Nytt til prosjektsporing? Start her.

Å holde seg på sporet, til tiden, og på budsjettet er en av de vanskeligste delene av prosjektledelsen. Uten en klar følelse av alle de bevegelige stykkene av prosjektet ditt, er det enkelt for arbeid å falle gjennom sprekkene. Hvis dette har skjedd med deg før, er du ikke alene - faktisk, over en fjerdedel (26%) av tidsfrister blir savnet hver uke.

Men du trenger ikke å gjøre alt på egen hånd. Prosjektsporingsverktøy som UDN Task Manager Gi deg - og enda viktigere, ditt lag - en klar følelse av statusen til et prosjekt og en enkel måte å få sanntidsoppdateringer på, kan du bruke mer tid på høy effekt. Slik kommer du i gang med prosjektsporing, slik at alle på teamet ditt vet nøyaktig hvem som gjør hva som helst når.

[1. 3]Hva er prosjektsporing?

Prosjektsporing er et sett med verktøy og praksis for å hjelpe prosjektledere som overvåker fremdriften av deres tiltak. I stedet for å prøve å holde styr på arbeidet ditt via regneark, e-post, eller bare mentalt, hjelper prosjektsporingsverktøyene deg enkelt å holde oversikt over innsatsen og outs av prosjektdata. Med prosjektsporing kan du hjelpe gruppemedlemmer til å holde seg oppdatert om status for et prosjekt på individet, prosjektet og programnivået.

Prosjektsporing kommer til liv gjennom prosjektsporingsverktøy-lignende sanntid Dashboards. eller statusoppdateringer. Du trenger ikke å bruke 45 minutter hver fredag klikke inn og ut av prosjekter for å få en følelse av hvor et prosjekt er på. I stedet er disse verktøyene designet for å hjelpe deg, og teamet ditt blir i løkken på individuelle oppgaver og lagprosjekter, samt på tvers av flere prosjekter.

Selv om vi refererer til disse verktøyene som prosjektsporingsverktøy, er de vanligvis en del av en helhet Arbeidsadministrasjonsprogramvare . Det er fordi prosjektsporingsverktøy bare er effektive når de er koblet til arbeidet ditt lag gjør.

Altfor ofte splittet vi arbeid mellom verktøy som jobber i dokumenter, kommuniserer via e-post, og sporing av arbeid i et regneark. Høres kjent ut? Du er ikke alene. Ifølge Anatomi av arbeidsindeks , Kunnskapsarbeidere bytter mellom 10 verktøy opptil 25 ganger per dag. Men app overbelastning reduserer effektiviteten og øker risikoen for at arbeidet vil falle gjennom sprekkene.

Med et siled system kan lagmedlemmer slite for å finne informasjon. For å finne det mest oppdaterte dokumentet, må du sende et lag medlem eller rulle tilbake gjennom chatmeldingene dine. Hvis du prøver å spore prosjektdata i et regneark-stilsystem, må informasjonen manuelt skrives inn fra andre verktøy og informasjonskilder.

Ved å administrere prosjekter og oppgaver i et arbeidsstyringsverktøy med prosjektsporingsfunksjoner for å holde seg oppdatert, kan teamet ditt få sanntids innsikt i sanntid, samtidig som du reduserer duplikativt arbeid.

I stedet for å måtte spore ned informasjon, kopiere og lime inn arbeidet manuelt, eller kildedata fra flere regneark, har du tilgang til all informasjon du trenger rett på ett sted. Det siste du vil gjøre er å gi deg selv mer manuell arbeid ved å måtte legge til all informasjonen du vil spore i et eget verktøy.

Som nevnt ovenfor er prosjektsporing en del av et større sett med arbeidsstyringsprogramvare. Når lagmedlemmer refererer til prosjektsporing, snakker de virkelig om tre ting: sporing av arbeid på individnivå, som holder seg oppdatert på prosjektarbeid, eller kontrollerer arbeidsprosessen på tvers av flere prosjekter.

Sporing arbeid på individnivå

På det enkelte oppgavenivå kan prosjektsporingsverktøyene hjelpe alle til å rette seg på hvem som gjør hva som helst når. Dette kan gi lagmedlemmer fjerne innsikt i om en oppgave går på plan og hvordan prosjektet ditt går videre mot sine leveranser.

Sporing av arbeid på det enkelte oppgavenivå har en annen verdi-det forhindrer duplikativt arbeid. Når alle har klarhet på hvem som gjør hva når, tar du gjetningen og jobber med å jobbe uten arbeid. Dette er kritisk - som det står, kunnskapsarbeidere bruker 13% av tiden sin på jobb som allerede er fullført.

Det viktigste å gjøre mens du sporer arbeid på individnivå er å sikre at det bare er en person som er direkte ansvarlig for hver oppgave. Å ha en person som er ansvarlig for hvert initiativ betyr at lagmedlemmer vet hvem som skal kontakte om å gi oppdateringer på oppgavestatus eller svare på spørsmål, kan andre lagmedlemmer ha.

For eksempel, forestill deg at du og et annet lagmedlem er vert for en virtuell begivenhet. Men fordi det er to verter, er gjestens høyttalere ikke sikker på hvem du skal gå til med spørsmål. Dagen før arrangementet har en gjestehøyttaler en nødsituasjon, og de kontakter ett lagmedlem for å avbryte. Men på grunn av en feilkommunikasjon, ble du ikke looped i-og på dagen for arrangementet, er du helt uforberedt når den høyttaleren ikke kommer opp. Med ett, klart ansvarlig kommunikasjonspunkt, kan den typen problem lett unngås.

Sporing arbeid på prosjektnivået

Du kan også spore arbeid på prosjektnivået for å gi tverrfunksjonelle interessenter et høyere nivå av prosjektarbeidet. I stedet for å bli varslet om de daglige oppdateringene, trenger tverrfunksjonelle interessenter og andre lagmedlemmer å kontre, sanntidsoppdateringer om de viktigste prosjektdataene. På den måten kan de holde seg oppdatert i løpet av et prosjektets livscyklus uten å bli slått ned med detaljene.

Statusoppdateringer: Prosjektstatusrapporter er oppdateringer om fremdriften av prosjektet ditt som hjelper deg med å holde interessenter informert. Skriftlige statusoppdateringer erstatter også statusmøter og tilbyr i stedet en måte for lagmedlemmer for å se den mest oppdaterte prosjektinformasjonen på egen tid. For best resultat, del dine statusrapporter i samme verktøy der du administrerer utførelsen av arbeidet, slik at interessenter kan bore ned i mer detaljer om nødvendig.

Dashboards: Dashboards. er prosjektfremdriftsvisninger som interessenter kan få tilgang til når som helst for å få detaljer om et prosjekt. Dashboards kan inkludere ting som Burndown diagrammer , Arbeid i fly, eller oppgaver som er forsinket. Som statusoppdateringer, sørg for at du lager dashboards i verktøyet der du også gjør arbeid, slik at interessentene dine kan få mer informasjon.

Sporing arbeid på tvers av flere prosjekter

Hvis du sporer arbeid på tvers av flere prosjekter, vil du sannsynligvis ha nytte av å spore arbeid på porteføljenivået. Prosjektporteføljestyring (PPM) er fugleperspektivet at dine utøvende interessenter eller prosjektsponsorer vil se. PPM hjelper interessenter til å se det store bildet på tvers av flere prosjekter, og hvordan disse tiltakene sporer mot forretningsmål.

På porteføljenivå er det avgjørende for interessenter å ha tydelig innsikt i hvert prosjekts status, slik at de kan måle den generelle porteføljens helse og ytelse.

På dette nivået kan du også bruke arbeidsbelastningsadministrasjon til å spore teambåndbredde og kapasitet. WorkLoad Management gir en måte for deg å se hva hvert lagmedlem jobber på tvers av prosjekter - slik at du ikke kan sikre at ingen føler seg brent ut eller overveldet.

I følge Vår forskning , 71% av kunnskapsarbeidere opplevde Burnout minst en gang i 2020. Med arbeidsbelastningsstyring og prosjektsporing kan du proaktivt sikre at det ikke er noen kapasitetsproblemer som kommer opp ved å se alle oppgaver på docket i de kommende dagene eller ukene. På den måten, hvis et lagmedlem har noen få store oppgaver som kommer opp, kan du reprioritere mindre forespørsler til andre lagmedlemmer som kan ha en høyere kapasitet.

Disse tre prosjekt sporing funksjoner kan hjelpe deg med å komme i gang med prosjektet sporing på individnivå, prosjekt, og porteføljenivå. Prosjektet sporing er en del av den større arbeidsledelse plattform, så det er en rekke andre beslektede verktøy som du kan og bør dra nytte av på ulike stadier av prosjektet.

Dele informasjon tidlig i en prosjektplan

EN prosjektplan er en blåkopi av sentrale elementer prosjektet trenger for å lykkes. Prosjektering skjer før prosjektet sporing scene-regel, er dette den aller første du gjør når du starter et prosjekt.

Ved å opprette en plan, kan du gi gruppemedlemmer og interessenter en følelse av prosjektet tidslinje. På den måten starter alle av på samme side. Deretter hevder at klarhet gjennom hele prosjektet med prosjektet sporing verktøy.

Etablere en kommunikasjonsplan for hvert prosjekt

EN Kommunikasjonsplan er en oversikt over hvordan du og din prosjektgruppe skal kommunisere i løpet av et prosjekt. Denne planen kan hjelpe deg med å avklare nøyaktig hvor og når ditt lag kan finne informasjon. For eksempel vil en kommunikasjonsplan ofte definerer de ulike kommunikasjonskanaler du bør bruke lignende e-post, meldinger, eller i-person møter. Du kan også bruke denne planen å forklare hvor ofte du skal bruke hver kanal, eller som bør inkluderes i ulike kanalkommunikasjon.

En kommunikasjonsplan kan gi laget ditt en klar oppfatning av hvor og når de skal kommunisere. Vanligvis bør planen også inneholde informasjon om når du skal kommunisere prosjektet sporing detaljer-lignende statusoppdateringer.

Bruk visuell prosjektledelse for å bringe prosjektet til liv

Når du faktisk arbeider med prosjektet, kan du bruke visuell prosjektledelse verktøy for å spore arbeidet mer effektivt. Det er tre typer visuell prosjektledelse:

Gantt diagrammer , Som tilbyr en tidslinje-stil visning av prosjektet og gjør det enkelt å visualisere noe arbeid avhengigheter. Gantt-diagrammer viser ofte viktige milepæler i prosjektet Også.

Kanban boards , Som er en effektiv måte å spore oppgavestatus. I en Kanban styret, arbeide beveger seg gjennom stadier, som er representert av søyler. For eksempel kan du ha Å gjøre , Gjør , og Ferdig kolonner i en Kanban bord.

Kalendere , Som gir laget ditt en klar følelse av når Prosjektleveranser forfaller.

Opprett et prosjekt veikart for å få en oversikt på høyt nivå

For komplekse prosjekter, kan du også opprette en Prosjekt Roadmap å gi medlemmene en enkel måte å visualisere den totale prosjektplanen. Et prosjekt veikart er et høyt nivå prosjekttidslinjen, slik at interessenter kan få en oversikt over dine prosjektleveranser, viktige milepæler og generelle prosjektmål.

Capture kapasitet med tid sporing verktøy

På individnivå oppgaven nivå, er det nyttig å spore flere prosjekt detaljer, som hvor lenge en oppgave vil ta å fullføre. Prosjekt sporing verktøy tilbyr ofte tid sporing integrasjoner, for å hjelpe deg nøyaktig spore tid brukt på prosjekter og oppgaver med mindre anstrengelse.

Hold deg på sporet med en forvaltningsplan

I prosjektledelse, en er noe som hjelper deg å fullføre et prosjekt-inkludert teammedlemmer, budsjett eller tilgjengelige verktøy. EN Ressursforvaltningsplan kan hjelpe deg med å klart definere prosjekt dine ressurser og deres kapasitet, så alle forstår hvilke ressurser som er tilgjengelige for prosjektarbeid.

God prosjektsporing-lignende alle de beste arbeidsflytene - kan gjøre det lettere for at teamet ditt samarbeider og kommuniserer. I stedet for å manuelt innføre prosjektsporingsdetaljer i regneark eller glidebrytende dekk, bryter onlineprosjektsporingsverktøyene ned siloer for å hjelpe deg med å spore arbeid der du faktisk jobber. Del alle dine viktige prosjektinformasjon-lignende detaljer, dokumenter, tilbakemeldinger og meldinger - på ett sted. Prosjektsporing gjør det enkelt for lagmedlemmer, interessenter og kryssfunksjonelle samarbeidspartnere for å se og spore arbeid fra alle vinkler.

Interessert i å komme i gang? Lær hvordan UDN Task Manager Kan hjelpe teamet ditt å organisere arbeid og holde deg i synkronisering ved å spore hele prosjektinformasjonen din på ett sted.