du sporer arbejde i et centraliseret værktøj. Klar til at komme i gang? Lær hvordanUDN Task Managerkan hjælpe digorganisere dine opgaver og ramte dine leverancer .