Neu bei Projekt-Tracking? Fang hier an.

Bleiben Sie auf dem richtigen Weg, pünktlich und im Rahmen des Budgets ist eines der heikelsten Teile des Projektmanagements. Ohne einen klaren Sinn für alle beweglichen Teile des Projekts, ist es einfach für die Arbeit durch die Ritzen fallen. Wenn dies vor dir passiert ist, sind Sie nicht allein in der Tat, mehr als ein Viertel (26%) Von Fristen werden jede Woche verpasst.

Aber Sie müssen nicht alles auf eigene Faust zu tun. Projekt-Tracking-Tools wie UDN-Task-Manager geben Sie-und was noch wichtiger ist, Ihr Team eine klare Vorstellung von dem Status eines Projekts und eine einfache Möglichkeit, Echtzeit-Updates zu erhalten, können Sie mehr Zeit für die High-Impact-Arbeit zu verbringen. Hier ist, wie mit Projekt-Tracking, um zu beginnen, so dass jeder in Ihrem Team weiß genau, wer macht was bis wann.

Was ist Projekt-Tracking?

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UDN-Task-Manager verwandelt Ihre Arbeit mit branchenführenden Funktionen

Projekt-Tracking ist ein Satz von Werkzeugen und Methoden, um Hilfe Projektmanager den Fortschritt ihrer Initiativen überwachen. Anstatt zu versuchen, den Überblick über Ihre Arbeit über Tabellen zu halten, E-Mail, oder einfach nur geistig, Projekt-Tracking-Tools helfen mühelos Sie den Überblick über die Ins und Outs der Projektdaten zu halten. Mit Projekt-Tracking, können Sie Teammitglieder bleiben auf dem Laufenden über den Status eines Projekts auf der individuellen, Projekt- und Programmebene helfen.

Was sind Projekt-Tracking-Tools?

Projektverfolgung kommt zum Leben erweckt durch Projekt-Tracking-Tools-wie Echtzeit Denhboards. oder Status-Updates. Sie haben nicht 45 Minuten jeden Freitag Klick in und aus Projekten verbringen müssen ein Gefühl dafür zu bekommen, wo ein Projekt ist. Stattdessen werden diese Tools entwickelt, um Ihnen und Ihrem Team Aufenthalt in der Schleife auf einzelne Aufgaben und Teamprojekten sowie über mehrere Projekte hinweg helfen.

Anschlussarbeiten und die Verringerung der Silos

Obwohl wir auf diese Tools beziehen Projekt Tools Tracking, sind sie in der Regel Teil eines ganzheitlichen Arbeitsmanagement-Software. . Das ist, weil Projekt-Tracking-Tools sind nur wirksam, wenn sie mit der Arbeit verbunden sind Ihr Team tut.

Allzu oft teilten wir Arbeit zwischen den Werkzeugen ähnlich in Dokumenten arbeiten, über E-Mail in Verbindung steht, und Tracking-Arbeit in einer Tabelle. Klingt bekannt? Du bist nicht allein. Entsprechend der Anatomie des Arbeitsindex Wissensarbeiter wechseln zwischen 10 Werkzeugen bis zu 25 Mal pro Tag. Aber App Überlastung reduziert die Effizienz und erhöht das Risiko, dass die Arbeit durch die Ritzen fallen.

Mit einem Silo-System Teammitglieder könnten kämpfen Informationen zu finden. Um die meisten up-to-date-Dokument zu finden, müssen Sie ein Teammitglied oder blättern zurück durch Ihre Chat-Nachrichten per E-Mail. Wenn Sie versuchen, die Projektdaten in einem Tabellenkalkulations-Stil-System zu verfolgen, muss diese Informationen manuell von anderen Tools und Informationsquellen eingegeben werden.

Durch Projekte und Aufgaben in einem Arbeits-Management-Tool die Verwaltung mit Projektverfolgung auf dem Laufenden zu bleiben bietet, kann Ihr Team in Echtzeit Einblick-Weile auch duplicative Arbeit zu reduzieren.

Statt Informationen aufzuspüren, die manuell kopieren und einfügen arbeiten, oder Quelldaten aus mehreren Tabellen, haben Sie Zugriff auf alle Informationen müssen Sie direkt an einem Ort. Das letzte, was Sie tun möchten, ist, sich mehr Handarbeit geben, indem alle Informationen, die Sie in ein separates Werkzeug verfolgen möchten hinzufügen zu müssen.

3 Leitprojekt Tracking-Funktionen

Wie oben erwähnt, ist Projektverfolgung Teil einer größeren Reihe von Management-Software arbeiten. Wenn Teammitglieder Projektverfolgung beziehen, reden sie wirklich über drei Dinge: Arbeit auf der individuellen Ebene Tracking, bleiben up-to-date über die Projektarbeit oder Fortschritte in mehreren Projekten Überprüfung der Arbeit.

Tracking-Arbeit auf individueller Ebene

Auf der individuellen Task-Ebene können Projekt-Tracking-Tools jedem helfen, an dem sich derjenige anrichten, wer von wann ist. Dies kann Teammitglieder überlegt, um einen Einblick in ein Einblick zu geben, ob eine Aufgabe mit dem Zeitplan fährt und wie Ihr Projekt in Richtung seiner Ergebnisse fortschreitet.

Die Tracking-Arbeit auf der einzelnen Aufgabenebene hat einen weiteren Wert - es verhindert eine druckbedingte Arbeit. Wenn jeder Klarheit darüber hat, wer das tut, wann, wann, nimmst du die Vermutung und arbeite von der Arbeit aus der Arbeit? Dies ist kritisch - wie es steht, wissen Wissensarbeiter 13% ihrer Zeit auf der Arbeit, die bereits abgeschlossen wurde.

Das Wichtigste, was wir tun, während Sie auf der individuellen Ebene verfolgen, besteht darin, sicherzustellen, dass es nur eine Person für jede Aufgabe verantwortlich ist. Einen Individuum, das für jedes Initiative verantwortlich ist, bedeutet, dass Teammitglieder Teammitglieder kennen, um sich, um mit der Bereitstellung von Updates zum Aufgabenstatus oder zur Beantwortung von Fragen zu erhalten, die andere Teammitglieder haben könnten.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie und ein anderes Teammitglied hosten ein virtuelles Ereignis. Da es jedoch zwei Hosts gibt, sind Ihre Gastredner nicht sicher, wer mit Fragen zu gehen sollen. Am Tag vor der Veranstaltung hat ein Gastredner einen Notfall, und Sie wenden sich auf ein Teammitglied, um abzubrechen. Aber wegen einer Missverständnisse, dass Sie sich jedoch nicht in - und am Tag der Veranstaltung geschlungen, sind Sie völlig unvorbereitet, wenn dieser Sprecher nicht auftaucht. Mit einem deutlich verantwortlichen Kommunikationsort kann diese Art von Problem leicht vermieden werden.

Tracking-Arbeit auf der Projektebene

Sie können auch die Arbeit auf der Projektebene verfolgen, um funktionsfähige Stakeholder einen höheren Ansicht der Projektarbeit zu geben. Anstatt über die täglichen Updates benachrichtigt, benötigen crossfunktionelle Stakeholder und andere Teammitglieder einen Abrechnungszeitraum, Echtzeit-Updates zu den wichtigsten Projektdaten. Auf diese Weise können sie während des Lebenszyklus eines Projekts auf dem Laufenden bleiben, ohne mit den Details festgefahren zu sein.

Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, um die Arbeit auf der Projektebene zu verfolgen:

Status Updates: Projektstatusberichte. sind Updates über den Fortschritt Ihres Projekts, mit dem Sie die Interessengruppen informieren können. Geschriebene Statusaktualisierungen ersetzen auch Statusbesprechungen und bieten stattdessen einen Weg für Teammitglieder, um die aktuellsten Projektinformationen zu ihrer eigenen Zeit anzuzeigen. Teilen Sie für beste Ergebnisse Ihre Statusberichte in demselben Werkzeug, in dem Sie die Ausführung der Arbeit verwalten, sodass sich die Interessengruppen ggf. in Details bohren können.

Dashboards: Denhboards. Sind projizierte Fortschrittsansichten, auf die sich die Stakeholder zu jeder Zeit zugreifen können, um Details zu einem Projekt zu erhalten. Dashboards können Dinge wie Burndown-Diagramme , Arbeiten im Flug oder aufgaben, die überfällig sind. Stellen Sie sich wie Statusaktualisierungen sicher, dass Sie Dashboards in dem Werkzeug erstellen, in dem Sie auch arbeiten, damit Ihre Interessengruppen mehr Informationen erhalten können.

Tracking-Arbeit über mehrere Projekte

Wenn Sie die Arbeit über mehrere Projekte verfolgen, profitieren Sie wahrscheinlich von der Tracking-Arbeit auf dem Portfolio-Level. Projektportfoliomanagement. (PPM) ist die Vogelperspektive, die Ihre Executive-Stakeholder oder Projektsponsoren sehen wollen. PPM hilft den Stakeholdern, das große Bild über mehrere Projekte zu sehen und wie diese Initiativen gegen Geschäftsziele verfolgen.

Auf dem Portfolio-Level ist es wichtig, dass die Interessengruppen einen klaren Einblick in den Status jedes Projekts haben, sodass sie die Gesundheit und Leistung des gesamten Portfolios erwerben können.

Auf dieser Ebene können Sie auch Workload-Management verwenden, um die Teambandbreite und die Kapazität der Teams zu verfolgen. Workload-Management bietet einen Weg, um zu sehen, was jedes Teammitglied an der anderen Projekte arbeitet - so können Sie sicherstellen, dass niemand verbrannt oder überwältigt ist.

Entsprechend unsere Forschung , 71% der Wissensarbeiter erlebten mindestens einmal im Jahr 2020 Burnout. Mit Workload Management und Project Tracking können Sie proaktiv sicherstellen, dass keine Kapazitätsfragen auftreten, indem Sie in den kommenden Tagen oder Wochen alle Aufgaben auf dem Takt anzünden. Auf diese Weise, wenn ein Teammitglied ein paar große Aufgaben aufweist, können Sie kleinere Anfragen an andere Teammitglieder, die eine höhere Kapazität haben, repräsentieren.

5 Möglichkeiten, um das Projekt Tracking zum Leben zu bringen

Diese drei Projekt-Tracking-Funktionen können Ihnen dabei helfen, mit der Projektverfolgung auf dem Einzel-, Projekt- und Portfolio-Level zu beginnen. Die Projektverfolgung ist Teil der größeren Arbeitsmanagementplattform, so dass es sich um eine Vielzahl anderer verwandter Tools gibt, die Sie in verschiedenen Phasen Ihres Projekts nutzen können.

Freigaben Details frühzeitig in einem Projektplan

EIN Projektplan ist ein Blauprint von Schlüsselelementen, das Ihr Projekt erfolgreich sein muss. Die Projektplanung geschieht vor der Projekt-Tracking-Bühne - in der Regel ist dies das erste, was Sie tun, wenn Sie ein Projekt starten.

Durch das Erstellen eines Plans können Sie Teammitglieder und Interessengruppen ein Gefühl Ihrer Projektzeitleiste geben. Auf diese Weise beginnt jeder auf derselben Seite. Behalten Sie dann diese Klarheit im gesamten Projekt mit Projektverfolgungswerkzeugen aufrecht.

Einen Kommunikationsplan für jedes Projekt einrichten

EIN Kommunikationsplan ist ein Umriss, wie Sie und Ihr Projektteam über den Verlauf eines Projekts kommunizieren werden. Dieser Plan kann Ihnen dabei helfen, genau zu klären, wo und wenn Ihr Team Informationen finden kann. Beispielsweise definiert ein Kommunikationsplan häufig die verschiedenen Kommunikationskanäle, die Sie verwenden sollten - wie E-Mail, Nachrichten oder persönliche Treffen. Sie können diesen Plan auch verwenden, um zu erklären, wie oft Sie jeden Kanal verwenden, oder wer in verschiedene Kanalkommunikation aufgenommen werden sollte.

Ein Kommunikationsplan kann Ihrem Team ein klares Gefühl dafür geben, wo und wann sie kommunizieren sollten. In der Regel sollte Ihr Plan auch Informationen darüber enthalten, wann Sie Projektverfolgungsdetails-ähnliche Statusaktualisierungen kommunizieren.

Verwenden Sie das visuelle Projektmanagement, um Ihr Projekt mit dem Leben zu bringen

Sobald Sie tatsächlich an Ihrem Projekt arbeiten, können Sie verwenden Visual Project Management. Tools, um Ihre Arbeit effektiver zu verfolgen. Es gibt drei Arten von visuellen Projektmanagement:

Gantt-Diagramme , die einen Ansicht von Timeline-Stil Ihres Projekts anbieten und es leicht machen, alle Arbeitsabhängigkeiten zu visualisieren. Gantt-Diagramme zeigen oft Schlüsselprojekt Meilensteine. , zu.

Kanban-Boards. Dies ist eine effektive Möglichkeit, den Taskstatus zu verfolgen. In einem Kanban-Board bewegt sich die Arbeit durch Stufen, die durch Säulen dargestellt werden. Zum Beispiel haben Sie vielleicht Machen , Tun , und Getan Säulen in einem Kanban-Board.

Kalender , das Ihrem Team ein klares Gefühl von wann gibt Projektleistungen sind fällig.

Erstellen Sie ein Projekt-Roadmap, um einen hochrangigen Überblick zu erhalten

Bei komplexen Projekten können Sie auch eine erstellen Project Roadmap. Um Teammitglieder einen Weg zu geben, um den gesamten Projektablauf ganz einfach zu visualisieren. Ein Projekt-Roadmap ist eine hochrangige Projekt-Timeline, sodass Stakeholder einen Überblick über Ihre Projektergebnisse, Key Meilensteine und Gesamtprojektziele erhalten kann.

Erfassungskapazität mit Zeitverfolgungswerkzeugen

Auf der einzelnen Aufgabenebene ist es hilfreich, zusätzliche Projektdetails zu verfolgen, wie lange eine Aufgabe zur Verfügung stellt. Projekt-Tracking-Tools bieten häufig Zeitverfolgungs-Integrationen an, um Ihnen dabei zu helfen, die Zeit für Projekte und Aufgaben mit weniger Anstrengungen genau zu verfolgen.

Bleiben Sie auf dem Weg mit einem Ressourcenmanagementplan

Im Projektmanagement a ist alles, was Ihnen hilft, ein Projekt abzuschließen - einschließlich Teammitglieder, Budget oder verfügbare Werkzeuge. EIN Ressourcenmanagementplan kann Ihnen dabei helfen, Ihre Projektressourcen und ihre Kapazität eindeutig zu definieren, so dass jeder versteht, welche Ressourcen für die Projektarbeit verfügbar sind.

Bleiben Sie auf dem Weg mit der Projektverfolgung

Gute Projektverfolgung - Wie alle besten Workflows - können Sie Ihr Team so einfach machen, dass er zusammenarbeitet und kommuniziert. Anstatt Projekt-Tracking-Details in Tabellenkalkulationen in Tabellenkalkulationen oder Side-Decks manuell einzugeben, brechen Online-Projekt-Tracking-Tools, um Silos abzubauen, um Ihnen zu helfen, die Arbeit zu verfolgen, an der Sie tatsächlich arbeiten. Teilen Sie alle Ihre wichtigen Projektinformationen - wie Details, Dokumente, Feedback und Nachrichten an einem Ort. Die Projektverfolgung macht es sich leicht für Teammitglieder, Interessengruppen und funktionsfähige Mitarbeiter, um die Arbeit aus jedem Winkel zu sehen und zu verfolgen.

Interessiert an der Erste Schritte? Lernen wie UDN-Task-Manager Kann Ihrem Team helfen, die Arbeit zu organisieren und synchron zu bleiben, indem Sie alle Ihre Projektinformationen an einem Ort verfolgen.