Cos'è la gestione dei progetti, la tua guida definitiva per imparare l'arte

UDN Task Manager.Trasforma il tuo lavoro con le caratteristiche leader del settore

Quindi, qui sei all'inizio della tua nuova carriera: Gestione del progetto. In questa guida, Fred Wilson spiegherà qual è la gestione dei progetti, il ciclo di vita del progetto di gestione e quali sono le tecniche più efficaci.

Ecco l'accordo:

La gestione del progetto può potenzialmente essere la maggior parteScelte di carriera attraenti e gratificantitu farai.

Condurai le persone di diverse funzioni e dipartimenti, ottenendo le cose in modo tempestivo.

In questa guida su ciò che è la gestione dei progetti, imparerai del ciclo di vita del progetto di gestione del progetto. Comprende di:

Cos'è un progetto?

I progetti sono disponibili in diverse forme e dimensioni. Nessun due progetti sono un gemello completo l'uno dell'altro.

Possono essere simili? Sì, ma le condizioni determinano come saranno gestiti i progetti.

Un progetto è un tentativo temporaneo di creare un nuovo prodotto, servizio o un risultato.

I progetti non durano per sempre.

A differenza delle operazioni all'interno di un'organizzazione, i progetti hanno una data di inizio e una data di fine allegata ad esso.

Project Manager: ruoli e amp; Responsabilità

Per raggiungere ilVisione e obiettivi di un progetto; I project manager sono nominati per gestire le risorse e i team per soddisfare l'obiettivo finale.

Il project manager deve avere una visione chiara di ciò che vogliono raggiungere dal progetto.

Il Project Manager deve ereditare la visioneDalla gerarchia anziana dell'organizzazione e dello sponsor del progetto.

Per pianificare bene per il lavoro del progetto, il project manager dovràinizia con la fine in mente.

Come un buon gestore di calcio, il project manager deve identificare le risorse di cui avranno bisogno durante il progetto e vedere i risultati finali dello sforzo prima dell'inizio del progetto.

Gestione del progetto Gestione del ciclo di vita

Un progetto è come una storia. Ha un inizio, una fine centrale e produttiva.

Tutti i progetti si spostano attraverso 5 gruppi di processo per arrivare dall'inizio alla fine.

All'interno di ciascun gruppo di processo, Vi è una serie di attività che supporteranno il progetto muoversi senza intoppi nella giusta direzione.

Il flusso del progetto attraverso questo insieme di attività è noto come il ciclo di vita della gestione del progetto.

Cos'è la gestione dei progetti: # 1 Lifecycle - Inizia un progetto

Questo è l'inizio - dove è tutto il divertimento.

In questa fase del ciclo di vita, gli obiettivi iniziali del progetto sono elencati e lo sponsor del progetto nomina un project manager.

L'uscita chiave di questa fase delIl ciclo di vita è il charter del progetto .

La Carta del progetto alloca il tempo, le risorse umane e le spese finanziarie che saranno fatte parte del ciclo di vita del progetto di gestione.

Questo è per lo più fatto sotto la supervisione di asponsor del progetto; Qualcuno che è abbastanza alto nella gerarchia per avere il controllo sui fattori rilevanti per il progetto.

Perché un progetto?

Ci possono essere diversi motivi per cui un'organizzazione opta a lanciare progetti ma, nella maggior parte dei casi, è per il taglio di costi e spese o aumentando le entrate dell'organizzazione.

Ma ecco il kicker:

A volte le nuove regole di regolamentazione vengono visualizzate e l'organizzazione può fare poco tranne conforme a tali regolamenti.

ComprensionePerché viene lanciato un progetto specificopuò fare molto per te per capire qual è il tuo ruolo di project manager.

Analisi aziendale della gestione del progetto

L'analisi aziendale (BA) è lo studio dei requisiti del progetto , Fattibilità, costo nonché la probabilità di gestire e raggiungere gli obiettivi del progetto.

Qual è la linea di fondo?

Questo di solito è guidato da un analista aziendale e viene fatto prima che inizi il lavoro del progetto.

Creazione della Carta del progetto

La Carta del progetto è il documento principale che autorizza il progetto e il project manager.

Comprende come conseguenza che il progetto sia autorizzato ad esistere all'interno della periferia del dominio dell'organizzazione.

Permette formalmente il project manager di condurre e gestire tutti i tipi di risorse per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Identificazione degli stakeholder del progetto

Quelle persone che possono influenzare il tuo progetto o sono interessate dal tuo progetto sono conosciute comeStakeholder del progetto .

Quando inizi con un progetto, vorrai identificare tutti gli stakeholder pertinenti - il progetto sarebbe ridondante se i soggetti dei progetti non identificano tutti gli individui rilevanti all'interno dell'organizzazione.

L'identificazione delle parti interessate riguarda anche la documentazione di tutte le minacce percepite pertinenti che le parti interessate potrebbero percepire.

Cos'è la gestione del progetto: # 2 - Pianificazione di un progetto

Per la pianificazione, il project manager deve sapere cosa stabilirà il progetto.

Deve esserci un AS-è stato (stato attuale) e lo stato futuro desiderato che il project manager e le parti interessate del progetto devono essere d'accordo.

Un obiettivo fantastico non funzionerà nella gestione del progetto.

Il project manager deve elencare i requisiti esatti.

Se non hai in mente l'obiettivo finale come raggiungerete mai il bersaglio?

Adesso:

Una volta che i requisiti del progetto sono stati bloccati, gli stakeholder del progetto, il project manager e il team del progetto devono istituire un piano di gioco per raggiungere il bersaglio.

Potresti chiederti?

Questo è un esercizio unico o continuo? La maggior parte degli esperti ritiene che questo dovrebbe essere di natura iterativo e un processo continuo in tutta la vita del progetto.

La pianificazione è la pietra della fondazionedi Project Management - Se si ottiene questo errato il tuo progetto è destinato al fallimento.

Definizione del piano di gestione del progetto (PMP)

Il Plan PMP.Descrive come il progetto sarà gestito dall'inizio alla fine.

È un aggregato di diversi piani.

Nel PMP definisci il modo in cui sarete strategioni, gestire e raggiungere gli obiettivi del progetto:

Scrivere la dichiarazione del campo di prova

Nella gestione del progetto, tipicamente sono in genere due ambiti di progetto diversi: ambito del prodotto e ambito del progetto.

Lo scopo del prodotto è l'obiettivo finale per quanto riguarda il prodotto.

È l'uso finale del prodotto da parte dei tuoi utenti e dei tuoi clienti.

D'altro canto:

Lo scopo del progetto è il processo e lo sforzo attraverso il quale viene raggiunto e gestito lo scopo del prodotto.

L'ambito del prodotto e la portata del progetto si completano a vicenda.

Creazione del programma del progetto

Nella gestione del progetto, c'è un periodo di tempo percepito in cui il progetto sarà completo e un momento effettivo in cui il progetto raggiungerà i suoi obiettivi.

Facciamo un secondo pensare che stiamo vivendo nell'universo di gestione del progetto perfetto e tutto avverrà come pianificato.

Innanzitutto, lavoreremo con il cliente per stabilire la portata del prodotto.

Successivamente, organizzeremo lo scopo del progetto.

Un elenco di attività è popolato in base alCampione del progetto .

Le attività all'interno dell'elenco delle attività dovrebbero essere istituite in un ordine di priorità rispetto al completamento.

Molte delle attività normalmente devono fare affidamento sulla logica; Devono essere in una sequenza per il progetto per avere successo.

Allo stesso modo, alcune attività devono fare affidamento sulla logica morbida. Si basa sulla discrezione di gestione.

Attraverso la logica morbida, possiamo decidere se completare un compito in modo di moda o meno.

Il suo ragionamento preferenziale basato sull'abilità, la natura del lavoro, o anche il tuo atteggiamento in un giorno o una settimana.

Stimare i costi di un progetto

Come determina quanto costerà un progetto?

Non puoi davvero accertare l'importo esatto fino a o a meno che il progetto non sia completo. Questo è vero perché non puoi prevedere il futuro.

Quello che puoi fare però è quello di creare una stima.

Project Stimatima Hone è nel costo percepito utilizzando tutte le informazioni pertinenti relative al progetto.

Ogni stima dovrebbe comprendere anche una quantità stimata di varianza. Dovrebbe contenere la percentuale stimata e le condizioni del preventivo effettuato.

Pianificazione della qualità del progetto

Qualità del progettoe gli obiettivi potrebbero variare dall'organizzazione all'organizzazione.

Alcune organizzazioni potrebbero indicare il "Crediamo che la qualità del progetto si riferisca quando il lavoro viene fatto".

Altre organizzazioni potrebbero benchmark la qualità del progetto quando i pagamenti sono effettuati dai clienti.

Alcune organizzazioni si sono iscritte a programmi di qualità come la produzione magra e ISO 9000.

Pianificazione della qualità significa che il progetto viene eseguito in linea con le aspettative stabilite all'inizio rispetto agli standard di qualità.

Pianificazione di gestire i rischi di progetto

Come project manager, è sempre necessario mantenere uno sguardo su qualsiasi rischio che possa causare il fallimento del progetto.

Non solo il project manager ma l'intero team del progetto deve essere alla ricerca di tali rischi.

L'identificazione del rischio esiste dal lancio del progetto al completamento del progetto.

Deve esserci un processo continuo di identificazione del rischio.

Un approccio di gestione dei rischi, nella sua forma vera, ha misure per la documentazione del rischio e la categorizzazione e il processo per la valutazione del rischio.

Cos'è la gestione dei progetti: # 3 - Esecuzione di un progetto

Tutta la pianificazione è completamente inutile a meno che non sia attiva.

Dovrai assicurarti che il team di progetto sia eseguito correttamente il lavoro del progetto.

Avrai bisogno di organizzare regolari riunioni di aggiornamento con il team del progetto e fornire un aggiornamento alle parti interessate pertinenti.

E dovrai garantire che i soggetti dei progetti siano adeguatamente impegnati e partecipativi al processo.

Fare il lavoro del progetto

In questa parte del processo, il project manager funziona con stakeholder / fornitori / fornitori interni ed esterni per supportare i risultati necessari per il completamento del progetto.

Si tratta di fare le cose.

Gestire il team del progetto

La gestione delle risorse umane è la parte più critica e difficile della gestione del progetto.

Potresti spesso chiederti ...

Perché il team del progetto non fa solo quello che sono stati assegnati?

Sono stati in gioco i dirigenti di progetto senior.

I project manager devono fornire la giusta quantità di gestione e leadership al proprio team di progetto.

Hosting di riunioni di team di progetti efficaci e preziosi

Tutti devono essere d'accordo sul fatto che tutti abbiamo frequentato riunioni che erano una completa perdita di tempo.

Spesso, le parti interessate finiscono per entrare in un incontro senza aver preparato per il loro lato della storia - che è un'esperienza orribile.

Come project manager, devi sapere comecondurre e gestire le riunioni del team di progetto .

Comunicare lo stato del progetto

Gli stakeholder del progetto in particolare i progetti sponsor devono conoscere lo stato di un progetto in un dato momento.

La comunicazione è più che parlare - coinvolge anche l'ascolto attento.

Il 90% di tutti i progetti riguarda la comunicazione attiva e avanti.

La comunicazione attiva implica il trasferimento della conoscenza.

Esistono ampiamente due forme di comunicazione coinvolte nella gestione del progetto: orale e scritto.

Gestione degli stakeholder del progetto

Come project manager, non è necessario gestire il team del progetto, ma è necessario gestire e comunicare con tutti gli stakeholder interni ed esterni pertinenti al progetto.

Il dente centrale della gestione degli stakeholder coinvolge la comunicazione attiva - non solo comunicare qual è lo stato del progetto, ma anche affrontare le preoccupazioni delle parti interessate.

Inoltre, è inoltre necessario impegnarsi i vostri stakeholder.

Volete coinvolgere i tuoi stakeholder e adottare la proprietà della visione del progetto.

Non vuoi che i tuoi stakeholder perdano interesse per il tuo progetto.

Cos'è la gestione del progetto: # 4 - monitoraggio e amplificatore; Controllo di un progetto

Il controllo di un progetto non significa microganage - richiede di controllare i fattori in modo che i risultati del progetto siano soddisfatti.

Ci deve essere un equilibrio tra controllo ed esecuzione.

Qual è il modo migliore per un project manager per raggiungere questa fine ...

Consiglierei che il project manager lavora accanto al team del progetto piuttosto che su di esso.

Un project manager di successo deve controllare, bilanciare e ricalibrare determinati fattori per gestire l'obiettivo finale.

Come regola generale, se non misurate quanto sei vicino al tuo obiettivo, sarà difficile controllare i fattori rilevanti per raggiungere la fine.

Quindi hai sempre la fine in mente ...

Controllo del lavoro del progetto

Controllo del lavoro del progettoAssicurati che il progetto sia completato in tempo con i giusti risultati e entro il budget.

Infatti, c'è un collegamento avanti e indietro tra il controllo e l'esecuzione del progetto.

Gestione e controllo del team del progetto

La più grande influenza sul fatto che il progetto sarà un successo o meno dipende da come il team del progetto è guidato e gestito.

Se il team del progetto non è conforme alla Carta del progetto e dà un attento Ascoltare il project manager rispetto al progetto è destinato al disastro.

La gestione è anche un'arte ...

I buoni project manager non diventano blocchi o micromanagers del loro team di progetto.

Vogliamo che il team del progetto prenda la proprietà delle loro responsabilità individuali all'interno del progetto e diventare un'unità coesa.

Controllo delle comunicazioni del progetto

Un project manager di successo deve avere più fonti e canali di comunicazione con il team del progetto.

Ciò garantirà che il project manager sia a conoscenza di ogni accadimento tecnico e non tecnico all'interno del team di progetto.

Quindi, ogni project manager deve assicurarsi di utilizzare ascolto attento e comunicazione in modo che la corrispondenza con il team del progetto non si abbassa.

Mantenere impegnati gli stakeholder del progetto

Le parti interessate possono essere membri del team interno o esterno.

Potrebbero essere chiunque abbia uninteresse acquisito nel progetto o dei risultati del projec T.

Pertanto, è essenziale che i soggetti dei progetti siano impegnati e tenuti al corrente di tutti gli avvenimenti importanti all'interno del progetto.

Cos'è la gestione del progetto: # 5 - Chiusura di un progetto

Ahimè ... Raggiungiamo l'ultima componente della gestione del progetto.

Questo gruppo si concentra intorno alla finalizzazione dei risultati del progetto, qualsiasi report pertinente scrivendo, completando eventuali audit oltre a fare un controllo sanitario dell'intero progetto.

Il project manager potrebbe essere potenzialmente rivedere le sue prestazioni e il suo team & amp; Esaminare anche tutti i fornitori che potrebbero essere stati coinvolti nel processo.

La chiusura del progetto in alcuni casi comporta anche una sorta di riconoscimento che potrebbe essere sotto forma di un bonus, vacanza o certificato di apprezzamento.

Al minimo indispensabile, il project manager dovrebbe ringraziare verbalmente il loro team per tutti gli sforzi che hanno messo durante il ciclo di vita del progetto.