¿Nuevo en el seguimiento de proyectos? Empieza aqui.

Mantenerse en la pista, a tiempo y en el presupuesto es una de las partes más complicadas de la gestión de proyectos. Sin un claro sentido de todas las piezas en movimiento de su proyecto, es fácil para el trabajo caer a través de las grietas. Si esto te ha pasado antes, no estás solo, de hecho, de hecho, Más de un cuarto (26%) De los plazos se pierden cada semana.

Pero no necesitas hacerlo todo por tu cuenta. Herramientas de seguimiento del proyecto como Gestor de tareas UDN Déle, y lo que es más importante, su equipo, un sentido claro del estado de un proyecto y una manera fácil de obtener actualizaciones en tiempo real, puede pasar más tiempo en el trabajo de alto impacto. Esto es cómo comenzar con el seguimiento del proyecto para que todos en su equipo sepa exactamente quién está haciendo qué cuando.

¿Qué es el seguimiento del proyecto?

[dieciséis]

Gestor de tareas UDN Transforma su trabajo con características principales de la industria.

El seguimiento de proyectos es un conjunto de herramientas y prácticas para ayudar a los gerentes de proyectos a monitorear el progreso de sus iniciativas. En lugar de tratar de realizar un seguimiento de su trabajo a través de hojas de cálculo, correo electrónico o solo mentalmente, las herramientas de seguimiento de proyectos lo ayudan a realizar un seguimiento sin esfuerzo de los datos de los datos y los datos del proyecto. Con el seguimiento de proyectos, puede ayudar a los miembros del equipo a mantenerse al día sobre el estado de un proyecto en el individuo, proyecto y nivel de programa.

¿Qué son las herramientas de seguimiento de proyectos?

El seguimiento del proyecto cobra vida a través de las herramientas de seguimiento de proyectos, como en tiempo real tablero o actualizaciones de estado. No es necesario pasar 45 minutos cada viernes haciendo clic dentro y fuera de los proyectos para tener un sentido de dónde se encuentra un proyecto. En su lugar, estas herramientas están diseñadas para ayudarlo a usted y a su equipo a permanecer en el bucle en tareas individuales y proyectos de equipo, así como en varios proyectos.

Conectando trabajo y reducción de silos.

Aunque nos referimos a estas herramientas como herramientas de seguimiento de proyectos, suelen ser parte de un holístico Software de gestión de trabajo . Esto se debe a que las herramientas de seguimiento de proyectos solo son efectivas cuando están conectadas al trabajo que está haciendo su equipo.

Con demasiada frecuencia, dividimos el trabajo entre herramientas, como trabajar en documentos, comunicarse por correo electrónico y seguimiento de trabajo en una hoja de cálculo. ¿Suena familiar? No estás solo. De acuerdo con la Anatomía del índice de trabajo. Los trabajadores del conocimiento cambian entre 10 herramientas hasta 25 veces al día. Pero la sobrecarga de la aplicación reduce la eficiencia y aumenta el riesgo de que funcione a través de las grietas.

Con un sistema siled, los miembros del equipo pueden luchar para encontrar información. Para encontrar el documento más actualizado, debe enviar un correo electrónico a un miembro del equipo o desplazarse hacia atrás a través de sus mensajes de chat. Si está tratando de rastrear los datos del proyecto en un sistema de estilo de cálculo, esa información debe ingresarse manualmente desde otras herramientas y fuentes de información.

Al administrar proyectos y tareas en una herramienta de gestión de trabajo con las funciones de seguimiento de proyectos para mantenerse al día, su equipo puede obtener información en tiempo real, al tiempo que reduce el trabajo duplicativo.

En lugar de tener que realizar un seguimiento de la información, copiar y pegar manualmente el trabajo, o los datos de origen de múltiples hojas de cálculo, tiene acceso a toda la información que necesita en un solo lugar. Lo último que quiere hacer es darse más trabajo manual al tener que agregar toda la información que desea rastrear en una herramienta separada.

3 características clave de seguimiento del proyecto

Como se mencionó anteriormente, el seguimiento del proyecto es parte de un conjunto más grande de software de gestión de trabajo. Cuando los miembros del equipo se refieren al seguimiento del proyecto, realmente están hablando de tres cosas: el trabajo de seguimiento a nivel individual, permanecer actualizado en el trabajo del proyecto, o revise el progreso del trabajo en varios proyectos.

Trabajo de seguimiento a nivel individual.

En el nivel de tarea individual, las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudar a todos a todos a alinear quién está haciendo qué cuando sea. Esto puede dar a los miembros del equipo claramente información sobre si una tarea está progresando en el horario y cómo su proyecto está progresando hacia sus entregables.

El trabajo de seguimiento a nivel de trabajo individual tiene otro valor: evita el trabajo duplicativo. Cuando todos tengan claridad sobre quién está haciendo qué cuando, tome las conjeturas y trabaja sobre el trabajo fuera del trabajo. Esto es crítico, ya que se encuentra, los trabajadores del conocimiento gastan. 13% de su tiempo en el trabajo que ya se ha completado.

Lo más importante que debe hacer mientras el seguimiento del trabajo a nivel individual es garantizar que solo haya una sola persona directamente responsable de cada tarea. Tener un individuo responsable de cada iniciativa significa que los miembros del equipo saben a quién se ponen en contacto con la prestación de actualizaciones sobre el estado de la tarea o las preguntas de respuesta que otros miembros del equipo pueden tener.

Por ejemplo, imagine que usted y otro miembro del equipo están organizando un evento virtual. Pero como hay dos anfitriones, sus oradores invitados no están seguros de a quién ir con preguntas. El día anterior al evento, un orador invitado tiene una emergencia, y se comunican con un miembro del equipo para cancelar. Pero debido a una mala comunicación, no se convirtió en bucle, y el día del evento, no está preparado cuando ese orador no aparece. Con uno, punto de comunicación claramente responsable, ese tipo de problema puede evitarse fácilmente.

Trabajo de seguimiento a nivel de proyecto.

También puede rastrear el trabajo a nivel de proyecto para dar a las partes interesadas multifuncionales una vista de nivel superior del trabajo del proyecto. En lugar de ser notificados sobre las actualizaciones cotidianas, las partes interesadas transversales y los miembros de otro equipo, necesitan actualizaciones en tiempo real sobre los datos de proyectos más importantes. De esa manera, pueden mantenerse al día durante el ciclo de vida de un proyecto sin estar atascado con los detalles.

Actualizaciones de estado: Informes de estado del proyecto Se presentan actualizaciones sobre el progreso de su proyecto que lo ayudan a mantener informados a los interesados. Las actualizaciones de estado escrito también reemplace las reuniones de estado y, en su lugar, ofrecen una forma de que los miembros del equipo vean la información más actualizada del proyecto por su propio tiempo. Para obtener los mejores resultados, comparta sus informes de estado en la misma herramienta donde administra la ejecución del trabajo, por lo que las partes interesadas pueden profundizar en más detalle si es necesario.

Tableros: Tablero son las vistas del progreso del proyecto que las partes interesadas pueden acceder en cualquier momento para obtener detalles sobre un proyecto. Los paneles pueden incluir cosas como Gráficos de Burndown , trabajar en vuelo, o tareas que están vencidas. Al igual que las actualizaciones de estado, asegúrese de crear paneles en la herramienta donde también está haciendo trabajo para que sus partes interesadas puedan obtener más información.

Trabajo de seguimiento en múltiples proyectos.

Si está rastreando el trabajo en múltiples proyectos, es probable que se beneficie del trabajo de seguimiento en el nivel de la cartera. Gestión del portafolio de proyectos (PPM) es la opinión de los ojos de los pájaros que sus partes interesadas ejecutivas o patrocinadores de proyectos quieren ver. PPM ayuda a las partes interesadas a ver la imagen grande en múltiples proyectos y cómo esas iniciativas están siguiendo contra los objetivos comerciales.

En el nivel de la cartera, es fundamental para que las partes interesadas tengan una idea clara del estado de cada proyecto, para que puedan evaluar la salud y el rendimiento de la cartera general.

En este nivel, también puede usar la gestión de la carga de trabajo para rastrear el ancho de banda del equipo y la capacidad. La gestión de la carga de trabajo proporciona una forma de ver qué está trabajando en cada miembro del equipo en todos los proyectos, por lo que puede asegurarse de que nadie se sienta quemado o abrumado.

De acuerdo a nuestra investigación El 71% de los trabajadores del conocimiento experimentaron agotamiento al menos una vez en 2020. Con la gestión de la carga de trabajo y el seguimiento de proyectos, puede asegurarse de manera proactiva, no hay problemas de capacidad que se presentan al ver todas las tareas en el expediente en los próximos días o semanas. De esa manera, si un miembro del equipo tiene algunas tareas grandes que se presentan, puede volver a estimar solicitudes más pequeñas a otros miembros del equipo que puedan tener una capacidad más alta.

5 maneras de traer el seguimiento del proyecto a la vida

Estas tres funciones de seguimiento de proyectos pueden ayudarlo a comenzar con el seguimiento de proyectos en el nivel individual, del proyecto y la cartera. El seguimiento del proyecto forma parte de la plataforma de gestión de trabajo más grande, por lo que hay una gran cantidad de otras herramientas relacionadas que puede y debe aprovechar en varias etapas de su proyecto.

Comparta los detalles al principio de un plan de proyecto

A plan de proyecto ¿Es un plan de elementos clave que su proyecto necesita tener éxito? La planificación del proyecto sucede antes de la etapa de seguimiento del proyecto, generalmente, esta es la primera cosa que realiza cuando está comenzando un proyecto.

Al crear un plan, puede dar a los miembros del equipo y a las partes interesadas un sentido de la línea de tiempo de su proyecto. De esa manera, todos comienzan en la misma página. Luego, mantenga esa claridad en todo el proyecto con herramientas de seguimiento de proyectos.

Establecer un plan de comunicación para cada proyecto.

A Plan de comunicación Es un resumen de cómo usted y su equipo de proyecto se comunicarán en el curso de un proyecto. Este plan puede ayudarlo a aclarar exactamente dónde y cuándo su equipo puede encontrar información. Por ejemplo, un plan de comunicación a menudo definirá los diversos canales de comunicación que debe usar, como un correo electrónico, mensajes o reuniones en persona. También puede usar este plan para explicar con qué frecuencia usará cada canal, o que debe incluirse en diferentes comunicaciones de canales.

Un plan de comunicación puede darle a su equipo un sentido claro de dónde y cuándo deben comunicarse. Por lo general, su plan también debe incluir información sobre cuándo estará comunicando las actualizaciones de estado de los detalles de seguimiento de proyectos.

Use la gestión de proyectos visuales para llevar su proyecto a la vida.

Una vez que esté trabajando en su proyecto, puede usar Gestión de proyectos visuales Herramientas para rastrear su trabajo de manera más efectiva. Hay tres tipos de gestión visual del proyecto:

diagramas de Gantt , que ofrece una vista de estilo de línea de tiempo de su proyecto y facilita la visualización de cualquier dependencia de trabajo. Los gráficos de Gantt a menudo muestran Hitos clave del proyecto , también.

Tableros de Kanban , que son una forma efectiva de rastrear el estado de la tarea. En un tablero de Kanban, el trabajo se mueve a través de etapas, que están representadas por columnas. Por ejemplo, es posible que tengas Que hacer De Haciendo , y Hecho Columnas en un tablero de Kanban.

Calendarios , que le dan a tu equipo un claro sentido de cuándo proyectos Deliverable se deben.

Cree una hoja de ruta de proyecto para obtener una visión general de alto nivel

Para proyectos complejos, también puede crear un Proyecto de hoja de ruta Para darles a los miembros del equipo una manera de visualizar fácilmente el programa general del proyecto. Una hoja de ruta de proyecto es una línea de tiempo de proyecto de alto nivel, por lo que las partes interesadas pueden obtener una visión general de los entregables de su proyecto, los hitos clave y los objetivos generales del proyecto.

Captura de capacidad con herramientas de seguimiento de tiempo.

En el nivel de trabajo individual, es útil rastrear los detalles adicionales del proyecto, como cuánto tiempo se llevará a cabo una tarea. Las herramientas de seguimiento de proyectos a menudo ofrecen integraciones de seguimiento de tiempo, para ayudarlo a rastrear con precisión el tiempo dedicado a los proyectos y tareas con menos esfuerzo.

Manténgase en camino con un plan de gestión de recursos.

En la gestión de proyectos, un Es todo lo que le ayuda a completar un proyecto, incluidos los miembros del equipo, el presupuesto o las herramientas disponibles. A Plan de gestión de recursos Puede ayudarlo a definir claramente sus recursos de proyectos y su capacidad, por lo que todos entienden qué recursos están disponibles para el trabajo del proyecto.

Manténgase en la pista con el seguimiento del proyecto

Un buen seguimiento del proyecto, como todos los mejores flujos de trabajo, puede facilitar que su equipo colabore y se comunique. En lugar de ingresar manualmente los detalles de seguimiento del proyecto en hojas de cálculo o en las plataformas de diapositivas, las herramientas de seguimiento de proyectos en línea descomponen a Silos para ayudarlo a rastrear el trabajo donde realmente trabaja. Comparta todos sus detalles de información importante, como detalles, documentos, comentarios y mensajes, en un solo lugar. El seguimiento de proyectos facilita a los miembros del equipo, las partes interesadas y los colaboradores multifuncionales para ver y rastrear el trabajo desde todos los ángulos.

¿Interesado en empezar? Aprender cómo Gestor de tareas UDN Puede ayudar a su equipo a organizar el trabajo y mantenerse en sincronización al rastrear toda la información de su proyecto en un solo lugar.