Vad är projektledning, din ultimata guide för att lära sig konsten

Vad är projektledning, din ultimata guide för att lära sig konsten

Så här är du i början av din nya karriär: Projektledning. I den här handboken kommer Fred Wilson att förklara vad som är projektledning, projektledningslivscykel och vad de mest effektiva teknikerna är.

Här är affären:

Projektledning kan eventuellt vara mestAttraktiva och givande karriärvaldu kommer göra.

Du kommer att leda människor från olika funktioner och avdelningar, få saker gjort i tid.

I den här handboken om vad som är projektledning lär du dig om projektledningslivscykeln. Den består av:

Vad är ett projekt?

Projekt kommer i olika former och storlekar. Inga två projekt är en komplett tvilling av varandra.

Kan de vara liknande? Ja, men förutsättningar kommer att diktera hur projekten kommer att hanteras.

Ett projekt är ett tillfälligt försök att skapa en ny produkt, service eller ett resultat.

Projekten varar inte för evigt.

Till skillnad från verksamheten inom en organisation har projekt ett startdatum och ett slutdatum kopplat till det.

Projektledare: roller och amp; Ansvar

För att uppnåVision och mål för ett projekt; Projektledare utses för att hantera resurserna och lagen för att möta slutmålet.

Projektledaren måste ha en tydlig vision om vad de vill uppnå ut ur projektet.

De Projektledare måste erva visionenfrån organisationens senior hierarki och projektsponsor.

Att planera bra för projektarbetet, måste projektledarenbörja med slutet i åtanke.

Som en bra fotbollschef måste projektledaren identifiera de resurser de behöver under projektet och se slutresultatet av ansträngningen innan projektet börjar.

Projektledning Livscykel

Ett projekt är som en historia. Den har en början, en mitten och en produktiv slut.

Alla projekt flyttar genom 5 processgrupper för att komma från början till slut.

Inom varje processgrupp, det finns en uppsättning aktiviteter som kommer att stödja projektet rör sig smidigt i rätt riktning.

Projektets flöde genom denna uppsättning aktiviteter är känt som livscykeln.

Vad är projektledning: # 1 Lifecycle - Inledande av ett projekt

Detta är början - där allt roligt är.

I detta skede av livscykeln är projektets ursprungliga mål noterade, och projektet sponsor utser en projektledare.

Nyckelproduktionen från detta stadium avLivscykel är projektstadgan .

Projektkortet allokerar tiden, mänskliga resurser och finansiella utgifter som kommer att delas en del av projektledningslivscykeln.

Detta görs mestadels under överinseende av aprojektets sponsor; Någon som är tillräckligt hög i hierarkin har kontroll över de faktorer som är relevanta för projektet.

Varför gör ett projekt?

Det kan finnas flera anledningar till att en organisation väljer att starta projekt, men det är i de flesta fall att minska kostnader och utgifter eller öka organisationens intäkter.

Men här är kickeren:

Ibland kan nya regleringsregler dyker upp och organisationen kan göra lite förutom att de överensstämmer med dessa föreskrifter.

FörståelseVarför ett specifikt projekt lanserasKan gå långt för dig att förstå vad som är din roll som projektledare.

Affärsanalys av projektledning

Affärsanalys (BA) är studien av projektkraven , genomförbarhet, kostnad samt sannolikhet för att hantera och uppnå projektmål.

Vad är bottenlinjen?

Detta leder vanligtvis av en affärsanalytiker och görs innan projektarbetet börjar.

Skapa projektstadgan

Projektstadgan är det huvudsakliga dokumentet som tillåter projektet och projektledaren.

Det medför som en följd av att projektet är behörigt att existera inom organisationens domän.

Det gör det möjligt för projektledaren att leda och hantera alla möjliga resurser för att uppnå projektmålen.

Identifiera projektets intressenter

De människor som kan påverka ditt projekt eller påverkas av ditt projekt är kända somProjekt intressenter .

När du börjar med ett projekt, vill du identifiera alla relevanta intressenter - projektet skulle vara överflödigt om projektets intressenter inte identifierar alla relevanta individer inom organisationen.

Identifiering av intressenter handlar också om att dokumentera alla relevanta uppfattade hot som intressenterna kan känna.

Vad är projektledning: # 2 - Planerar ett projekt

För planering måste projektledaren veta vad projektet kommer att etablera.

Det måste finnas en AS-IS-stat (nuvarande tillstånd) och den önskade framtida staten som projektledaren och projektets intressenter måste komma överens om.

Ett fantasysmål fungerar inte i projektledning.

Projektledaren behöver lista ner de exakta kraven.

Om du inte har slutmål i åtanke hur kommer du någonsin att uppnå målet?

Nu:

När projektkraven har låsats, måste projektets intressenter, projektledare och projektteam konfigurera en spelplan för att uppnå målet.

Du kanske undrar?

Är detta en engångsövning eller kontinuerlig? De flesta experter tror att detta bör vara iterativ i naturen och en kontinuerlig process under hela projektets livstid.

Planering är grundstenenProjektledning - Om du får fel är ditt projekt avsett för misslyckande.

Definiera projektledningsplanen (PMP)

De PMP-planbeskriver hur projektet hanteras från början till slut.

Det är ett aggregat av olika planer.

I PMP definierar du hur du ska strategisera, hantera och nå projektmålen:

Skriva projektutbudet

I projektledning finns det typiskt två olika projektområde: produktomfång och projektomfattning.

Produktomfattning är slutmålet så långt som produkten berörs.

Det är slutanvändningen av produkten av dina användare och kunder.

Å andra sidan:

Projektets omfattning är processen och ansträngningen genom vilken produktens omfattning uppnås och hanteras.

Produktens omfattning och projektets omfattning kompletterar varandra.

Skapa projektschemat

I projektledning finns det en uppfattad tidsram där projektet kommer att vara fullständigt och en faktisk tid där projektet kommer att uppnå sina mål.

Låt oss för en sekund tro att vi lever i det perfekta projektledningsuniverset och allt kommer att hända som planerat.

Först kommer vi att arbeta med kunden för att fastställa produktens räckvidd.

Därefter kommer vi att inrätta projektets omfattning.

En aktivitetslista är befolkad baserat påprojektets omfattning .

Verksamheten inom aktivitetslistan bör inrättas i en prioriteringsordning med avseende på slutförandet.

Många av verksamheterna måste normalt förlita sig på logik; De måste vara i en sekvens för att projektet ska lyckas.

På samma sätt måste vissa aktiviteter förlita sig på mjuk logik. Det är beroende av ledning av ledning.

Genom mjuk logik kan vi bestämma om du ska slutföra en uppgift på ett sätt eller inte.

Dess förmånliga resonemang baserat på skicklighet, karaktär av arbete, eller till och med din attityd på en dag eller vecka.

Uppskatta kostnaderna för ett projekt

Hur bestämmer du hur mycket ett projekt kommer att kosta?

Du kan inte riktigt kontrollera det exakta beloppet till eller om projektet är klart. Detta är sant som du inte kan förutsäga framtiden.

Vad du kan göra är dock att skapa en uppskattning.

Projektberäkning Hone är in på den uppfattade kostnaden genom att utnyttja all relevant information om projektet.

Varje uppskattning bör också omfatta en beräknad mängd varians. Det bör innehålla den beräknade procenten såväl som villkoren för uppskattningen.

Planerar projektkvaliteten

Projektkvalitetoch mål kan variera från organisation till organisation.

Vissa organisationer kan ange "Vi tror projektkvaliteten avser när jobbet blir gjort".

Andra organisationer kan benchmark projektkvalitet på när betalningar görs av kunder.

Vissa organisationer har prenumererat på kvalitetsprogram som Lean Manufacturing och ISO 9000.

Planering av kvalitet innebär att projektet utförs i linje med de förväntningar som fastställs i början med avseende på kvalitetsstandarder.

Planerar att hantera projektrisker

Som projektledare behöver du alltid hålla en utkik på eventuella risker som kan leda till att projektet misslyckas.

Inte bara projektledaren men hela projektteamet måste vara på utkik efter sådana risker.

Riskidentifiering finns från projektlansering till projektets slutförande.

Det måste finnas en kontinuerlig process av riskidentifiering.

En riskhanteringsmetod, i sin sanna form, har steg för riskdokumentation och kategorisering, och processen för riskbedömning.

Vad är projektledning: # 3 - Genomföra ett projekt

All planering är helt värdelös om den inte har handlats.

Du måste se till att projektgruppen kör projektet fungerar korrekt.

Du måste ordna regelbundna uppdateringsmöten med projektgruppen och ge en uppdatering till relevanta intressenter.

Och du måste se till att projektets intressenter är tillräckligt engagerade och deltagande i processen.

Gör projektet arbete

I den här delen av processen arbetar projektledaren med interna och externa intressenter / leverantörer för att stödja de leveranser som krävs för projektets slutförande.

Det handlar om att få saker gjort.

Hantera projektgruppen

Human Resource Management är den mest kritiska och svåra delen av projektledning.

Du kanske ofta undrar ...

Varför gör inte projektgruppen bara vad de har tilldelats?

Det var var Senior Project Managers kommer i spel.

Projektledare måste ge rätt mängd ledning och ledarskap till sitt projektteam.

Hosting effektiva och värdefulla projektgruppsmöten

Alla måste vara överens om att vi alla har deltagit i möten som var ett fullständigt slöseri med tid.

Ofta hamnar intressenterna med ett möte utan att ha förberett för sin sida av historien - vilket är en hemsk upplevelse.

Som projektledare måste du veta hur man skaBly och hantera projektgruppsmöten .

Kommunicera projektstatus

Projekt intressenter speciellt projektsponsorer måste känna till status för ett projekt vid en viss tidpunkt.

Kommunikation är mer än bara att prata - det innebär också uppmärksam lyssning.

90% av alla projekt innebär aktiv fram och tillbaka kommunikation.

Aktiv kommunikation omfattar överföring av kunskaper.

Det finns i stor utsträckning två former av kommunikation som är inblandade i projektledning: muntlig och skriftlig.

Hantera projekt intressenter

Som projektledare behöver du bara inte hantera projektgruppen, men du måste hantera och kommunicera med alla interna och externa intressenter som är relevanta för projektet.

Den centrala kuggen av förvaltningsintressenter innebär aktiv kommunikation - inte bara kommunicerar vad som är projektets status utan också att ta itu med intressentproblem.

Dessutom måste du också hålla dina intressenter engagerade.

Du vill att dina intressenter ska vara inblandade och ta ägande av projektets vision.

Du vill inte att dina intressenter förlorar intresse för ditt projekt.

Vad är projektledning: # 4 - Övervakning och amp; Styr ett projekt

Att styra ett projekt betyder inte att du micromanage - det kräver att du kontrollerar faktorerna så att projektleveranser är uppfyllda.

Det måste vara en balans mellan kontroll och utförande.

Vad är det bästa sättet för en projektledare för att uppnå detta ändamål ...

Jag rekommenderar att projektledaren arbetar tillsammans med projektgruppen snarare än över det.

En framgångsrik projektledare måste styra, balansera och kalibrera vissa faktorer för att hantera slutmålet.

Som en tumregel, om du inte mäter hur nära är du till ditt mål är det svårt att kontrollera de faktorer som är relevanta för att uppnå slutet.

Så alltid har det i åtanke ...

Kontrollerar projektarbetet

Kontrollerar projektarbetetkommer att se till att projektet är färdigt i tid med rätt resultat och inom budgeten.

Faktum är att det finns en fram och tillbaka koppling mellan att kontrollera och genomföra projektet.

Hantera och kontrollera projektgruppen

Det största inflytandet på huruvida projektet kommer att bli en framgång eller inte är beroende av hur projektteamet leds och hanteras.

Om projektgruppen inte överensstämmer med projektcharteret och ger en uppmärksam lyssna på projektledaren än projektet är avsett för katastrof.

Hantering är också en konst ...

Goda projektledare blir inte snubblar eller mikromanagers av sitt projektteam.

Vi vill att projektgruppen ska ta ägande av sina individuella ansvarsområden inom projektet och bli en sammanhängande enhet.

Kontroll av projektkommunikation

En framgångsrik projektledare måste ha flera källor och kommunikationskanaler med projektgruppen.

Detta kommer att se till att projektledaren är medveten om varje teknisk och icke-teknisk händelse inom projektteamet.

Så måste varje projektledare se till att de utnyttjar uppmärksam lyssnande och kommunikation så att korrespondens med projektteamet inte bryts ner.

Att hålla projekt intressenter engagerade

Intressenter kan vara interna eller externa lagmedlemmar.

De kan vara alla som har enintressant intresse för projektet eller resultaten av projec t.

Därför är det viktigt att projektets intressenter är engagerade och hålls ajour med alla viktiga händelser inom projektet.

Vad är projektledning: # 5 - Stäng ett projekt

Alas ... Vi når den sista delen av projektledning.

Koncernen centrerar kring slutförandet av projektleveranser, eventuell relevant rapportskrivning, som slutför alla revisioner samt att göra en sanitetskontroll av hela projektet.

Projektledaren kan behöva granska sin egen prestation och hans team & amp; Granska även alla leverantörer som kan ha varit med i processen.

Projektavslutningen i vissa fall medför också någon form av erkännande som kan vara i form av en bonus, semester eller intyg om uppskattning.

Vid det minsta läget bör projektledaren verbally tacka sitt lag för all den ansträngning de lägger in under projektets livscykel.

Kundanslutning

Hur vet du att projektet är klart?

I huvudsak kan projektet endast anses vara fullständigt när projektets räckvidd har uppnåtts.

Du måste göra en omfattningsverifiering som leder till kundanslutning.

I grund och botten…

Du måste se till att alla åtaganden som gjorts i början av projektet har uppfyllts i stängningstillståndet.

Stänger projektet

Projektavslutning innebär att man lämnar in en slutrapport och en slutlig översyn av projektet med projektgruppen.

Att stänga projektet kommer att leda till ett framgångsrikt engagemang för framtiden såväl som intressenterna.