O que é o gerenciamento de projetos, seu guia final sobre a aprendizagem da arte

Gerenciador de tarefas UDN.transforma seu trabalho com recursos líderes do setor

Então, aqui você está no início da sua nova carreira: gerenciamento de projetos. Neste guia, Fred Wilson estará explicando o que é o gerenciamento de projetos, o ciclo de vida de gerenciamento de projetos e quais são as técnicas mais eficazes.

Aqui está o negócio:

O gerenciamento de projetos pode potencialmente ser o maisEscolhas de carreira atraentes e recompensadorasvocê vai fazer.

Você estará liderando pessoas de diferentes funções e departamentos, fazendo as coisas em tempo hábil.

Neste guia sobre o que é o gerenciamento de projetos, você aprenderá sobre o ciclo de vida de gerenciamento de projetos. É composto por:

O que é um projeto?

Projetos vêm em diferentes formas e tamanhos. Não há dois projetos são um gêmeo completo um do outro.

Eles podem ser semelhantes? Sim, mas as condições ditarão como os projetos serão gerenciados.

Um projeto é uma tentativa temporária de criar um novo produto, serviço ou um resultado.

Projetos não duram para sempre.

Ao contrário das operações dentro de uma organização, os projetos têm uma data de início e uma data final anexada a ela.

Gerente de Projetos: Funções e Amp; Responsabilidades

Para alcançar oVisão e objetivos de um projeto; Os gerentes de projeto são nomeados para gerenciar os recursos e equipes para atender ao objetivo final.

O gerente do projeto deve ter uma visão clara do que eles querem alcançar fora do projeto.

O O gerente de projeto deve herdar a visãoda hierarquia sênior da organização e patrocinador do projeto.

Para planejar bem para o trabalho do projeto, o gerente do projeto terá queComece com o fim em mente.

Como um bom gerente de futebol, o gerente do projeto precisa identificar os recursos que precisará durante o projeto e ver os resultados finais do esforço antes do início do projeto.

Ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Um projeto é como uma história. Tem um começo, um fim médio e produtivo.

Todos os projetos se movem através de 5 grupos de processos para obter do início ao fim.

Dentro de cada grupo de processosHá um conjunto de atividades que suportarão o projeto se mover suavemente na direção certa.

O fluxo do projeto através deste conjunto de atividades é conhecido como o ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

O que é gerenciamento de projetos: # 1 Lifecycle - iniciando um projeto

Este é o começo - onde está toda a diversão.

Nesta fase do ciclo de vida, os objetivos iniciais do projeto estão listados, e o patrocinador do projeto nomeia um gerente de projeto.

A principal saída desta etapa doLifecycle é a Carta do Projeto .

A Carta do Projeto aloca o tempo, recursos humanos e despesas financeiras que serão feitas parte do ciclo de vida de gerenciamento de projetos.

Isso é feito principalmente sob a supervisão de umpatrocinador do projeto; Alguém que é alto o suficiente na hierarquia para ter controle sobre os fatores relevantes para o projeto.

Por que um projeto?

Pode haver várias razões pelas quais uma organização opta para lançar projetos, mas, na maioria dos casos, é para cortar custos e despesas ou aumentar a receita da organização.

Mas aqui está o kicker:

Às vezes, novas regras regulatórias pop-up e a organização pode fazer pouco exceto com esses regulamentos.

CompreensãoPor que um projeto específico é lançadoPode percorrer um longo caminho para você entender qual é o seu papel como gerente de projeto.

Análise de negócios do gerenciamento de projetos

Análise de Negócios (BA) é o estudo dos requisitos do projeto , viabilidade, custo, bem como a probabilidade de gerenciar e alcançar os objetivos do projeto.

Qual é a linha de fundo?

Isso geralmente é liderado por um analista de negócios e é feito antes do início do trabalho.

Criando a Carta do Projeto

A Carta do Projeto é o principal documento que autoriza o projeto e o gerente do projeto.

Isso implica em consequência de que o projeto está autorizado a existir dentro da periferia do domínio da organização.

Formalmente, permite que o gerente de projeto lidere e gerencie todos os tipos de recursos para atingir os objetivos do projeto.

Identificando os stakeholders do projeto

Essas pessoas que podem afetar seu projeto ou são afetadas pelo seu projeto são conhecidas comoStakeholders do projeto .

Quando você começar com um projeto, você vai querer identificar todas as partes interessadas relevantes - o projeto seria redundante se os interessados do projeto não identificarem todos os indivíduos relevantes dentro da organização.

A identificação de partes interessadas também é sobre documentar todas as ameaças percebidas relevantes que os stakeholders podem sentir.

O que é gerenciamento de projetos: # 2 - Planejando um projeto

Para o planejamento, o gerente do projeto deve saber qual será o projeto.

Precisa haver um estado como o estado (estado atual) e o estado futuro desejado que o gerente do projeto e os interessados do projeto precisam concordar.

Um objetivo de fantasia não funciona no gerenciamento de projetos.

O gerente de projeto precisa listar os requisitos exatos.

Se você não tem o objetivo final em mente, como você alcançará o alvo?

Agora:

Uma vez que os requisitos do projeto tenham sido bloqueados, as partes interessadas do projeto, o Project Manager e a equipe do projeto precisam estabelecer um plano de jogo para atingir o alvo.

Você pode estar se perguntando?

Isso é um exercício único ou contínuo? A maioria dos especialistas acredita que isso deve ser de natureza iterativa e um processo contínuo em toda a vida do projeto.

Planejamento é a pedra fundamentalde gerenciamento de projetos - se você conseguir isso errado, seu projeto está destinado ao fracasso.

Definindo o Plano de Gerenciamento de Projetos (PMP)

O Plano PMP.Descreve como o projeto será gerenciado desde o início até o final.

É um agregado de planos diferentes.

No PMP você define como vai criar estratégias, manipular e atingir os objetivos do projeto:

Escrevendo a declaração do escopo do projeto

No gerenciamento de projetos, há tipicamente dois escopos de projeto diferentes: escopo de produtos e escopo do projeto.

O escopo do produto é o objetivo final no que diz respeito ao produto.

É o uso final do produto por seus usuários e clientes.

Por outro lado:

O escopo do projeto é o processo e o esforço através do qual o escopo do produto é alcançado e gerenciado.

O escopo do produto e o escopo do projeto se complementam.

Criando o cronograma do projeto

No gerenciamento de projetos, há um prazo percebido em que o projeto será completo e um tempo real em que o projeto alcançará seus objetivos.

Vamos passar por um segundo que estamos vivendo no Universo Perfeito de Gerenciamento de Projetos e tudo vai acontecer conforme planejado.

Primeiro, trabalharemos com o cliente para estabelecer o escopo do produto.

Posteriormente, vamos configurar o escopo do projeto.

Uma lista de atividades é preenchida com base noEscopo do projeto .

As atividades dentro da lista de atividades devem ser criadas em uma ordem de prioridade em relação à conclusão.

Muitas das atividades normalmente devem confiar na lógica; Eles devem estar em uma sequência para o projeto ser bem sucedido.

Da mesma forma, algumas atividades devem confiar na lógica suave. Ele depende da discrição da gestão.

Através da lógica suave, podemos decidir se deseja completar uma tarefa de forma ou não.

Seu raciocínio preferencial baseado na habilidade, natureza do trabalho, ou até mesmo sua atitude em um dia ou semana.

Estimando os custos de um projeto

Como você determina quanto projeto vai custar?

Você não pode realmente determinar o valor exato até ou a menos que o projeto esteja completo. Isso é verdade que você não pode prever o futuro.

O que você pode fazer é criar uma estimativa.

Estimativa de projeto de Hone está no custo percebido, utilizando todas as informações relevantes relacionadas ao projeto.

Cada estimativa deve incluir uma quantidade estimada de variância também. Deve conter a porcentagem estimada, bem como as condições da estimativa feita.

Planejando a qualidade do projeto

Qualidade do projetoe os alvos podem variar de organização para organização.

Algumas organizações podem declarar o "Acreditamos que a qualidade do projeto se relaciona quando o trabalho é feito".

Outras organizações podem comparar a qualidade do projeto sobre quando os pagamentos são feitos por clientes.

Algumas organizações assinaram programas de qualidade como Lean Manufacturing e ISO 9000.

O planejamento de qualidade significa que o projeto é executado de acordo com as expectativas estabelecidas no início em relação aos padrões de qualidade.

Planejando gerenciar riscos do projeto

Como gerente de projeto, você sempre precisa manter uma vigia em quaisquer riscos que possam fazer com que o projeto falhe.

Não só o gerente do projeto, mas toda a equipe do projeto precisa estar à procura de tais riscos.

Identificação de risco existe do lançamento do projeto para a conclusão do projeto.

Precisa haver um processo contínuo de identificação de risco.

Uma abordagem de gerenciamento de risco, em sua verdadeira forma, tem etapas para documentação e categorização de risco, e o processo de avaliação de risco.

O que é gerenciamento de projetos: # 3 - Executando um projeto

Todo o planejamento é completamente inútil, a menos que seja agido.

Você precisará garantir que a equipe do projeto esteja executando o projeto funciona corretamente.

Você precisará organizar reuniões regulares de atualização com a equipe do projeto e fornecer uma atualização para as partes interessadas relevantes.

E você precisará garantir que as partes interessadas do projeto estejam adequadamente envolvidas e participativas no processo.

Fazendo o trabalho do projeto

Nesta parte do processo, o gerente de projeto funciona com partes interessadas internas e externas / fornecedores para suportar os entregáveis necessários para a conclusão do projeto.

É tudo sobre fazer as coisas.

Gerenciando a equipe do projeto

O gerenciamento de recursos humanos é a parte mais crítica e difícil do gerenciamento de projetos.

Você pode muitas vezes se perguntar ...

Por que a equipe do projeto não faz apenas o que eles foram designados?

Isso é que os gerentes de projeto sênior entram em jogo.

Os gerentes de projeto devem fornecer a quantidade certa de gestão e liderança à sua equipe de projeto.

Hospedando reuniões de equipe de projeto eficazes e valiosas

Tudo deve concordar que todos nós participamos de reuniões que eram uma completa perda de tempo.

Muitas vezes, as partes interessadas acabam se juntando a uma reunião sem terem preparado para o lado da história - que é uma experiência horrível.

Como gerente de projeto, você precisa saber comoconduzir e gerenciar reuniões de equipe de projeto .

Comunicar o status do projeto

As partes interessadas do projeto especialmente os patrocinadores do projeto precisam saber o status de um projeto em um determinado momento.

A comunicação é mais do que apenas falar - também envolve escuta atenta.

90% de todos os projetos envolvem a comunicação ativa e para frente.

A comunicação ativa envolve a transferência de conhecimento.

Existem amplamente falando duas formas de comunicação envolvidas no gerenciamento de projetos: oral e escrita.

Gerenciando as partes interessadas do projeto

Como gerente de projeto, você simplesmente não precisa gerenciar a equipe do projeto, mas precisa gerenciar e se comunicar com todas as partes interessadas internas e externas relevantes para o projeto.

A Central de gerenciamento das partes interessadas envolve comunicação ativa - não apenas comunicando qual é o status do projeto, mas também abordando as preocupações das partes interessadas.

Além disso, você também precisa manter suas partes interessadas envolvidas.

Você quer que suas partes interessadas sejam envolvidas e sejam apropriadas da visão do projeto.

Você não quer que suas partes interessadas perdendo interesse em seu projeto.

O que é gerenciamento de projetos: # 4 - monitoramento e amp; Controlando um projeto

Controlando um projeto não significa que você microganage - requer que você controle os fatores para que os resultados do projeto sejam atendidos.

Precisa haver um equilíbrio entre controle e execução.

Qual é a melhor maneira de um gerente de projeto para atingir esse fim ...

Eu recomendaria que o gerente do projeto funcione ao lado da equipe do projeto em vez de sobre isso.

Um gerente de projeto de sucesso deve controlar, equilibrar e recalibrar determinados fatores para gerenciar o objetivo final.

Como regra geral, se você não medir o quão perto você é para o seu objetivo, será difícil controlar os fatores relevantes para atingir o fim.

Então sempre tenha o fim em mente ...

Controlando o trabalho do projeto

Controlando o trabalho do projetogarantirá que o projeto seja concluído a tempo com os resultados certos e dentro do orçamento.

Na verdade, há uma ligação entre controlar e executar o projeto.

Gerenciando e controlando a equipe do projeto

A maior influência sobre se o projeto será um sucesso ou não depende de como a equipe do projeto é liderada e gerenciada.

Se a equipe do projeto não estiver em conformidade com a Carta do Projeto e forneça um horário atento ao Gerente do Projeto do que o projeto é destinado ao desastre.

Gerenciando também é uma arte ...

Bons gerentes de projeto não se tornam blocos ou micromanagers de sua equipe de projeto.

Queremos que a equipe do projeto se aproprie de suas responsabilidades individuais dentro do projeto e se torne uma unidade coesa.

Controlando as comunicações do projeto

Um gerente de projeto de sucesso deve ter várias fontes e canais de comunicação com a equipe do projeto.

Isso garantirá que o gerente do projeto esteja ciente de cada acontecimento técnico e não técnico dentro da equipe do projeto.

Assim, todo gerente de projeto deve garantir que eles utilizem audição e comunicação atenciosa para que a correspondência com a equipe do projeto não se quebre.

Mantendo as partes interessadas do projeto envolvidas

As partes interessadas podem ser membros internos ou externos da equipe.

Eles poderiam ser qualquer um que tenha uminteresse adquirido no projeto ou nos resultados da projec t.

Portanto, é essencial que os stakeholders do projeto sejam envolvidos e mantidos a par de todos os acontecimentos importantes dentro do projeto.

O que é gerenciamento de projetos: # 5 - fechando um projeto

Alas ... Chegamos ao último componente do gerenciamento de projetos.

Este grupo centra-se em torno de finalizar os resultados do projeto, qualquer relatório relevante que escreva, completando quaisquer auditorias, além de fazer uma verificação de sanidade de todo o projeto.

O gerente do projeto pode ter que revisar potencialmente seu próprio desempenho e sua equipe & amp; Também revise todos os fornecedores que possam estar envolvidos no processo.

O fechamento do projeto em alguns casos também implica algum tipo de reconhecimento que pode ser sob a forma de um bônus, férias ou certificado de apreciação.

No mínimo, o gerente do projeto deve agradecer verbalmente sua equipe por todo o esforço que eles colocaram durante o ciclo de vida do projeto.