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Stare in pista, in tempo e sul budget è una delle parti più difficili della gestione del progetto. Senza un chiaro senso di tutti i pezzi in movimento del tuo progetto, è facile per il lavoro cadere attraverso le crepe. Se questo ti è successo prima, non sei solo, infatti,oltre un quarto (26%)di scadenze sono persi ogni settimana.

Ma non è necessario fare tutto da solo. Strumenti di tracciamento del progetto come UDN Task Manager. Darti, e ancora più importante, la tua squadra, un chiaro senso dello stato di un progetto e un modo semplice per ottenere aggiornamenti in tempo reale, puoi trascorrere più tempo sul lavoro ad alto impatto. Ecco come iniziare con il monitoraggio del progetto in modo che tutti sulla tua squadra sappiano esattamente chi sta facendo cosa da quando.

Cos'è il monitoraggio del progetto?

Il monitoraggio del progetto è un insieme di strumenti e pratiche per aiutare i project manager a monitorare i progressi delle loro iniziative. Invece di cercare di tenere traccia del tuo lavoro tramite fogli di calcolo, e-mail o solo mentalmente, gli strumenti di monitoraggio dei progetti ti aiutano a tenere traccia senza sforzo degli ins-outs dei dati del progetto. Con il monitoraggio del progetto, è possibile aiutare i membri del team a rimanere aggiornati sullo stato di un progetto presso l'individuo, il progetto e il livello del programma.

Quali sono gli strumenti di tracciamento del progetto?

Il monitoraggio del progetto viene in vita attraverso gli strumenti di tracciamento del progetto, come in tempo realeDashboard.o aggiornamenti di stato. Non è necessario spendere 45 minuti ogni venerdì clicca e fuori dai progetti per avere un senso di dove si trova un progetto. Invece, questi strumenti sono progettati per aiutare te e il tuo team nel loop su singoli compiti e progetti di team, oltre a più progetti.

Questi strumenti ti aiutano:

Condividi le informazioni del compito in tempo reale

Chiarire chi sta facendo cosa da quando

Crea rapporti di avanzamento condivisibili

Aiuta il tuo team con lo stato, il tempo e il monitoraggio del budget

Collegamento del lavoro e riduzione dei silos

Anche se ci riferiamo a questi strumenti come strumenti di tracciamento del progetto, di solito sono parte di un olisticoSoftware di gestione del lavoro. Questo perché gli strumenti di tracciamento del progetto sono efficaci solo quando sono collegati al lavoro che il tuo team sta facendo.

Troppo spesso, abbiamo suddiviso il lavoro tra gli strumenti che lavorano nei documenti, comunicando tramite e-mail e monitoraggio del lavoro in un foglio di calcolo. Suona familiare? Non sei solo. Secondo ilAnatomia dell'indice di lavoro, i lavoratori della conoscenza passano tra 10 strumenti fino a 25 volte al giorno. Ma il sovraccarico dell'app riduce l'efficienza e aumenta il rischio che il lavoro cadrà attraverso le crepe.

Con un sistema slittato, i membri del team potrebbero lottare per trovare informazioni. Per trovare il documento più aggiornato, devi inviare un'e-mail a un membro del team o scorrere i tuoi messaggi di chat. Se si sta tentando di tenere traccia dei dati del progetto in un sistema di stile foglio di calcolo, tale informazione deve essere inserita manualmente da altri strumenti e fonti di informazione.

Gestione di progetti e attività in uno strumento di gestione del lavoro con le funzionalità di tracciamento dei progetti per rimanere aggiornati, il tuo team può ottenere un'insight in tempo reale, riducendo al contempo il lavoro duplicato.

Invece di dover rintracciare le informazioni, copiare manualmente e incollare il lavoro o i dati di origine da più fogli di calcolo, hai accesso a tutte le informazioni di cui hai bisogno in un unico luogo. L'ultima cosa che vuoi fare è darti più lavoro manuale dover aggiungere tutte le informazioni che desideri tracciare in uno strumento separato.

3 caratteristiche di tracciamento del progetto chiave

Come menzionato sopra, il monitoraggio del progetto fa parte di un set più ampio di software di gestione del lavoro. Quando i membri del team si riferiscono al monitoraggio del progetto, stanno parlando davvero di tre cose: il monitoraggio del lavoro a livello individuale, rimanendo aggiornato sul lavoro del progetto o controllando i progressi del lavoro su più progetti.

Tracciamento del lavoro a livello individuale

A livello di attività individuale, gli strumenti di tracciamento del progetto possono aiutare tutti a allinearsi su chi sta facendo cosa da quando. Ciò può dare ai membri del team come intuitiva se un compito procede in programma e in che modo il tuo progetto sta progredendo nei confronti dei suoi risultati.

Il lavoro di tracciamento al livello di attività individuale ha un altro valore: impedisce il lavoro duplicato. Quando tutti hanno chiarezza su chi sta facendo cosa, quando, prendi le congetture e lavori sul lavoro fuori dal lavoro. Questo è fondamentale - come si trova, spendono i lavoratori della conoscenza13% del loro temposul lavoro che è già stato completato.

La cosa più importante da fare mentre il monitoraggio del lavoro a livello individuale è garantire che ci sia solo una persona direttamente responsabile per ogni attività. Avere un individuo responsabile per ogni iniziativa significa che i membri del team sanno sanno che contattare aggiornamenti sugli aggiornamenti sullo stato delle attività o sulle domande di risposta ad altri membri del team potrebbero avere.

Ad esempio, immagina di te e un altro membro del team ospita un evento virtuale. Ma poiché ci sono due host, i tuoi oratori ospiti non sono sicuri di chi andare con domande. Il giorno prima dell'evento, un oratore ospite ha un'emergenza e contattano un membro del team da cancellare. Ma a causa di un errore di comunicazione, non sei stato innestato in-e il giorno dell'evento, sei totalmente impreparato quando quell'altoparlante non si presenta. Con un punto di comunicazione chiaramente responsabile, quel tipo di problema può essere facilmente evitato.

Tracciamento del lavoro al livello del progetto

Puoi anche monitorare il lavoro a livello di progetto per offrire agli stakeholder incrociati una visione di livello superiore del lavoro del progetto. Invece di essere notificati sugli aggiornamenti quotidiani, gli stakeholder incrociati e gli altri membri del team hanno bisogno di AT-A-GLANCE, aggiornamenti in tempo reale sui dati del progetto più importanti. In questo modo, possono rimanere aggiornati durante il ciclo di vita di un progetto senza essere impantanato con i dettagli.

Ci sono due modi principali per tracciare il lavoro al livello del progetto:

Aggiornamenti di stato: Rapporti sullo stato del progettoGli aggiornamenti sono aggiornati sul progresso del tuo progetto che ti aiutano a mantenere gli stakeholder informati. Gli aggiornamenti di stato scritti sostituiscono anche le riunioni di stato e offrono invece un modo per i membri del team di visualizzare le informazioni del progetto più aggiornate sul loro tempo. Per i migliori risultati, condividi i tuoi rapporti sullo stato nello stesso strumento in cui gestisci l'esecuzione del lavoro, quindi le parti interessate possono perforare più dettagli se necessario.

Dashboard: Dashboard.Sono le viste di progressi del progetto che gli stakeholder possono accedere in qualsiasi momento per ottenere dettagli su un progetto. I cruscotti possono includere cose comeGrafici burndown., lavorare in volo o compiti in ritardo. Come gli aggiornamenti di stato, assicurati di creare dashboard nello strumento in cui stai facendo il lavoro in modo che i tuoi stakeholder possano ottenere maggiori informazioni.

Tracciamento del lavoro su più progetti

Se stai monitorando un lavoro su più progetti, probabilmente beneficeranno di tracciare il lavoro a livello di portfolio.Gestione del portfolio del progetto.(PPM) è la visione degli occhi degli uccelli che i tuoi stakeholder esecutivi o gli sponsor del progetto vogliono vedere. PPM aiuta gli stakeholder a vedere la grande immagine su più progetti e in che modo tali iniziative stanno monitorando contro gli obiettivi aziendali.

A livello di Portfolio, è fondamentale per gli stakeholder avere una visione chiara dello stato di ciascun progetto, in modo che possano valutare la salute e le prestazioni del portafoglio complessivo.

A questo livello, è anche possibile utilizzare la gestione del carico di lavoro per tracciare la larghezza di banda e la capacità del team. La gestione del carico di lavoro fornisce un modo per vedere ciò che ogni membro del team sta lavorando su progetti su tutti i progetti, così puoi assicurarti che nessuno si senta bruciato o sopraffatto.

Secondola nostra ricercaIl 71% dei lavoratori della conoscenza ha sperimentato il burnout almeno una volta nel 2020. Con la gestione del carico di lavoro e il monitoraggio del progetto, è possibile garantire in modo proattivo non ci sono problemi di capacità in arrivo visualizzando tutte le attività sul Docket nei prossimi giorni o settimane. In questo modo, se un membro del team ha alcuni grandi compiti in arrivo, è possibile riprodurre le richieste più piccole ad altri membri del team che potrebbero avere una maggiore capacità.

5 modi per portare il monitoraggio del progetto alla vita

Queste tre funzionalità di tracciamento del progetto possono aiutarti a iniziare con il monitoraggio del progetto presso il livello individuale, del progetto e del portafoglio. Il monitoraggio del progetto fa parte della piattaforma di gestione del lavoro più ampia, quindi ci sono una serie di altri strumenti correlati che puoi e dovrebbero usufruire di varie fasi del tuo progetto.

Condividi i dettagli in anticipo in un piano di progetto

UN schema del progettoÈ un progetto di elementi chiave che il tuo progetto ha bisogno di avere successo. La pianificazione del progetto avviene prima della fase di tracciamento del progetto, di solito, questa è la prima cosa che fai quando si avvia un progetto.

Creando un piano, puoi dare ai membri del team e agli stakeholder un senso della timeline del tuo progetto. In questo modo, tutti iniziano sulla stessa pagina. Quindi, mantenere quella chiarezza in tutto il progetto con gli strumenti di tracciamento del progetto.

Stabilire un piano di comunicazione per ogni progetto

UN Piano di comunicazioneÈ uno schema di come e il tuo team di progetto comunicherà nel corso di un progetto. Questo piano può aiutarti a chiarire esattamente dove e quando il tuo team può trovare informazioni. Ad esempio, un piano di comunicazione definirà spesso i vari canali di comunicazione che dovresti usare e-mail, messaggi o riunioni di persona. Puoi anche utilizzare questo piano per spiegare quanto spesso userai ogni canale o che dovrebbe essere incluso in diverse comunicazioni del canale.

Un piano di comunicazione può dare alla tua squadra un chiaro senso di dove e quando dovrebbero comunicare. In genere, il tuo piano dovrebbe includere anche informazioni su quando comunicherai il progetto di monitoraggio dei dettagli sugli aggiornamenti di stato simili.

Utilizzare la gestione del progetto visiva per portare la vita del tuo progetto

Una volta che stai lavorando sul tuo progetto, puoi usareGestione del progetto visivoStrumenti per rintracciare il tuo lavoro in modo più efficace. Esistono tre tipi di gestione del progetto visivo:

Gants Gant. , che offre una visione in stile Timeline del tuo progetto e semplifica la visualizzazione di qualsiasi dipendenza da lavoro. I grafici di Gantt spesso mostranoMilestones chiave del progetto, anche.

Kanban Boards. , che sono un modo efficace per tracciare lo stato dell'attività. In una tavola Kanban, il lavoro si muove attraverso le fasi, che sono rappresentati da colonne. Ad esempio, potresti avereDa fare , Facendo, eFattoColonne in una tavola Kanban.

Calendari, che danno al tuo team un chiaro senso di quandoProject deliverables.sono dovuti a.

Creare una tabella di marcia del progetto per ottenere una panoramica di alto livello

Per progetti complessi, puoi anche creare unProgetto Roadmap.Per dare ai membri del team un modo per visualizzare facilmente il programma complessivo del progetto. Una tabella di roadmap del progetto è una timeline di progetto di alto livello, quindi le stakeholder possono ottenere una panoramica dei risultati del progetto, delle pietre miliari chiave e degli obiettivi generali del progetto.

Cattura Capacità con strumenti di tracciamento del tempo

A livello di attività individuale, è utile tracciare ulteriori dettagli del progetto, come per quanto tempo prenderà un compito da completare. Gli strumenti di tracciamento del progetto offrono spesso integrazioni di tracciamento del tempo, per aiutarti a tracciare accuratamente il tempo speso per progetti e compiti con meno sforzi.

Rimani in pista con un piano di gestione delle risorse

Nella gestione del progetto, a È tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto, compresi i membri del team, il budget o gli strumenti disponibili. UNPiano di gestione delle risorsePuò aiutarti a definire chiaramente le risorse del progetto e la loro capacità, quindi tutti comprendono quali risorse sono disponibili per il lavoro del progetto.

Rimani in pista con il monitoraggio del progetto

Buona tracciamento del progetto, come tutti i migliori flussi di lavoro, può renderlo più facile per la tua squadra collaborare e comunicare. Invece di inserire manualmente i dettagli del monitoraggio dei progetti nei fogli di calcolo o nei ponti di scorrimento, gli strumenti di rilevamento dei progetti online si abbattere silos per aiutarti a tracciare il lavoro in cui effettivamente lavori. Condividi tutte le tue importanti informazioni sui progetti simili ai dettagli, documenti, feedback e messaggi, in un unico posto. Il monitoraggio del progetto semplifica i membri del team, le parti interessate e i collaboratori incrociati per vedere e tracciare il lavoro da ogni angolazione.

Interessato a iniziare? Impara come UDN Task Manager Può aiutare la tua squadra a organizzare il lavoro e rimanere in sincronia monitorando tutte le informazioni del progetto in un unico posto.