Új projekt nyomon követése? Kezdd itt.

Maradjunk a pályán, időben és a költségvetés egyik legkényesebb részei a projekt menedzsment. Anélkül, hogy világos legyen minden mozgó elem a projekt, így könnyű a munka esik át a repedések. Ha ez történt korábban, te nem vagy egyedül, sőt,több mint egynegyede (26%)a határidők minden héten hiányzik.

De nem kell tennie, hogy minden saját. Project nyomkövető eszközök, mint UDN feladatkezelő kapsz-és ami még fontosabb, a csapat-világos értelme az állapotát a projekt, és egy egyszerű módja annak, hogy a valós idejű frissítéseket, akkor több időt töltenek a nagy hatású munkát. Itt van, hogyan kell elkezdeni a projekt nyomon követése, így mindenki a csapat tudja, hogy pontosan ki mit csinál mikorra.

Mi projekt nyomon követése?

Projekt követés egy sor eszközt és gyakorlatok segítségével projektmenedzserek az előrehaladás figyelemmel kísérése a kezdeményezéseiket. Ahelyett, hogy nyomon követheti a munka révén a táblázatok, e-mailben, vagy csak mentálisan, projekt követés eszközök segítségével könnyedén nyomon követheti a csínját-bínját a projekt adatait. A projekt nyomon követése segíthet a csapat tagjai, hogy naprakész állapotáról a projekt az egyéni, a projekt, és a program szintjén.

Melyek a projekt nyomkövető eszközökkel?

Projekt nyomon követése életre keresztül projekt nyomkövető eszközökkel hasonló valós idejűműszertáblákvagy állapotáról. Nem kell tölteni 45 percig minden pénteken kattintva, és ki a projektek, hogy egyfajta, ha egy projekt van. Ehelyett ezek az eszközök úgy vannak kialakítva, hogy segítsen, és a csapat marad a hurok az egyéni feladatok és csoportos projektek, valamint több projekt között.

Ezek az eszközök segítenek:

Share feladat információk valós idejű

Tisztázására, hogy ki mit csinál, amikor a

Készítsen megosztható előrehaladási jelentések

Segítség a csapat állapotát, az idő és költségvetés nyomon követése

Csatlakozó munka és csökkenti a silók

Bár utalunk ezeknek az eszközöknek a projekt nyomkövető eszközök, ők általában egy holisztikusMunkakezelő szoftver. Ennek oka, hogy a projekt nyomkövető eszközök csak akkor hatékonyak, ha ők kapcsolódnak a munka a csapat csinál.

Túl gyakran osztjuk munka eszközök között hasonló dolgozó dokumentumok keresztül kommunikál az e-mail és nyomkövető munka egy táblázatba. Ismerős? Nem vagy egyedül. Szerint aA munkaindex anatómiájaTudás dolgozók közötti váltáshoz 10 eszközök akár 25-szer naponta. De app túlterhelés csökkenti a hatékonyságot és növeli annak kockázatát, hogy a munka fog esni a rostán.

A korábban bezárt rendszer, a csapat tagjai is nehezen találnak információt. Ahhoz, hogy megtalálja a leginkább up-to-date a dokumentum, akkor e-mailben egy csapat tagja vagy lépjünk vissza az a chat üzeneteket. Ha próbálják nyomon követni a projekt adatok egy táblázatba típusú rendszer, amely információkat manuálisan kell beírni az egyéb eszközök és információforrások.

Az ügyvezető projektek és feladatok a munkahelyi eszköz a projekt nyomon követése jellemzői, hogy naprakész legyen, a csapat kap valós idejű betekintést-, ugyanakkor csökkenti a párhuzamos munkát.

Ahelyett, hogy nyomára információt, kézzel másolja a munka, vagy forrás adatokat több táblázatokat, lehetőséged van, hogy az összes szükséges információt, jobbra egy helyen. Az utolsó dolog, amit akarok, hogy magát több kézi munkát kelljen felvenni az összes információt szeretné nyomon követni egy külön eszköz.

3 fő projekt követési funkciók

Mint már említettük, a projekt nyomon követése része egy nagyobb csoportját munka szoftver. Amikor a csapat tagjai utalnak projekt nyomon követése, ők tényleg beszélnek három dolgot: követési munka az egyén szintjén, tartózkodó naprakész a projekt munka, vagy ellenőrző előrehaladás több projekt között.

Követési munka az egyén szintjén

Az egyes feladatok szintjén a projektkövető eszközök segíthetnek mindenkinek igazítására, hogy ki csinálja, hogy mikor. Ez adhat csapat tagjai világos betekintést, hogy a feladat szerint halad, és hogyan a projekt felé halad a teljesítéseket.

A nyomkövetési munka az egyes feladatok szintjén egy másik értékkel rendelkezik - megakadályozza a duplikatív munkát. Amikor mindenki tisztázni ki mit csinál az, amikor te a találgatás és a munka a munka ki a munka. Ez kritikus - mint ez áll, a tudásmunkások költenekIdőjük 13% -aa már befejeződött munkahelyen.

A legfontosabb dolog az egyéni szinten történő nyomkövetés során az, hogy biztosítsuk, hogy csak egy személy közvetlenül felelős az egyes feladatokért. Az egyes kezdeményezésekért felelős személy azt jelenti, hogy a csapat tagjai tudják, hogy ki lépjen kapcsolatba a feladat állapotának frissítéseiről vagy a kérdések megválaszolásáról, más csapattagok is.

Például képzeljük el, hogy Ön és egy másik csapat tag virtuális eseményt fogad. De mivel két házigazda van, a vendégfeladatok nem biztosak abban, hogy ki menjen a kérdésekre. Az esemény előtti napon a vendégfelügyelő vészhelyzetben van, és kapcsolatba lépnek egy csapat taggal, hogy töröljék. Hanem azért, mert a félreértés, akkor nem kap hurkolt-és azon a napon az esemény, akkor teljesen felkészületlen, amikor a beszélő nem jelenne meg. Egy, egyértelműen felelős kommunikációs ponttal, az ilyen típusú probléma könnyen elkerülhető.

Nyomkövetési munka a projekt szintjén

Ön is nyomon követheti a munka a projekt szintjén, hogy a keresztfunkcionális érdekeltek magasabb szintű nézetét biztosítsa a projekt munkájának. Ahelyett, hogy a napi frissítésekről, a keresztfunkciós érdekeltekről és más csapat tagokról értesülne, a legfontosabb projektadatokról a valós idejű frissítésekre van szükség. Így maradhatnak naprakészen a projekt életciklusában, anélkül, hogy letiltanák a részleteket.

A projekt szintjén két fő módja van:

Státusz frissítések: A projekt állapotjelentéseiA projekt előrehaladásának frissítései, amelyek segítenek az érdekeltek tájékoztatásában. Írásbeli állapotfrissítések váltja állapot találkozók és helyette egy utat a csapat tagjai, hogy megtekinthesse a leginkább up-to-date a projekt információkat a saját idejében. A legjobb eredmény érdekében ossza meg az állapotjelentéseket ugyanabban az eszközben, ahol a munka végrehajtását kezeli, így az érdekeltek szükség esetén részletesebben tudnak fúrni.

Műszerfalak: MűszertáblákA projekt előrehaladási szempontjai, hogy az érdekeltek bármikor hozzáférhetnek a projekt részleteinek eléréséhez. Az irányítópultok olyan dolgokat tartalmazhatnakÉgési táblázatok, a repülés során dolgozik, vagy a késedelmes feladatok. Mint állapotáról, győződjön meg róla létre műszerfalakat az eszköz, ahol te is ezzel a munka, így az érdekelteknek kaphatnak további információt.

Nyomon követési munka több projekten keresztül

Ha több projekten keresztül nyomon követi a munkát, akkor valószínűleg a portfólió szintjén a nyomkövetési munkát élvezheti.Projekt portfólió menedzsment(PPM) a madártávlat, hogy a végrehajtó az érdekeltek vagy projektszponzorok szeretnénk látni. PPM segít érdekeltek látja a nagy képet több projekt és hogy ezek hogyan kezdeményezések nyomon követése ellen az üzleti célokat.

A portfólió szintjén kritikus fontosságú az érdekeltek számára, hogy világos betekintést nyerjenek az egyes projektek állapotába, így felmérhetik az általános portfóliót és teljesítményt.

Ezen a szinten a munkaterhelés kezelését is használhatja a csapat sávszélességének és kapacitásának nyomon követéséhez. Feladatmenedzsment módot ad, hogy mi minden csapattag dolgozik-szerte projektekben-, így biztosan senki nem érzi kiégett vagy túlterheltek.

AlapjánKutatásunk71% -a szellemi munkát végzők tapasztalt kiégés legalább egyszer 2020-feladatkiosztást és projekt nyomon követése, akkor proaktív biztosítására nincs kapacitás problémákkal jön megtekintésével minden feladatot a jegyzék az elkövetkező napokban vagy hetekben. Így, ha a csapat egyik tagja van néhány nagy feladatokat jön, akkor reprioritize kisebb kérések a csapat többi tagja, akik lehet, hogy egy nagyobb kapacitású.

5 módja annak, hogy a projektkövetést az életre hozza

Ez a három projekt követési funkciók segítségével elkezdeni projekt nyomon követése az egyes, a projekt és portfolió szinten. Projekt követés része a nagyobb munka menedzsment platform, így van egy sor egyéb kapcsolódó eszközök, amelyek segítségével, és kihasználják a különböző szakaszaiban a projekt.

Share részleteket korán projektterv

A projekt tervegy terv a legfontosabb eleme a projekt szüksége a sikerhez. Projekt tervezés előtt történik a projekt nyomon követése színpadi általában, ez a legelső dolog, amit tehetünk, ha még kezdő a projekt.

Azáltal, hogy a terv, akkor így a csapat tagjai és az érintettek egyfajta projekt ütemezését. Így, mindenki indul ugyanazon az oldalon. Aztán azt állítják, hogy világosság a projekt és a projekt nyomkövető eszközökkel.

Hozzon létre egy kommunikációs terv minden egyes projekt

A kommunikációs tervegy vázlatot, hogy te és a projekt team keresztül kommunikáló során a projekt. Ez a terv segítségével tisztázni, hogy pontosan hol és mikor a csapat talál információkat. Például egy kommunikációs tervet gyakran meghatározzák a különböző kommunikációs csatornákon kell használni, mint az e-mail-üzenetek, illetve a személyes találkozókon. Ön is használja ezt a tervet, hogy ismertesse, milyen gyakran fogja használni az egyes csatornák, vagy aki kell venni a különböző csatorna kommunikáció.

A kommunikációs terv, hogy a csapat egy világos legyen, hogy hol és mikor kell kommunikálni. Jellemzően a tervet is tartalmaznia kell információkat, ha lesz kommunikál projekt nyomon követése részletei szerű állapotáról.

Használja vizuális projekt menedzsment, hogy a projekt életre

Ha már ténylegesen dolgozik a projekt, akkor használjaVizuális projektmenedzsmenteszközök nyomon követni a munkát hatékonyabban. Háromféle vizuális projekt menedzsment:

Gantt diagramok , Ami lehetőséget teremt egy idővonal-szerű nézet a projekt, és azt könnyű elképzelni bármilyen munkát függőségek. Gantt-diagramok gyakran mutatnakkiemelt projekt mérföldkövek, is.

Kanban táblák , Amelyek egy hatékony módja annak, hogy nyomon követheti feladat állapotát. A Kanban ellátás, a munka halad át szakaszaiban, amelyek képviselik oszlopok. Például, lehet, hogyCsinálni , Doing és Készoszlopok Kanban fórumon.

Naptárak, Amelyek segítségével a csapat tiszta képet, haProjektadatokmiatt.

Projekt létrehozása ütemtervet, hogy egy magas szintű áttekintést

Az összetett projektek, akkor is létrehozhatProject Roadmapígy a csapat tagjai olyan módon, hogy egyszerűen meg tudja jeleníteni a teljes projekt ütemezését. A projekt ütemterv a magas szintű projekt ütemtervét, így érdekeltek is kap egy áttekintést a projekt teljesítések, a legfontosabb mérföldköveket, és a teljes projekt céljait.

Capture kapacitása idővel nyomkövető eszközök

Az egyes feladatok szintjén, ez hasznos követni további projekt részleteit, mint meddig feladat lesz teljes. Project nyomkövető eszközök gyakran kínálnak a követési idő integrációk, amelyek segítségével pontosan nyomon követheti a projektre fordított idő és a feladatok kevesebb erőfeszítéssel.

Ne maradjon erőforrás-gazdálkodási terv

A projekt menedzsment, a bármi, ami segít a teljes projekt, beleértve a csapat tagjai, költségvetés, vagy a rendelkezésre álló eszközöket. AErőforrás-gazdálkodási tervsegítségével határozza meg egyértelműen a projekt erőforrás és kapacitás, így mindenki megérti, hogy milyen erőforrások állnak rendelkezésre a projekt munka.

Ne maradjon projekt nyomon követése

Ahelyett, hogy manuálisan bemuttatná a projektkövetési részleteket a táblázatokra vagy a csúszó fedélzetekre, az online projektkövető eszközök lebontják a silókat, hogy segítsen nyomon követni a munkát, ahol valójában dolgozik. Ossza meg az összes fontos projekt információi, dokumentumait, visszajelzését és üzeneteit - egy helyen. A projektkövetés megkönnyíti a csapattagok, az érdekelt felek és a keresztfunkciós munkatársak számára, hogy megtekinthesse és nyomon kövesse a munkát minden szögből.

Érdekli az első lépések? Megtanulják, hogyan UDN feladatkezelő segíthet a csapata megszervezésében, és a Sync-ben maradhat azáltal, hogy az összes projektinformációt egy helyen követheti.