اس منصوبے سے باخبر رہنے کیلئے نئے ہیں؟ یہاں سے شروع کرو.
ٹریک پر رہنے، وقت پر اور بجٹ پر پراجیکٹ مینجمنٹ کی عمل trickiest حصوں میں سے ایک ہے. کام کی درار کے ذریعے گر کرنے کے لئے اپنے منصوبے کے تمام ٹکڑے ٹکڑے منتقل کی ایک واضح احساس کے بغیر، یہ آسان ہے. اس سے پہلے کہ آپ کو کیا ہوا ہے تو، آپ کو، اکیلے میں اس حقیقت نہیں ہوسے زیادہ ایک چوتھائی (26 فیصد)ڈیڈ لائن میں سے ہر ہفتے یاد کر رہے ہیں.
لیکن آپ کو اپنے اپنے طور پر یہ سب کرنے کی ضرورت نہیں. منصوبے سے باخبر رھنے کے اوزار کی طرح UDN ٹاسک مینیجر آپ اور دینا زیادہ اہم بات، آپ کی ٹیم کے ایک ایک پروجیکٹ کی حیثیت اور اصل وقت اپ ڈیٹس حاصل کرنے کے لئے ایک آسان راستہ کی واضح احساس، آپ کو زیادہ وقت اعلی اثر کام پر خرچ کر سکتے ہیں. یہاں اس منصوبے سے باخبر رہنے کے کے ساتھ شروع کرنے کے طریقے تاکہ آپ کی ٹیم پر ہر شخص بالکل وہی جو میں کر کیا کر رہی ہے جانتا ہے.
اس منصوبے سے باخبر کیا ہے؟
منصوبے سے باخبر رھنے کی مدد کے منصوبے مینیجرز ان اقدامات میں پیش رفت کی نگرانی کے لئے آلات اور طریقوں کی ایک سیٹ ہے. اس کے بجائے سپریڈ شیٹ، ای میل، یا صرف ذہنی طور پر کے ذریعے آپ کے کام کا ٹریک رکھنے کے لئے کی کوشش کر کے اس منصوبے سے باخبر رہنے کے اوزار آپ کو سہولت کے دورنما اور منصوبے کے ڈیٹا کی اوٹ کا ٹریک رکھنے میں مدد. اس منصوبے سے باخبر رہنے کے کے ساتھ، آپ کو ٹیم کے ارکان کے انفرادی، منصوبے، اور پروگرام کی سطح پر ایک منصوبے کی حیثیت پر اپ ٹو ڈیٹ رہنے میں مدد کر سکتے ہیں.
اس منصوبے سے باخبر رہنے کے اوزار کیا ہیں؟
منصوبے سے باخبر رہنے کے اصل وقت کے منصوبے سے باخبر رہنے نما ٹولز کے ذریعے زندگی کے لئے آتاڈیش بورڈزیا درجہ اپ ڈیٹس. آپ ایک منصوبہ پر ہے جہاں کا احساس حاصل کرنے کے لئے 45 منٹ میں اور منصوبوں سے باہر ہر جمعہ کلک کرنے خرچ کرنے کی ضرورت نہیں. اس کے بجائے، ان ٹولز آپ اور انفرادی کاموں اور ٹیم کے منصوبوں، کے ساتھ ساتھ اس پار ایک سے زیادہ منصوبوں پر لوپ میں اپنی ٹیم کے قیام میں مدد کرنے کے لئے ڈیزائن کر رہے ہیں.
یہ اوزار آپ کی مدد:
حقیقی وقت میں اشتراک کے کام کی معلومات
واضح ہے جب کی طرف سے کیا کر رہی ہے جو
قابل اشتراک پیشرفت کی رپورٹیں بنائیں
حیثیت، وقت، اور بجٹ سے باخبر رہنے کے کے ساتھ اپنی ٹیم کی مدد کریں
کام کی جڑ رہا اور silos کو کم کرنے
اس منصوبے سے باخبر رہنے کے کے طور پر اوزار کہ ہم ان آلات کا حوالہ دیتے ہیں اگرچہ، وہ عام طور پر ایک کلی کا حصہ ہیںکام مینجمنٹ سافٹ ویئر. وہ کام آپ کی ٹیم کر رہی ہے سے منسلک ہیں کیونکہ جب اس منصوبے سے باخبر رہنے کے اوزار کے ذریعے ہی مؤثر ہیں.
اکثر، ہم دونوں کے درمیان کام کی تقسیم کے اوزار کی طرح ایک سپریڈ شیٹ میں، دستاویزات میں کام ای میل پر بات چیت، اور سے باخبر رہنے کے کام. صوتی واقف؟ تم اکیلے نہیں ہو. کے مطابقکام انڈیکس کی اناتومیعلم کے کارکنوں فی دن 25 بار تک 10 کے اوزار کے درمیان سوئچ. لیکن اے پی پی اوورلوڈ کی کارکردگی کو کم کر دیتا اور کام درار کے ذریعے گر جائے گا کہ خطرہ بڑھ.
ایک siled نظام کے ساتھ، ٹیم کے ارکان کے بارے میں معلومات تلاش کرنے کے لئے جدوجہد کر سکتے ہیں. سب سے زیادہ اپ ڈیٹ کرنے کے لئے دستاویز کو تلاش کرنے کے لئے، آپ کو آپ کی چیٹ پیغامات کے ذریعے ایک ٹیم کے رکن یا کتاب واپس ای میل کرنے کے لئے ہے. آپ کو ایک سپریڈ شیٹ طرز کے نظام میں اس منصوبے کے اعداد و شمار پر نظر رکھنے کے لئے کوشش کر رہے ہیں، تو اس معلومات کو دستی طور پر دیگر آلات اور معلومات کے ذرائع کی طرف سے درج کیا جانا چاہیے.
بھی duplicative کے کام کو کم کرنے کے منصوبے سے باخبر رہنے کے اپ ٹو ڈیٹ رہنے کے لئے خصوصیات کے ساتھ ایک کام کے انتظام کا آلہ میں منصوبوں اور کاموں کو منظم کرنے کی طرف سے، آپ کی ٹیم اصل وقت جبکہ بصیرت حاصل کر سکتے ہیں.
اس کے بجائے، معلومات نیچے ٹریک کو دستی طور پر کاپی اور ایک سے زیادہ اسپریڈ سے کام، یا ماخذ ڈیٹا پیسٹ کرنے کے، آپ کی تمام معلومات تک رسائی حاصل ہے کہ آپ صحیح ایک جگہ کی ضرورت ہے. آپ کرنا چاہتے ہیں آخری چیز آپ کو ایک علیحدہ آلے میں باخبر رہنا چاہتے ہیں کی تمام معلومات شامل کرنے کے لئے حاصل کرنے سے اپنے آپ کو زیادہ دستی کام دے رہا ہے.
3 اہم منصوبے سے باخبر رہنے کی خصوصیات
جیسا کہ اوپر بیان، اس منصوبے سے باخبر رہنے کے کام کے انتظام کے سافٹ ویئر کی ایک بڑی سیٹ کا حصہ ہے. ٹیم کے ارکان کے منصوبے سے باخبر رہنے کے کی طرف رجوع کرتے ہیں، وہ واقعی تین چیزوں کے بارے میں بات کر رہے ہیں: انفرادی سطح پر سے باخبر رہنے کے کے کام، منصوبے کے کام پر اپ ڈیٹ رہنے، یا ایک سے زیادہ منصوبوں بھر کام کی پیش رفت کی جانچ پڑتال.
انفرادی سطح پر کام کی ٹریکنگ
انفرادی کام کی سطح پر، پروجیکٹ ٹریکنگ کے اوزار سب کو اس کی مدد کر سکتی ہے کہ جب کیا کر رہا ہے. یہ ٹیم کے اراکین کو واضح طور پر بصیرت دے سکتا ہے کہ کیا کام شیڈول پر چل رہا ہے اور آپ کے منصوبے کو اس کی ترسیل کی طرف بڑھانے کا طریقہ کس طرح ہے.
انفرادی کام کی سطح پر ٹریکنگ کا کام ایک اور قیمت ہے - یہ نقل و حرکت سے روکتا ہے. جب سب کو واضح کیا ہے کہ کون کیا کر رہا ہے جب، آپ کو اندازہ لگایا جاسکتا ہے اور کام سے باہر کام کے بارے میں کام کرتا ہے. یہ اہم ہے - جیسا کہ یہ کھڑا ہے، علم کارکنوں کو خرچان کا 13٪کام پر پہلے ہی مکمل ہو گیا ہے.
انفرادی سطح پر کام سے باخبر رکھنے کے دوران سب سے اہم بات یہ ہے کہ ہر کام کے لئے براہ راست ذمہ دار صرف ایک ہی شخص ہے. ہر پہل کے لئے ایک فرد ذمہ دار ہونے کا مطلب ہے کہ ٹیم کے ارکان کو معلوم ہے کہ کام کی حیثیت پر اپ ڈیٹس فراہم کرنے یا سوالات کے جواب دینے کے بارے میں رابطہ کرنے کے بارے میں رابطہ کرنے کے لئے کون سی ٹیم کے ارکان ہوسکتے ہیں.
مثال کے طور پر، آپ کو تصور کریں اور ایک اور ٹیم کے رکن ایک مجازی تقریب کی میزبانی کر رہے ہیں. لیکن اس وجہ سے دو میزبان ہیں، آپ کے مہمانوں کے اسپیکر اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ سوالات کے ساتھ جانے کے لۓ. ایونٹ سے پہلے دن، ایک مہمان اسپیکر ایک ہنگامی حالت میں ہے، اور وہ ایک ٹیم کے رکن سے رابطہ کرنے سے رابطہ کریں. لیکن ایک غلطی کی وجہ سے، آپ کو ایونٹ کے دن میں looped نہیں مل سکا، آپ کو مکمل طور پر تیار نہیں کیا جاتا ہے جب اسپیکر ظاہر نہیں ہوتا ہے. ایک کے ساتھ، مواصلات کے واضح طور پر ذمہ دار نقطہ، اس قسم کی مسئلہ آسانی سے بچا جا سکتا ہے.
منصوبے کی سطح پر ٹریکنگ کا کام
آپ منصوبے کی سطح پر کام کو بھی ٹریک کر سکتے ہیں تاکہ کراس فعال اسٹیک ہولڈرز کو منصوبے کے کام کے اعلی سطح پر نظر ڈالیں. دن کے دن کے اپ ڈیٹس کے بارے میں مطلع کیا جا رہا ہے، کراس فعال اسٹیک ہولڈرز اور دیگر ٹیم کے ارکان کو سب سے اہم منصوبے کے اعداد و شمار کے بارے میں حقیقی وقت کی اپ ڈیٹ کی ضرورت ہے. اس طرح، وہ تفصیلات کے ساتھ بھوک لگی بغیر کسی منصوبے کی زندگی کے دوران تاریخ تک رہ سکتے ہیں.
منصوبے کی سطح پر کام کو ٹریک کرنے کے دو اہم طریقے ہیں:
حیثیت کی تازہ کاری: پروجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹآپ کے منصوبے کی ترقی پر اپ ڈیٹس ہیں جو آپ کو ذیلی ہولڈرز کو مطلع کرنے میں مدد ملتی ہے. تحریری حیثیت کی تازہ ترین معلومات بھی حیثیت کے اجلاسوں کو تبدیل کرتی ہے اور اس کے بجائے ٹیم کے ارکان کے لئے ان کے اپنے وقت پر سب سے زیادہ تازہ ترین منصوبے کی معلومات کو دیکھنے کے لئے ایک راستہ پیش کرتے ہیں. بہترین نتائج کے لۓ، اسی آلے میں اپنی حیثیت کی رپورٹوں کا اشتراک کریں جہاں آپ کام کے عملدرآمد کا انتظام کرتے ہیں، لہذا اگر ضروری ہو تو اس کے حصول داروں کو مزید تفصیل میں ڈرل کر سکتے ہیں.
ڈیش بورڈز: ڈیش بورڈزمنصوبے کی ترقی کے خیالات ہیں کہ اسٹیک ہولڈرز کسی منصوبے کے بارے میں تفصیلات حاصل کرنے کے لئے کسی بھی وقت تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں. ڈیش بورڈز میں چیزیں شامل ہوسکتی ہیںجلانے کے چارٹ، پرواز میں کام، یا کاموں کو جو زیادہ سے زیادہ ہیں. حیثیت کی تازہ کاری کی طرح، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس آلے میں ڈیش بورڈز تخلیق کر رہے ہیں جہاں آپ کام بھی کر رہے ہیں لہذا آپ کے حصول داروں کو مزید معلومات حاصل ہوسکتی ہے.
ایک سے زیادہ منصوبوں میں ٹریکنگ کا کام
اگر آپ ایک سے زیادہ منصوبوں میں کام کر رہے ہیں تو، آپ کو ممکنہ طور پر پورٹ فولیو کی سطح پر ٹریکنگ کا کام ملے گا.پروجیکٹ پورٹ فولیو مینجمنٹ(پی پی ایم) پرندوں کی آنکھوں کا خیال ہے کہ آپ کے ایگزیکٹو اسٹیک ہولڈرز یا پروجیکٹ اسپانسرز دیکھنا چاہتے ہیں. پی پی ایم نے اسٹیک ہولڈرز کو ایک سے زیادہ منصوبوں میں بڑی تصویر دیکھی ہے اور کاروباری اہداف کے خلاف ان اقدامات کو کس طرح ٹریکنگ کر رہے ہیں.
پورٹ فولیو کی سطح پر، یہ ہر منصوبے کی حیثیت میں واضح بصیرت کے لئے شراکت داروں کے لئے یہ اہم ہے، لہذا وہ مجموعی طور پر پورٹ فولیو صحت اور کارکردگی کو پورا کرسکتے ہیں.
اس سطح پر، آپ ٹیم بینڈوڈتھ اور صلاحیت کو ٹریک کرنے کے لئے کام کا بوجھ مینجمنٹ بھی استعمال کرسکتے ہیں. کام کا بوجھ مینجمنٹ آپ کو یہ دیکھنے کے لئے ایک طریقہ فراہم کرتا ہے کہ ہر ٹیم کے رکن پر منصوبوں پر کام کررہے ہیں - لہذا آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ کوئی بھی جلانے یا پریشان نہیں کر رہا ہے.
کے مطابقہماری تحقیق، 71٪ علم کارکنوں نے 2020 میں کم سے کم ایک بار برن آؤٹ کا تجربہ کیا. کام کا بوجھ مینجمنٹ اور پراجیکٹ ٹریکنگ کے ساتھ، آپ کو اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ آنے والے دنوں یا ہفتوں میں گودی پر تمام کاموں کو دیکھنے کے لۓ کوئی صلاحیت کوئی مسئلہ نہیں ہے. اس طرح، اگر ٹیم کے اراکین کو چند بڑے کاموں کا سامنا کرنا پڑتا ہے، تو آپ دوسرے ٹیم کے ارکان کو چھوٹی درخواستوں کو دوبارہ پیش کرسکتے ہیں جو اعلی صلاحیت حاصل کرسکتے ہیں.
زندگی کو پراجیکٹ ٹریکنگ لانے کے 5 طریقے
یہ تینوں منصوبے سے باخبر رہنے کی خصوصیات آپ کو انفرادی، اس منصوبے میں اس منصوبے سے باخبر رہنے کے، اور پورٹ فولیو کی سطح کے ساتھ شروع کرنے میں مدد کر سکتے ہیں. منصوبے سے باخبر رہنے بڑے کام کے انتظام کے پلیٹ فارم کا حصہ ہے، تاکہ دیگر متعلقہ آلات میں سے ایک میزبان ہے کہ آپ اور آپ کے منصوبے کے مختلف مراحل میں سے فائدہ اٹھانے چاہئے کر سکتے ہیں.
ابتدائی ایک پروجیکٹ کی منصوبہ بندی میں پر اشتراک کی تفصیلات
A. پراجیکٹ منصوبہاہم عناصر اپنے منصوبے کو کامیاب کرنے کی ضرورت ہے کی ایک بلیو پرنٹ ہے. اس منصوبے سے باخبر رہنے کے مرحلے میں عام طور پر، یہ آپ کو ایک منصوبہ شروع کر رہے ہیں جب آپ ایسا کرتے ہیں سب سے پہلی بات یہ ہے اس سے پہلے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی سے ہوتا ہے.
ایک منصوبہ تشکیل دے کر، آپ کو ٹیم کے ارکان اور اسٹیک ہولڈرز کو آپ کے منصوبے کی ٹائم لائن کا احساس دے سکتے ہیں. اس طرح، سب کو ایک ہی صفحے پر شروع ہوتا ہے. اس کے بعد، اس منصوبے سے باخبر رہنے کے آلات کے ساتھ منصوبہ بھر کہ وضاحت کو برقرار رکھنے.
ہر منصوبے کے لئے ایک مواصلاتی پلان قائم
A. مواصلاتی منصوبہآپ اور آپ کے منصوبے کی ٹیم ایک منصوبے کے دوران بات چیت کی جائے گی کہ کس طرح کا ایک خاکہ ہے. یہ منصوبہ آپ کہاں اور واضح ہے جب آپ کی ٹیم میں معلومات حاصل کر سکتے ہیں میں مدد کر سکتے ہیں. مثال کے طور پر، ایک مواصلات پلان اکثر مختلف مواصلاتی چینلز آپ استعمال نما ای میل، پیغامات، یا میں اس شخص ملاقاتوں چاہئے وضاحت کرے گا. تم نے بھی آپ کو ہر چینل کا استعمال کریں گے کہ کس طرح اکثر، یا جو مختلف چینل مواصلات میں شامل کیا جانا چاہئے کی وضاحت کے لئے اس کی منصوبہ بندی کا استعمال کر سکتے ہیں.
A مواصلات کی منصوبہ بندی آپ کی ٹیم کو وہ کہاں اور کب چیت کی جانی چاہئے کی ایک واضح احساس دے سکتے ہیں. عام طور پر، آپ کی منصوبہ بندی بھی آپ کو بات چیت کی جائے گی جب اس منصوبے سے باخبر رہنے کی تفصیلات جیسی حیثیت کے اپ ڈیٹ کے بارے میں معلومات شامل ہونا چاہئے.
زندگی کو اپنے منصوبے لانے کے لئے بصری پراجیکٹ مینجمنٹ کا استعمال
آپ اصل میں آپ کے منصوبے پر کام کر رہے ہیں ایک بار، آپ استعمال کر سکتے ہیںبصری پراجیکٹ مینجمنٹمزید مؤثر طریقے سے آپ کے کام کو ٹریک کرنے کے اوزار. بصری پراجیکٹ مینجمنٹ کی تین قسمیں ہیں:
گنٹ چارٹس ، آپ کے اس منصوبے کا ایک ٹائم لائن طرز قول پیش کرتے ہیں اور یہ آسان کسی بھی کام کے انحصار کو دیکھ کرنے کے بنانے کے لئے جو. Gantt کے چارٹس کثرت سے دکھائےاہم منصوبے سنگ میلبھی.
کنبین بورڈز ، کام کی حیثیت سے باخبر رھنے کے لئے ایک مؤثر طریقہ ہے جس میں. ایک Kanban بورڈ میں، مراحل کے ذریعے چلتا ہے، جس کے کالم کی طرف سے نمائندگی کر رہے ہیں کام کرتے ہیں. مثلا، اگر آپ کو ہو سکتا ہےایسا کرنے کے لئے ، کر ، اورہو گیاایک Kanban بورڈ میں کالم.
کیلنڈر، آپ کی ٹیم جب کی ایک واضح احساس دے جسپراجیکٹ ڈیلیوریواجب الاداہیں.
ایک اعلی سطحی جائزہ حاصل کرنے کے لئے ایک منصوبہ روڈ میپ بنائیں
پیچیدہ منصوبوں کے لئے، آپ بھی ایک بنا سکتے ہیںپروجیکٹ روڈ میپٹیم ممبران کو آسانی سے مجموعی طور پر اس منصوبے کے شیڈول کو دیکھ کرنے کا ایک طریقہ دینے کے لئے. اسٹیک ہولڈرز اپنے منصوبے ڈیلیورایبلز، اہم سنگ میل ہے، اور مجموعی طور پر اس منصوبے کے اہداف میں سے ایک جائزہ حاصل کر سکتے ہیں، تاکہ ایک منصوبے روڈ میپ، ایک اعلی سطحی منصوبے ٹائم لائن ہے.
وقت سے باخبر رہنے کے آلات کے ساتھ گرفتاری کی صلاحیت
انفرادی کام کی سطح میں، یہ اضافی منصوبے کی تفصیلات، ایک کام کو مکمل کرنے کے لئے لے جائے گا کب تک طرح باخبر رھنے کے لئے مددگار ہے. منصوبے سے باخبر رھنے کے اوزار اکثر وقت سے باخبر رہنے کے کے انضمام کی پیشکش کرتے ہیں، آپ کو درست طریقے سے کم کوشش کے ساتھ منصوبوں اور کاموں پر خرچ وقت کو ٹریک کرنے میں مدد کرنے کے لئے.
ایک وسائل کے انتظام کی منصوبہ بندی کے ساتھ ٹریک پر رہو
پراجیکٹ مینجمنٹ میں، اے ایک پروجیکٹ سمیت ٹیم کے ارکان، بجٹ، یا آپ کے اوزار آپ کو مکمل مدد ملتی ہے کہ کچھ بھی ہے. A.وسائل مینجمنٹ منصوبہآپ کو واضح طور پر آپ کے منصوبے کے وسائل اور ان کی صلاحیت کی وضاحت کرنے میں مدد کر سکتے ہیں، تاکہ ہر شخص جو کچھ وسائل منصوبے کے کام کے لئے دستیاب ہیں کو سمجھتا ہے.
اس منصوبے سے باخبر رہنے کے کے ساتھ ٹریک پر رہو
اچھی پراجیکٹ ٹریکنگ کی طرح تمام بہترین کام کے بہاؤ - آپ کی ٹیم کو تعاون اور بات چیت کرنے کے لئے آسان بنا سکتے ہیں. اسپریڈ شیٹس یا سلائڈ ڈیکوں میں دستی طور پر ان پٹ پروجیکٹ کی تفصیلات کے بجائے، آن لائن پروجیکٹ ٹریکنگ کے اوزار آپ کو کام کرنے میں مدد کرنے کے لئے آن لائن پروجیکٹ ٹریکنگ کے اوزار سلائس ٹوٹ جاتے ہیں جہاں آپ اصل میں کام کرتے ہیں. آپ کے تمام اہم منصوبے کی معلومات کی طرح تفصیلات، دستاویزات، تاثرات، اور پیغامات میں ایک جگہ میں اشتراک کریں. پروجیکٹ ٹریکنگ ٹیم کے ارکان، اسٹیک ہولڈرز، اور کراس فعال شراکت داروں کے لئے ہر زاویہ سے کام کو دیکھنے اور ٹریک کرنے کے لئے آسان بناتا ہے.
شروع کرنے میں دلچسپی جانیں UDN ٹاسک مینیجر اپنی ٹیم کو کام کرنے میں مدد کرسکتا ہے اور ایک ہی جگہ میں آپ کے تمام منصوبے کی معلومات کو باخبر رکھنے کے ذریعے مطابقت پذیری میں کام کرتا ہے.
